18, Mai, 2017 | Rechtliches | Von Peter Sutter
Einfache Buchführung für Selbstständige

Selbstständig und kein Plan von Buchhaltung? DAS musst du wissen [+Infografik]

Es ist einer dieser typischen Tage im Büro, an dem Linda endgültig beschließt, sich selbstständig zu machen. Wieder einmal wurde ihre Arbeit von 4 Wochen für eine Schnapsidee des Seniorchefs im letzten Moment abgesägt. Linda dachte schon seit ihrem Abschluss darüber nach, sich als Grafikerin selbständig zu machen und ihr eigenes Unternehmen aufzubauen. Bisher waren es nur Gedanken. An diesem Tag aber, ist sie sich sicher. Sie möchte sich kreativ entfalten und ihr eigenes Unternehmen gründen.

„Jetzt mache ich mich selbstständig.“


Das erwartet dich:


Den gesamten Beitrag kannst du dir auch auf Soundcloud anhören:

Als Grafikerin ist Linda sehr talentiert. Sie ist 26 und ihr Master-Abschluss nun 2 Jahre her. Während sie sich auf die Selbstständigkeit vorbereitet, stellt Linda schnell fest, dass zum eigenen Unternehmen mehr dazu gehört als fachliche Kompetenz.

  • Wie sieht es eigentlich aus mit der Buchhaltung? Muss ich T-Konten malen?
  • Einfache oder doppelte Buchführung – worin liegt der Unterschied?
  • Muss ich alle Ein- und Ausgaben erfassen?
  • Welche Unterlagen möchte das Finanzamt als Existenzgründer von mir?
  • Was hat es mit dieser Kleinunternehmerregelegung auf sich? Ist das was für mich?

Klar, Linda hatte während ihres Studiums Vorlesungen in Rechnungswesen. Da sie Buchhaltung aber nie besonders interessiert hatte, schenkte sie in dieser Vorlesung weder der einfachen noch der doppelten Buchführung große Beachtung.

Jetzt möchte sie den Schritt in die Selbstständigkeit wagen. Zumindest Grundkenntnisse in der Buchhaltung sind da ein Muss, um ihre Ein- und Ausgaben ordnungsgemäß zu vermerken, um nicht schon an den Grundkenntnissen der Existenzgründung zu scheitern.

Ihr Unternehmen hat Linda bereits beim Gewerbeamt angemeldet. Jetzt informiert sie sich, wie man als selbstständige Grafikerin die Buchhaltung macht und welche Fehler bei der Buchhaltung vermieden werden sollten.


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Eines haben alle Unternehmer gemein…

Unternehmen müssen jedes Jahr eine Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen. Größere Unternehmen müssen bilanzieren, d.h. sie müssen ihren Gewinn auf Grundlage einer ordnungsgemäßen, doppelten Buchführung ermitteln. Kleinere Unternehmen und Selbstständige können ihren Jahresgewinn mit der einfachen Buchführung errechnen.

Was ist überhaupt die „einfache Buchführung“?

Wie der Name schon verrät, wird mit der „einfachen“ Buchführung bestimmten Personengruppen die Buchführung erleichtert. Anstatt der doppelten Buchführung genügt es, die Ein- und Ausgaben eines Geschäftsjahres in der „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ – kurz EÜR – gegenüber zu stellen.

Daraus ergibt sich der Jahresgewinn (oder Verlust), welcher dann am Jahresende in die eigene Einkommensteuererklärung als Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit oder als Einkünfte aus Gewerbebetrieb einfließt.

Darf ich die einfache Buchführung anwenden?

Die Frage, ob du die einfache Buchführung nutzen kannst, wird sich wohl jeder stellen, der sich selbstständig machen möchte. Gehörst du zu einer der folgenden Gruppen, darfst du die einfache Buchführung anwenden:

  • Freiberufler, unabhängig von Umsatz und Gewinn
  • Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und deren jährlicher Umsatz 600.000€ oder Gewinn 60.000€ nicht überschreiten
  • (Für land- und forstwirtschaftliche Betriebe gibt es ebenfalls Regelungen, auf die hier allerdings nicht näher eingegangen werden soll)

Buchführungspflicht Infografik

Infografik auf deiner Seite einbinden:

Aaaaber…

Welche Tätigkeiten zählen jetzt zu „Freiberufler“?

Das wird im §18 des Einkommensteuergesetzes klar definiert.

„Zu der freiberuflichen Tätigkeit gehören die selbstständig ausgeübte

  • wissenschaftliche,
  • künstlerische,
  • schriftstellerische,
  • unterrichtende oder
  • erzieherische Tätigkeit“

Buchhaltung mit sevDesk selber machen

Ebenfalls dazu zählen die „selbstständigen Tätigkeiten der

  • Ärzte, Zahnärzte & Tierärzte,
  • Rechtsanwälte, Notare & Patentanwälte,
  • Vermessungsingenieure, Ingenieure & Architekten,
  • Handelschemiker,
  • Wirtschaftsprüfer & Steuerberater,
  • beratenden Volks- und Betriebswirte,
  • vereidigten Buchprüfer,
  • Steuerbevollmächtigten,
  • Heilpraktiker,
  • Dentisten,
  • Krankengymnasten,
  • Journalisten,
  • Bildberichterstatter,
  • Dolmetscher,
  • Übersetzer,
  • Lotsen und ähnlicher Berufe.“

Gehörst du einer dieser Gruppen an, kannst du die einfache Buchführung anwenden.

Aber Achtung: Kapitalgesellschaften – wie beispielsweise GmbHs oder AGs – sind hingegen zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Was ist der Unterschied zwischen der einfachen und doppelten Buchführung?

Bei der doppelten Buchführung muss zur Gewinnermittlung am Jahresende eine Bilanz erstellt werden. Über das Jahr müssen sämtliche Geschäftsvorfälle auf Sach- und Personenkonten ordnungsgemäß verbucht werden. Zusätzlich wird eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung für anfallende Aufwände und Erträge geführt. Der Saldo dieser GuV wird anschließend in die Schlussbilanz übertragen. Hier ist es ratsam mit einem Steuerberater zusammen zu arbeiten, um sich spätere Probleme bei der Buchhaltung mit den Behörden zu ersparen.

„Einnahmen und Ausgaben werden gegenüber gestellt“

Bei der einfachen Buchführung erstellt man eine Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR). Mit dieser Rechnung stellt ein Selbständiger sämtliche Betriebseinnahmen sowie Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenüber. Überwiegen die Einnahmen den Ausgaben, hat er einen Gewinn erwirtschaftet. Vice versa.

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung, auch 4/3 Rechnung genannt, weil sie in §4 (3) EStG geregelt ist, kann vom Unternehmer selbst ohne größere Mühe erstellt werden. Ob man diese mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware oder mit Excel erstellt, spielt keine Rolle. Wichtig ist, dass die EÜR alle Geschäftsvorfälle abbildet und Einnahmen und Ausgaben übersichtlich gegenüberstellt.

So könnte deine Einnahme-Überschuss-Rechnung beispielsweise aussehen:

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Welche Vorteile bietet die einfache Buchführung?

Zwei große Vorteile habe ich bereits erwähnt.

Die einfache Buchführung nimmt die Komplexität aus der Buchhaltung, da man sich als Laie nicht mit T-Konten und den dazugehörigen Buchungssätzen auseinander setzen muss. Bezahlte Eingangsrechnungen werden auf der Ausgabenseite vermerkt und eingehende Zahlungen auf der Seite der Einnahmen.

Bei der EÜR gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip

Da man die EÜR größtenteils ohne die Hilfe eines Steuerberaters erstellen kann, spart man Geld. Ein weiterer, großer Unterschied ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip, welches bei der EÜR Anwendung findet.

Im Gegensatz zur Bilanzierung (doppelte Buchführung) wirken sich Einnahmen bei der Einnahme-Überschuss-Rechnung erst als Einnahmen steuerlich aus, wenn sie dem Unternehmen tatsächlich zugegangen sind. Sprich: Ich muss meinen Gewinn erst versteuern, wenn ich ihn bereits realisiert habe (z.B. in Form von Geld auf meinem Bankkonto).

Was muss ich jetzt tun?

Für die Buchhaltung gibt es einige Dinge, die du tun musst, egal nach welchem Verfahren du deinen Gewinn ermittelst. So muss jeder Unternehmer Rechnungen & Belege aller Geschäftsfälle aufbewahren & archivieren. Das kannst du beispielsweise mit einer Buchhaltungssoftware wie sevDesk machen.

Wenn du alle Belege direkt ablegst, sobald du sie bekommst, sparst du dir späteres zusammensuchen.

Für die EÜR empfiehlt es sich die Belege zumindest nach „Einnahme“ und „Ausgabe“ zu kategorisieren. Wenn du deine Belege immer gleich digital ablegst, kannst du sie am Jahresende, zusammen mit der fertigen EÜR per Mail an den Steuerberater senden. Er kann deine Einkommensteuererklärung dann zügig bearbeiten.

Was muss ich beim Finanzamt abgeben?

Auch wenn du die einfache Buchführung anwendest, benötigt das Finanzamt von dir einige Unterlagen zur Berechnung der Steuerzahllast. Diese Dokumente musst du beim Finanzamt einreichen:

  • Einnahme-Überschuss-Rechnung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung (über das Jahr verteilt)
  • Umsatzsteuererklärung (im Folgejahr abzugeben)
  • Einkommensteuererklärung

Umsatzsteuer

Wie du eine EÜR für dein Unternehmen erstellst, weißt du schon.

Neben deinen Einnahmen und Ausgaben möchte das Finanzamt auch wissen, wie viel Umsatzsteuer du mit deinen Ausgangsrechnungen eingenommen und wie viel Vorsteuer du für Eingangsrechnungen bezahlt hast.

Überwiegt die Umsatzsteuer eines Jahres der bezahlten Vorsteuer, musst du die Differenz zu Beginn des Folgejahres bezahlen.

Das könnte unter Umständen ein großer Betrag sein. Um diese Einmal-Zahlung auf das Jahr zu verteilen, gibt es die Umsatzsteuer-Voranmeldungen.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist also eine Art „Anzahlung“ für die Umsatzsteuererklärung. Hier entrichten Unternehmen (monatlich oder quartalsweise), die in diesem Zeitraum angefallene Umsatzsteuer. Zu Beginn des Folgejahres ist dann die Umsatzsteuererklärung fällig. Sie berücksichtigt die bereits angezahlte Umsatzsteuer aus den Voranmeldungen.

Umsatzsteuer-Voranmeldung – Monatlich oder quartalsweise?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen werden wie bereits erwähnt entweder monatlich oder quartalsweise eingereicht. Das hängt unter anderem davon ab, wie hoch deine Umsatzsteuer-Zahllast im Vorjahr war. Die ersten zwei Jahre muss jedes Unternehmen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben.

Nach diesen zwei Jahren kommt es auf die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres an. War diese höher als 7.500€, muss man die USt.-Voranmeldungen weiterhin monatlich abgeben. War die Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres geringer als 7.500€, genügt die quartalsweise Abgabe. Bei einer Zahllast von weniger als 1.000€ kann das Finanzamt sogar auf die Voranmeldungen verzichten.

Verwirrend? Keine Problem!

Das Finanzamt benachrichtigt dich als Selbstständiger, wie du die Voranmeldungen einreichen musst.

Die Sache mit dem Kleinunternehmer

Nun gibt es noch die Sache mit der Kleinunternehmerregelung. Diese Regelung bezieht sich auf die Umsatzsteuer. Wenn ein Unternehmer vom Finanzamt als Kleinunternehmer anerkannt wird (das muss man beantragen), so muss er auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer mehr ausweisen. Dann entfallen natürlich auch die Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Die Umsatzsteuererklärung musst du aber dennoch am Anfang des nächsten Jahres abgeben.

Als Selbstständiger kannst du die Kleinunternehmerregelung beantragen, wenn

  • du im Vorjahr nicht mehr als 17.500 Euro umsatzsteuerpflichtigen Umsatz gemacht hast
    und
  • im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro haben wirst.

Kleinunternehmer Infografik

Infografik auf deiner Seite einbinden:

Du kannst jetzt also Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben.

Allerdings solltest du beachten, dass du nun auch nicht mehr berechtigt bist, die Vorsteuer vom Finanzamt einzufordern. Gerade bei größeren Investitionen ist es sinnvoll, wenn man die bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurück bekommt.

Das solltest du berücksichtigen, wenn du dir überlegst, ob du die Kleinunternehmerregelung anwenden solltest. Einmal gewählt bist du dann 5 Jahre an deine Entscheidung gebunden. Diese Vor- und Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung.

Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen willst, schau dir mal diese Vorlage an. So könnte ein Antrag ans Finanzamt aussehen:

Kleinunternehmerregelung

Einkommensteuererklärung

Wie jeder Arbeitnehmer muss auch ein Selbstständiger eine Einkommensteuererklärung abgeben. Grundlage für die Berechnung der Steuerschuld eines Selbstständigen ist die Einnahme-Überschuss-Rechnung.

Diese ermittelt, wie viel Gewinn du im Laufe des Jahres mit deinem Unternehmen erwirtschaftet hast – und somit versteuern musst. Zusammen mit weiteren Einkünften, wie z.B. Einkünfte aus Nichtselbstständiger Tätigkeit oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, errechnet sich dein zu versteuerndes Einkommen.

Für die Erstellung der Einkommensteuererklärung ist es ratsam, mit einem Steuerberater zusammen zu arbeiten. Dieser stellt sicher, dass alle Informationen an Ort und Stelle angegeben werden und kennt den ein oder anderen Kniff, wie du Steuern sparen kannst.


3 Monate später hat Linda es geschafft. Sie sitzt in ihrem Home Office und arbeitet an einem Kundenauftrag. An der Wand hinter ihrem Notebook hängt ein Motivationsposter: „Do your thing“. Linda sieht glücklich aus. Sie arbeitet nun 10-15 Stunden mehr als früher. Das ist ihr aber egal. Endlich kann sie ihre Kreativität voll entfalten.

Mit der Morgenpost und per Email kamen heute wieder zwei Rechnungen rein. Der Internetanschluss muss bezahlt, eine Softwarelizenz erweitert werden. Linda begleicht die Rechnungen und digitalisiert die Belege. Dazu verwendet sie Scannable – eine App für ihr iPhone.

Zusammen mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung muss Linda am Jahresende ihre Belege beim Steuerberater abgeben.
Für das kategorisieren der Belege verwendet sie sevDesk, eine Buchhaltungssoftware, die die Buchhaltung einfach und schnell erledigt. Da sie damit schon die Rechnungen an Kunden schreibt und verschickt, ist das praktisch für sie. Einfach ein Foto des Belegs schießen und einer Kategorie zuordnen. Fertig. So kann sie am Jahresende eine übersichtliche Buchhaltung vorweisen.

Buchhaltung erledigen
„Besonders praktisch ist, dass die gespeicherten Belege automatisch in eine Einnahme-Überschuss-Rechnungen einfließen.“ Das heißt: Alle bezahlten Rechnungen, die Linda an ihre Kunden geschickt hat und alle Eingangsrechnungen, die sie bezahlt hat (wie zum Beispiel die Rechnung für den Internetanschluss) werden gegenüber gestellt.

Bestimmte Geschäftsvorfälle wie zum Beispiel Investitionen, Tilgungen und Entnahmen sind keine Betriebsausgaben. Frage deinen Steuerberater, wie du diesen Fälle behandeln solltest.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung von sevDesk

Mit der Umsatzsteuer muss sich Linda zum Glück (noch) nicht befassen. Da das Finanzamt ihren Antrag auf Kleinunternehmertum bewilligt hat, muss sie keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen.

Um 12.10 Uhr trifft sich Linda zum Mittagessen mit Freunden in der Stadt. Sie bereut den Schritt in die Selbstständigkeit nicht. Mit ihren Bestandskunden verdient sie bereits genug, um über die Runden zu kommen und ihre Ausgaben zu decken. Zwei größere Aufträge sind in Aussicht.

„Das Thema Buchhaltung ist – wenn man die Basics mal verstanden hat – gar nicht so schlimm“, lächelt sie und fährt los.

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Peter Sutter

Peter Sutter

Programmieren, gestalten & schreiben - alles kein Problem für Peter. Sein Wissen hilft ihm auf dem Weg in seine eigene Selbstständigkeit. Falls er gerade mal nicht dabei ist Online-Blogs nach den neuesten Marketingtrends zu durchstöbern, unsere Seite für die Suchmaschinen zu optimieren, oder die Farbe von Buttons zu ändern, greift er selbst zur Tastatur und teilt sein Wissen mit dir!
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