Rechnungskauf als Zahlungsmethode: alles zur Zahlung auf Rechnung

Definition: Was ist der Rechnungskauf?

Rechnungskauf ist eine der beliebtesten Zahlungsmethoden in Deutschland. Laut einer Studie haben im Jahr 2024 rund 26 Prozent der Kunden ihre Online-Käufe über diese Zahlungsmethode abgewickelt. Nur PayPal ist mit 28,5 Prozentbeliebter. Viele Shops bieten Kauf auf Rechnung an, weil sie damit Vertrauen schaffen wollen. Müssen Kunden den Rechnungsbetrag erst begleichen, wenn die Ware wirklich angekommen ist, fällt die Kaufentscheidung leichter.

Lass uns mal schauen, wie ein Rechnungskauf abläuft:

1. Der Kunde bestellt im Online-Shop und wählt Rechnungskauf als Zahlungsmethode aus.
2. Der Shop verschickt die Ware wie gewohnt an den Kunden.
3. Mit der Lieferung (oder kurz danach) erhält der Kunde die Rechnung per Post oder E-Mail.
4. Der Kunde hat eine bestimmte Frist, um den Rechnungsbetrag zu überweisen.
5. Der Shop wartet auf den Zahlungseingang. Erst wenn das Geld auf dem Konto eingegangen ist, gilt die Rechnung als bezahlt.

Zahlung auf Rechnung: Vor- und Nachteile für Händler

Für deine Kunden ist Zahlung auf Rechnung bequem und schafft Vertrauen. Aber wie steht es um die Vorteile für dich als Händler? Und welche Herausforderungen birgt diese Zahlungsmethode?

Wir haben dir die wichtigsten Vor- und Nachteile für Kunden und Händler auf einen Blick zusammengefasst:

Halten wir fest: Rechnungskauf bietet viele Chancen, wie Kundenvertrauen und höhere Umsätze. Gleichzeitig solltest du den Aufwand und die Risiken realistisch einschätzen, damit es sich für dein Business auch rentiert.

Für wen lohnt sich der Rechnungskauf als Zahlungsmethode?

Ob der Rechnungskauf zu deinem Shop passt, hängt vor allem von deinen Produkten und dem Vertrauen deiner Kunden ab. Gerade bei teuren oder erklärungsbedürftigen Produkten ist oft entscheidend, dass die Ware vor der Bezahlung getestet werden kann.

Im B2B-Bereich ist Rechnungskauf Standard. Geschäftskunden wie Selbstständige, Handwerker oder IT-Dienstleister sind es gewohnt, den Rechnungsbetrag erst nach Lieferung zu begleichen. Feste Zahlungsziele und Bonitätsprüfungen gehören hier zum Alltag. Ein Beispiel: Kunden wollen Möbel erst zu Hause ausprobieren, bevor sie zahlen. Eine nachträgliche Zahlung erleichtert hier die Kaufentscheidung.

Rechnungskauf ist ideal für dein Business, wenn einer oder mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Du hast viele Stammkunden bzw. regelmäßig wiederkehrende Käufer
• Du verkaufst höherpreisige oder erklärungsbedürftige Produkte
• Deine Kunden sind zuverlässig und verfügen über eine gute Bonität
• Du bist im B2B-Bereich unterwegs und bietest deinen Geschäftskunden klare Zahlungsziele
• Du bist Dienstleister und arbeitest generell mit Rechnungen
• Du hast einen Shop, bei dem Rechnungskauf das Vertrauen der Kunden stärkt (zum Beispiel bei Mode, Möbeln oder Technik)

Halten wir fest: Ob sich Rechnungskauf für dich lohnt, hängt stark von deiner Zielgruppe und deinen Produkten ab.

Darum ist der Kauf auf Rechnung bei Kunden so beliebt

Kunden schätzen den Rechnungskauf, weil sie hier auf Nummer sicher gehen können. Sie müssen nicht in Vorleistung gehen und erhalten die Ware, bevor sie den Rechnungsbetrag begleichen. Gerade bei unbekannten oder neuen Shops und teuren Produkten ist das ein großer Vorteil.

Auch der Ablauf ist einfach: Es müssen keine sensiblen Daten, wie zum Beispiel die Kontonummer, im Internet preisgegeben werden. Das senkt die Hürde für den Online-Kauf. Der Kauf auf Rechnung wirkt für Kunden sicherer und vertrauter als Vorkasse oder Lastschrift. Erst die Ware zu erhalten und dann zu zahlen, schafft ein gutes Gefühl und erleichtert die Kaufentscheidung.

Ein weiterer Pluspunkt: Durch den Rechnungskauf verschaffst du deinen Kunden finanziellen Spielraum. Sie zahlen erst, wenn die Ware angekommen ist. Wer auf das nächste Gehalt wartet, kann trotzdem bestellen und später bezahlen. Gerade bei größeren Beträgen ist die Option auf Rechnungskauf entscheidend.

Rechnungskauf umsetzen: selbst machen vs. an Zahlungsdienstleister abgeben

Wenn du den Rechnungskauf selbst abwickelst, bedeutet das mehr Aufwand: Du musst die Bonität deiner Kunden prüfen, Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge kontrollieren und bei Zahlungsverzug Mahnungen verschicken. Möchtest du das alles nicht selbst koordinieren, kann ein Zahlungsdienstleister dir den Rücken freihalten: Er übernimmt die einzelnen Aufgaben für dich und kümmert sich sogar ums Inkasso, falls Kunden überhaupt nicht zahlen wollen. So hast du weniger Stress, weniger Papierkram und kommst schneller an dein Geld.

Jetzt ist die entscheidende Frage: Wie viel Verantwortung möchtest du abgeben?

Die folgende Übersicht gibt dir einen Überblick über die verschiedenen Modelle

Bekannte Zahlungsdienstleister für den Rechnungskauf

Falls du einen Zahlungsdienstleister an deine Seite holst, überlege vorher genau, welcher Anbieter am besten zu deinem Shop passt. Ausschlaggebend ist vor allem, wie hoch dein Risiko ist und wie viel Kontrolle du behalten möchtest.

Hier eine Auswahl der bekanntesten Zahlungsdienstleister:

• Klarna ist bei Händlern und Kunden beliebt, weil die Integration simple ist. Der Anbieter übernimmt das Risiko für dich und hilft dir, Zahlungsausfälle zu minimieren.
• PayPal sorgt durch den Käuferschutz für ein reibungsloses Einkaufserlebnis. Die Abrechnung mit deinen Kunden übernimmt PayPal direkt.
• Ratepay eignet sich gut für größere Shops und bietet je nach Modell die Möglichkeit, das Risiko selbst zu tragen oder an den Dienstleister abzugeben.
• Unzer ist flexibel und passt sich auch gut an B2B-Geschäfte an, falls du gewerbliche Kunden hast.
• Billie ist auf den B2B-Bereich spezialisiert und übernimmt ebenfalls das Risiko für dich. Das macht es besonders für Geschäftskunden attraktiv.

Halten wir fest: Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, ist Factoring mit Risikoübernahme die bequemste Lösung. Alternativ lohnt sich ein genauer Blick auf Zielgruppe, Zahlungsgewohnheiten und dein Forderungsmanagement.

Rechnungskauf: Diese Kosten und Gebühren können anfallen

Rechnungskauf klingt nach einer guten Option für deinen Shop? Dann lass uns gemeinsam anschauen, welche Kosten mit dieser Zahlungsmethode auf dich zukommen.

Das sind die typischen Kosten auf einen Blick:

• Transaktionsgebühren
  Diese Gebühren zahlst du pro Bestellung an den Dienstleister. In der Regel sind das zwischen 1,5 und 5 Prozent vom Warenwert. Einige Anbieter arbeiten auch mit einer festen Pauschale.
• Monatliche Grundgebühren
  Viele Anbieter verlangen zudem eine monatliche Pauschale, die je nach Leistungsumfang zwischen etwa 10 und 50 Euro liegen kann. Diese Grundgebühr zahlst du unabhängig davon, wie viele Bestellungen du hast.
• Zahlungsausfälle
  Wenn Kunden ihre Rechnung nicht bezahlen, bleibst du auf dem Schaden sitzen. Es sei denn, du arbeitest mit einem Dienstleister, der das Risiko übernimmt.
• Aufwand für Bonitätsprüfung und Mahnwesen
  Machst du alles selbst, bedeutet das zusätzlichen Zeit- und Verwaltungsaufwand. Du musst die Bonität deiner Kunden prüfen, Zahlungseingänge kontrollieren, Mahnungen verschicken und eventuell ein Inkassoverfahren starten.

Wie werden Zahlungsziele im Rechnungskauf definiert?

Wenn du deinen Kunden Rechnungskauf anbietest, solltest du klare Zahlungsziele setzen. So sorgst du für Verbindlichkeit. Das Zahlungsziel gehört gut sichtbar auf die Rechnung. Auch du behältst somit einen Überblick, bis wann die Zahlungen eingehen soll. Mit Skonto kannst du zudem einen Anreiz schaffen: Kunden erhalten einen kleinen Rabatt, wenn sie besonders schnell zahlen.

Wichtig zu wissen: Zwischen B2C und B2B gibt es Unterschiede.

Im B2C-Bereich sind 30 Tage gesetzlich vorgeschrieben, es sei denn, du weist deine Kunden klar und verständlich auf ein kürzeres Zahlungsziel hin.

Im B2B-Bereich hast du mehr Spielraum. Du kannst Zahlungsziele individuell vereinbaren, solange beide Seiten zustimmen. Die 30-Tage-Regel gilt nur, wenn keine andere Vereinbarung getroffen wurde.

So kannst du deine Zahlungsziele formulieren:

• „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.“
• „Zahlbar ohne Abzug bis spätestens 30.07.2025.“
• „Fällig innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der Ware.“
• „Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 Prozent Skonto.“

Diese Tabelle gibt dir einen Überblick, welche typische Zahlungsfristen in verschiedenen Branchen üblich sind:

Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Ohne Zahlungsdienstleister bist du fürs Mahnwesen selbst verantwortlich. Wenn dein Kunde nicht rechtzeitig zahlt, solltest du zeitnah reagieren.

So gehst du am besten vor:

1. Schritt: Freundliche Zahlungserinnerung: Eine kurze Nachricht oder E-Mail, die höflich an die offene Rechnung erinnert.
2. Schritt: Mahnung schreiben: Falls die Zahlung weiter ausbleibt, sendest du eine Mahnung mit einer neuen Frist und weist auf mögliche Mahngebühren hin.
3. Schritt: Weitere Maßnahmen: Kommt das Geld immer noch nicht, kannst du ein Inkassounternehmen einschalten oder rechtliche Schritte prüfen.

Extra Tipp: Bei hohen Rechnungsbeträgen solltest du Abschlagszahlungen oder Anzahlungen vereinbaren. So bekommst du einen Teil des Geldes schon vorab und senkst dein Risiko.

B2B vs. B2C-Rechnungskauf: Das sind die wichtigsten Unterschiede

Wie schon kurz erwähnt, läuft der Rechnungskauf bei Geschäftskunden (B2B) anders ab als bei Privatkunden (B2C). Diese Unterschiede können direkte Auswirkungen auf deinen Shop haben.

Hier siehst du, worauf es ankommt:

Halten wir fest: Wenn die Zahlung ausbleibt, hast du im B2B bessere rechtliche Möglichkeiten. Im B2C übernehmen Dienstleister wie Klarna oder AfterPay das Risiko für dich.

Rechnungskauf in den eigenen Onlineshop integrieren

Keine Angst vor Technik: den Rechnungskauf in deinen Onlineshop zu integrieren, ist einfacher als gedacht. Shopsysteme wie Shopify, WooCommerce oder Shopware bieten Plugins oder Schnittstellen, mit denen du den Kauf auf Rechnung schnell aktivieren kannst. Dein To-Do: Suche im Plugin-Store nach passenden Rechnungskauf-Erweiterungen für dein Shop-System. Diese lassen sich mit wenigen Klicks installieren und du kannst direkt loslegen.

Bekannte Zahlungsdienstleister wie Klarna, Ratepay, AfterPay oder Billie bieten einfache Integrationen. Sie übernehmen den Zahlungsvorgang und reduzieren deinen Aufwand. Mit entsprechenden Plugins oder APIs aktivierst du die Zahlung auf Rechnung direkt im Bestellprozess und die Abwicklung läuft automatisch. Dein To-Do: Vergleiche die Anbieter und wähle den passenden für deinen Shop aus. Achte dabei auf Kosten, Bedienkomfort und Kundenservice. Dann nur noch das Plugin installiere bzw. die API einbinden – fertig!

Halten wir fest: Mit dem richtigen Shopsystem und einem passenden Zahlungsdienstleister ist der Rechnungskauf schnell am Start und macht deinen Kunden den Einkauf richtig bequem.

Buchhaltung und rechtliche Anforderungen beim Rechnungskauf

Lass uns noch klären, wie der Kauf auf Rechnung deine Buchhaltung beeinflusst. Sobald du Rechnungen stellst und Zahlungen erst später eingehen, musst du nämlich bestimmte rechtliche und buchhalterische Vorgaben einhalten.

Diese Aspekte solltest du im Blick behalten:

• Korrekte Rechnungserstellung
  Achte darauf, alle Pflichtangaben der Rechnung korrekt auszuweisen, damit deine Rechnungen rechtlich einwandfrei sind.  
• GoBD & DSGVO beachten
  Achte darauf, dass deine Buchhaltung gesetzeskonform, vollständig und nachvollziehbar ist (GoBD) und gleichzeitig Datenschutz (DSGVO) sowie Widerrufsrechte deiner Kunden eingehalten werden, um rechtliche Risiken zu vermeiden.
• Mahnverfahren und Verjährungsfristen
  Behalte Mahnfristen und Verjährungsfristen von Rechnungen im Blick, um offene Forderungen rechtzeitig geltend zu machen.

Unser Tipp: Damit du bei all dem nicht den Überblick verlierst, kann dir eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk viel Arbeit abnehmen. Sie hilft dir dabei, Rechnungen richtig zu erstellen, Forderungen automatisch zu verbuchen und sorgt dafür, dass du alle rechtlichen Anforderungen einfach einhältst. So bleibt mehr Zeit für dein Business und weniger Stress mit der Buchhaltung.

Tipps für Händler – Zahlung auf Rechnung erfolgreich managen

Auch wenn die Zahlung auf Rechnung sehr beliebt ist, ist sie für dich als Händler nicht immer die beste Wahl. Es kommt vor, dass Kunden nicht zahlen und im stressigen Alltag verliert man zwischen Versand, Retouren und der täglichen Buchhaltung schnell den Überblick, welche Rechnungen noch offen sind.

Damit dir das nicht passiert, helfen dir unsere 5 Tipps:

1. Führe eine Bonitätsprüfung durch. Das kannst du manuell machen oder über Plugins oder Schnittstellen.
2. Automatisiere dein Mahnwesen. So geht keine Rechnung unter und du kannst zeitnah reagieren. Tipp: Tools wie sevdesk verschicken automatische Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
3. Setze klare Rechnungsfristen. Die solltest du auch in deinen AGB festhalten, sodass deine Kunden genau wissen, wann sie zahlen müssen.
4. Nutze eine offene Kommunikation mit deinen Kunden. Wenn ein Kunde in Verzug gerät, hilft oft schon eine kurze, freundliche E-Mail mit dem Hinweis auf die offene Rechnung.
5. Lege Zahlungslimits fest und nutze eine Kundenklassifizierung. So kannst du besser einschätzen, wer wie viel auf Rechnung bestellen darf.

Alternativen zum Rechnungskauf

Rechnungskauf ist beliebt! Es ist aber nicht die einzige Möglichkeit, deinen Kunden das Bezahlen einfach zu machen.

Dies sind gängige Alternativen:

• PayPal: schnell, weit verbreitet und mit Käuferschutz
• Kreditkarte (Visa, Mastercard, etc.): ideal für spontane Käufe, auch international nutzbar
• SEPA-Lastschrift: besonders beliebt in Deutschland, einfach und automatisch abgewickelt
• Sofortüberweisung (zum Beispiel Klarna): direkte Online-Zahlung mit Bankzugangsdaten, ohne Registrierung

Unser Tipp: Biete deinen Kunden mehrere Zahlungsmethoden zur Auswahl an. So kannst du die verschiedenen Vorlieben abdecken und erhöhst deine Chancen auf einen erfolgreichen Verkauf. Mehr Auswahl bedeutet oft mehr Umsatz. Alles, was du dazu wissen musst, findest du in unserem Ratgeber zu den verschiedenen Zahlungsmethoden.

Zusammenfassung

Beim Rechnungskauf können deine Kunden die Ware in Ruhe anschauen und erst danach bezahlen. Das senkt die Hemmschwelle beim Bestellen und stärkt das Vertrauen der Kunden, was sich positiv auf deinen Umsatz auswirkt.

Gleichzeitig gibst du deinen Kunden sozusagen einen kleinen Kredit und trägst das Risiko von Zahlungsausfällen. Fakt ist: Es kann zu Zahlungsausfällen kommen und der Verwaltungsaufwand ist höher. Mit einer intuitiven Buchhaltungssoftware kannst du all das leichter managen. Sie hilft dir, Rechnungen und Zahlungseingänge im Blick zu behalten und deine Verkäufe einfach zu organisieren. So kannst du den Rechnungskauf ohne viel Zeitaufwand anbieten.

Häufig gestellte Fragen zum Rechnungskauf