Projektmanagement-Software Vergleich – Tools für deine Projektplanung
Um Projekte erfolgreich zu managen, gibt es hilfreiche Projektmanagement-Software, mit denen sich wichtige Aufgaben wie Planung, Task-Management und interne Kommunikation wesentlich erleichtern lassen. Die Palette an unterschiedlichen Funktionen, die angeboten wird, ist allerdings groß.
Es ist nicht immer leicht festzustellen, welche Angebote den eigenen Bedürfnissen am besten entsprechen: Nicht jede Projektmanagement-Software eignet sich gleichermaßen für jede Aufgabe, und unterschiedliche Projekte verlangen angepasste Angebote. Wir bieten im Folgenden einen Überblick über aktuelle, benutzerfreundliche und teilweise kostenlose Lösungen, die vor allem Start-ups und Freiberufler im Projektmanagement sinnvoll unterstützen können.
Was ist Projektmanagement? Eine kurze Einführung
Für den Begriff „Projektmanagement” existieren unterschiedliche Definitionen, die sich jedoch inhaltlich weitgehend ähneln. Gewöhnlich versteht man darunter die Gesamtheit aller projektbezogenen Managementaufgaben: Die Initiierung eines Projektes, die Planung und Steuerung der einzelnen Projektphasen, die Anwendung einzelner Techniken und Methoden und den Abschluss des Projektes. Verfahren und Begriffsbezeichnungen im Projektmanagement sind oft standardisiert.
Ziel der Umsetzung eines Projektes ist, die Wünsche und Erwartungen der Stakeholder an das Projekt so gut wie möglich umzusetzen. Als Stakeholder gelten dabei alle Personen oder Organisationen, deren Interessen durch die Umsetzung des Projektes berührt sind. Projektmanager sind somit mit allen wesentlichen Faktoren, die Einfluss auf das Projekt oder die Anliegen der Stakeholder nehmen, konfrontiert. Deshalb müssen sie diese so gut wie möglich in den Ablauf integrieren.
Solche Faktoren können sein:
- die geplante Projektdauer
- die zu erwartenden Kosten
- Anzahl, Qualifikation und Erfahrung der notwendigen Mitarbeiter
- inhaltliche, methodische und qualitative Aspekte der Projektumsetzung
- interne und externe Kommunikationsstrategien
- falls notwendig, die Einbeziehung von externen Fachleuten
Welche Vorgehensweise für ein bestimmtes Projekt gewählt wird, hängt ebenfalls von mehreren Faktoren ab – etwa von der Branche, den Zielvorstellungen und den Vorgaben für Kosten und Zeitrahmen des geplanten Projektes. Im Wesentlichen gibt es zwei verschiedene Typen: Traditionelles (auch: klassisches) und agiles Projektmanagement. Diese beiden Bezeichnungen dienen hauptsächlich als Oberbegriffe für einzelne Projektmanagement Methoden. Beide Typen lassen sich noch weiter differenzieren. Wir gehen jedoch nur auf die grundlegenden Unterschiede ein.
Das traditionelle Projektmanagement
Im traditionellen Projektmanagement stehen Termintreue und Kostenwahrheit stark im Vordergrund. Abweichungen von vorgegebenen Zielen sollen möglichst vermieden werden. Die am häufigsten angewandte Methode ist dabei die sogenannte „Netzplantechnik”: Zeitrahmen, Einsatz von Ressourcen, Kosten und Ergebnisse sind hier weitgehend im Voraus festgelegt, so dass es für Stakeholder kaum zu unwillkommenen Überraschungen kommen kann.
Das traditionelle Projektmanagement hat zweifellos seine Vorteile – vor allem, wenn ein Projekt unbedingt zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein muss, wie beispielsweise bei Instandhaltungs-, Wartungs- und Bauprojekten. Ein großer Nachteil ist jedoch die fehlende Flexibilität, falls sich äußere Umstände oder inhaltliche Vorgaben während des Projektes ändern.
Das agile Projektmanagement
Das agile Projektmanagement arbeitet dagegen mit Flexibilität als grundlegendem Prinzip: Anpassungen an veränderte Anforderungen sollen jederzeit möglich sein. Das konkrete Projektziel nimmt im agilen Projektmanagement teilweise erst während der Umsetzung Gestalt an. Erfahrungen und Lernprozesse in der Umsetzungsphase können so direkt in das Endprodukt integriert werden. Planung und Führung rücken dabei in den Hintergrund, die Eigenverantwortlichkeit der Projektbeteiligten ist dafür umso höher.
Vorteilhaft ist agiles Projektmanagement vor allem bei lösungsorientierten Aufgaben, bei denen Umfang, zeitliche Faktoren und Kosten nicht die wichtigste Rolle spielen. Oft ist dabei die aktive Mitwirkung des Auftraggebers gefragt. Agiles Projektmanagement hat sich besonders im IT-Bereich durchgesetzt, wo die Innovationsgeschwindigkeit sehr hoch ist und kreative Prozesse keine zu engen formalen Grenzen zulassen.
Warum Projektmanagement-Software benutzen?
Unabhängig von der Art eines Projektes und seiner geplanten Umsetzung: Es ist für Projektmanager wichtig, jederzeit die Übersicht über anstehende Aufgaben, Termine und Kosten zu bewahren sowie periodisches Controlling zu ermöglichen. Für alle Projektbeteiligten ist es von Vorteil, schnell, unkompliziert und aufgabenbezogen miteinander zu kommunizieren. Sie sollten die jeweiligen Verantwortlichkeiten kennen und Erledigtes für alle nachvollziehbar dokumentieren.
Natürlich lassen sich all diese Vorgaben auch auf herkömmlichem Weg – ohne Einsatz spezieller Software – lösen. Gerade bei komplexeren Projekten mit vielen Beteiligten, die einen hohen Organisationsgrad erfordern, hat der Einsatz eines Projektmanagement Tools aber unschätzbare Vorteile: Direkte Kommunikationswege, übersichtliche Terminplanung und zeitgleicher Zugriff auf projektrelevante Daten und Dokumente erleichtern nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern helfen auch, Redundanzen zu vermeiden.
Wenn du dich in Bezug auf die allgemeinen Büroorganisation und den strukturierten Umgang mit Dateien, Dokumenten, usw. noch einmal einlesen möchtest, eignet sich unser Blog-Beitrag zum Thema "Büroorganisation" inklusive praktischer Tipps und Checklisten sehr gut.
Kriterien, die eine Projektmanagement-Software erfüllen sollte
Ist die Entscheidung für den Einsatz einer Software einmal gefallen, ergibt sich unmittelbar daran die nächste wichtige Frage: Welche Projektmanagement-Software eignet sich am besten für das eigene Unternehmen? Dabei sollte jedenfalls beachtet werden, ob die Software lediglich für ein ganz bestimmtes Projekt eingesetzt oder auch in Zukunft weiterverwendet werden soll.
Für Einsteiger oder Profis: Das richtige Projektmanagement-Tool wählen
Grundsätzlich existieren zwei Möglichkeiten zur Verwendung einer Projektmanagement-Software: Die Entscheidung für ein Einsteiger-Tool oder für eine sogenannte SaaS („Software as a service”)-Lösung. Die SaaS-Lösung ist gewöhnlich schneller implementiert, da die Software über eine Cloud zur Verfügung gestellt wird. Sie wird gewöhnlich nach Nutzung abgerechnet, dadurch lassen sich die Investitionskosten bei der Inanspruchnahme von kostenpflichtigen Lösungen reduzieren.
Einführung einer Projektmanagement-Software
Je nach Umfang der geplanten Lösung kann das Implementieren einer Projektmanagement-Software selbst zum Projekt werden: Die einzelnen Schritte sollten zumindest gut durchdacht, geplant und kommuniziert werden. Letzteres ist vor allem wichtig, weil vielleicht nicht alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit der Umstellung gewohnter Abläufe glücklich sind. Selbst wenn eine gut umgesetzte Softwarelösung ihren Arbeitsalltag und die Projektplanung wesentlich erleichtern kann – Neuerungen sind gewöhnungsbedürftig und machen nicht selten sogar Angst.
Außerdem sollte ein Zeitrahmen festgelegt werden, in dem der notwendige Ankauf von Hard- und Software, die einzelnen Implementierungsschritte, die Organisation der Mitarbeiterschulung und schlussendlich die schrittweise Umstellung einzelner Arbeitsprozesse erfolgen soll. Es empfiehlt sich, im Anschluss daran zunächst ein Pilotprojekt durchzuführen, an dem Mitarbeiter ihre neuen Kenntnisse testen und Feedback geben können. Im nächsten Schritt sollten eine Evaluierung sowie eventuell notwendige technische oder inhaltliche Nachjustierungen stattfinden.
Projektmanagement-Tools: Welche Funktionen sind verfügbar?
Im Wesentlichen lassen sich Projektmanagement-Softwarelösungen nach folgenden Funktionen unterteilen:
- Kommunikations- und Interaktionstools (E-mail, Chat, Foren, Konferenzschaltungen, Internettelefonie, Whiteboards et cetera)
- Tools für Planung und Organisation (Kalender, To-do-Listen)
- Standard-Bürosoftware (ähnlich einem Office-Paket)
- Aufgabenmanagement (Task Manager, Anzeige von Bearbeitern und Fortschritten)
- Ressourcenmanagement (Verwaltung von Projektbeteiligten, Material, Finanzen usw.)
Die meisten Projektmanagement-Tools vereinigen mehrere dieser Funktionen, viele bieten auch noch zusätzliche, branchenspezifische oder branchenübergreifende Extras.
Die interessantesten Projektmanagement-Tools: Ein Überblick
Unterschiedliche Projekte verlangen unterschiedliche Tools – das haben wir bereits eingangs festgestellt. Worauf sollten künftige Projektplaner aber besonders achten? Und nach welchen Kriterien sollten sie am besten auswählen?
Zunächst ist es sicher sinnvoll, eine Vorauswahl nach dem Kostenfaktor zu treffen – die Bandbreite der Softwarelösungen reicht von Open Source über Freeware bis hochpreisig, aber nicht immer sind die teuren Tools auch die geeigneten.
Einige empfehlenswerte Tools, die zumindest zeitlich begrenzt auch kostenfrei zur Verfügung stehen, stellen wir im Folgenden näher vor:
factro: intuitiv und einfach
Die Projektmanagement-Software factro überzeugt durch viele nützliche Funktionen, smarte Details und praktische Projektansichten. Neben dem Kanban-Board, Gantt-Chart oder Gantt Diagramm und der Tabelle besticht das Tool vor allem durch den Projektstrukturbaum, den es so in keiner vergleichbaren Software-Lösung gibt. Trotz des großen Funktionsumfangs (inkl. Leistungserfassung & Controlling) ist die Bedienung von factro intuitiv und federleicht: Du kannst direkt ohne Einarbeitung starten, in kürzester Zeit eigene Projekte anlegen und Aufgaben in virtuellen Teams bearbeiten.
factro wurde speziell für die Bedürfnisse moderner Führung und Teams entwickelt: Mit factro können Meetings um bis zu 80% reduziert, die E-Mail-Flut bekämpft und so bis zu 40% an Kapazitäten eingespart werden. Die PM-Software kann in der Basic Cloud mit max. 10 Nutzern kostenlos verwendet werden. Die kostenpflichtigen Team-, Business- und Professional-Tarife können zudem 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich getestet werden.
Asana: Eine Entwicklung aus dem Hause Facebook
Das von einem Facebook-Mitgründer entwickelte Asana überzeugt durch eine extrem übersichtlich gestaltete Bedienungsoberfläche: Alle wesentlichen Informationen sind in Spalten gegliedert – aktuelle Projekte, dazugehörige Aufgaben, Zeitvorgaben und Projektbeteiligte können so auf einen Blick identifiziert werden. Der Schwerpunkt liegt auf Zusammenarbeit und Kommunikation, schnellem Datenaustausch und Teamwork. Viele Zusatzfunktionen machen Asana zu einem idealen Tool für Kreative: Checklisten, individuelle Projektziele und „Milestones” lassen sich problemlos anlegen.
Wichtige Informationen stehen jedem einzelnen Teammitglied gut strukturiert zur Verfügung. Asana funktioniert webbasiert, die Funktionen stehen je nach Bedarf auf PC, Tablet oder Smartphone zu Verfügung. Pluspunkt laut Eigenbeschreibung: Asana hilft, Chaos zu vermeiden – wer schon einmal projektbezogen gearbeitet hat, weiß das besonders zu schätzen. Organisatorisches lässt sich gut auf die verschiedenen Asana-Funktionen auslagern, es bleibt somit viel Raum für schöpferische Tätigkeit ohne Ablenkung. Ein großer Vorteil ist auch die weitgehend reibungslose Integrationsfähigkeit in Apps wie Google Drive, DropBox und Evernote. Teams bis zu 15 Personen können Asana kostenlos nutzen.
LibrePlan: Jeder macht alles
LibrePlan ist eine Projektmanagement Open Source-Software und basiert auf der Grundüberzeugung, dass es nicht unbedingt hierarchische Strukturen braucht, um Projekte erfolgreich abzuschließen. Kollaboration wird somit großgeschrieben. Das macht LibrePlan zu einem Tool, das sich besonders für Organisationen eignet, in denen Teamwork und Eigenverantwortlichkeit einen besonders hohen Stellenwert haben. LibrePlan macht es möglich, dass jeder in die Rolle des Projektmanagers schlüpft und einen Projketplan erstellen kann. Und das ohne, dass Transparenz und Verantwortlichkeiten dabei auf der Strecke bleiben.
Es eignet sich gut für die Organisation mehrerer Projekte, die sich Ressourcen und Projektbeteiligte teilen – genau dafür wurde es konzipiert. Das Web-Interface ist auf Ordnerstrukturen aufgebaut und wirkt auf den ersten Blick etwas sperrig – nach einigem Hin- und Herklicken lässt sich der Sinn dieser Anordnung jedoch nachvollziehen: Der Zugriff auf große Mengen von Daten und Dokumenten ist so leichter möglich, ohne die Übersicht zu verlieren. Die Grundvariante steht kostenlos zur Verfügung, Erweiterungen wie Support, Trainingskurse für User und Administratoren oder die LibrePlan Cloud können nach Bedarf zugekauft werden.
Clarizen: sicher, skalierbar und robust
Clarizen ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Lösung, die vor allem auf Sicherheit und Skalierbarkeit setzt. Praktische Planung, Bewertung, Ausführung und Überwachung stehen im Vordergrund und machen Clarizen nicht unbedingt zum Paradebeispiel für demokratische Herangehensweisen, dafür aber umso mehr für Stabilität und Verlässlichkeit im oft hektischen Projektalltag.
Projektmanagern und -managerinnen bietet Clarizen ein ideales Tool zur effizienteren Führung während der Projektumsetzung. Aufgaben und Ressourcen bleiben stets im Blickfeld, das Zeitmanagement wird durch eine umfangreiche Kalenderfunktion unterstützt. Kostenlos ist Clarizen leider nur im 30-Tage-Trial verfügbar, für längerfristige Verwendung stehen mehrere Tarifmodelle zur Verfügung, einzelne Leistungen können zugekauft werden.
Kanban Tool: Agil und verspielt
Der japanische Begiff Kanban kommt aus der Fertigungstechnologie und bedeutet so viel wie „Signalkarte”. Ursprünglich wurde damit beim Autohersteller Toyota der Flow der Produktion gesteuert. Längst ist der Begriff und die damit verbundene Arbeitsweise aber vor allem in der Softwareentwicklung etabliert. Zentrales Element des Kanban Tools ist das sogenannte Kanban Board, auf dem Aufgaben visualisiert werden. Das Kanban Board existiert in einer virtuellen und in einer physischen Variante.
Obwohl die virtuelle auch die weitaus häufigere ist, können Teams doch Präferenzen setzen und bei Bedarf auch auf ein reales Board mit unzähligem Zubehör wie Task Cards und magnetischen Emoticons zurückgreifen. Das Kanban Tool unterteilt den Work Flow in drei Schritte: „to do”, „in Bearbeitung”, und „erledigt”. Wichtigste Prinzipien sind Transparenz, Optimierung der Kapazitäten von Teams und Konzentration auf die aktuelle Aufgabe. Kanban Tool ist kostenpflichtig, es wird aber eine 14-tägige kostenlose Testphase angeboten.
Basecamp: übersichtlich und freundlich
Basecamp eignet sich vor allem für schnelle Teamkommunikation. Das übersichtliche Design, das an Social-Media-Oberflächen erinnert, sorgt für gute Bedienbarkeit. An nützlichen Tools stehen eine Übersicht, To-Do-Listen, eine Nachrichtenfunktion sowie Kontrollfunktionen für erledigte Aufgaben zur Verfügung. Aufgrund seiner Unkompliziertheit eignet sich Basecamp besonders gut für Einsteiger, die erste Erfahrungen mit einer Projektmanagement-Software machen wollen: Eine aufwändige Implementierung und zeitraubende Einschulungen entfallen. Basecamp arbeitet zudem webbasiert, muss also nicht extra heruntergeladen und installiert werden. Nach einer 30-tägigen kostenlosen Testphase kann ein monatlich Angebot pro Team gebucht werden.
Fazit
Für welche Projektmanagement-Software man sich entscheidet, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Von den Anforderungen des jeweiligen Projektes, der Branche und der Frage, ob die Software dauerhaft eingesetzt werden soll. Für Einsteiger sollten unterschiedliche Tools für die eigenen Ansprüche testen. Erst nach der Testphase sollten sie eine endgültige Entscheidung treffen. Die meisten Projektmanagement-Tools lassen sich untereinander kombinieren, so dass nicht unbedingt nur mit einer einzigen Software gearbeitet werden muss.
