Lohnabrechnung: Was du als Arbeitgeber zu Aufbau und Inhalt wissen solltest

Was ist eine Lohnabrechnung?

In der Lohn- und Gehaltsabrechnung schlüsselst du detailliert auf, wie sich das Arbeitsentgelt im Abrechnungszeitraum genau zusammensetzt. Dafür gibst du die Art und Höhe der Bezüge und Abzüge und viele weitere Informationen an.

Willst du dir schnell einen Überblick darüber verschaffen, wie du eine Lohnabrechnung erstellen kannst? Lies mehr dazu in unserem Beitrag oder schau dir unser Video an, das dir die wichtigsten Informationen rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung übersichtlich vermittelt:

Lohnabrechnung vs. Gehaltsabrechnung – was ist der Unterschied?

Meist verwendet man die Begriffe Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung synonym. Es gibt aber doch einen wesentlichen Unterschied zwischen Lohn und Gehalt:

• Lohn: Löhne werden überwiegend im gewerblichen Bereich gezahlt. Der monatliche Bruttolohn ergibt sich aus dem Stundenlohn, der mit der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden multipliziert wird.
• Gehalt: Gehälter werden eher im Angestelltenbereich gezahlt. Dabei handelt es sich um ein festes Gehalt, das unabhängig von der tatsächlich gearbeiteten Arbeitszeit im Abrechnungszeitraum gezahlt wird.

Wenn auch der Charakter der Vergütung unterschiedlich ist, ähneln sich die Lohnabrechnung und die Gehaltsabrechnung inhaltlich sehr stark. Man spricht deshalb als Überbegriff häufig von der Entgeltabrechnung.

Diese Informationen muss eine Lohnabrechnung beinhalten

Die Gewerbeordnung schreibt einen gewissen Aufbau der Lohnabrechnung vor. Ergänzt wird sie durch die Entgeltbescheinigungsverordnung. Zu den Pflichtbestandteilen einer Lohnabrechnung gehören:

Auszubildende, Studenten & Minijobber – Besonderheiten in der Entgeltabrechnung

Im Prinzip ähneln sich zwar alle Lohnabrechnungen. Bei besonderen Zielgruppen gibt es aber doch einige Besonderheiten, die du bei der Gehaltsabrechnung beachten solltest.

Lohnabrechnung bei geringfügiger Beschäftigung

Bei Minijobbern kannst du eine vereinfachte Lohnabrechnung durchführen. Anstelle der normalen Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge führst du pauschale Abgaben an die Bundesknappschaft ab. Diese bestehen aus:

• 13 Prozent Beitragssatz zur Krankenkasse
• 15 Prozent Beitragssatz zur Rentenversicherung
• Umlagen U1 (0,9 Prozent), U2 (0,29 Prozent) und U3 (0,09 Prozent)
• 2 Prozent Lohnsteuer

Bei der Abrechnung von Minijobs musst du unbedingt die Verdienstgrenzen berücksichtigen. 2024 darf ein Minijobber nicht mehr als 538 Euro im Monat verdienen. Liegst du nur einen Euro darüber, entsteht ein Job in der Gleitzone. Dieser wird wieder völlig anders abgerechnet. Vom Sozialversicherungsbrutto gehen dann nämlich anteilige Sozialabgaben ab, die mit steigendem Einkommen für den Arbeitnehmer anwachsen. Die Berechnung des Auszahlungsbetrags ist dabei deutlich schwieriger.

Lohnabrechnung für Azubis und Praktikanten

Eine Azubi-Lohnabrechnung funktioniert im Prinzip wie andere Lohnabrechnungen. Auszubildende zahlen ebenso wie andere Arbeitnehmer Sozialversicherungsbeiträge; und auch von der Lohnsteuer und Kirchensteuer sind sie nicht befreit. Bei ihnen kommt es aber häufiger vor, dass aufgrund der Höhe des Einkommens überhaupt keine Lohnsteuer anfällt. Übersteigen die Einkünfte den Grundfreibetrag von 11.604 Euro (2024) nicht, entfällt die Lohnsteuer. Das entspricht einer Ausbildungsvergütung von unter 967 Euro im Monat.

Bei der Lohnabrechnung für Praktikanten kommt es darauf an, die Sozialversicherungspflicht richtig einzuschätzen. Für vorgeschriebene Pflichtpraktika musst du beispielsweise keine Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abführen, wohl aber bei bestimmten freiwilligen Praktika. Lohnsteuer fällt immer an, wenn der Bruttolohn den Grundfreibetrag übersteigt.

Beispiel einer Lohnabrechnung für Werkstudenten

Für die Lohnabrechnung von Werkstudenten gelten besondere Regeln. Erfüllen sie alle Voraussetzungen, müssen sie keine Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zahlen. Nur für die Rentenversicherung werden Beiträge fällig. Auch für Werkstudenten gilt: Solange der Verdienst unter dem Grundfreibetrag bleibt, wird keine Lohnsteuer fällig. Bei einem höheren Gehalt ermittelst du die Höhe der Lohnsteuer und Kirchensteuer für die Verdienstabrechnung nach den ELStAM-Lohnsteuermerkmalen.

Voraussetzung für den Werkstudentenstatus sind unter anderem die Einschreibung an einer Hochschule und eine Arbeitszeit von höchstens 20 Stunden pro Woche. So könnte eine Lohnabrechnung eines Werkstudenten am Beispiel aussehen:

Johanna arbeitet als Werkstudentin mit einer Wochenarbeitszeit von 15 Stunden. Pro Stunde erhält sie einen Bruttolohn von 17 Euro. Ihr Monatslohn liegt in der Folge bei 1.105,00 Euro. Aufgrund ihrer Immatrikulation an einer Hochschule hat sie den Werkstudentenstatus. Folgendermaßen sieht die vereinfachte Lohnabrechnung aus:

Zusätzlich geht davon der Beitrag zur studentischen Kranken- und Pflegeversicherung ab.

Lohnabrechnung selbst erstellen oder outsourcen?

Sobald du deine ersten Mitarbeiter einstellst, kommst du um die Entgeltabrechnung nicht mehr herum. Zunächst solltest du dir überlegen, ob du sie selbst erstellen oder an einen Dienstleister auslagern möchtest. Du hast diese Optionen:

• Lohnabrechnung selbst erstellen: Du kannst die Entgeltabrechnung selbst erstellen. Gerade wenn du nur wenige Mitarbeiter beschäftigst, kann das eine sinnvolle Option sein. Lies dich anfangs detailliert in das Thema ein, um das Nettoarbeitsentgelt richtig zu berechnen. Du kannst ein Lohnprogramm nutzen. Es verarbeitet Informationen wie die Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Beitragsbemessungsgrenzen, um automatisiert die Sozialabgaben, die Lohn- und Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag zu berechnen.
• Lohnabrechner einstellen: Beschäftigst du mehrere Mitarbeiter, musst du die Lohnbuchhaltung nicht zwingend auslagern. Du kannst einen Lohnbuchhalter einstellen, der die Lohnabrechnung für dich übernimmt und diese mit einer Lohnabrechnungssoftware durchführt.
• An ein Lohnbüro auslagern: Du kannst die Lohnbuchhaltung von einem externen Lohnbüro erledigen lassen. So stellst du lediglich jeden Monat die erforderlichen Informationen dafür bereit und den Rest erledigt das Lohnbüro – und das meist günstiger als eine Steuerkanzlei. Eine steuerliche Beratung zu Fragestellungen durch Lohnbüros ist allerdings nicht erlaubt.
• An einen Steuerberater auslagern: Diese Variante der Lohnbuchhaltung ist mitunter die teuerste, für dich aber auch die bequemste und sicherste. Steuerberater arbeiten mit professioneller Lohnabrechnungssoftware, dank der die Lohnabrechnungen effizient und mit minimaler Fehlerquote bearbeitet werden. Auch speziellere Fälle wie die Verdienstabrechnung für Jobs in der Gleitzone sind kein Problem.

Bei externen Dienstleistern kannst du Kosten einsparen, indem du die vorbereitende Lohnbuchhaltung selbst übernimmst. Dazu gehört beispielsweise die Stammdatenpflege, damit alle erforderlichen Informationen für die Berechnung des Nettoarbeitsentgelts wie Steuerklassen oder Kinderfreibeträge aktuell vorliegen.

Aufbewahrungspflicht für Lohnabrechnungen

Du musst die Lohnabrechnungen deiner Mitarbeiter aufbewahren. Nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG gilt für die Lohnzettel selbst eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Andere Lohnunterlagen sind sogar bis zu zehn Jahre aufzubewahren. Erfahre mehr dazu in unserem Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen.

Nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung

Bei einer Entgeltabrechnung können sich aufgrund der vielen Details schnell einmal Fehler einschleichen. Diese musst du nachträglich korrigieren. Das ist im Rahmen einer Korrekturrechnung auch möglich. Du solltest dann allerdings die Auswirkungen auf die Lohnsteuer und die Sozialabgaben beachten.

Hast du zu wenig Lohnsteuer abgeführt , z. B. wegen einer falschen Lohnsteuerklasse, darfst du diese bei der nächsten Lohnabrechnung einbehalten und abführen – aber nur, wenn du noch keine Lohnsteuerbescheinigung für den Abrechnungszeitraum erstellt hast. Die Sozialabgaben musst du in korrigierter Höhe nachentrichten – die Arbeitgeber- und die Arbeitnehmeranteile. Du kannst die Beiträge allerdings nur für drei Monate rückwirkend von deinen Mitarbeitern einfordern. Erfahre mehr darüber in unserem Beitrag zur Korrektur der Lohnabrechnung.

Zusammenfassung zur Lohnabrechnung

Wenn du dir ausreichend Zeit für die Einarbeitung nimmst, kannst du die Lohnabrechnungen für deine Mitarbeiter selbst erledigen. Dafür brauchst du lediglich ein Lohnprogramm oder eine gute Lohnabrechnung-Vorlage, in die du Informationen wie das Gesamtbrutto – bestehend aus dem Arbeitsentgelt, den Sachbezügen und Zulagen –, die Lohnsteuermerkmale wie die Lohnsteuerklasse, und die Abzüge für Steuern und Sozialabgaben ordentlich eintragen kannst. Allerdings solltest du bei besonderen Beschäftigungsverhältnissen wie Minijobs, Werkstudentenverträgen, Ausbildungsverhältnissen oder Praktika auf die besonderen Vorgaben zur Ermittlung des Nettolohns achten.

Häufig gestellte Fragen zur Lohnabrechnung