Lohnsteueranmeldung: So führst du als Arbeitgeber die Lohnsteuer richtig ab
Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, vom Lohn oder Gehalt deiner Mitarbeiter die Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt abzuführen. Damit dein Betriebsstättenfinanzamt auch weiß, mit welchen Zahlungen zu rechnen ist, musst du nach dem EStG (Einkommensteuergesetz) in regelmäßigen Abständen eine Lohnsteueranmeldung einreichen. In diesem Beitrag erfährst du, was eine Lohnsteueranmeldung ist, wie oft du sie einreichen musst und wie das funktioniert.
Was ist die Lohnsteueranmeldung und wozu dient sie?
Die Lohnsteueranmeldung über die von deiner Betriebsstätte abzuführende Lohnsteuer ist in § 41a EStG geregelt. Du erklärst damit gegenüber dem für dich zuständigen Betriebsstättenfinanzamt, in welcher Höhe du Lohnsteuer für deine Mitarbeiter vorauszahlst. Das Erledigen deine Arbeitnehmer nämlich nicht selbst, sondern du behältst bei jeder Lohnzahlung die Lohn- und ggf. Kirchensteuer sowie den Solidaritätszuschlag ein und zahlst ihn monatlich, vierteljährlich oder einmal im Kalenderjahr als Jahresbetrag an das Finanzamt deiner Betriebsstätte. Nach § 150 Abs. 1 Satz 2 AO musst du die Höhe der Lohnsteuer selbst ausrechnen und dann mit einer Lohnsteueranmeldung erklären.
Fristen für die Lohnsteueranmeldung
Die Lohnsteueranmeldung musst du stets bis zum zehnten Tag des Folgemonats nach der Lohnzahlung einreichen (§ 41a Abs. 1 Satz 1 EStG). Handelt es sich um einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, ist der darauffolgende Arbeitstag die letzte Abgabefrist. Für den im Juli gezahlten Lohn sendest du also die Anmeldung bis zum 10. August ab. Auch die Zahlung ist bis zum zehnten Tag des Folgemonats zu leisten – es gibt aber eine Schonfrist von drei Tagen für Überweisungen. Sind die Anmeldung und/oder die Zahlung verspätet, musst du mit Konsequenzen wie Säumniszuschlägen oder Verspätungszuschlägen rechnen.
Daneben gibt es mehrere Lohnsteueranmeldung-Grenzen, die darüber entscheiden, ob du die Steuererklärung monatlich, vierteljährlich oder jährlich abgeben musst.
Monatliche Lohnsteueranmeldung
Der übliche Anmeldezeitraum für die Lohnsteuer ist der Kalendermonat (§ 41a Abs. 2 Satz 1 EStG). Du musst deine Lohnsteueranmeldung als Arbeitgeber also jeden Monat jeweils zum zehnten Tag des Folgemonats abgeben:
Vierteljährliche Lohnsteueranmeldung
Das Kalendervierteljahr ist der Anmeldezeitraum, wenn die gesamte im Vorjahr abgeführte Lohnsteuer mehr als 1.080 Euro und höchstens 5.000 Euro betragen hat (§ 41a Abs. 2 Satz 2 EStG). Du gibst deine Lohnsteueranmeldung mit dem elektronischen Vordruckmuster dann vierteljährlich ab:
Jährliche Lohnsteueranmeldung
Der Anmeldezeitraum verlängert sich auf das Kalenderjahr, wenn die gesamte im Vorjahr gezahlte Lohnsteuer nicht mehr als 1.080 Euro beträgt (§ 41a Abs. 2 Satz 2 EStG). Du reichst dann den Lohnsteueranmeldung-Vordruck jeweils zum 10. Januar des Folgejahres bei deinem Betriebsstättenfinanzamt ein.
Fristverlängerung für die Lohnsteueranmeldung beantragen
Der Termin für die Abgabe der Lohnsteueranmeldung ist nicht gerade großzügig bemessen. Kannst du sie einmal nicht einhalten, nimm möglichst frühzeitig Kontakt mit dem Finanzamt auf. Oft räumt dir der Sachbearbeiter schon unkompliziert am Telefon eine Fristverlängerung ein. Du kannst diese aber auch schriftlich beantragen. Einen Anspruch darauf hast du zwar nicht. Wenn du deinen Antrag gut begründen kannst, sollte die Fristverlängerung aber kein Problem sein.
Lohnsteueranmeldungen übermitteln mit ELSTER
Nur wenige Ausnahmefälle dürfen einen Lohnsteueranmeldung-Vordruck in Papierform nutzen (Härtefallregelung). Alle anderen sind verpflichtet, die Lohnsteueranmeldung elektronisch zu übermitteln. Das kannst du entweder mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk erledigen oder du verwendest den ELSTER-Dienst.
Registriere dich dazu im Portal ELSTER-Online und logge dich ein. Du findest das Formular, indem du diesem Pfad folgst: „Formulare & Leistungen“ (links in der Seitennavigation) > „Lohnsteuer Arbeitgeber“ > „Lohnsteueranmeldung“. Du kannst den Lohnsteueranmeldung-Vordruck direkt online ausfüllen und absenden.
Lohnsteueranmeldung korrigieren
Fehler passieren. Hast du mit einer Lohnsteueranmeldung falsche Angaben übermittelt, kannst du sie korrigieren. Dazu reichst du eine berichtigte Lohnsteueranmeldung ein. Du darfst allerdings nicht nur einzelne Werte korrigieren, sondern musst das gesamte Vordruckmuster neu ausfüllen und absenden.
Lohnsteueranmeldung mit Buchhaltungssoftware schnell und sicher verbuchen
Hast du die Lohnsteuer korrekt angemeldet und abgeführt, musst du die entsprechenden Zahlungen in deiner Buchhaltung erfassen. Die Lohnsteuer buchst du auf dasselbe Konto wie die Gehaltszahlungen selbst. Das hört sich auf den ersten Blick vielleicht unübersichtlich an. Die Zahlungen lassen sich aber problemlos nachträglich zuordnen.
Zum einen weichen die Beiträge von den Gehältern ab (deutlich niedrigerer Gesamtbetrag). Zum anderen hinterlegst du in einer professionellen Buchhaltungssoftware wie sevdesk die zugehörige Lohnsteueranmeldung als Beleg und verschaffst dir so jederzeit einen Überblick. So kann auch der Betriebsprüfer schnell alles nachvollziehen, wenn er zur Lohnsteueraußenprüfung bei dir ist. Entdecke jetzt die vielfältigen Funktionen der sevdesk Buchhaltungssoftware.
Zusammenfassung zur Lohnsteueranmeldung
Sobald du Mitarbeiter beschäftigst, kommst du um die Lohnsteueranmeldung als Arbeitgeber nicht mehr herum. Sie auszufüllen, ist nicht besonders schwierig. Achte lediglich darauf, die vorgegebenen Fristen einzuhalten. Du musst die Lohnsteueranmeldung für jeden Kalendermonat einreichen. Hast du im vergangenen Jahr weniger als 5.000 Euro Lohnsteuer einbehalten, kann für dich auch die vierteljährliche oder jährliche Abgabefrist relevant sein. Zahle unbedingt pünktlich. Andernfalls drohen Säumniszuschläge oder Verspätungszuschläge.
