Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung stellt die Erfassung aller Zahlungsvorgänge eines Unternehmens sowie die nötigen Bewertungen desselben dar. Sie gehört neben der Planungsrechnung, der Kosten- und Leistungsrechnung sowie der betriebswirtschaftlichen Statistik zum betrieblichen Rechnungswesen. Hier erfährst du alles, was du darüber wissen musst.

Überblick

Definition: Was ist die Finanzbuchhaltung?
Die Grundlagen der Finanzbuchhaltung
↳ Externes Rechnungswesen – Finanzbuchhaltung einfach erklärt
↳ Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens
↳ Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
Rechtsgrundlagen der Finanzbuchhaltung
Tätigkeiten in der Finanzbuchhaltung
↳ Die wichtigsten Aufgaben in der Finanzbuchhaltung
↳ Finanzbuchhaltung Prozesse
↳ Abgrenzung zu anderen Buchhaltungen
↳ Die Aufgaben der Betriebsbuchhaltung
Finanzbuchhaltung richtig durchführen
↳ Der Ausgangspunkt: Belege effektiv verwalten
↳ Aktiva und Passiva
↳ Soll und Haben
↳ Begrifflichkeiten in der Finanzbuchhaltung
↳ Die wichtigsten Buchungssätze der Finanzbuchhaltung
Ziele der Finanzbuchhaltung
Was ist eine Rechnungsperiode?
Finanzbuchhaltung über Excel-Tools
Es geht auch einfacher: Software zur Finanzbuchhaltung
Zusammenfassung zur Finanzbuchhaltung

1. Definition: Was ist die Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung stellt einen wichtigen Teil des betrieblichen Rechnungswesens dar und umfasst alle Buchungen und Zahlungsvorgänge, die im Unternehmen anfallen. Du bekommst damit einen Überblick über den derzeitigen Vermögensstand, über Außenstände und offene Forderungen sowie über eigene Zahlungsverpflichtungen. Das Ziel einer guten Finanzbuchhaltung besteht immer darin, die Gesamtergebnisse der Firma darstellen zu können. Du weißt direkt nach dem Ansehen der Zahlen, welche Konten welchen Vermögensstand aufweisen und welche Veränderungen diese Konten erfahren haben.

Die Finanzbuchführung ist dabei nicht einfach nur eine praktische Sache, sondern muss verpflichtend für die meisten Unternehmen vorgenommen werden. Freiberufler aber unterliegen keiner Buchführungspflicht, dennoch sollten sie zumindest eine einfache Finanzbuchhaltung schon um ihrer eigenen Übersicht willen vornehmen.

Bei der Finanzbuchführung werden nach einer Rechnungsperiode die Konten abgeschlossen. Je nach Umsatz und Gewinn umfasst eine solche Rechnungsperiode einen Zeitraum von drei Monaten, einem Monat oder auch einem Jahr. Der Abschluss erfolgt über die Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie über die Bilanzierung, bei der Einnahmen und Ausgaben sowie sämtliche Vermögenswerte übersichtlich aufgeschlüsselt werden. Dieser Abschluss dient auch der Bewertung des Unternehmens.

2. Die Grundlagen der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung eines Unternehmens basiert auf gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorschriften, die zwingend eingehalten werden müssen. Die Vorschriften beziehen sich auf Selbstständige und Gewerbetreibende. Für Freiberufler und Kleinunternehmer gelten sie nicht bzw. nur eingeschränkt. Insgesamt soll die Finanzbuchhaltung dem Unternehmen eine Basis für die eigene Geschäftstätigkeit und Bewertung der Wirtschaftlichkeit liefern. Im Folgenden gehen wir näher auf die Grundlagen der Fibu ein:

2.1 Externes Rechnungswesen – Finanzbuchhaltung einfach erklärt

externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen basiert auf der Buchhaltung, die alle Bestände und Bewegungen erfasst, die sich rund um das Vermögen und die Verbindlichkeiten eines Unternehmens drehen. Damit liefert es Zahlen, die auch für das Finanzamt wichtig sind. Denn auf diesen Zahlen basiert die Besteuerung des Unternehmens. Hilfsmittel zur Darstellung der Finanzlage der Firma sind die Bilanz, der Jahresabschluss und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung, wobei mögliche Adressaten neben dem Finanzamt auch Investoren, Banken und die Öffentlichkeit sein können. Die Aufgaben des externen Rechnungswesens sind:

  • Disposition: Ermittelte Zahlen werden für das Management aufbereitet und bilden die Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.
  • Dokumentation: Zahlungsvorgänge und Geschäftsprozesse werden mithilfe von Belegen dokumentiert, der Zeitraum umfasst mindestens sechs Jahre (Aufbewahrungsfristen beachten!).
  • Informationsbereitstellung: Die ermittelten und zusammengestellten Daten bilden die Grundlage für Auskünfte gegenüber dem Finanzamt und anderen Behörden.
  • Kontrolle: Die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens wird laufend kontrolliert und aus den Zahlen können Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Die Effizienz des Unternehmens wird sichtbar.

Das externe Rechnungswesen bildet die Grundlage für alle Entscheidungen und Investitionsfragen, die im Laufe des Wirtschaftsjahrs zu beantworten sind. Schon aus diesem Grund ist die Finanzbuchhaltung auch für diejenigen Selbstständigen wichtig, die keiner gesetzlichen Buchführungspflicht unterliegen.

2.2 Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens

Das betriebliche Rechnungswesen setzt sich aus vier Teilbereichen zusammen. Neben der Finanzbuchhaltung sind das die Planungsrechnung, die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die betriebswirtschaftliche Statistik. Dabei unterscheiden sich die Finanzbuchhaltung und die übrigen Teilbereiche stark. Während die Finanzbuchhaltung das Gesamtergebnis eines Unternehmens ermittelt und dafür alle Aufwendungen und Erträge erfasst, geht beispielsweise die Kosten- und Leistungsrechnung weiter ins Detail. Sie ermittelt, welche Leistungen zu welchen Kosten erstellt worden sind und wofür die Kosten genau anfielen. Daraus wiederum lassen sich Aussagen über die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens ableiten.

Finanzbuchhaltung: Einordnung des betrieblichen Rechnungswesens

2.2.1 Fibu

Fibu ist die Abkürzung für Finanzbuchhaltung und umfasst die Kreditoren-, die Debitoren- und die Lohn- und Finanzbuchhaltung. Diese sind wie folgt gekennzeichnet:

Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung als Teil der Finanzbuchhaltung befasst sich mit Lieferanten und Dienstleistern des Unternehmens, den sogenannten Kreditoren. Die Kreditorenbuchhaltung ist damit die Buchführung, die die Kontokorrentbeziehungen zwischen den Kreditoren und dem eigenen Unternehmen umfasst. Ein Unternehmen, welches eine offene Forderung gegen eine andere Firma besitzt, ist der Kreditor desselben, Kreditoren und Debitoren sind die Gegensätze, die in der Buchhaltung behandelt werden. Die Kreditorenbuchhaltung behält die offenen Rechnungen eines Unternehmens im Blick und sorgt für pünktliche Zahlungen. Wichtig ist der Überblick über alle Kreditoren, schon allein um Mahngebühren zu vermeiden.

Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung als Gegenstück zur Kreditorenbuchhaltung umfasst alle Kunden sowie Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Die Kunden eines Unternehmens werden als Debitoren bezeichnet, die Leistungen, die für diese erbracht wurden, werden gegen Stellung einer Rechnung abgerechnet. Offene Rechnungen sind Forderungen, die im Rahmen der Debitorenbuchhaltung überwacht werden. Damit ist der Überblick des Unternehmens über offene Forderungen jederzeit gegeben.

Lohn- und Finanzbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens, wozu ein Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet ist. Doch es geht nicht nur um die Aufstellung einer monatlichen Gehaltsabrechnung, sondern auch um die Pflege der Stammdaten der Mitarbeiter, um das Führen der Jahreslohnkonten, um die Abrechnung der Bezüge der Mitarbeiter und um die Erfüllung der gesetzlichen Meldevorschriften. Die Lohnbuchhaltung ist damit ein Teil der Finanzbuchführung, wobei insgesamt ein Überblick über die monatlichen Personalkosten gegeben werden kann.

2.2.2 Kosten- und Leistungsrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung gehört zum betrieblichen Rechnungswesen und ermittelt Gewinne und Verluste des Unternehmens. Es geht vor allem darum, kurzfristige Informationen bereitzustellen, wobei die Kosten- und Leistungsrechnung zum internen Rechnungswesen zählt. Sie konzentriert sich in erster Linie auf Aufwendungen und Erträge, die im normalen Unternehmensalltag entstehen. Sie unterliegt nur wenigen Vorschriften durch die Gesetze, was einen großen Unterschied zur Finanzbuchhaltung macht.

Finanzbuchhaltung: Die Kosten- und Leistungsrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung richtet sich an die Entscheidungsträger im Unternehmen und besitzt eine unterstützende Funktion bei der Kalkulation von Kosten und bei der Bewertung von Kostenträgern, bei der Übersicht über die vorhandenen Vorräte und Investitionen und bei der Prüfung der Effizienz des Unternehmens. Außerdem werden im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung die Plan-, Soll- und Ist-Daten abgeglichen. Betriebliche Leistungsprozesse werden in die Kosten- und Leistungsrechnung nicht mit einbezogen, sie ist daher ungenauer als die Finanzbuchhaltung.

2.2.3 Betriebswirtschaftliche Statistik

Die betriebswirtschaftliche Statistik beschäftigt sich mit Zahlen: Es geht um die Aufbereitung und Auswertung von Zahlen aus der Buchführung sowie aus der Kosten- und Leistungsrechnung. Das Ziel der Tätigkeiten ist es, das Betriebsgeschehen genau einschätzen zu können und eine gewisse Überwachungsfunktion zu erreichen. Wichtig für die Statistik sind Zahlen und Daten zur Beschaffung, zum Lager und Umsatz, zum Personal sowie zu den Kosten. Verglichen werden heutige mit früheren Zahlen oder die eigenen aktuellen Daten mit denen anderer Unternehmen aus der gleichen Branche. Die betriebswirtschaftliche Statistik ist die Grundlage für die Planungsrechnung eines Unternehmens.

2.2.4 Planungsrechnung

Die Planungsrechnung bildet die Basis für alle betrieblichen Entscheidungen und bereitet diese vor. Es werden Ziele für die kommenden Wirtschaftsperioden gesetzt und somit ergibt sich eine Vorberechnung für das Unternehmen. Verarbeitet werden dafür Daten aus der Finanzbuchhaltung, der Statistik sowie aus der allgemeinen strukturellen Entwicklung der Wirtschaft. Auch die Entwicklungen der Konkurrenz spielen in die Planungsrechnung mit hinein. Die Planungsrechnung bzw. deren Ergebnisse werden im Budget zusammengefasst und im sind im Einzelnen im Personal-, Beschaffungs-, Investitions- und Finanzplan ersichtlich.

2.3 Unterschied zwischen Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung

Die Finanzbuchhaltung beschäftigt sich mit den Aufwendungen und Erträgen eines Unternehmens und zeigt die gesamte wirtschaftliche Situation desselben. Hier wird beispielsweise auch eine drohende Insolvenz ersichtlich. Die Kostenrechnung hingegen befasst sich mit dem Erlös sowie mit den aufgewendeten Kosten, es geht um die Effektivität von Investitionen und darum, wann sich diese Investitionen als wirtschaftlich erweisen können.

Allerdings können nicht beide Bereiche getrennt voneinander sein, denn nur sie beide zusammen ergeben eine Grundlage für die Steuerung des Unternehmens im Sinne der Betriebswirtschaft (BWL).

Die Finanzbuchhaltung ist gesetzlich verpflichtend, bildet sie doch die Basis für die Berechnungen durch das Finanzamt und für weitere Behörden und Einrichtungen. Die Kostenrechnung hingegen unterliegt keiner gesetzlichen Verpflichtung, ist aber für das Unternehmen intern von großer Bedeutung.

2.4 Rechtsgrundlagen der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist gesetzlich vorgeschrieben. Genaue Vorschriften zur Finanzbuchhaltung hält das Handelsgesetzbuch bereit, auch das Steuerrecht kennt die zugehörigen Paragrafen. Neben diesen beiden Gesetzen müssen Vorschriften beachtet werden, die rechtsformspezifisch sind: GmbH-Gesetz, Aktiengesetz und Genossenschaftsgesetz kennen spezielle Vorgaben zur Finanzbuchführung, die unbedingt eingehalten werden müssen.

Jeder Kaufmann ist laut Handelsgesetzbuch verpflichtet, Bücher zu führen, das ist in § 238 Abs. 1 des HGB ersichtlich. Das Steuerrecht leitet aus dem Paragrafen eine Buchführungspflicht ab, die auch in § 140 der Abgabenordnung erklärt ist. Von den dortigen Regeln sind die in § 141 der Abgabenordnung genannten Einzelfälle ausgenommen. Dort sind Buchführungspflichtige genannt, die ohne die hier festgelegten Beträge nicht buchführungspflichtig wären:

  • Unternehmen mit Umsätzen pro Kalenderjahr ab 600.000 Euro
  • Bewirtschafter von Land- und Forstwirtschaftsflächen mit einem Wert über 25.000 Euro
  • Gewerbeunternehmen mit einem Gewinn von über 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr
  • Unternehmen der Land- und Forstwirtschaft mit einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro im Jahr

Freiberufler sind nicht buchführungspflichtig und können ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Achtung!

Alle Buchführungspflichtigen müssen die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ einhalten, die sich aus § 238 HGB und § 145 Abgabenordnung ergeben!

Tipp: Einfacher und schneller geht deine Buchhaltung mit einer GoBD-konformen Buchhaltungssoftware.

3. Tätigkeiten in der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist eines der wichtigsten Aufgabengebiete im Unternehmen und umfasst zahlreiche Tätigkeiten mit verschiedenen Schwerpunkten. Unter anderem geht es um die Ermittlung der Selbstkosten, um das Controlling innerhalb der Firma und um statistische Auswertungen.

3.1 Die wichtigsten Aufgaben in der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung als wichtigster Schwerpunkt innerhalb des betrieblichen Rechnungswesens erfüllt zahlreiche Aufgaben. So geht es zum Beispiel um die Ermittlung der Bestände und um Veränderungen innerhalb eines Bestands. Eng damit verknüpft ist die Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Zudem geht es um die Bereitstellung von Zahlen, auf deren Basis Preise kalkulierbar sind. Die Finanzbuchführung stellt Statistiken und Auswertungen auf und übernimmt die Funktion der innerbetrieblichen Kontrolle. Außerdem werden Rückstellungen ermittelt und die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt. Im Folgenden schlüsseln wir die einzelnen Aufgaben der Finanzbuchhaltung noch einmal detailliert auf:

3.1.1 Die Rolle der Finanzbuchhaltung für Jahresabschluss und Bilanz

Um eine Bilanz aufstellen zu können, gilt es zuvor die vorhandenen Bestände zu ermitteln. Dies geht über die Inventur, bei der alle Vermögensgegenstände des Unternehmens erfasst und zahlenmäßig ermittelt werden. Außerdem werden die aktuellen Schuldenbestände dokumentiert. Eng damit verbunden ist die Ermittlung des Erfolgs als weitere Aufgabe der Finanzbuchhaltung. Es werden dabei sämtliche Aufwendungen, die dem Unternehmen entstanden sind, dem Ertrag gegenübergestellt. Daraus ergibt sich ein Gewinn oder ein Verlust, wobei auch bei Verlusten oft von negativen Gewinnen gesprochen wird.

Wichtig: Gewerbetreibende und Buchführungspflichtige, die nicht als Kleinunternehmer gelten, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, das heißt, dass immer ein Konto und ein Gegenkonto geführt werden müssen.

Die Finanzbuchhaltung ermittelt die Selbstkosten, was bedeutet, dass alle Kosten aufgeschlüsselt werden müssen, die im Unternehmen für die innerbetrieblichen Leistungen angefallen sind.

Ohne die Finanzbuchhaltung wäre die Kalkulation von Preisen nicht möglich, denn über die Buchhaltung und die Ermittlung der Kosten erfährt das Unternehmen, welche Ausgaben über die Verkauf von Leistungen und Produkten wieder hereingeholt werden müssen. Da jedes Unternehmen gewinnorientiert arbeitet, braucht es aber nicht nur seine Ausgaben, sondern auch die Gewinnspanne, die sich ebenfalls aus den Daten der Finanzbuchhaltung ergibt. In dem Zusammenhang ist es auch möglich, Rückstellungen zum Beispiel für spätere Investitionen zu bilden. Nur dann, wenn das Unternehmen wirtschaftlich arbeitet und gewinnorientiert wirtschaftet, ist es möglich, Geldmittel zur Seite zu legen und Rückstellungen anlaufen zu lassen.

Die Finanzbuchhaltung erstellt Statistiken und Auswertungen, die auch für das innerbetriebliche Controlling, welches ebenfalls in das Aufgabengebiet der Fibu fällt, wichtig sind. Des Weiteren werden Umsatzsteuervoranmeldungen für das Finanzamt bereitgestellt, welche auf den erzielten Erlösen und eigenen Verbindlichkeiten bzw. auf der Vorsteuer und der Umsatzsteuer beruhen.

Umsatzsteuervoranmeldung mit SevDesk
Umsatzsteuervoranmeldung mit sevDesk

Insgesamt ist die Finanzbuchhaltung Ansprechpartner für das Finanzamt sowie für Investoren, Anteilseigner und Gläubiger, denn hier laufen alle relevanten Zahlen und Daten, die Finanzentscheidungen betreffen, zusammen.

3.2 Die Prozesse der Finanzbuchhaltung

In der Finanzbuchhaltung laufen verschiedene Prozesse ab, die dafür da sind, um betriebliche Vorgänge und Entscheidungen jederzeit transparent zu gestalten und nachvollziehen zu können. So werden Geschäftsbriefe verfasst und Verträge erstellt, es geht um Zeiterfassungssysteme und Kassen, wobei alle Prozesse neben den Buchungsbelegen für die gewünschte Nachvollziehbarkeit von Bedeutung sind. Die Fibu muss in die bestehenden Prozesse eines Unternehmens integriert werden, sodass der Zugriff auf die Daten und Zahlen jederzeit und für alle Berechtigten möglich ist. An dieser Stelle kommt ein Finanzbuchhaltungsprogramm auf den Plan, wobei diese zwingend ein Rechnungsprogramm und eine Lösung für die Archivierung der Daten beinhalten sollte.

Finanzbuchhaltung Prozessbeschreibung

Jedem Vorgang im Unternehmen sollte eine Prozessbeschreibung zugrunde liegen, das gilt auch für die Finanzbuchhaltung. Ein Beispiel für eine solche Prozessbeschreibung lässt sich anhand des Führens der Bücher darlegen:

  1. Ist ein Auftrag vorhanden? Wenn ja, müssen die Belege bearbeitet werden. Wenn nicht, muss ein Auftrag eingeholt werden.
  2. Zum Bearbeiten der Belege: Buchungen vornehmen, Checklisten für besondere Konten berücksichtigen!
  3. Kontrolle der Eingaben, Prüfung der Plausibilität, ggf. Korrektur der Eingaben
  4. Erstellen von Auswertungen, Versenden der Auswertungen, Ablage der Belege

Natürlich stellt das nur eine stark vereinfachte und verkürzte Form der Prozessbeschreibung dar, da viele weitere Faktoren einfließen. Ein solcher Faktor kann sich durch betriebsinterne Vorgaben ergeben, die wiederum auf Vorgängen basieren, die für andere Prozesse festgelegt wurden.

3.3 Abgrenzung zu anderen Buchhaltungen

In der Buchhaltung existiert die Hauptbuchhaltung, die durch die Finanzbuchhaltung dargestellt wird, und verschiedene Nebenbücher. Diese fließen mit ihren Ergebnissen ebenfalls in die Fibu ein und haben einen Bezug zu Kunden und Lieferanten. Die Finanzbuchhaltung ist für die externe Rechnungslegung zuständig und ist Ansprechpartner für Investoren und Finanzbehörden. Die Kosten- und Leistungsrechnung hingegen übernimmt eine interne Berichtsfunktion.

3.3.1 Anlagenbuchhaltung

Die Vermögensgegenstände, die zum langfristigen Betriebsvermögen gehören, werden zum Anlagevermögen gerechnet. Dafür gibt es eine separate Buchhaltung, die sich mit Grundstücken und Gebäuden, Anlagen und Maschinen sowie mit dem Fuhrpark befasst. Auch langfristige Geldanlagen zählen zum Anlagevermögen und werden im Rahmen der Anlagenbuchhaltung verwaltet. Am Ende eines jeden Geschäftsjahres wird ein Anlagenspiegel aufgestellt, der über die Entwicklung des Anlagevermögens berichtet und einen Überblick über die Zu- und Abgänge sowie über die Abschreibungen gibt. Des Weiteren lassen sich aus dieser Übersicht die Anschaffungskosten der einzelnen Vermögensgegenstände ablesen.

Beispiel eines Anlagenspiegels. Quelle: https://www.bauprofessor.de/Anlagespiegel/2a61e215-0517-4575-99d8-18089248b3f5

3.3.2 Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung wird auch als Personalbuchhaltung bezeichnet und übernimmt die Buchung aller Lohn- und Gehaltsleistungen sowie der zugehörigen Zahlungen, die beispielsweise an die Krankenkassen oder an den Träger der Rentenversicherung zu richten sind. Für die Buchung gibt es eine Schnittstelle, die zu den zugehörigen Finanzbuchhaltungskonten führt. Die Lohn- und Gehaltsbuchung übernimmt zudem die Meldung der Arbeitnehmer an die zugehörigen Stellen wie der Krankenkasse, der Rentenversicherung oder der Minijob-Zentrale.

3.3.3 Materialbuchhaltung und Lagerwirtschaft

Die Materialbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, die mit dem Material eines Unternehmens in Zusammenhang stehen. Die Kosten, die hier entstehen, werden auf die entsprechenden Kostenstellen gebucht bzw. dem Kostenträger zugeordnet. Es geht dabei zum einen um die Erfassung der Materialeingänge nach ihrem Wert, zum anderen um die Menge der zu erfassenden Materialien. Sie sind in Eingangs- und Zwischenlager sowie in den Materialausgang gegliedert. Der Materialausgang erfolgt über Materialentnahmescheine.

3.3.4 Kontokorrentbuchhaltung

Die Kontokorrentbuchhaltung erfasst alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen eines Unternehmens und damit sowohl Verbindlichkeiten als auch Forderungen. Die Buchhalter legen Stammdaten für Personenkonten an und überwachen den Zahlungsverkehr. Zahlungseingänge werden den offenen Kundenposten zugeordnet, offene Rechnungen damit ausgeglichen. Außerdem gehört das Mahnwesen in den Bereich der Kontokorrentbuchhaltung, dazu kommt die Aufgabe des Reportings an die Unternehmensführung.

3.3.5 Kunden, Lieferanten, Kassenbücher usw.

Die Finanzbuchhaltung unterscheidet sich je nach Größe des jeweiligen Unternehmens und so kann sie auch in einzelne Kunden und Lieferanten unterteilt sein. Die Aufgliederung in einzelne Bereiche wird umso tiefer, je größer das Unternehmen ist und je detaillierter die Buchhaltung vorgenommen werden muss. Auch das Buchen der Kassenbücher kann zu einem separaten Fachgebiet werden. Hier werden Zahlungseingänge und –ausgänge überwacht und die entsprechenden Buchungen vorgenommen. Außerdem ist ein Abgleich mit den übrigen Buchhaltungsbereichen nötig.

3.4 Die Aufgaben der Betriebsbuchhaltung

In der Betriebsbuchhaltung läuft alles zusammen: Buchung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Erstellung von Übersichten zur Wirtschaftlichkeit und Darlegung von Möglichkeiten zur Finanzierbarkeit geplanter Investitionen. Ohne eine funktionierende Buchhaltung könnte kein Unternehmen gewinnbringend tätig sein und würde mehr oder weniger „ins Blaue hinein“ wirtschaften.

3.4.1 Ausgangsrechnungen und Zahlungseingänge

Früher einmal mussten Rechnungen per Hand erstellt werden, die Beträge wurden anhand vorheriger Angebote und tatsächlich abzurechnender Leistungen ermittelt. Heute übernimmt die Rechnungserstellung meist eine Software bzw. ein Faktura-Programm, das in die Buchhaltungssoftware eingebettet ist. Die Rechnungen werden dort eingebucht und automatisch versendet, auch der Lastschrifteinzug ist von hier aus automatisch möglich.

Die Buchhaltung erfasst die Zahlungseingänge der Kunden auf dem Bankkonto, die Gegenbuchung wird veranlasst. Viele Unternehmen lesen die elektronischen Kontoauszüge in das Programm ein und die Software gleicht die Buchungen ab. Auch das Mahnwesen fällt in diesen Bereich. Der einzelne Mahnvorgang wird in die Wege geleitet, wenn das Programm feststellt, dass ein Zahlungsziel überschritten worden ist.

Doch auch dann, wenn noch manuell gebucht wird, sind die Vorgänge ähnlich. Zuerst wird die Rechnung für den Kunden erstellt, dann wird der Umsatz gebucht. Das Konto des Kunden, des Debitors, wird belastet, der anzulegende Buchungssatz wird in Umsatzsteuer und Nettoerlös geteilt. Geht die Zahlung ein, wird das Konto des Debitors wieder ausgeglichen.

3.4.2 Eingangsrechnungen und Zahlungsausgänge

Natürlich muss sich die Buchhaltung auch mit den Eingangsrechnungen befassen, die von Lieferanten des Unternehmens eintreffen. Dabei wird zuerst die Rechnung geprüft, was meist durch die jeweilige Fachabteilung des Unternehmens vorgenommen wird. Diese Prüfung führt bei positivem Abschluss zur Zahlungsfreigabe.

Wichtig: Alle formalen Bestandteile der Rechnung müssen enthalten sein, andernfalls kann es sein, dass die Vorsteuer nicht abgezogen werden kann. Die Buchung erfolgt getrennt nach Vorsteuer und Zahlungsausgang. Auch hier wird wieder ein Buchhaltungsprogramm eingesetzt, welches alle anfallenden Arbeiten automatisch erledigt und damit zum einen die Arbeit sicherer, zum anderen einfacher werden lässt. Die Buchungen sind nur noch mit einem minimalen Aufwand verbunden. Nach der Buchung ist das Konto mit den Verbindlichkeiten ausgeglichen, die Rechnung ist bereit zum ablegen. Die Software erledigt überdies im Hintergrund die Verrechnung von Umsatz- und Vorsteuer, sodass die nächste Umsatzsteuervoranmeldung später einfach auf Knopfdruck abgeschickt werden kann.


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3.4.3 Elektronische Rechnungen

Heute werden weitaus mehr Rechnungen elektronisch als per Hand erstellt, was den Vorteil hat, dass diese fälschungssicherer und in einem maschinenlesbaren Format gehalten sind. Für elektronische Rechnungen gilt der Standard „Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (ZUGFeRD), wer diesem Standard folgt, kann sicher sein, eine rechtlich sichere Rechnung erstellt zu haben. Doch ein Finanzbuchhaltungsprogramm kann auch mit einer eingescannten manuellen Rechnung arbeiten oder mit einer Rechnung, die als normales PDF erstellt worden ist. Gute Programme erkennen alle Punkte der Rechnung eigenständig und füllen eventuelle Lücken einfach aus. Für die Finanzbuchhaltung bedeutet die Software eine große Ersparnis von Zeit und Aufwand, darüber hinaus die Sicherheit, dass alle nötigen Bestandteile der Rechnung vorhanden sind.

4. Finanzbuchhaltung richtig durchführen

Es gehört mehr zur Finanzbuchhaltung, als einfach nur Belege einzubuchen und die Zahlungseingänge zu überwachen. Buchhalter sind wahre Finanzgenies und kennen sich mit allen Gegebenheiten im Unternehmen bestens aus. Sie wissen, wie es finanziell um die Firma bestellt ist und können Hinweise zur Sinnhaftigkeit und Wirtschaftlichkeit von Anschaffungen und Investitionen geben. Voraussetzung ist aber, dass die Finanzbuchhaltung läuft und dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

4.1 Der Ausgangspunkt: Belege effektiv verwalten

Belege sind Dokumente, die eine Zahlung nachweisen. Das kann eine Quittung sein, die nach dem Empfang des Bargelds ausgestellt worden ist. Belege sind aber auch Rechnungen und Mahnschreiben, Kontoauszüge und all die anderen Dokumente, aus denen sich Zahlungen herleiten lassen. Dabei umfassen Belege sowohl Eingangs- als auch Ausgangsbelege.

Achtung: Belege stets aufbewahren! Dabei sind die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zu beachten, bei denen es sich um Zeiträume von sechs oder teilweise sogar zehn Jahren handelt.

Mussten bisher Papierbelege verwaltet werden, etwas meist mit einem erheblichen Arbeitsaufwand verbunden war, werden es heute mehr und mehr elektronische Belege. Diese unterliegen dennoch den üblichen Aufbewahrungsfristen, können aber zum Beispiel über die Software auf dem Rechner oder in der Cloud abgelegt werden. Für die Verwaltung der Belege ist ein Buchhaltungsprogramm empfehlenswert, das viele der anfallenden Tätigkeiten automatisch übernimmt und eine gewisse Kontrollfunktion ausübt. Für die Verwaltung gilt der wichtigste Grundsatz der Buchhaltung:

4.1.1 Keine Buchung ohne Beleg!

Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ ist nicht nur für Papierbelege wichtig, sondern gilt natürlich synonym für elektronische Unterlagen ebenso. Er bedeutet, dass sich jeder Buchungsfall mit einem Beleg nachweisen lassen muss – auch der Griff in die Kasse muss daher mit einem Beleg einhergehen. Sollte einmal kein sogenannter Fremdbeleg vorliegen, muss ein Eigenbeleg ausgestellt werden, über den sich die vorliegende Buchung einem Geschäftsfall zuordnen lässt. Der Nachweis zwischen der Buchung und dem Geschäftsvorfall wird laut BMF auch als Belegfunktion bezeichnet und gilt als grundsätzliche Basis für jede Beweiskraft, die in der Buchhaltung vorhanden sein muss. Der Inhalt des Belegs ist aber davon abhängig, welche Funktion er haben soll.

Wichtig: Auch die geschäftliche Korrespondenz kann den Charakter eines Belegs haben.

4.1.2 Arten von Belegen

Arten von Belegen

Insgesamt gibt es drei Arten von Belegen:

  1. Fremdbelege, oder externe Belege, die außerhalb der Firma entstanden sind.
  2. Interne Belege, oder Eigenbelege, fallen innerhalb der Firma an.
  3. Die sogenannten Notbelege, die immer dann ausgestellt werden müssen, wenn kein Fremdbeleg vorliegt und ein Ersatz benötigt wird.

4.1.3 Checkliste: Welche Belege sind für die Buchhaltung wichtig?

Zu den wichtigsten Belegen eines Unternehmens zählen sicherlich die Rechnungen. Auch Quittungen über Ein- und Auszahlungen sind Belege, darüber hinaus werden Kontoauszüge und Fahrausweise als Belege anerkannt. Auftragsbestätigungen und Lieferscheine, Ausfuhrnachweise bei Auslandsgeschäften sowie Angebote und Mahnschreiben gelten ebenfalls als Belege und müssen ebenso behandelt werden. Die angesprochene geschäftliche Korrespondenz wird immer dann zum Beleg, wenn sich damit eine Zahlung oder eine Begleichung einer Verbindlichkeit nachweisen lässt.

4.1.4 Ordnung in Büchern und bei Belegen schaffen

Um im Falle einer Betriebsprüfung oder auch nur der Erstellung einer Statistik zu einer bestimmten Sache auskunftsfähig zu sein, müssen Belege und Bücher ordentlich geführt werden. Eine Möglichkeit ist die Nutzung einer Schnellablage, in diese werden die Belege zuerst sortiert. Von dort müssen sie in die endgültige Ablage gelangen, die bei Papierbelegen in Ordnern befindlich sein wird. Diese Ordner wiederum gehören in Aktenschränke bzw. richtet sich die Aufbewahrung nach der Art der Ablage. Ein Hängeordner findet sich in einem entsprechenden Schrank wieder, wobei Hängeakten für die langfristige Archivierung oft in normale Ringordner umsortiert werden.

Tipp: Die Belege stets nach einem gewissen System sortieren! Rechnungen lassen sich beispielsweise nach dem Datum sortieren, die Ordnung nach der Rechnungsnummer ist vergleichsweise schwierig nachzuvollziehen. Möglich ist auch die Zuordnung zu bestimmten Projekten, sodass ein Projekt immer alle zugehörigen Belege enthält. Dann allerdings sollte es eine Übersicht in Listenform geben, in der die Rechnungsnummern, das jeweilige Projekt und der Betrag, um den es geht, eingetragen werden. So lässt sich bei späterer Nachfrage der Einzelbeleg gut finden.

Elektronische Belege werden als PDF gespeichert, allerdings ist diese Form der Archivierung nicht gemäß der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung. Möglich ist auch die Ablage in der Cloud, wie sie zum Beispiel von sevDesk geboten wird. Auch hier ist der Zugriff jederzeit und vor allem von jedem Ort der Welt aus gegeben. Dies macht die elektronische Ablage vor allem dann interessant, wenn verschiedene Personen an unterschiedlichen Standorten darauf Zugriff haben sollen.

4.1.5 Aufbewahrung von Büchern und Belegen

Das Handelsgesetzbuch unterscheidet in Bezug auf die Aufbewahrungsfristen zwischen einer Frist von sechs und zehn Jahren. Generell lässt sich sagen, dass besonders bedeutsame Unterlagen länger aufzubewahren sind. Beispiele dafür sind Bilanzen, Jahresabschlüsse und Steuerunterlagen, die eine Frist von zehn Jahren haben. Eine einfache Eingangsrechnung hat nur sechs Jahre. Wichtig ist, dass die Belege im gesamten Zeitraum gut lesbar sein müssen. Ist das nicht gewährleistet, weil sie beispielsweise auf Thermopapier gedruckt wurden, ist das Einscannen des Belegs empfehlenswert. Danach wird die Datei elektronisch gespeichert. Das Original sollte dennoch aufbewahrt werden. Es ist an dieser Stelle nicht möglich, sämtliche Aufbewahrungsfristen aufzuzählen, daher sollen die Grundbuchauszüge (10 Jahre), die Kassenberichte (10 Jahre) und die Angebote, aus denen sich ein Auftrag ergab, (6 Jahre) nur beispielhaft gelten.

4.2 Aktiva und Passiva

Die Vermögensgegenstände, über die ein Unternehmen verfügt, werden als Aktiva bezeichnet. Sie zeigen in der Bilanz der Firma, wofür diese ihr Kapital verwendet hat.  Auf der Passivseite hingegen werden die zusammengezogenen Vermögenswerte der Firma geführt, das heißt, dass sich dort die Summe der Vermögenswerte befindet. Eine Seite nennt also die Summe bzw. die Herkunft der Vermögenswerte, die andere die Verwendung derselben.

Finanzbuchhaltung: Die Bilanz
In der Bilanz findet sich die Passivseite rechts wieder, die Aktivseite wird links geführt. 

Merke: Die Summe aller Aktiva entspricht immer der Summe der Passiva. Diese Summe nennt sich in der Finanzsprache „Bilanzsumme“.

4.3 Soll und Haben

Soll und Haben werden gern als die wichtigsten Grundlagen für die Buchführung bezeichnet und benennen zwei Seiten innerhalb der Kontoführung. Dabei geht es um die Erfassung von Geschäftsfällen, die mit festen Buchungssätzen dargestellt werden. Der Buchung liegen immer zwei Konten zugrunde, Soll und Haben finden sich jeweils auf der gegenüberliegenden Seite.

Die Aufwendungen eines Unternehmens werden im Soll gebucht, wenn es sich um ein passives Konto handelt. Auf dem aktiven Konto hingegen ist die Sollbuchung ein Zahlungseingang.

Der Eintrag im Haben bezeichnet einen Ertrag, wenn es sich um ein Ertragskonto handelt. Das Haben benennt dort einen Zahlungsabgang. Da für die meisten Unternehmen die doppelte Buchführung vorgeschrieben ist, muss sich stets ein Eintrag im Soll und einer im Haben befinden. Das Soll ist dabei jeweils das Gegenstück zum Haben und steht immer auf der linken Seite.

4.4 Begrifflichkeiten in der Finanzbuchhaltung

Die folgende Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, erklärt aber die wichtigsten Begriffe aus der Welt der Finanzbuchhaltung:

  • Abschreibungen: Wertverluste des Anlagevermögens werden je nach Lebens- und Nutzungsdauer auf mehrere Jahre verteilt. Dafür gibt es die AfA-Tabelle (Abschreibung für Abnutzung), aus der die Abschreibung hervorgeht. Ein Smartphone muss beispielsweise für drei Jahre abgeschrieben werden, wenn der Anschaffungswert mehr als 800 Euro netto beträgt.
  • Aktiva: Sie stellen das Vermögen des Unternehmens in seiner Summe dar und zeigen, wo das Geld investiert wurde.
  • Aufwand: Ein Aufwand bezieht sich auf entstandene Kosten, kann aber auch eine Abschreibung darstellen.
  • Beleg: Jedes Dokument, das einen Geschäftsvorfall nachweist, gilt als Beleg. Rechnungen, Angebote und auch Geschäftsbriefe zählen dazu.
  • Bilanz: Sie zeigt, wo das Geld des Unternehmens angelegt wurde und aus welchen Quellen es stammt. Die Unterteilung in Aktiva und Passiva wird vorgenommen, beide Seiten müssen wertmäßig gleich sein.
  • Buchführung: Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens, dabei finden die Buchungen auf verschiedenen Konten statt.
  • Buchhaltungssoftware: Software zur Finanzbuchhaltung, sie erstellt Rechnungen und Mahnungen, gleicht Konten ab, vergleicht Buchungen mit ausstehenden Zahlungen, ist für die Abrechnung der Umsatzsteuer wichtig und übermittelt die nötigen Daten an den Steuerberater.
  • Debitor: Debitoren sind Kunden, zu ihnen gehört das Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“
  • Doppelte Buchführung: Zweifache Erfassung jeder Buchung. Es sind immer zwei Konten betroffen.
  • Erfolgskonto: Das ist ein Unterkonto des Kontos Eigenkapital und dient der Gewinnermittlung des Unternehmens.
  • Gewinn-und-Verlust-Rechnung: Für alle Unternehmen vorgeschrieben, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Die GuV wird mit der Bilanz als Jahresabschluss erstellt und zeigt die Gewinne und Verluste nach einem Geschäftsjahr oder nach einer Rechnungsperiode.
  • Grundbuch: Chronologische Führung aller Geschäftsfälle eines Unternehmens.
  • Haben: Die rechte Seite des Buchführungskontos wird als „Haben“ beschrieben, dort sind Verbindlichkeiten erfasst.
  • Hauptbuch: Die Einträge aus dem Grundbuch werden ins Hauptbuch übertragen, dort erfolgt deren Einordnung in verschiedene Sachkonten. Das Hauptbuch besteht aus den Konten, die im Kontenrahmen enthalten sind.
  • Jahresabschluss: Sind die Abschlussrechnungen eines Unternehmens. Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz, der GuV bzw. der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Er ist die Basis für die Besteuerung des Unternehmens.
  • Kontenrahmen: Hier sind alle Konten eines Unternehmens aufgelistet und es lassen sich alle Ein- und Auszahlungen detailliert nachvollziehen.
  • Kreditoren: Lieferanten eines Unternehmens
  • Passiva: Bezeichnung des Kapitals bzw. der Herkunft des Kapitals eines Unternehmens. Die Passivseite ist in Eigen- und Fremdkapital unterteilt.
  • Soll: Das Gegenteil von Haben findet sich auf der linken Seite des Buchhaltungskontos. Soll beschreibt die Vermögenswerte eines Unternehmens.

4.5 Die wichtigsten Buchungssätze der Finanzbuchhaltung

Bei jeder Buchung sind immer zwei Konten betroffen, egal, ob es sich um einen Geldein- oder –ausgang handelt. Das bedeutet, dass ein Buchungssatz immer zutreffend ist. Er lautet: Soll an Haben und wird auf die einzelnen Geschäftsfälle angepasst. Ein solcher Fall liegt beispielsweise vor, wenn Waren eingekauft werden. Der zugehörige Buchungssatz lautet dann: „Waren an Verbindlichkeiten“ (bei Kauf auf Ziel). Bei einem Kauf, der bar bezahlt wird, lautet der Buchungssatz: „Waren an Kasse“.

Wenn das Unternehmen einen Kredit an die Bank zurückzahlt, würde der Buchungssatz lauten: „Langfristige Verbindlichkeiten an Bank“. Kauft ein Kunde Waren vom Unternehmen, so werden dessen Forderungen erhöht, gleichzeitig steigen aber auch die Umsätze. Der Buchungssatz dafür heißt: „Forderungen an Umsatzerlöse“.

So lassen sich Buchungssätze für alle Geschäftsfälle festlegen. Wichtig ist dabei immer, dass der Buchungssatz auf der Seite stehen muss, auf der sich auch das Konto in der Bilanz wiederfindet. Das gilt immer dann, wenn sich das Konto erhöht. Vermindert es sich aber, muss der Buchungssatz auf die gegenüberliegende Seite geholt werden.

5. Ziele der Finanzbuchhaltung

Jedes Unternehmen, das einen Erfolg für sich verbuchen will, muss eine ordnungsgemäße Buchführung vorweisen können. Das heißt, dass die leider nur allzu oft vernachlässigte Buchführung durchaus ihren Sinn hat, denn nur über sie lassen sich Aussagen zur Wirtschaftlichkeit und zur Effizienz des Unternehmens treffen. Die Ziele der Finanzbuchhaltung sind im Einzelnen:

  • Dokumentation: Alle Geschäftsvorfälle der Firma müssen nachvollziehbar sein. Außerdem muss sich die Buchführung nicht nur vollständig darlegen lassen, sondern muss auch den geltenden Gesetzen und Regelungen genügen.
  • Gewinnermittlung: Die Finanzbuchhaltung ist an der Gewinnermittlung eines Unternehmens beteiligt, denn sie liefert die dafür nötigen Zahlen und Daten.
  • Ermittlung der Umsatzsteuerlast: Gern beteiligt sich das Finanzamt an den Einnahmen des Unternehmens – die Finanzbuchhaltung liefert die nötigen Zahlen zur Abführung der eingenommenen Umsatzsteuer und für die Gewinnermittlung. Auf dieser wiederum basiert die Besteuerung des Unternehmens.
  • Überblick: Nur über eine ordnungsgemäße Buchführung lassen sich zuverlässige Aussagen darüber treffen, wo das Unternehmen gerade steht, welche finanziellen Schwierigkeiten es hat und ob geplante Investitionen durchführbar sind.

Die Ziele der Finanzbuchhaltung sind also kurz zusammengefasst die Dokumentation und die Gewinnermittlung. Daraus ergibt sich der nötige Überblick über die aktuelle Kapitallage des Unternehmens. Ohne eine funktionierende Fibu würden keine Investoren eingeworben werden können, weil niemand wüsste, wo das Unternehmen gerade steht.

6. Was ist eine Rechnungsperiode?

Die Rechnungsperiode ist der Zeitraum, der zwischen zwei Abschlüssen liegt. Das heißt, dass eine Rechnungsperiode zwischen zwei Jahresabschlüssen liegen kann, es ist aber auch möglich, einen Quartals- oder Monatsabschluss zu machen. Dann beträgt die Rechnungsperiode nicht ein Jahr, sondern eben nur drei Monate oder auch nur vier Wochen.

Wichtig ist die Rechnungsperiode für die lückenlose und übersichtliche Dokumentation aller Geschäftsvorfälle. Ist eine Rechnungsperiode beendet, werden alle Konten geschlossen. Sie sind nun nicht mehr veränderbar. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass die Buchungen nicht mehr anpassbar sind. Ist die Rechnungsperiode beendet, werden die Daten an das Finanzamt oder an die Steuerkanzlei übermittelt. Entscheidend sind dabei bestimmte Fristen wie der 10. eines jeden Monats, wenn es um die Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung geht. Ohne Dauerfristverlängerung müssen die Meldungen immer zum 10. des auf die Rechnungsperiode folgenden Monats beim Finanzamt eingegangen sein.

7. Finanzbuchhaltung über Excel-Tools

Gerade kleine Unternehmen sehen die Notwendigkeit einer Buchhaltungssoftware oft nicht, möchten ihre Buchhaltung aber auch nicht auf dem Papier erledigen. Excel bietet dafür hervorragende Möglichkeiten und verschiedene Tools, die für die Finanzplanung und die Ermittlung des Betriebsergebnisses ebenso hilfreich sind wie für die Erstellung eines Auftragsbuchs.

  1. Excel Tool Betriebsergebnis

Dieses Tools berechnet verschiedene Kennzahlen. Dazu zählen Rentabilitätszahlen, Vermögens- und Liquiditätskennzahlen. Diese sind jeweils mit Erläuterungen versehen und werden in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung sowie in der Bilanz in einer mehrjährigen Übersicht dargestellt. Hieraus lässt sich eine Einschätzung des Unternehmens ableiten.

Wichtig: Für jede Kennzahl lässt sich ein Balken- oder Liniendiagramm erstellen, was den Vergleich deutlich einfacher werden lässt.

  1. Excel Tool zur Finanzplanung

Dieses Planungstool erweist sich als erfreulich umfassend und führt den Anwender Schritt für Schritt durch die Planungen: Absatz und Umsatz, Personal und Gesamtkosten sowie Investitionen lassen sich damit planen. Außerdem wird ein Liquiditätsplan erstellt, dazu kommen Plan-Bilanz und Plan-Gewinn- und Verlustrechnung. Das Tool lässt sich vom Anwender beliebig erweitern und anpassen, sodass es auf den individuellen Bedarf eingestellt werden kann. Neben der Eingabe von IST-Daten lässt sich auch eine SOLL-Analyse durchführen, des Weiteren sind Vorschauen für die Erfolgsrechnung möglich.

  1. Excel Tool Auftragsbuch

Das Auftragsbuch richtet sich als Excel Tool vorrangig an Freiberufler und kleine Unternehmer und erfasst alle Angaben, die im Alltag des Unternehmens wichtig sind. Es geht um die Aufnahme neuer Kunden, um die Verwaltung von Stammdaten, um Artikel und Termine, Auftragswerte und Bearbeiter für einzelne Bestellung. Außerdem kann der Unternehmer eine Artikel- und Kundenanalyse erstellen lassen. Das Tool ist eine wertvolle Arbeitshilfe und lässt sich mit wenigen Klicks individuell konfigurieren.

8. Es geht auch einfacher: Software zur Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung muss kein Buch mit sieben Siegeln sein. Wer sich dennoch nicht auf die eigenen Kenntnisse verlassen will, sondern eher auf das „Fachwissen“ einer Software setzt, geht damit einen wichtigen Schritt in Richtung Rechtssicherheit der Buchführung. Die digitale Buchhaltung bringt zahlreiche Vorteile mit sich und bedeutet neben der Rechtssicherheit vor allem eine größere Zeitersparnis im Alltag. Suchkosten werden minimiert, denn die nötigen Unterlagen sind aufgrund festgelegter Schlagworte rasch aufzufinden. Die digitale Buchhaltung bringt außerdem eine Kostenersparnis mit sich. Denn die Unmengen an Papier und verwendetem Toner reduzieren sich deutlich und es wird weniger Lagerräume und Verwaltungspersonal benötigt.

Jeder, der mit den betreffenden Unterlagen arbeiten muss, kann Zugriff auf die Software bekommen. Werden Buchhaltungsdaten in der Cloud gespeichert, ist der Zugriff sogar von jedem Ort der Welt aus möglich (Internetzugang vorausgesetzt). Rechnungen und Zahlungseingänge werden dank der Software automatisch abgeglichen, außerdem ist die Einleitung von Mahnverfahren auf diesem Wege möglich. Des Weiteren ist die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater leichter möglich, denn dieser bekommt den digitalen Zugriff auf die Daten des Unternehmens.

Allerdings gibt es auch Nachteile bei der digitalen Buchführung. So müssen die bereits vorhandenen Dokumente eingescannt und in den entsprechenden Dateiordner abgelegt werden, was einen gewissen Verwaltungsaufwand bedeutet. Dieser Nachteil zeigt sich allerdings nur in der Zeit der Umstellung vom manuellen auf das digitale System. Während dieser Zeit fallen aber nicht nur Mehrarbeiten an, sondern auch höhere Kosten. Außerdem gilt es diverse Prozesse neu zu definieren. Für diese wiederum sollen Mitarbeiter eine entsprechende Schulung oder Einweisung erhalten.

Ein Beispiel für eine sehr gute Finanzbuchhaltungs-Software ist sevDesk. Damit lässt sich die gesamte Büroarbeit deutlich beschleunigen, denn Rechnungserstellung, Verwaltung von Belegen und Übermittlung der wichtigen Daten an den Steuerberater erfolgen ganz automatisch. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche ist die Anwendung der Software intuitiv möglich, umfassende Einweisungen sind nicht nötig. Die Texterkennung wertet die Belege automatisch aus. Das System ist für iOS und Android als App nutzbar. Per Scan lassen sich Belege importieren, außerdem ist das Online-Banking integriert. Wer nach Kunden oder Rechnungen sucht, wird dank der Suchworteingabe rasch fündig. Beispielsweise stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Erstellen von Angeboten
  • Erstellen von Rechnungen
  • Durchführen und Überwachen von Zahlungen
  • Erfassung von Belegen
  • Verwaltung des Inventars
  • Export der Daten an den Steuerberater

Die genannten Funktionen stellen nur eine Auswahl der umfassenden Möglichkeiten dar, die sich über sevDesk ergeben. Die Software zur Finanzbuchhaltung lässt keinen Wunsch nach einer manuellen Buchführung aufkommen und die Anwendung ist auch ohne umfassende Vorkenntnisse zur Buchführung möglich. Vor allem Freiberufler und kleine Unternehmen bzw. Existenzgründer sind die Zielgruppe für sevDesk.

9. Zusammenfassung zur Finanzbuchhaltung

Die Vorgänge eines Unternehmens werden in der Finanzbuchhaltung zusammengefasst und dokumentiert. Damit ist die Finanzbuchhaltung – kurz Fibu – für die interne Information ebenso wichtig wie für das Stellen externer Rechnungen. Außerdem dient sie der Ermittlung des Unternehmensgewinns. Möglich ist das Führen der Bücher über eine Tabelle in Excel oder (deutlich einfacher) über eine Buchhaltungssoftware. Letztere hilft bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen, von Mahnungen und bei der Überwachung der Zahlungseingänge. Außerdem sorgt die Software dafür, dass die Geschäftsvorfälle rechtssicher gebucht und dass alle gesetzlichen Fristen eingehalten werden.

Nadine Müller

Organisationstalent mit ausgeprägtem Designempfinden. Mit diesen beiden Schlagworten lässt sich Nadine’s Wesen im beruflichen Kontext wohl am treffensten beschreiben. Für sevDesk kreiert sie als Content Marketing Managerin Inhalte, die für dich als Nutzer wirklichen Mehrwert schaffen. Den Beweis findest du auf diesem Blog.

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