Kleinunternehmen gründen

Das Wichtigste in Kürze: Grundlagen zur Gründung eines Kleinunternehmens

• Kleinunternehmen: Ein Kleinunternehmen ist keine eigene Unternehmensform wie eine UG oder GmbH, sondern eine steuerliche Sonderregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG). Wenn du diese Regelung nutzt, kannst du dich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Damit du die Kleinunternehmerregelung anwenden darfst, darf dein Umsatz im vorangegangenen Jahr höchstens 25.000 Euro betragen haben. Im laufenden Jahr darf dein Umsatz nicht über 100.000 Euro liegen. Diese Grenzen beziehen sich auf deinen Gesamtumsatz und gelten für alle selbstständigen Tätigkeiten zusammen.
• Zu Beginn der Gründung: Wenn du ein Kleinunternehmen gründen willst, startest du in der Regel mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den du beim Finanzamt einreichst. Bist du gewerblich tätig, meldest du zusätzlich dein Gewerbe beim Gewerbeamt an. Ob du als Freiberufler oder Gewerbetreibender gründest, beeinflusst also den Ablauf. Die Kleinunternehmerregelung kannst du in beiden Fällen nutzen.
• Kosten im Blick behalten: Die Gründung eines Kleinunternehmens ist meist überraschend günstig. Du zahlst eine geringe Gebühr für die Gewerbeanmeldung (je nach Stadt ca. 10-60 €), eventuell Beiträge an IHK oder HWK – und dann kommt’s auf deine Tätigkeit an. Rechne außerdem mit laufenden Kosten für Buchhaltung, Krankenkasse und gegebenenfalls einen Steuerberater.
• Typische Fehler vermeiden: Viele starten ohne klare Umsatzplanung und das kann später teuer werden. Überlege dir vorab, wie viel du voraussichtlich verdienen wirst. Wichtig: Entscheidest du dich gegen die Kleinunternehmerregelung, bist du fünf Jahre daran gebunden. Informiere dich deshalb gut über deine Rechte und Pflichten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie kann ich ein Kleinunternehmen gründen?

Ein Kleinunternehmen zu gründen, ist einfacher als du vielleicht denkst – egal, ob du noch studierst, nebenbei selbstständig werden oder dein eigenes Business groß aufziehen möchtest.
Bevor du dein Unternehmen anmeldest, solltest du einschätzen, ob du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung, wie die Umsatzgrenzen, die wir dir bereits erklärt haben, erfüllst.

Wenn du diese Bedingungen einhältst, geht es an die konkrete Umsetzung: von der Geschäftsidee über den passenden Firmennamen bis zur Anmeldung beim Finanzamt. Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du dein Kleinunternehmen erfolgreich an den Start bringst.

Schritt 1: Die richtige Idee zur Gründung deines Kleinunternehmens finden

Natürlich brauchst du für den Start eines Kleinunternehmens eine passende Geschäftsidee. Bist du auf der Suche nach Inspiration, kannst du dir beispielsweise folgende Frage stellen: „Wo und wie kann ich meinen Alltag durch einen Service oder ein Produkt vereinfachen?“ So findest du am einfachsten eine Produkt- oder Service-Idee, die sich für eine Unternehmensgründung eignet.

Schritt 2: Businessplan erstellen

Um ein Kleinunternehmen zu gründen, kannst du einen Businessplan aufstellen. Der hilft dir nicht nur dabei, deine Idee zu strukturieren, sondern auch, realistisch zu planen: Welche Preise musst du verlangen, um deine Kosten zu decken? Welche Umsätze brauchst du zum Leben? Viele Gründer merken beim Schreiben des Businessplans zum ersten Mal, ob ihre Idee wirklich tragfähig ist oder ob sie nochmal nachschärfen müssen. Benötigst du ein Muster zur ersten Orientierung, findest du bei uns eine Vorlage für einen Businessplan.

Schritt 3: Passenden Firmennamen überlegen

Überlege dir als Nächstes einen passenden Firmennamen, der zu deinem Kleinunternehmen passt, deine Angebote beschreibt und deinen Kunden im Kopf bleibt. Bist du noch auf der Suche nach Inspiration? Dann wirf einen Blick in unseren Ratgeber zum Thema „Firmennamen finden”. Oder du lässt dir direkt passende Vorschläge machen – mit unserem kostenlosen „Firmennamen-Generator”. Dieser liefert dir in Sekunden bis zu 20 passende Vorschläge, die zu deiner Geschäftsidee und Branche passen – und das kostenlos.

Schritt 4: Kleinunternehmen bei Behörden anmelden

Bevor du offiziell loslegen kannst, steht die Anmeldung deines Kleinunternehmens bei den zuständigen Behörden an. Welche Stellen das genau sind, hängt davon ab, ob du freiberuflich oder gewerblich tätig bist. Keine Sorge – wir zeigen dir, wie’s funktioniert und was du dabei beachten solltest.

• ‍Gewerbeanmeldung vornehmen (Nur bei Gewerbetreibenden): In der Regel musst du für dein Kleinunternehmen einen Gewerbeschein beantragen. Dafür meldest du dein Gewerbe beim Gewerbeamt deiner Stadt oder Gemeinde an. Wie genau das geht, erklären wir die in unserem Artikel zur Gewerbeanmeldung.
  
  • Tipp: In vielen Städten ist die Anmeldung inzwischen auch online möglich. Einzige Ausnahme von dieser Pflicht: Du bist als Freiberufler tätig.‍
• ‍Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: Wenn du Freiberufler bist, startest du direkt beim Finanzamt. Als Gewerbetreibender reichst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nach der Gewerbeanmeldung ein.
  
  • Wichtig: Kreuze an, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. Mit einem Häkchen an der richtigen Stelle entscheidest du dich für die Kleinunternehmerregelung und legst damit den Grundstein für deine steuerliche Entlastung. Du hast aber auch immer die Möglichkeit, freiwillig zur Regelbesteuerung zu wechseln.‍
• Steuernummer erhalten: Nach der Anmeldung bekommst du vom Finanzamt deine Steuernummer. Diese musst du in der Regel auf deinen Rechnungen angeben – es sei denn, du nutzt stattdessen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die du beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen kannst.‍
• Mitgliedschaft in IHK oder HWK (nur bei Gewerbebetrieben): Wenn du ein Gewerbe gründest, wirst du automatisch Mitglied in der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) oder – bei handwerklichen Tätigkeiten – in der Handwerkskammer (HWK). Diese Mitgliedschaft ist gesetzlich verpflichtend. Die Kammern unterstützen dich mit Informationen, Beratungen und Weiterbildungsmöglichkeiten. Dafür wird in der Regel ein jährlicher Mitgliedsbeitrag erhoben. Wie hoch der ist, hängt von deinem Umsatz ab.

Schritt 5: Geschäftskonto eröffnen

Auch wenn es gesetzlich nicht vorgeschrieben ist: Ein separates Geschäftskonto hilft dir dabei, private und betriebliche Einnahmen und Ausgaben sauber zu trennen. Gerade für die Buchhaltung, Steuererklärung und den Überblick über deine Finanzen ist das enorm praktisch.

Was kostet es, ein Kleinunternehmen zu gründen?

Die Gründung eines Kleinunternehmens ist in den meisten Fällen überraschend günstig: Mit 50 bis 100 Euro kommst du als Einzelunternehmer oft schon aus. Bei Kapitalgesellschaften wie einer UG können es aber auch bis zu 700 Euro sein. Wir zeigen dir, welche Kosten auf dich zukommen – abhängig von deiner Rechtsform und deinem Gründungsmodell.

• Gewerbeanmeldung: 10 bis 60 Euro (abhängig von Stadt/Gemeinde, Online-Gewerbeanmeldungen sind in der Regel günstiger)
• IHK-/HWK-Beitrag: Pflichtmitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder Handwerkskammer (HWK) für Gewerbe- und Kleingewerbetreibende sowie Handwerker (für Kleinunternehmer ist die Mitgliedschaft aber oft beitragsfrei bzw. stark ermäßigt im ersten Jahr)
• Beratungs- oder Gründungshilfe: Wenn du beispielsweise rechtliche oder steuerliche Unterstützung nutzt, entstehen je nach Aufwand weitere Kosten. Gerade in der Anfangsphase kann ein Steuerberater hilfreich sein, zum Beispiel bei der Wahl der Rechtsform oder beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung. Die Kosten für einen Steuerberater variieren stark.
• Büro, Marketing, Geschäftsausstattung: Je nach Geschäftsidee kommen einmalige und laufende Kosten hinzu. Diese solltest du in deinem Finanzplan realistisch kalkulieren.

Vergiss auch nicht: Als Selbstständiger musst du die Beiträge für deine Krankenkasse und gegebenenfalls für deine Rentenversicherung in der Regel komplett selbst zahlen (Ausnahmen bestehen z. B. für Künstler, die über die Künstlersozialkasse versichert sind).

Außerdem ist bei den Gründungskosten entscheidend, welche Rechtsform du gründest. An folgenden Kosten kannst du dich in etwa orientieren.:

Tipp: Wenn du ein Kleinunternehmen gründest, kommen auch Aufgaben wie Buchhaltung und das Schreiben von Rechnungen auf dich zu. Ein intuitives Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wie sevdesk erspart dir im Alltagsstress viel Arbeit, sodass du den Kopf frei hast für die wirklich wichtigen Dinge. Teste jetzt alle Funktionen 14 Tage lang kostenlos.

Kann ich ein Kleinunternehmen auch nebenberuflich gründen?

Ja, das geht, und kann vor allem für den Einstieg als Kleinunternehmer eine sinnvolle Wahl sein. Konkret bedeutet das: Du bleibst du in deinem Hauptjob und gründest dein Kleinunternehmen nebenbei – quasi in deiner Freizeit.

Deine Vorteile: Du hast du geringeres finanzielles Risiko, kannst von der Bezuschussung deiner Krankenkassen- und Rentenversicherungsbeiträge durch deinen Arbeitgeber profitieren und dabei erst einmal schauen, wie dein Business läuft, bevor du dich in die Welt der Vollzeit-Unternehmer stürzt.

Es bedeutet allerdings auch, dass du dich im Zweifel noch jeden Feierabend und am Wochenende hinsetzen musst, um an deinem Business zu arbeiten und oft nicht so schnell vorankommst.

Mehr Infos findest du in unserem ausführlichen Ratgeber zum Thema „Nebenberuflich selbstständig machen”.

Übrigens: Du kannst natürlich auch als Student ein Kleinunternehmen gründen. Möchtest du dir zum Beispiel neben der Uni etwas als Nachhilfelehrer hinzuverdienen, kannst du dich als Freiberufler selbstständig machen.

Was sollte ich nach der Gründung meines Kleinunternehmens noch beachten?

Es gibt noch weitere Punkte, die du beachten solltest, wenn du ein Kleinunternehmen gründen möchtest oder die Gründung bereits hinter dir liegt:

• Rechnungsstellung ohne Umsatzsteuer: Da für Kleinunternehmer Rechnungen die Umsatzsteuerpflicht entfällt, weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Auch die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung entfällt. Dafür benötigen deine Rechnungen aber einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG. Damit wissen deine Kunden allerdings auch, dass du (noch) ein eher kleines Business betreibst.
• Kein Vorsteuerabzug möglich: Als Kleinunternehmer entfällt zwar die Umsatzsteuerpflicht, dafür kannst du aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Das bedeutet: Für betriebliche Anschaffungen gezahlte Umsatzsteuer kannst du dir nicht über die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Gerade bei vielen Anschaffungen ist das finanziell nachteilig.
• Krankenversicherungspflicht: In Deutschland ist es Pflicht, krankenversichert zu sein. Als Kleinunternehmer hast du die Wahl zwischen der gesetzlichen oder der privaten Krankenkasse. Wenn deine Tätigkeit künstlerischer Natur ist, kannst du die Aufnahme in die Künstlersozialkasse beantragen.

Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer die Umsatzgrenzen überschreite?

Überschreitest du die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung – also 25.000 Euro im Vorjahr oder 100.000 Euro im laufenden Jahr –, verlierst du den Kleinunternehmerstatus sofort. Du musst ab dem Moment selbstständig zur Regelbesteuerung wechseln und Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

Wird dieser Wechsel vom Finanzamt festgestellt und du hast trotzdem weiter ohne Umsatzsteuer abgerechnet, kann es teuer werden: Es ist möglich, dass du die Umsatzsteuer dann nachträglich selbst zahlen musst – auch wenn du sie deinen Kunden nicht in Rechnung gestellt hast.

Du könntest versuchen, deine Rechnungen nachträglich zu korrigieren und die Umsatzsteuer von deinen Kunden einzufordern. In der Praxis ist das aber sehr aufwendig – und es gibt keine Garantie, dass deine Kunden die Steuer auch wirklich nachzahlen.

Unser Tipp: Behalte deine Umsätze im Blick und plane bei wachsendem Geschäft frühzeitig den Wechsel zur Regelbesteuerung – damit du nicht in die Nachzahlungsfalle tappst.

Was sollte ich zu Steuern und Steuererklärung für Kleinunternehmer wissen?

Natürlich bist du als Kleinunternehmer auch steuerpflichtig. Welche Steuern genau auf dich zukommen, hängt davon ab, ob du freiberuflich oder gewerblich tätig bist – und ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt:

• Einkommensteuer: Diese musst du in jedem Fall zahlen – unabhängig von deiner Tätigkeit oder Rechtsform. Sie wird auf deinen Jahresgewinn (plus ggf. weitere Einkommensarten) erhoben und im Rahmen der Einkommensteuererklärung ermittelt.
• Gewerbesteuer: Wenn du ein Gewerbe betreibst und dein Gewinn mehr als 24.500 Euro beträgt, fällt Gewerbesteuer an. Bleibst du darunter, musst du keine zahlen. Freiberufler sind von der Gewerbesteuer grundsätzlich befreit.

Wie bei allen anderen Unternehmern und Arbeitnehmern steht am Ende des Steuerjahres die Steuererklärung für Kleinunternehmer an. Hier haben Kleinunternehmer einen Vorteil, da sie keine doppelte Buchführung mit Bilanz erstellen müssen.

Stattdessen reicht eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Bei dieser Art der Gewinnermittlung werden deine Ausgaben von deinen Einnahmen nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip abgezogen und schon hast du deinen Gewinn von diesem Jahr.

Wichtig ist: für die schon erwähnten Grenzen der Kleinunternehmerregelung zählt nicht der jährliche Gewinn, sondern der Umsatz.

Tipp: In unserem Ratgeber zur Buchhaltung für Kleinunternehmer erhältst du weitere wichtige Informationen und erfährst, worauf du achten solltest.

5 Fehler, die du bei der Gründung deines Kleinunternehmens besser nicht machen solltest

Wenn du dich gerade selbstständig machst, gibt es ein paar Fallstricke, die du kennen solltest – dann ist es auch ein Leichtes, sie bei der Gründung deines Kleinunternehmens zu umgehen.

1. Umsatz falsch einschätzen: Möchtest du ein Kleinunternehmen gründen und von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, solltest du deine Umsätze im Blick behalten. Besonders wichtig ist die Umsatzplanung im ersten Jahr: Du musst bereits bei der Anmeldung einschätzen, wie viel Umsatz du voraussichtlich erzielen wirst – denn davon hängt ab, ob die Regelung für dich überhaupt in Frage kommt. Versuche daher, realistisch einzuschätzen, wie viel Umsatz du machen wirst. Merkst du, dass du die jährlichen Grenzen überschreitest, wechselst du in die Regelbesteuerung. Das heißt: Umsatzsteuerpflicht und Abführung ans Finanzamt.
2. 5-Jahres-Frist nicht beachten: Ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, bleibt dir überlassen. Du kannst auch als Kleinunternehmer freiwillig in die Regelbesteuerung wechseln. Das ist z. B. sinnvoll, wenn du größere Anschaffungen wie einen Firmenwagen planst – denn dann kannst du dir die Umsatzsteuer, die du auf das Auto gezahlt hast, wieder über die Vorsteuer zurückholen. Beachte aber: Entscheidest du dich bereits bei der Gründung deines Kleinunternehmens gegen die Kleinunternehmerregelung, bist du mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Ein Rückwechsel zur Kleinunternehmerregelung ist in dieser Zeit nicht möglich – auch dann nicht, wenn dein Umsatz unter der Grenze bleibt.
3. Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung vergessen: Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, musst du auf deinen Rechnungen auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen, z. B. so: „Es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG“. Fehlt dieser Hinweis, erkennt das Finanzamt die Rechnungen bei einer Prüfung in der Regel nicht an und kann die gesamte fehlende Umsatzsteuer von dir nachfordern.
4. Wechsel zur Regelbesteuerung verpassen: Zählst du nicht mehr als Kleinunternehmer, weil deine Einnahmen zu hoch sind, darfst du den Wechsel in die Regelbesteuerung nicht verpassen. Wichtig: Überschreitest du die 100.000 Euro-Grenze im laufenden Geschäftsjahr, wirst du sofort Regelunternehmer. Deinen Umsatz musst du dabei selbst im Blick behalten. Es gibt keine Info vom Finanzamt, denn das kennt deine finanzielle Situation ja gar nicht.
5. Bei mehreren Unternehmen Gesamtumsatz nicht beachten: Wenn du mehrere Kleinunternehmen gründest und bei diesen die Kleinunternehmerregelung anwendest, solltest du immer den gesamten Umsatz aller Unternehmen im Auge haben. Sollte dieser den Höchstsatz überschreiten, verlierst du den Status des Kleinunternehmers.

Checkliste zur Gründung eines Kleinunternehmens

In der folgenden Checkliste zeigen wir dir noch einmal alle wichtigen Punkte zur Gründung eines Kleinunternehmens, damit auch wirklich nichts schiefgeht.

• Ist das Kleinunternehmen die passende Wahl für dich?
• Hast du deinen geplanten Umsatz realistisch eingeschätzt?
• Musst du ein Gewerbe anmelden – und hast du den Gewerbeschein beim Gewerbeamt beantragt?
• Bist du Freiberufler – und hast du dich direkt beim Finanzamt registriert?
• Hast du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt und die Kleinunternehmerregelung angekreuzt?
• Hast du deine Pflichtmitgliedschaft bei IHK oder HWK berücksichtigt?
• Musst du dich bei der Berufsgenossenschaft anmelden?
• Hast du eine Betriebsnummer beantragt (wenn du Mitarbeiter einstellen willst)?
• Hast du geprüft, ob ein Handelsregistereintrag für dich sinnvoll ist?
• Hast du offene Fragen mit Experten oder über verlässliche Ratgeber geklärt?

Zusammenfassung

Du möchtest ein Kleinunternehmen gründen? Überlege dir im ersten Schritt, ob das Kleinunternehmen die richtige Wahl für dich ist, entwickle dann eine gute Geschäftsidee und melde dein Gewerbe oder deine freiberufliche Tätigkeit an. Besonders wichtig ist hierbei auch die Anmeldung beim Finanzamt mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Mit einem Kleinunternehmen profitierst du von steuerlichen Vorteilen und einer vereinfachten Buchführung. Jetzt bist du dran: Mach den ersten Schritt in deine Selbstständigkeit – mit einem Kleinunternehmen, das zu dir und deiner Idee passt.