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Ein Eintrag ins Handelsregister vornehmen - klingt bürokratisch, oder? Aber keine Sorge, so kompliziert ist es nicht! Das Handelsregister ist wie das LinkedIn für Unternehmen: Hier werden alle wichtigen Details über Firmen und ihre Inhaber aufgezeichnet und der Öffentlichkeit offiziell und transparent zur Verfügung gestellt.
Wir zeigen dir ausführlich, was es mit dem Handelsregistereintrag auf sich hat.
Was ist das Handelsregister?
Das Handelsregister ist eine Art öffentliches Verzeichnis der Kaufleute, in dem wichtige Informationen über Unternehmen festgehalten werden. Geführt wird dieses Verzeichnis vom zuständigen Registergericht bzw. Amtsgericht. Das Handelsregister ermöglicht es dir, Informationen über ein bestimmtes Unternehmen zu erhalten und dich über seine rechtliche Situation zu erkundigen. Bevor du wichtige Geschäftsabschlüsse tätigst, kannst du beispielsweise einen Blick ins Handelsregister werfen, um mehr über potenzielle Lieferanten oder Kunden zu erfahren.
Grundsätzlich gilt: Alle Eintragungen ins Handelsregister haben eine rechtsverbindliche Gültigkeit. Daher ist es wichtig, jegliche Änderungen innerhalb des Unternehmens auch dort anpassen zu lassen.
Übrigens ist für eine Zweigniederlassung ebenfalls ein Handelsregistereintrag erforderlich, um auch ihre Rechtsstellung und Geschäftstätigkeit transparent zu machen.
Wer muss im Handelsregister eingetragen sein?
Grundsätzlich müssen alle Kaufleute, die einen „in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb“ führen, im Handelsregister eingetragen sein. Durch diesen Eintrag werden Gründer automatisch zum Kaufmann im Sinne des § 1 Handelsgesetzbuch (HGB) mit allen damit verbundenen Rechten und Pflichten.
Für einige Rechtsformen ist es zum Zeitpunkt der Gründung Pflicht, den Eintrag vornehmen zu lassen. Wir haben für dich zusammengefasst, für welche Unternehmensformen es Pflicht ist, wer sich freiwillig eintragen lassen kann und wer sich gar nicht erst ins Handelsregister eintragen darf.
Bin ich als Einzelunternehmer eintragungspflichtig?
Eine Frage, die immer wieder aufkommt: Muss ich mich als Einzelunternehmer ins Handelsregister eintragen? Das kann nicht pauschal beantwortet werden, sondern hängt von bestimmten Kriterien ab. Erreicht dein Unternehmen eine gewisse Unternehmensgröße und erfordert eine kaufmännische Buchführung, ist ein Handelsregistereintrag erforderlich.
Die meisten Einzelkaufleute benötigen allerdings keinen Handelsregistereintrag, da eine bestimmte Größe nicht überschritten wird. Wenn du unsicher bist, ob in deinem Fall das Einzelunternehmen eintragungspflichtig ist, kannst du dich bei deinem zuständigen Registeramt beraten lassen.
Personen oder Unternehmen, die nicht zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind, sich jedoch freiwillig eintragen lassen können, sind:
Kleingewerbetreibende, die aufgrund ihrer Größe und ihres Umfangs nicht zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind.
Personen, die nicht berechtigt sind, sich ins Handelsregister einzutragen, sind:
Freiberufler, dadas Handelsregister ausschließlich für gewerbliche Unternehmen vorgesehen ist.
Vor- und Nachteile des Handelsregister-Eintrags
Durch den Handelsregistereintrag erlangst du gewisse Vorteile. Allerdings sind damit auch Pflichten verbunden, die als Nachteile angesehen werden könnten.
Wir haben dir die Vor- und Nachteile des Handelsregistereintrags übersichtlich aufgelistet.
Die Vorteile
Die Nachteile
Rechtssicherheit: Der Handelsregistereintrag wirkt wie ein offizielles Siegel für dein Unternehmen und strahlt Rechtssicherheit aus.
Offenlegung: Der Handelsregistereintrag macht viele Informationen über dein Unternehmen für alle zugänglich, ob du möchtest oder nicht. Das kann als Nachteil angesehen werden.
Glaubwürdigkeit: Ein registriertes Unternehmen wirkt seriös. Das kann sich positiv auf deine Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern auswirken.
Kosten: Die Eintragung und eventuelle Änderungen im Handelsregister sind mit Kosten verbunden.
Kundengewinnung: Durch die öffentliche Sichtbarkeit im Handelsregister können potenzielle Kunden dein Unternehmen leichter finden und sich über deine Unternehmensstruktur informieren.
Buchführungspflicht: Mit dem Handelsregistereintrag gehörst du zu den Kaufleuten. Das bringt einige rechtliche Pflichten mit sich. Grundsätzlich gelten die Pflicht zur doppelten Buchführung, Bilanzpflicht und Inventurpflicht.
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Du hast keine Lust zu lesen? Dann hol dir alle Informationen in diesem Video:
Die Buchführungspflicht ist eine umfangreiche Konsequenz, die dein Handelsregistereintrag mit sich zieht. Du bist dazu verpflichtet, dich an besondere kaufmännische Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) zu halten. Das beinhaltet unter anderem:
Das Führen von Handelsbüchern und die Beachtung der Regeln der doppelten kaufmännischen Buchführung.
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Die Handelsregistereintragung kannst du bei deinem örtlichen Amtsgericht vornehmen. Bevor du dich ins Handelsregister eintragen und deinen Geschäftsbetrieb aufnehmen kannst, sollten einige Entscheidungen getroffen werden.
Was muss man vor der Eintragung ins Handelsregister beachten?
Hast du schon einen Firmennamen? Diesen benötigst du für die Eintragung ins Handelsregister. Damit es später keine Probleme mit dem Namen gibt, kannst du den gewünschten Firmennamen vorher von der Industrie – und Handelskammer prüfen lassen.
Unser Tipp:
Falls du noch keinen Namen für dein Unternehmen gefunden hast, erhältst du in unserem Ratgeber zahlreiche Ratschläge für eine erfolgreiche Namensfindung: Firmennamen finden.
Handelt es sich um einen handwerklichen Betrieb? Dann solltest du vor dem Handelsregistereintrag prüfen, ob es sich um einen zulassungspflichtig Handwerksberuf handelt. Bestimmte Gewerke unterliegen der Meisterpflicht und erfordern eine Eintragung in die Handwerksrolle, bevor eine Gewerbeerlaubnis erteilt werden kann. Fehlen wichtige Voraussetzungen, kann es zu Verzögerungen bei der Eintragung kommen. Für individuelle Fragen wende dich am besten an deine zuständige Handwerkskammer.
Was wird ins Handelsregister eingetragen?
Sind alle Voraussetzungen geklärt, kann die Eintragung erfolgen. Das Handelsregister besteht aus zwei Registrierabteilungen, die je nach Rechtsform unterschieden werden.
Rechtsform
Veröffentlichte Daten
Abteilung A (HRA)
In Abteilung A des Handelsregisters werden Einzelunternehmen („Eingetragene Kaufmann e.K.“), Personengesellschaften und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine verzeichnet.
e.K.
KG / GmbH & Co. KG
OHG
Sitz und Rechtsform
Inhaber bzw. Gesellschafter
Bei KG: Höhe der Kommanditeinlage
Bestellung und Abbestellung von Prokuristen
mögliche Haftungsausschlüsse bei einer Geschäftsübernahme
Einstellung oder Aufhebung von Insolvenzverfahren
Eröffnung des Unternehmens
Firmenlöschung oder Gesellschaftsauflösung
Abteilung B (HRB)
In Abteilung B des Handelsregisters werden Kapitalgesellschaften verzeichnet.
AG
GmbH
GmbH & Co. KG
UG
Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit
Sitz und Rechtsform
Gegenstand der Unternehmung
Höhe des Grundkapitals
Bei AG: Vorstandsmitglieder
Bei GmbH: Erfassung der Höhe des Stammkapitals und der Geschäftsführer
Bestellung und Abbestellung von Prokuristen
Einstellung oder Aufhebung von Insolvenzverfahren
Firmenlöschung oder Gesellschaftsauflösung
Wie wird der Eintrag ins Handelsregister vorgenommen?
Da du alle einzureichenden Unterlagen notariell beglaubigen lassen musst, brauchst du für den Handelsregistereintrag zwangsläufig einen Notar.
Nachdem dein Notar die Unterlagen und Formalitäten geprüft und beglaubigt hat, übermittelt er diese an das Amtsgericht. Der Eintrag ins Handelsregister kann ausschließlich elektronisch vorgenommen werden.
Übrigens kann dir die IHK vor der Eintragung ein wertvoller Ansprechpartner sein. Sie hilft bei der Prüfung des Antrags und unterstützt dich bei der notariellen Beurkundung.
Folgende Angaben sind für den Handelsregistereintrag erforderlich:
Firma und den Firmennamen
Sitz, Niederlassungen und Zweigniederlassungen der Firma mit Angabe der entsprechenden Anschriften
Unternehmenszweck
Vertretungsberechtigte Personen und deren Vertretungsbefugnisse
Rechtsform
Höhe des Grund- und Stammkapitals
Wichtig zu wissen:
Jede noch so kleine Änderung innerhalb deiner Unternehmensstruktur muss vom Notar beglaubigt und dem Registergericht übermittelt werden. Dafür fallen ebenfalls Notar- und Amtsgebühren an. Details zu den Gebühren kannst du in der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV) nachlesen.
Kosten der Eintragung ins Handelsregister
Jetzt fragst du dich bestimmt, was ein Eintrag ins Handelsregister überhaupt kostet. Die Kosten sind abhängig von der Rechtsform deines Unternehmens, dem Stammkapital und der Anzahl der Gesellschafter.
Für die Eintragung eines Einzelunternehmens rechne ungefähr mit Kosten von etwa 200 bis 300 Euro. Für größere Kapitalgesellschaften mit mehreren Gesellschaftern und einem höheren Stammkapital können die Kosten bis zu 700 Euro betragen.
Vorsicht vor Betrug
Wenn du nach deinem Eintrag ins Handelsregister Rechnungen per Post erhältst, solltest du diese besonders gut unter die Lupe nehmen. Betrüger versuchen dir als Handelsregisterneuling mit gefälschtem Briefpapier Geld aus der Tasche zu ziehen. Alle Registerbekanntmachungen werden im Bundesanzeiger veröffentlicht. Das haben sich Kriminelle zur Masche gemacht und schicken gefälschte Rechnungen mit Zahlungsaufforderungen an die neu registrierten Unternehmen.
Unser Tipp: Begleiche Zahlungsaufforderungen nur dann, wenn die Rechnung von deinem zuständigen Amtsgericht stammt und die jeweilige Kosteneinzugsstelle die Landesjustizkasse deines Bundeslandes ist. Falls du Zweifel hast, wende dich am besten direkt an die zuständige Landesjustizkasse oder deinen Notar, um die Glaubwürdigkeit der Rechnung prüfen zu lassen.
Handelsregisterauszug ansehen – so geht es
Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das von jedem eingesehen werden kann. Du kannst dir das elektronische Handelsregister über das zentrale Registerportal im Internet aufrufen. Dort sind sämtliche Informationen über das jeweilige Unternehmen kostenfrei und ohne Registrierung einsehbar. Wenn du keinen beglaubigten Ausdruck benötigst, ist eine kostenlose Bestellung über das Registerportal möglich. Den Auszug erhältst du dann zeitnah als PDF.
Brauchst du einen beglaubigten Handelsregisterauszug, wendest du dich in diesem Fall an dein zuständiges Amtsgericht. Die Anfrage kannst du entweder persönlich oder schriftlich stellen. Da es sich um ein amtliches Dokument mit Siegel und Unterschrift handelt, fällt für den gewünschten Handelsregisterauszug eine Gebühr an. Der Handelsregisterauszug enthält relevante Informationen über das Unternehmen wie beispielsweise die Handelsregisternummer, den Unternehmenssitz und die vertretungsberechtigten Personen und ist vom Ausstellungsdatum an ein Jahr lang gültig.
Wichtig zu wissen: Handelt es sich bei deinem Unternehmen um eine Personengesellschaft oder eine Kapitalgesellschaft, musst du innerhalb von 2 Wochen nach dem Eintrag ins Handelsregister zusätzlich einen Eintrag ins Transparenzregister vornehmen. Alles über diese zusätzliche Eintragung erfährst du in unserem Ratgeber-Artikel Transparenzregister-Eintragung: So geht´s.
Welche Bedeutung hat die Eintragung ins Handelsregister für Geschäfte?
Ein Eintrag ins Handelsregister ist wie eine Visitenkarte für dein Unternehmen. Der Eintrag ermöglicht anderen, sich über deine Firma zu informieren und schafft Vertrauen bei Kunden und Geschäftspartnern. Deshalb ist es wichtig, dass du nicht nur bei der Gründung eine Eintragung vornimmst, sondern ebenfalls bei bedeutenden Veränderungen im Unternehmen eine Aktualisierung im Handelsregister durchführst.
Wichtig zu wissen: Geschäfte, die auf der Annahme beruhen, dass der Handelsregistereintrag aktuell ist, behalten ihre Gültigkeit. Auch wenn diese Eintragung nicht mehr korrekt ist.
Ein Beispiel: Ein ehemaliger Prokurist hat nach seiner Entlassung im Namen des Unternehmens ein Geschäft abgeschlossen. Wurde seine Prokura im Handelsregister nicht gelöscht und der Geschäftspartner wusste nichts von der Entlassung bzw. hat sich auf die Registerinformation verlassen, behält dieses Geschäft seine Gültigkeit. Deshalb ist es so wichtig, dass alle erforderlichen Änderungen in deinem Unternehmen sofort im Handelsregister eintragen oder korrigiert werden.
Die Bedeutung der IHK bei Eintragung ins Handelsregister
Vor der Handelsregistereintragung kannst du dich von der IHK beraten lassen, um Firmennamen und Unternehmenszwecke zu prüfen. Die Industrie- und Handelskammern (IHK) werden regelmäßig vom Registergericht oder Amtsgericht beauftragt, bei rechtlichen Fragen bezüglich Unternehmen zu unterstützen.
Dadurch lassen sich potenzielle Probleme mit dem Amtsgericht im Voraus klären.
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Der Handelsregistereintrag ist ein wichtiger Schritt für dein Unternehmen, welcher mit verschiedenen Vor- und Nachteilen verbunden ist. Durch den Eintrag erhält dein Unternehmen Rechtssicherheit und eine gewisse Glaubwürdigkeit, was sich positiv auf die Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern auswirken kann.
Bestimmte Rechtsformen müssen bei Gründung ins Handelsregister eingetragen werden. Eintragungspflichtig sind alle Kapitalgesellschaften (zum Beispiel AG, GmbH, UG) und alle Personengesellschaften (zum Beispiel OHG, KG, GmbH & Co. KG.)
Nicht eintragungspflichtig sind Kleingewerbetreibende, die GbR und Freiberufler. Die meisten Einzelkaufleute benötigen ebenfalls keinen Handelsregistereintrag, da eine bestimmte Größe nicht überschritten wird.
Auch für Zweigniederlassungen ist ein Handelsregistereintrag erforderlich, um die Rechtsstellung und Geschäftstätigkeit transparent zu machen.
Falls du dein eintragungspflichtiges Unternehmen nicht im Handelsregister anmeldest, kann das zuständige Amtsgericht die Eintragung erzwingen bzw. ein Zwangsgeld verhängen.
Die Eintragung ist mit Kosten und einem gewissen bürokratischen Aufwand verbunden. Aber letztendlich ist ein Handelsregistereintrag für Unternehmen unverzichtbar, denn er schafft Vertrauen, sorgt für Transparenz und bietet eine solide rechtliche Grundlage für geschäftliche Aktivitäten.
Für wen besteht die Pflicht, sich ins Handelsregister einzutragen?
Was sind die Vorteile des Eintrags ins Handelsregister?
Was sind die Nachteile eines Eintrags ins Handelsregister?
Wie kann man das Handelsregister einsehen?
Wie erhält man einen Auszug aus dem Handelsregister?
Was kostet die Eintragung ins Handelsregister?
Wie lange dauert die Eintragung ins Handelsregister?
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