Verdienstbescheinigung: So bescheinigst du die Lohnzahlungen richtig
Hin und wieder kommt es vor, dass deine Mitarbeiter gegenüber ihrem Vermieter oder ihrer Bank ihr Einkommen nachweisen müssen. Sie haben dann einen Anspruch darauf, von dir als Arbeitgeber zusätzlich zur Lohnabrechnung eine Verdienstbescheinigung ausgestellt zu bekommen. In diesem Beitrag erfährst du, was eine Verdienstbescheinigung ist, wie du sie richtig ausfüllst und wie du sie selbst erstellen kannst.
Was ist eine Verdienstbescheinigung?
Bei einer Verdienstbescheinigung handelt es sich um eine Bescheinigung des Arbeitgebers über das an einen Mitarbeiter gezahlte Arbeitsentgelt in einem bestimmten Zeitraum, meist zwölf Kalendermonate. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, diese Bescheinigung auf Anforderung auszustellen, wenn der Arbeitnehmer sie für den Nachweis seines Verdienstes und damit seiner Zahlungsfähigkeit benötigt. Erforderlich ist das häufig in diesen Situationen:
- bei der Aufnahme eines Kredits
- bei der Anmietung einer Wohnung
- bei einem Hauskauf auf Raten
- bei der Beantragung öffentlicher Gelder (z. B. BAföG, Wohngeld)
- für die Beanspruchung von Lohnersatzleistungen (z. B. Rente, Arbeitslosengeld, Krankengeld)
Unterschied zwischen Verdienstbescheinigung und Lohnabrechnung
So mancher Arbeitgeber fragt sich, ob er nicht einfach die letzte Lohnabrechnung anstelle der Verdienstbescheinigung verwenden kann. In manchen Fällen kann das ausreichen – im Regelfall jedoch nicht. Die Dokumente unterscheiden sich zum einen inhaltlich. Zum anderen stellst du eine Verdienstbescheinigung nur bei Bedarf aus, während du die Lohnabrechnung jeden Monat ausgibst. Der wichtigste Unterschied ist der Bezugszeitraum: Eine Verdienstbescheinigung erstreckt sich im Regelfall auf einen Zeitraum von zwölf Monaten, während die Lohnabrechnung nur einen Monat abdeckt.
Angaben auf einer Verdienstbescheinigung
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben dazu, welche Informationen in einer Verdienstbescheinigung enthalten sein müssen. Eine Auflistung der sinnvollen Angaben auf einer Verdienstbescheinigung haben wir hier zusammengestellt:
- Name und Anschrift deines Unternehmens
- Name, Anschrift, Geburtsdatum und ausgeübter Beruf deines Mitarbeiters
- optional die Sozialversicherungsnummer
- Dauer der Beschäftigung (ggf. Angabe zu einer bestehenden Befristung oder einem bereits feststehenden Ende)
- Zeiträume, in denen du kein Gehalt bezahlt hast
- Höhe des Bruttoentgelts
- Informationen zu zusätzlichen Bezügen (z. B. Boni, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Sonderzulagen, Zuschüsse zu vermögenswirksamen Leistungen oder einer betrieblichen Altersvorsorge)
- Lohnsteuermerkmale (z. B. Steueridentifikationsnummer, Lohnsteuer, Freibeträge etc.) und Angaben zur Höhe der Lohnsteuer
- Informationen zu den abgezogenen Sozialversicherungsbeiträgen und dem Beitragsschlüssel in der Sozialversicherung
Über in den nächsten zwölf Monaten geplante Gehaltsänderungen (z. B. vorgesehene Gehaltserhöhung) kannst du in der Verdienstbescheinigung informieren. Das ist aber keine Pflicht. In jedem Fall musst du die Verdienstbescheinigung unterschreiben.
Diese Angaben gehören nicht auf eine Verdienstbescheinigung
Grundsätzlich gehören alle Lohninformationen in die Verdienstbescheinigung, die das Einkommen in den letzten zwölf Monaten betreffen. Wenn sie jedoch von einer Behörde angefordert wurde, solltest du nachlesen, welche Vergütungsbestandteile du genau bescheinigen sollst. Braucht dein Mitarbeiter die Bescheinigung für einen Antrag auf Elterngeld, darfst du nämlich beispielsweise das 13. Monatsgehalt, Urlaubsabgeltungen oder Gratifikationen nicht bescheinigen.
Verdienstbescheinigung einfach erstellen: So geht’s
Hat eine Behörde die Verdienstbescheinigung angefordert, hat dein Mitarbeiter meist schon ein Formular, das du nur noch ausfüllen musst. Häufig gibt es dazu sogar Ausfüllhinweise. So kannst du genau nachlesen, was du eintragen musst.
Ist kein Formular vorgegeben, legst du einfach ein Word- oder Exceldokument an und trägst die oben genannten Mindestinformationen ein. Du bist dabei an keine besondere Form gebunden. Die Hauptsache ist, dass sich der Empfänger oder die Empfängerin einen Überblick über die Lohnzahlungen und die Zahlungsfähigkeit verschaffen kann. Speichere dir die Vorlage am besten in einem gängigen Dateiformat ab – dann kannst du sie immer wieder verwenden.
Zusammenfassung zur Verdienstbescheinigung des Arbeitgebers
Arbeitnehmer brauchen häufig eine Verdienstbescheinigung, um beispielsweise Kreditgeber oder Vermieter von ihrer Zahlungsfähigkeit zu überzeugen. Außerdem können sie so gegenüber Behörden die Höhe ihrer Einkünfte nachweisen, damit diese die Anspruchshöhe auf Sozialleistungen klären können. Eine Verdienstbescheinigung auszustellen, ist glücklicherweise recht einfach. Du musst lediglich die Lohnzahlungen im Abrechnungszeitraum und einige Informationen zum Beschäftigungsverhältnis, dem Gesamtbruttoentgelt und den Sozialversicherungsbeiträgen eintragen und das Dokument unterschreiben.
