Kleinbetragsrechnung einfach erklärt
Kleinbetragsrechnungen vereinfachen die Rechnungsstellung im Business-Alltag, wenn es nur um kleinere Beträge geht. Im Vergleich zu regulären Rechnungen kommen sie nämlich mit deutlich weniger Pflichtangaben aus. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, muss jedoch auch eine Kleinbetragsrechnung ein paar Mindestangaben enthalten.
In diesem Beitrag erfährst du, was eine Kleinbetragsrechnung genau ist, welche Pflichtangaben eine Kleinbetragsrechnung hat und was du beim Vorsteuerabzug beachten solltest. Außerdem geben wir dir ein paar Beispiele für diese spezielle Rechnungsart mit auf den Weg und zeigen dir, was es dabei sonst noch zu beachten gibt.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Bei einer Kleinbetragsrechnung darf die Rechnungssumme maximal 250 Euro brutto (also inkl. Umsatzsteuer) betragen. In diesem Fall gelten für die Rechnungsstellung gewisse Vereinfachungsregeln hinsichtlich der notwendigen Pflichtangaben, die bei einem höheren Rechnungsbetrag notwendig sind. Nichtsdestotrotz ist die Kleinbetragsrechnung eine vollwertige und rechtsgültige Rechnung.
Ziel der Kleinbetragsregelung ist insbesondere die Vereinfachung der Abwicklung von Massengeschäften wie beispielsweise an Tankstellen oder im Supermarkt. Rechtsgrundlage für die Kleinbetragsrechnung, die manchmal auch als Kleinstbetragsrechnung bezeichnet wird, bilden die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) sowie das Umsatzsteuergesetz (UStG).
Da sich die Obergrenze von 250 Euro für Kleinbetragsrechnungen auf den Bruttopreis bezieht, gibt es für den Nettobetrag zwei mögliche Obergrenzen – je nach Umsatzsteuersatz. Hier eine kleine Tabelle zur Veranschaulichung:
Was sind die Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung?
Du weißt es selbst: Auf eine Rechnung gehören ziemlich viele Informationen. Bei der Kleinbetragsrechnung ist das anders. Der Unterschied zu einer “normalen” Rechnung mit Beträgen über 250 Euro liegt darin, dass eine Kleinbetragsrechnung viel weniger Angaben braucht, damit sie ordnungsgemäß und rechtsgültig ist.
Nach § 33 UStDV sind die Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung folgende:
- der vollständige Name sowie die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Rechnungsausstellers)
- das Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
- genaue Beschreibung der Menge bzw. des Umfangs und Art der Lieferung bzw. Leistung
- der Bruttobetrag (Nettobetrag + Steuerbetrag in einer Summe)
- der Steuersatz (19 oder 7 Prozent)
- ggf. ein Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. bei Kleinunternehmerregelung)
Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware werden beim Erstellen von Kleinbetragsrechnungen sowie weiteren Rechnungsarten alle Pflichtangaben bereits automatisch korrekt hinterlegt. Kleinbetragsrechnungen können bei sevdesk wahlweise in der normalen Rechnungsmaske erstellt werden – oder aber direkt bei Buchung einer eingehenden Zahlung.
Welche Angaben Kleinbetragsrechnungen nicht brauchen
Folgende Angaben, die bei einer Standardrechnung über 250 Euro verpflichtend sind, sind bei der Kleinbetragsrechnung optional:
- der vollständige Name sowie die vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
- Steuernummer des Rechnungsstellers
- Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
- Leistungszeitraum bzw. Zeitpunkt der Leistungserbringung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
Damit du einen schnellen Überblick hast, welche Pflichtangaben bei welcher Rechnungsart nun eigentlich notwendig sind, haben wir dir einmal folgende Tabelle erstellt.
Ist ein Kassenbon eine Kleinbetragsrechnung?
Die kurze Antwort ist: Ja. Sofern der Bruttobetrag bei höchstens 250 Euro liegt, gilt ein Kassenbon als Kleinbetragsrechnung. Wenn du für deine selbstständige Tätigkeit beispielsweise einen Aktenordner im Schreibwarengeschäft kaufst, erhältst du beim Bezahlen einen entsprechenden Kassenbeleg. Diesen kannst du dann als Kleinbetragsrechnung verbuchen.
Ist ein Bewirtungsbeleg eine Kleinbetragsrechnung?
Grundsätzlich kann auch ein Bewirtungsbeleg eine Kleinbetragsrechnung sein, solange der Betrag unter 250 Euro brutto bleibt. Du solltest jedoch einen Punkt beachten: Damit das Finanzamt dein Geschäftsessen als Betriebsausgabe anerkennt, muss der Bewirtungsbeleg vollständig und korrekt ausgefüllt sein. Das heißt, du musst weitere Angaben machen, wie z. B. Datum, Ort und Anlass des Essens, die Namen der bewirteten Personen und die Kosten inkl. Steuersatz und -betrag.
Neben diesen beiden Geschäftsvorfällen gibt es noch weitere Beispiele für Kleinbetragsrechnungen:
- Bar- und Kaufbelege
- Restaurantrechnungen
- Quittungen
mit einer Rechnungssumme von maximal 250 Euro brutto.
Typische Beispiele für Kleinbetragsrechnungen
Kleinstbeträge fallen im Alltag immer wieder an – im Dienstleistungsbereich, im Einzelhandel oder in der Gastronomie. Je nach Unternehmen werden Kleinbetragsrechnungen bei dir vor allem hier auftauchen:
- Dienstleistungsbereich: Taxifahrten, Friseur, Copyshop, Wäscheservice, Buchhandlung, Reinigung
- Einzelhandel: Supermarkt, Kiosk, Blumenladen, Drogerie, Baumarkt
- Gastronomie: Cafés, Restaurants, Eisdiele, Imbiss, Bars, Bäckerei, Kantine
Probleme beim Vorsteuerabzug vermeiden
Generell gilt für dich: Auch bei Kleinbetragsrechnungen können du oder dein Geschäftspartner die Vorsteuer geltend machen. Das gilt auch für Quittungen oder einen Kassenbon. Um jedoch bei der Umsatzsteuervoranmeldung Probleme mit dem Vorsteuerabzug zu vermeiden, solltest du Rechnungen über Kleinbeträge stets direkt nach Erhalt auf Korrektheit und Vollständigkeit der Mindestangaben prüfen. Meist ist eine Reklamation zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr möglich oder nur noch mit sehr viel Aufwand.
Wichtig: Damit der Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, muss der Umsatzsteuersatz unbedingt als Zahlenwert in der Kleinbetragsrechnung aufgeführt werden – also als 7 % oder 19 %. Formulierungen wie „Der Gesamtbetrag enthält die gesetzliche Umsatzsteuer.“ oder „Alle Preise verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer.“ reichen als Umsatzsteuerausweis nicht aus.
Nachfolgend findest du eine Mustervorlage für die Kleinbetragsrechnung zum kostenlosen Download als Word- oder Excel-Datei. Diese berücksichtigt bereits die gesetzlichen Pflichtangaben. So kannst du mögliche Fehler vermeiden.
Ausnahmen: Rechnungen ins Ausland
In bestimmten Fällen darfst du keine Kleinbetragsrechnung stellen, sondern musst eine reguläre Rechnung schreiben, obwohl die Rechnungssumme im erlaubten Rahmen liegt.
Zu diesen Ausnahmen gehören gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) folgende Fälle:
- Grenzüberschreitender Versandhandel (Versandhandelsregelung nach § 3c UStG): Wenn Waren zwischen zwei EU-Ländern verschickt werden.
- Innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen nach § 6a UStG: Es wird eine steuerbare, jedoch steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung ausgeführt.
- Reverse-Charge-Lieferungen nach § 13 b UStG: Der Leistungsempfänger wird nach § 13 b UStG (Reverse-Charge-Verfahren) zum Steuerschuldner.
Egal, ob es darum geht, eine Rechnung zu schreiben oder weitere praktische Funktionen zu nutzen – mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk bist du jederzeit bestens aufgestellt.
Aufbewahrungsfristen von Kleinbetragsrechnungen
Für Kleinbetragsrechnungen (und alle anderen Arten von Rechnungen) gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. In dieser Zeit müssen die Dokumente gemäß GoBD lesbar bleiben. So zum Beispiel für eine Betriebsprüfung.
Gut zu wissen: Mit Buchhaltungsprogrammen wie sevdesk können jegliche Rechnungen und Belege leicht GOBD-konform archiviert werden.
Was ist bei Rechnungen über 250 Euro zu beachten?
Rechnungen über 250 Euro – egal ob als Bewirtungsbeleg oder Kassenbon – gelten als sogenannte Standardrechnung und nicht mehr als Kleinbetragsrechnung. Der Leistungsempfänger hat in diesem Fall sogar einen Rechtsanspruch auf die Ausstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung. Welche Pflichtangaben genau für Standardrechnungen notwendig sind, findest du in § 14 Abs. 4 UStG.
Wenn du wissen willst, wie eine Rechnung aufgebaut ist und welche Angaben sie enthalten muss, lies unseren Beitrag zum Thema Rechnungen schreiben.
Zusammenfassung zur Kleinbetragsrechnung
Schauen wir uns zum Abschluss noch einmal zusammengefasst an, was du bei Kleinbetragsrechnungen beachten solltest:
- Der Bruttobetrag beträgt maximal 250 Euro.
- Es gibt weniger Pflichtangaben – aber die dürfen auf keinen Fall fehlen (v. a. die Steuerangaben, damit du die Vorsteuer abziehen kannst).
- Die Rechnung muss mindestens 8 Jahre aufbewahrt werden.
- Für Rechnungen, die ins Ausland gehen, darfst du keine Kleinbetragsrechnung schreiben
Und damit du dabei nichts vergisst: Mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk hast du immer alles Wichtige im Blick und erstellst und archivierst deine (Kleinbetrags-)Rechnungen korrekt!
