Geschäftskonto wechseln – So gelingt der Wechsel für Selbstständige und Unternehmer

Warum solltest du dein Firmenkonto wechseln?

Du hast schon länger das Gefühl, dass dein bisheriges Konto nicht mehr zu deinen beruflichen Anforderungen passt? Vielleicht sind die Gebühren zu hoch oder es fehlen wichtige Funktionen, die dir den Arbeitsalltag erleichtern würden? Viele Selbstständige merken nach einiger Zeit, dass ihr bisheriges Konto nicht mehr zu den Bedürfnissen ihres wachsenden Unternehmens passt.

Diese Gründe sprechen für einen Wechsel:

• Das neue Konto bietet günstigere Konditionen oder es fällt überhaupt keine Gebühr für die Kontoführung an.
• Moderne Features wie Unterkonten, virtuelle Karten oder Multi-User-Zugänge machen die Verwaltung deutlich einfacher.
• Das neue Konto lässt sich reibungslos an eine Buchhaltungssoftware anbinden, sodass alle Buchungen korrekt eingehen.
• Private und geschäftliche Finanzen bleiben mit einem Firmenkonto übersichtlich getrennt.
• Veränderungen im Unternehmen, wie eine Umfirmierung oder eine neue Rechtsform erfordern einen Kontowechsel.

Ein Geschäftskonto bringt dir vor allem bei der Buchhaltung einen echten Vorteil: In einem Buchhaltungstool wie sevdesk werden Zahlungen automatisch den richtigen Buchungen zugeordnet, und falls ein Beleg fehlt, lässt sich direkt einer anlegen.

INFOBOX Wann ist ein Geschäftskonto Pflicht?

Ob ein Geschäftskonto erforderlich ist oder dein privates ausreicht, hängt von der Rechtsform ab. Kapital- oder Personengesellschaften wie GmbH, UG, AG, KG oder OHG benötigen in der Regel ein Geschäftskonto.Einzelunternehmer und Freiberufler ohne Mitarbeiter und ohne Handelsregistereintrag können mit ihrem privaten Konto starten. Dennoch: Eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen ist immer vorteilhaft. Weitere Informationen zu den Vorteilen bekommst du in unserem Ratgeber zum Geschäftskonto.

Wie läuft der Geschäftskonto-Wechsel ab?

Der Gedanke an den Kontowechsel stresst dich und du hast jetzt schon keine Lust auf die ganzen Formulare, Fristen und Vergleiche? Keine Panik: Mit einer klaren Struktur kann der Wechsel richtig entspannt ablaufen.

Wir zeigen dir Schritt für Schritt, welche To-dos auf dich zukommen.

Schritt 1: Neues Geschäftskonto eröffnen und testen

Bevor der eigentliche Geschäftskonto-Wechsel beginnt, steht die Wahl des neuen Geschäftskontos an. Achte neben den Gebühren vor allem auf die Funktionen. Wichtig: Prüfe, ob sich das Konto problemlos in deine Buchhaltungssoftware integrieren lässt.  

Unser Tipp: Nimm dir Zeit für den Vergleich! Prüfe nicht nur die Kosten, sondern auch, ob das Konto alle Funktionen bietet, die du brauchst, und reibungslos mit deiner Buchhaltungssoftware zusammenarbeitet. Einige Banken bieten spezielle Konditionen für Gründer an (zum Beispiel Commerzbank oder Qonto).

Für die Eröffnung deines neuen Kontos benötigt die Bank folgende Unterlagen:

• Ausweis
• Steuernummer
• Handelsregisterauszug (nur bei Unternehmen mit Handelsregistereintrag)

Sobald das Konto eingerichtet ist, testest du am besten alle alltäglichen Vorgänge, wie Überweisungen, Lastschriften und Daueraufträge. So merkst du frühzeitig, ob auch alles reibungslos funktioniert, bevor das alte Konto geschlossen wird.

Schritt 2: Finanzamt über den Geschäftskonto-Wechsel informieren

Damit Steuern und Abgaben weiterhin korrekt zugeordnet werden können, informiere dein zuständiges Finanzamt rechtzeitig über den Kontowechsel. Viele Ämter bieten die Möglichkeit, die neue Kontoverbindung online über ELSTER zu melden. Das vereinfacht diesen Schritt.

Schritt 3: Neue Kontoverbindungen kommunizieren

Damit der Zahlungsverkehr direkt über das neue Konto fortgeführt werden kann, müssen alle Geschäftspartner vorab über den Wechsel informiert werden. Auch Krankenkasse und Versicherungen benötigen deine neue Bankverbindung. Prüfe alle Daueraufträge und laufende Zahlungen detailliert und passe diese bei Bedarf an. Ganz wichtig: Denk daran, die Kontoverbindung auf Rechnungen und in deiner allgemeinen Geschäftskorrespondenz zu aktualisieren.

Wie viel Zeit solltest du für den gesamten Wechsel einplanen?
Der Kontowechsel an sich ist in wenigen Tagen erledigt. Erfahrungsgemäß dauert die Kontoeröffnung häufig nur 1 bis 3 Werktage. Plane für die Übergangsphase ein wenig Puffer ein, falls Zahlungen vorübergehend parallel über altes und neues Konto laufen müssen.

Unser Tipp: In der Übergangsphase solltest du das alte Konto parallel zum neuen nutzen, bis alle Zahlungen zuverlässig umgezogen sind. Daueraufträge, Lastschriften und Überweisungen laufen in dieser Zeit über beide Konten, bis alles reibungslos funktioniert. So verhinderst du verspätete Zahlungen, Mahnungen oder doppelte Buchungen.

Schritt 4: Neues Firmenkonto in der Buchhaltung hinterlegen

Sobald dein neues Konto aktiv ist, kannst du es in deiner Buchhaltungssoftware hinterlegen. Wenn die Konten von Anfang an korrekt eingebunden werden, reduziert sich der nachträgliche Aufwand deutlich.

Schritt 5: Altes Geschäftskonto kündigen

Bevor du dein altes Konto endgültig schließt, prüfe sorgfältig, ob auch alle Buchungen zuverlässig über das neue Konto laufen. So verhinderst du verspätete Zahlungen, Mahnungen oder doppelte Transaktionen.

Halte unbedingt die Kündigungsfristen deines alten Kontos ein, um unerwartete Kosten oder Schwierigkeiten zu vermeiden. Gleichzeitig solltest du alle Unterlagen des alten Kontos für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sichern. Dazu gehören zum Beispiel Kontoauszüge, Rechnungen, Quittungen, Überweisungsbelege oder Vertragsunterlagen. So bist du auf der sicheren Seite und kannst den „Umzug“ entspannt abschließen.

Tipp: Mit dem Kontowechselservice entspannt wechseln

Viele Banken bieten ihren Geschäftskunden einen Kontowechselservice an. Daueraufträge und Lastschriften werden automatisch übertragen, damit keine Zahlungen verloren gehen oder vergessen werden. Auf diese Weise läuft der Übergang besonders reibungslos und stressfrei ab. Bei vielen Banken ist dieser Service sogar kostenlos.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Firmenkonto-Wechsel?

Der richtige Zeitpunkt für einen Kontowechsel hängt vor allem von deinen Geschäftsabläufen ab. Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Selbstständige und Unternehmer den Jahreswechsel nutzen, um Ordnung in ihrer Buchhaltung zu bringen und sauber in das neue Geschäftsjahr zu starten. Das könnte für dich ebenfalls ein guter Zeitpunkt für den Geschäftskontowechsel sein.

Auch vor einer geplanten Expansion oder größeren Veränderungen im Unternehmen kann ein Umzug sinnvoll sein. So kannst du alle Zahlungen und Finanzen vorab übersichtlich organisieren.

Unser Tipp: Um lästige Kosten zu vermeiden, achte hier unbedingt auf die Kündigungsfristen deines aktuellen Kontos. Hältst du dich an die Fristen, kann der Wechsel entspannt und ohne zusätzliche Kosten über die Bühne gehen.

Was kostet ein Wechsel des Geschäftskontos?

Die gute Nachricht: Der Wechsel an sich ist grundsätzlich kostenlos. Dennoch können einige versteckte oder indirekte Kosten auftreten, die du nicht sofort bemerkst. Dazu gehören zum Beispiel Kontoschließungsgebühren oder Kosten durch nicht eingehaltene Kündigungsfristen.

Auch Rücklastschriften können entstehen, wenn Zahlungen vom alten Konto nicht rechtzeitig umgezogen werden oder Abbuchungen fehlschlagen. Bearbeitungsgebühren für die Neuanlage oder Änderung von Daueraufträgen sind ebenfalls möglich. Zudem können verspätete Zahlungseingänge zu Mahngebühren oder Verzugszinsen führen.

Diese Kostenfalle kannst du mit einer rechtzeitigen Vorbereitung vermeiden.  

Welche Arten von Geschäftskonten gibt es für Selbstständige?

Dein zukünftiges Geschäftskonto sollte genau zu deinen Bedürfnissen passen. Notiere am besten kurz, was dir wichtig ist: Möchtest du regelmäßig Bargeld einzahlen und legst Wert auf persönliche Beratung? Oder bist du ein Digital Native und erledigst alles bequem über die App? Welche Art von Konto zu dir passt, hängt vor allem davon ab, wie viel Service du brauchst und wie digital dein Alltag ist.

In unserem Vergleich erfährst du, welche Geschäftskonten es gibt und für wen sie geeignet sind:

Fazit: Die Art des Geschäftskontos hängt von deinen Bedürfnissen in deinem Arbeitsalltag ab. Nicht jedes Geschäftskonto passt auch zu jedem Unternehmen.

Wie findest du das passende Firmenkonto?

Anbieter von Geschäftskonten gibt es wie Sand am Meer. Wie behältst du da den Überblick? Die Qual der Wahl ist groß.

Lass uns einen Blick darauf werfen, welche Punkte ausschlaggebend sind:

• Gebühren: Vergleiche Kontoführungsgebühren, Kartenpreise, Transaktionskosten und mögliche versteckte Kosten.
• Service: Wie wichtig ist dir der (persönliche) Kundensupport? Willst du lieber eine günstige Online-Bank oder eine Filialbank mit persönlicher Beratung vor Ort?
• Rechtsform: Solo-Selbstständige und Freiberufler kommen oft mit einem günstigen Online-Angebot aus, während größere Unternehmen je nach Rechtsform spezielle Konten erfordern.
• Features: Brauchst du Online-Banking mit App, eine Kreditkarte, Schnittstellen zu deiner Buchhaltungssoftware oder die Möglichkeit, unkompliziert Bargeld einzuzahlen? Überlege, welche Funktionen du in deinem Business-Alltag benötigst.
• Kontowechselservice: Hast du wenig Zeit für Formalitäten? Dann kann dieser Service ein echter Vorteil sein. Banken übernehmen die Übertragung von Daueraufträgen und Lastschriften, damit du von dem Papierkram befreit bist.

Unser Tipp: Testberichte und Vergleichsseiten helfen dir, die Konditionen verschiedener Anbieter zu prüfen. Es gibt auch spezialisierte Banken, die auf bestimmte Unternehmensarten zugeschnitten sind, wie zum Beispiel Qonto für Selbstständige. Noch mehr Tipps findest du in unserem Ratgeber zum Geschäftskonto.  

Expertentipp: Solltest du ein oder mehrere Geschäftskonten haben?

Hast du schon einmal überlegt, unterschiedliche Konten für verschiedene Bereiche zu nutzen? Ein Beispiel: Du nutzt ein Konto für laufende Zahlungen und ein weiteres Konto für Rücklagen oder eigenständige Projekte. Ein Kontowechsel ist der perfekte Anlass, diese Struktur umzusetzen. Der Vorteil: Mehrere Konten helfen, einen besseren Überblick über deine Buchungen zu haben. Gerade wenn dein Unternehmen noch wächst oder du Bereiche klar voneinander trennen möchtest, ist diese Struktur richtig praktisch.

Viele unserer Gründer haben sich für diese Trennung entschieden. Ihr Fazit: Sie behalten ihre Finanzen einfacher im Blick und haben mehr Zeit, ihr Business wachsen zu lassen. Überlege dir am besten vor dem Wechsel, wie du deine Geschäftskonten am besten organisierst und welche Struktur dir den Zahlungsverkehr vereinfacht.

Darauf solltest du beim Wechsel achten!

Wie du siehst, ist ein Kontowechsel grundsätzlich unkompliziert. Dennoch gibt es ein paar Stolperfallen, die leicht übersehen werden.

Mit unserer Checkliste vermeidest du typische Fehler:

• Kündige das alte Konto nicht zu früh
  Prüfe vor der Schließung des alten Kontos, ob alle Zahlungen korrekt über das neue Geschäftskonto laufen.
• Behalte offene Rechnungen und Abbuchungen im Blick
  Kontrolliere Daueraufträge, Lastschriften und Rechnungen regelmäßig, damit alles pünktlich gebucht wird.
• Informiere vorab Geschäftspartner  
  Kunden, Zahlungspartner, Lieferanten, Dienstleister, Versicherungen und das Finanzamt sollten rechtzeitig über die neue Kontoverbindung informiert werden.
• Integriere das neue Konto in die Buchhaltung
  Transaktionen werden so automatisch richtig zugeordnet und es fehlen keine Belege.
• Halte dich an Kündigungsfristen
  Plane die Fristen ein, um unerwartete Kosten zu vermeiden und den Kontowechsel reibungslos vornehmen zu können.

Zusammenfassung

Ein Geschäftskonto zu wechseln, ist grundsätzlich unkompliziert. Häufige Gründe dafür sind Unzufriedenheit mit dem Kundenservice, hohe Gebühren, fehlende Funktionen, Probleme bei der Buchhaltung oder bevorstehende rechtliche Veränderungen im Unternehmen.

Mit sorgfältiger Vorbereitung gelingt der Umzug reibungslos. Wichtig ist, vorab alle Geschäftskunden und -partner sowie Behörden wie Finanzamt, Versicherungen und Krankenkasse zu informieren. So lassen sich Fehlbuchungen vermeiden und der Zahlungsverkehr läuft reibungslos. Einige Banken bieten einen Kontowechselservice an, der Daueraufträge und Lastschriften automatisch übernimmt.

Wird das neue Konto direkt in eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk eingebunden, lassen sich Transaktionen automatisch korrekt zuordnen und Belege direkt anhängen.

Geschäftskonto wechseln – Häufige Fragen und Antworten