Lohnnebenkosten des Arbeitgebers: So berechnest du sie ganz einfach

Was sind Lohnnebenkosten?

Bei den Lohnnebenkosten des Arbeitgebers handelt es sich um all jene Personalzusatzkosten, die du über den Stundenlohn oder das Monatsgehalt hinaus bezahlen musst. Dazu gehören vor allem die Sozialabgaben, also die Beiträge zu den gesetzlichen Sozialversicherungen. Zudem spielen die gesetzliche Unfallversicherung und verschiedene Umlagen eine Rolle.

Als Arbeitgeber behältst du den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung vom Bruttolohn ein und überweist ihn gemeinsam mit dem Arbeitgeberbeitrag direkt an die jeweiligen Sozialversicherungsträger (z. B. Krankenversicherung). 

Diese gesetzlich festgelegten Lohnnebenkosten müssen Arbeitgeber zahlen

Die Personalnebenkosten des Arbeitgebers bestehen aus den Beiträgen zu den vier Zweigen der Sozialversicherung:

• Krankenversicherung
• Pflegeversicherung
• Arbeitslosenversicherung
• Rentenversicherung

Beitrag zur Rentenversicherung

Zweck: In der deutschen Rentenversicherung gilt das sogenannte Solidaritätsprinzip: Die aktiven Arbeitnehmer sichern die Rentenzahlungen für jene im Ruhestand oder mit Erwerbsminderungsrente. Es handelt sich um eine Pflichtversicherung für jedermann. Nur bestimmte Selbstständige sind befreit.

Beitragshöhe: Die Sozialbeiträge zur Rentenversicherung liegen 2025 bei 18,6 Prozent. Davon zahlen sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer jeweils die Hälfte, also 9,3 Prozent des Entgelts. Die Beitragshöhe ermittelst du aus dem Arbeitgeberbrutto. Von der Beitragsbemessungsgrenze an (2024: 7.450 Euro) sind die Sozialbeiträge gedeckelt.

Zahlung: Du zahlst den Betrag zusammen mit den anderen Sozialversicherungsbeiträgen an die Krankenversicherung deines Personals. Diese übermittelt die Beiträge dann an die Deutsche Rentenversicherung.

Beitrag zur Krankenversicherung

Zweck: Die Sozialbeiträge zur Krankenversicherung werden dafür aufgewendet, die medizinische Versorgung der Versicherten bei Erkrankungen sicherzustellen. Die gesetzliche Krankenversicherung ist in Deutschland eine Pflichtversicherung. Lediglich wer oberhalb der sogenannten Versicherungspflichtgrenze (2024: 69.300 Euro) verdient, kann sich optional privat versichern. Diese Möglichkeit steht auch Selbstständigen offen. 

Beitragshöhe: Der Beitrag zur Krankenversicherung liegt aktuell bei 14,6 Prozent. Dein Arbeitgeberanteil beläuft sich auf die Hälfte und somit auf 7,3 Prozent. Die gesetzlichen Krankenkassen erheben einen variablen Zusatzbeitrag. Durchschnittlich liegt dieser bei etwa 1,3 Prozent und wird wiederum hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze (2024: 58.050 Euro) ist der Krankenversicherungsbeitrag gedeckelt.

Zahlung: Als Arbeitgeber musst du monatlich einen Beitragsnachweis an alle Krankenkassen schicken, bei denen dein Personal versichert sind. Damit weist du die Höhe der Beitragssätze nach. Die Kassen ziehen die Sozialversicherungsbeiträge von deinem angegebenen Firmenkonto ein.

Beitrag zur Pflegeversicherung

Zweck: Die Pflegeversicherung übernimmt die Kosten, wenn Versicherte wegen eines Pflegeanspruchs Unterstützung benötigen, beispielsweise in Form von Hilfsmitteln, einer Haushaltshilfe oder einer pflegenden Person. Die Versicherung ist für gesetzlich krankenversicherte Personen verpflichtend. Privatversicherte benötigen eine private Pflegeversicherung.

Beitragshöhe: Der Beitragssatz in der Pflegeversicherung beträgt 3,6 Prozent. Dein Anteil als Arbeitgeber liegt immer bei 1,8 Prozent. Die Beitragshöhe für dein Personal variiert:

• Der Grundbeitrag liegt bei 1,7 Prozent.
• Kinderlose bezahlen 0,6 Prozent mehr, also 1,7 Prozent + 0,6 Prozent = 2,3 Prozent.
• Wer mehr als zwei Kinder unter 25 Jahren hat, kann je nach Kinderzahl zwischen 0,25 und 1 Prozent Abschlag erhalten. Eltern mehrerer Kinder zahlen also nur 0,7 bis 1,45 Prozent.

Eine Besonderheit gibt es in Sachsen: Hier liegt der Arbeitnehmeranteil bei 2,20 Prozent, der Arbeitgeberanteil bei 1,20 Prozent. 

Auch bei der Pflegeversicherung sind die Beiträge mit einer Beitragsbemessungsgrenze von 58.050 Euro gedeckelt.

Zahlung: Du meldest die Beiträge ebenfalls mit den Beitragsnachweisen bei den Krankenkassen an und zahlst sie auf demselben Weg.

Beitrag zur Arbeitslosenversicherung

Zweck: Die Arbeitslosenversicherung sichert alle Arbeitnehmer für den Fall einer Arbeitslosigkeit ab. Um diese Zeit finanziell zu überbrücken, erhalten sie Arbeitslosengeld.

Beitragshöhe: Der Beitrag beträgt insgesamt 2,6 Prozent. Jeweils die Hälfte, also 1,3 Prozent, tragen der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber. Bei der Arbeitslosenversicherung sind die Beiträge bei einem Bruttogehalt oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze von 7.550 Euro (2024) gedeckelt.

Zahlung: Auch den Arbeitslosenversicherungsbeitrag zieht die Krankenkasse bei dir ein und leitet ihn weiter an die Bundesagentur für Arbeit.

Diese Umlagen zahlen Arbeitgeber als Lohnnebenkosten

Zu den Lohnnebenkosten des Arbeitgebers gehören auch verschiedene verpflichtende Umlagen. In diese zahlt jeder betroffene Arbeitgeber einen kleinen Teil vom Arbeitgeberbrutto als Absicherung ein. Tritt der abgesicherte Fall ein, werden entstehende Kosten aus der Umlage gezahlt.

Die Höhe der Umlage legt nicht der Gesetzgeber fest, sondern die entsprechende Stelle, beispielsweise die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Auch in den einzelnen Branchen können die Umlagen unterschiedlich hoch ausfallen.

Umlage für die Lohnfortzahlung (U1) 

Fällt in kleineren Betrieben Personal krankheitsbedingt aus, stellt dies eine hohe finanzielle Belastung für den Arbeitgeber dar. Deshalb gibt es für Unternehmen mit weniger als 30 Arbeitnehmern die verpflichtende Umlage U1. Im Krankheitsfall übernimmt die Krankenkasse je nach gewähltem Tarif zwischen 40 und 80 Prozent der Entgeltfortzahlung. So werden die Arbeitgeber bei der Fortzahlung des Bruttogehalts entlastet.

Im Gegenzug müssen sie in die Umlage einzahlen. Je nach gewählter Erstattungshöhe beträgt die Umlage U1 1 bis 4 Prozent des Bruttolohns. Den Betrag zieht die Krankenkasse nach Übermittlung des Beitragsnachweises ein.

Umlage für den Mutterschutz (U2)

Dasselbe gilt für die Umlage U2 zum Mutterschutz. Alle Arbeitgeber (unabhängig von ihrer Größe) müssen einzahlen. Die Höhe der Umlage liegt zwischen 0,15 und 1 Prozent des Bruttogehalts, je nach Krankenkasse. Geht eine Mitarbeiterin in Mutterschutz, musst du den Mutterschutzlohn zahlen. Über die Umlage U2 bekommst du einen Großteil deiner Personalzusatzkosten für die Zeit vor und nach der Geburt wieder zurück.

Auch die Umlage U2 zahlst du an die gesetzliche Krankenkasse, nachdem du den Beitragsnachweis abgegeben hast.

Insolvenzgeldumlage (U3)

An der Insolvenzgeldumlage muss ebenfalls jeder Arbeitgeber teilnehmen. Sie beträgt 0,06 Prozent des Bruttolohns. Die Krankenkasse zieht sie nach der Abgabe deines Beitragsnachweises ein und übermittelt die Beiträge an die Bundesagentur für Arbeit.

Die Insolvenzgeldumlage sichert Arbeitnehmer finanziell ab, falls der Arbeitgeber insolvent wird. In diesem Fall übernimmt die Bundesagentur für Arbeit für maximal drei Monate aus den Mitteln der Umlage die Zahlungspflichten des Arbeitgebers.

Beitrag zur Unfallversicherung als Lohnnebenkosten

Die gesetzliche Unfallversicherung muss der Arbeitgeber für alle Arbeitnehmer zahlen, denn sie ist eine Pflichtversicherung. Der Arbeitgeber übermittelt dafür einmal jährlich eine Jahresmeldung an die Unfallversicherung und zahlt dann die Beiträge an die Berufsgenossenschaft. Die Beitragshöhe ist nicht festgeschrieben, sondern orientiert sich an der Gefahrenklasse, also am Unfallrisiko. Der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) zufolge beträgt der Beitrag durchschnittlich 1,3 Prozent des Bruttogehalts.

Freiwillige Lohnnebenkosten des Arbeitgebers

Neben den gesetzlichen Sozialabgaben und dem Umlageverfahren entstehen Arbeitgebern Lohnnebenkosten aus freiwilligen Leistungen an die Mitarbeiter. Beispiele dafür gibt es viele:

• Weiterbildungskosten 
• Kosten für Berufs- und Arbeitskleidung
• Übernahme von Umzugskosten
• Maßnahmen der Gesundheitsförderung
• Kosten für die Einrichtung des Arbeitsplatzes
• Zuschüsse zur Verpflegung oder vergünstigtes Kantinenessen
• freiwillige Zulagen
• Dienstwagenregelungen (geldwerter Vorteil)
• Sachbezüge (z. B. Tankgutscheine) und geldwerte Vorteile (z. B. Mitarbeiterrabatte)

Wichtig: Bei all diesen Personalnebenkosten solltest du genau prüfen, wie sie steuerlich zu behandeln sind. Es kann Lohnsteuer anfallen (z. B. auf Sachbezüge oberhalb der Freigrenze von 50 Euro). Häufig besteht die Möglichkeit, die Lohnsteuer als Arbeitgeber pauschal zu übernehmen. Die Personalzusatzkosten sind gewöhnlich voll als Betriebsausgabe absetzbar. In Ausnahmefällen kann der Betriebsprüfer diesen Ansatz jedoch streichen, beispielsweise wenn Geschenke an Arbeitnehmer unangemessen sind.

Höhe der Lohnnebenkosten für Arbeitgeber

Die folgende Tabelle zeigt dir, auf welche Lohnnebenkosten du dich als Arbeitgeber einstellen solltest:

Lohnnebenkosten als Arbeitgeber berechnen

Die Lohnkosten des Arbeitgebers betragen rund 21-22 Prozent. Bist du nicht zur Umlage U1 verpflichtet (wenn du mehr als 30 Mitarbeiter beschäftigst), sinkt der Arbeitgeberbeitrag auf rund 21,5 Prozent. Näherungsweise lassen sich deine Lohnnebenkosten damit schon bestimmen.

Wenn dir die folgenden Informationen für die Lohnabrechnung vorliegen, kannst du die Lohnkosten auch genau ermitteln:

• Arbeitgeberbrutto des Mitarbeiters
• Art der Beschäftigung (für Minijobber gelten z. B. abweichende Regelungen)
• Bundesland
• Zusatzbeitrag der Krankenversicherung des Mitarbeitenden
• Höhe der Umlagen, soweit sie auf dein Unternehmen zutreffen
• etwaige Sachbezüge und geldwerte Vorteile

Anhand dieser Informationen zu den Arbeitskosten kannst du die Höhe der einzelnen Arbeitgeberanteile in Abhängigkeit vom Arbeitgeberbrutto ermitteln. Die Höhe deiner Lohnnebenkosten als Arbeitgeber berechnest du, indem du die addierten Beitragssätze mit dem Bruttogehalt multiplizierst. Wie das funktioniert, zeigt dir unser Rechenbeispiel zu den Personalzusatzkosten. Ausgehend vom Stundenlohn kannst du so auch die Personalzusatzkosten pro Arbeitsstunde berechnen.

Rechenbeispiel Lohnnebenkosten Arbeitgeber 

Dein Mitarbeiter verdient monatlich 2.500 Euro und ist sozialversicherungspflichtig beschäftigt. Seine Krankenkasse berechnet einen Zusatzbeitrag von 1,4 Prozent. In der Umlage U1 zahlst du 2 Prozent und in der Umlage U2 0,3 Prozent. Der Unfallversicherungsbeitrag liegt bei 1,2 Prozent. So ermittelst du deine Personalkosten:

Lohnnebenkosten bei einem Minijob

Bei einem Minijobber sieht die Lohnabrechnung ein klein wenig anders aus. Hier kommen abweichende Sozialversicherungsbeiträge zum Tragen:

• Pauschalbeitrag zur Krankenversicherung: 13 Prozent
• kein Beitrag zur Pflegeversicherung und Arbeitslosenversicherung
• Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung: 15 Prozent
• Umlage U1: 1,1 Prozent
• Umlage U2: 0,24 Prozent
• Insolvenzgeldumlage: 0,06 Prozent
• Pauschalsteuer: 2 Prozent

Der Arbeitnehmer hat überhaupt keine Abzüge. Er kann sich aber freiwillig für die Versicherungspflicht in der Rentenversicherung entscheiden. Kostenpunkt: 3,6 Prozent des Gehalts.

Beschäftigst du Minijobber, führst du die Beiträge nicht an die Krankenkasse deines Arbeitnehmers ab, sondern an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, besser bekannt als Minijob-Zentrale.

Rechenbeispiel Lohnnebenkosten Minijob

Am einfachsten ermittelst du die Lohnnebenkosten bei Minijobs mit dem Minijob-Rechner von sevdesk. Mit nur wenigen Angaben errechnet er die Höhe deiner Sozialabgaben. Unser Rechenbeispiel zeigt dir die mögliche Höhe deiner Abgaben.

Dein Minijobber verdient 520 Euro und hat auf die Rentenversicherungspflicht verzichtet. Er ist gesetzlich krankenversichert. Diese Beiträge fallen für dich an:

• 78,00 Euro Rentenversicherung
• 67,60 Euro Krankenversicherung
• 10,40 Euro Pauschalsteuer
• 5,72 Euro Umlage U1
• 1,25 Euro Umlage U2
• 0,31 Euro Umlage U3

Insgesamt liegen die Beiträge bei 163,28 Euro (31,40 Prozent). Hinzu kommen noch deine individuellen Beiträge an die Unfallversicherung.

Zusammenfassung zu Lohnnebenkosten des Arbeitgebers

Die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers setzen sich aus den Sozialversicherungsbeiträgen und den Beiträgen zum Umlageverfahren zusammen. Sie betragen etwa 22,5 bis 26,5 Prozent vom Bruttoentgelt. Leider kommst du um deren Zahlung nicht herum, wenn du keine ernsthaften Probleme mit einer Sozialversicherungsprüfung bekommen möchtest. Berücksichtige diese Kosten ebenso wie Sachbezüge, geldwerte Vorteile und Sozialleistungen bei der Kalkulation deiner Stundensätze.

Häufig gestellte Fragen zu den Lohnnebenkosten für Arbeitgeber