Personalkosten berechnen: So viel kosten deine Mitarbeiter wirklich
Wenn es um den Erfolg deines Unternehmens geht, spielt die richtige Kalkulation der Personalkosten eine wichtige Rolle. Fragst du dich, wie sie sich überhaupt zusammensetzen und wie du damit rechnest? Wir zeigen dir, wie du die Personalkosten berechnen und analysieren kannst und aus welchen Elementen sie bestehen.
Unterschied zwischen Personalkosten und Gehalt
Wenn du deinen Mitarbeitern ein Gehalt oder einen Lohn bezahlst, verursacht das bei dir Kosten. Sind Gehalt und Personalkosten dann nicht eigentlich dasselbe? Jein. Das gezahlte Bruttoarbeitsentgelt ist natürlich ein Teil des Personalaufwands. Dazu gehören aber noch weitere Kostenblöcke, beispielsweise die Lohnnebenkosten wie die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung.
Was sind Personalkosten?
Unter Personalkosten versteht man alle Kosten, die durch den Einsatz von Mitarbeitern entstehen. Dabei zählt das Bruttoarbeitsentgelt, also die Löhne und Gehälter, zu den wichtigsten Personalkosten. Daneben fallen verschiedene Personalzusatzkosten und sonstige Personalkosten an. Alles zusammen wird dann als Überbegriff Personalkosten bezeichnet. Für dich als Arbeitgeber gilt es zwischen den direkten und den indirekten Personalkosten zu unterscheiden.
Direkte und indirekte Personalkosten
In die Kategorie der direkten Personalkosten fällt das Bruttoentgelt deiner Angestellten in Form von Lohn oder deiner Angestellten in Form von Gehalt. Weitere direkte Personalkosten sind Sachbezüge und Nebenbezüge.
Indirekte Personalkosten nennt man auch Lohnnebenkosten. Dazu zählen alle Kosten, die zusätzlich zum ausgezahlten Bruttoarbeitsentgelt anfallen. Beispiele sind die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, durch Weiterbildung oder Ausbildung entstehende Kosten und Ausgaben für Berufskleidung.
Unsere Tabelle zeigt dir, welche Kostenpositionen zu den direkten und indirekten Personalkosten gehören:
Sonstige Personalkosten
Neben konkreten Zahlungen an den Arbeitnehmer sowie an externe Stellen wie die Sozialversicherung fallen weitere Kostenblöcke an. Sonstige Personalkosten sind unter anderem:
- Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes und Arbeitsmittel (z. B. Möbel, Computer)
- Kosten für Aus-, Fort- und Weiterbildung
- Mieten und Nebenkosten für Büroräume
- Ausgaben für Arbeitskleidung
- Aufwand für das Recruiting (z. B. Kosten für Stellenanzeigen, Personalaufwand für Recruiting)
Dazu zählen außerdem sogenannte Strukturkosten. Sie fallen für Bereiche an, die du zur Aufrechterhaltung der Organisation deines Unternehmens brauchst, etwa für die Einrichtung einer Kantine, die Einstellung eines Betriebsarztes oder den Betrieb der Personalabteilung. Strukturkosten werden als sprungfix bezeichnet. Sie bleiben lange Zeit konstant. Wächst deine Belegschaft jedoch im Laufe der Zeit an, benötigst du vielleicht mehr Kantinenpersonal oder einen zweiten Recruiter – und die Gesamtkosten steigen sprunghaft an.
Berechnung der Personalkosten bzw. des Arbeitgeberbruttos
Als Unternehmer solltest du wissen, wie viel ein Mitarbeiter dich tatsächlich kostet. Deshalb musst du die Personalkosten berechnen. In manchen Branchen stellen die Personalkosten einen der größten Kostenblöcke dar; im Dienstleistungssektor beispielsweise bis zu 80 Prozent der Gesamtkosten.
Rechne daher genau aus, ob sich deine Mitarbeiter für dich wirklich lohnen. Um die Personalkosten zu berechnen, brauchst du die folgenden Positionen:
- Höhe des Bruttolohns oder Bruttogehalts
- Arbeitgeberanteil an der gesetzlichen Sozialversicherung
- Umlagen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und im Insolvenzfall
- optional Weihnachtsgeld oder Urlaubsgeld
- sonstige freiwillige Sozialleistungen
- Lohnfortzahlung im Krankheitsfall
- Kosten für Aus-, Fort- oder Weiterbildung
- Reisekosten
Formel zur Berechnung des Arbeitgeberbruttos
Nehmen wir als Beispiel an, dass du einen Mitarbeiter hast, der einen jährlichen Bruttolohn von 40.000 Euro bekommt. Rechnest du alle Kostenpositionen hinzu, musst du dafür mit Personalkosten von rund 68.000 Euro im Jahr rechnen. Setzt du nun die Kosten ins Verhältnis, erhältst du einen Faktor von 1,7. Willst du einen neuen Mitarbeiter einstellen, der am Anfang 30.000 Euro Bruttolohn im Jahr bekommt, lassen sich die Gesamtkosten anhand des Faktors grob überschlagen: 51.000 Euro.
Damit sind wir auch schon bei einer simplen Formel, wie du deine Personalkosten für jeden Mitarbeiter zumindest überschlägig berechnen kannst.
Bruttojahresentgelt x 1,7 = tatsächliche Personalkosten
Prozentsatz für die Berechnung des Arbeitgeberbruttos
Den größten Posten bei der Berechnung der Personalkosten machen die Sozialabgaben aus, also die Beiträge an die Sozialversicherung. Die Höhe ist gesetzlich festgelegt und variiert nur in wenigen Punkten geringfügig, etwa bei der Pflegeversicherung. Inklusive der Umlagen für Lohnfortzahlung, Mutterschutz und Insolvenzgeld beträgt der Prozentsatz für die Berechnung der Arbeitgeberbeiträge 22,5 bis 26,5 Prozent.
Diese Personalkennzahlen solltest du kennen
Du kannst jetzt die Personalkosten berechnen. Um aber auch einschätzen zu können, wie hoch der Anteil an Personalkosten in deinem Unternehmen tatsächlich ist, brauchst du zusätzlich einige Personalkostenkennzahlen.
Personalintensität
Diese Kennzahl dient dazu, den Anteil der Personalkosten an den Gesamtkosten oder auch den Umsatzerlösen zu berechnen. Du musst die Personalkosten durch die Umsatzerlöse teilen und dann mit 100 multiplizieren. Ist die Personalintensität niedrig, bedeutet das, dass du deine Mitarbeiter gut auslasten kannst und effizient gearbeitet wird. Im Dienstleistungssektor und anderen personalintensiven Betrieben ist eine hohe Quote jedoch normal.
Personalaufwandsquote
Diese Kennzahl dient dazu, deinen Personalaufwand im Verhältnis zum gesamten Ergebnis deines Unternehmens zu betrachten. Dazu musst du den in der GuV aufgeführten Personalaufwand durch die Gesamtleistung dividieren. Anhand der Personalaufwandsquote findest du heraus, wie stark dein Unternehmen durch Fixkosten belastet ist und wie flexibel du agieren kannst.
Personalkosten pro Mitarbeiter
Diese Kennzahl zeigt dir, welche Personalkostenbelastung dein Unternehmen hat. Dazu teilst du die gesamten Personalkosten durch die Anzahl deiner Mitarbeiter. Die Personalkosten pro Mitarbeiter sollten dabei auf keinen Fall die Produktivität pro Mitarbeiter übersteigen.
Personalzusatzkostenquote
Diese Kennzahl ermittelst du, indem du die Personalzusatzkosten durch die für die geleistete Arbeit angefallenen Personalkosten dividierst. Dein Bestreben sollte dabei immer sein, diese Quote so konstant wie möglich zu halten.
Personalkosten je Stunde
Du ermittelst die Personalkosten pro Stunde, indem du die Gesamtkosten durch die Zahl der Arbeitsstunden teilst. So lassen sich beispielsweise bestimmte Bereiche optimieren und effizienter gestalten.
Neueinstellung: So kalkulierst du die Personalkosten
Ein wichtiger Bestandteil der Personalplanung ist die Personalkostenplanung. Denn ehe du einen neuen Mitarbeiter einstellst, solltest du dir darüber im Klaren sein, welche Personalnebenkosten (z. B. Sozialkosten) zusätzlich zum Bruttogehalt oder Bruttolohn anfallen. Wir haben dir bereits eine grobe Richtung gegeben, wie du die Personalnebenkosten in der Personalkostenplanung berücksichtigen kannst. Dazu gehören die Sozialversicherungsbeiträge für Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung, Krankenversicherung und Pflegeversicherung ebenso wie Kosten für Fortbildungen oder das Recruiting.
Einen Faktor haben wir jedoch noch nicht einkalkuliert: Ein Mitarbeiter arbeitet nicht jede Minute produktiv. Stattdessen musst du in der Personalkostenplanung einige Abzüge berücksichtigen, die Personalzusatzkosten:
- bezahlter Urlaub
- Lohnfortzahlung an Krankheitstagen
- Sonderurlaub
Ein Arbeitnehmer in Vollzeit ist laut Statistischem Bundesamt durchschnittlich 15 Tage im Jahr krankgemeldet. Dazu kommen 30 Tage bezahlter Urlaub. Gehen wir im Jahr von etwa 250 Arbeitstagen aus (Montag bis Freitag), arbeitet der Arbeitnehmer also beinahe ein Fünftel seiner Arbeitszeit nicht.
Außerdem solltest du zumindest überschlägig Kostenfaktoren in die Personalkostenplanung einbeziehen, die nur bedingt zu beziffern sind, zum Beispiel:
- nicht gearbeitete Zeit beim täglichen Plausch am Kaffeeautomaten
- Aufwand für die Reorganisation der Arbeit an Krankheitstagen
- Personalkosten für Überstunden als Vertretung an Urlaubs- oder Krankheitstagen
- Produktivitätsausfälle
- Opportunitätskosten für Aufträge, die in der Abwesenheit des Kollegen nicht abgearbeitet werden konnten
Zusammenfassung zur Berechnung der Personalkosten
Als verantwortungsvoller Arbeitgeber sollte dein Ziel sein, deinen Mitarbeitern auf längere Sicht einen sicheren Arbeitsplatz zu bieten. Selbst dann, wenn dein Unternehmen mal nicht so gut läuft. Deshalb ist es für dich wichtig, deine Personalkosten ständig im Blick zu haben und zu prüfen. Nimm diese Betrachtung aber nicht nur für einen kurzen Zeitraum vor, sondern lege den Blick auf die Personalplanung der nächsten ein bis zwei Jahre.
Denke aber daran, nicht nur das Bruttoentgelt und die Personalnebenkosten wie die Sozialversicherungsbeiträge in die Personalkostenplanung einzubeziehen. Lege auch einen gesonderten Blick auf nicht sichtbare Kosten, etwa für Arbeitsmittel, den Betrieb der Kantine, freiwillige Sozialleistungen (z. B. geldwerte Vorteile) oder die Lohnfortzahlung für Krankheitstage.
