Die Steuererklärung ist eine lästige Angelegenheit, die dich jährlich immer wieder trifft – egal, ob als Privatperson oder als Unternehmer. Doch zum Glück gibt es dafür hilfreiche Unterstützung. Nämlich das ELSTER-Online Portal. Was das ist und wie die ELSTER-online Steuererklärung funktioniert, erfährst du hier.
ELSTER-Online ist dein Online-Finanzamt, mit dem du deine Steuer und sogar deine Umsatzsteuervoranmeldung über das Internet, also papierlos, abgeben kannst. ELSTER steht für „Elektronische Steuererklärung“. Für diesen Service kannst du dich leicht bei ELSTER-Online anmelden. Das ELSTER Online-Portal bietet seit 2017 eine personalisierte Startseite an, bei der du dich einer Benutzergruppe (Privat oder Unternehmer) anschließen kannst, um die jeweiligen Funktionen und Formulare zu sehen, die du bedienen kannst. Bei ELSTER hast du zwei Möglichkeiten. Du kannst entweder mit MEIN ELSTER arbeiten oder mit dem Programm Elster Formular. Die Variante „Mein ELSTER“ ist neu hinzugekommen und löst das bisherige Elster-Online-Portal ab. Die beiden Optionen werden im nächsten Abschnitt erklärt.
Als Unternehmer und Selbstständiger musst du deine Steuererklärungen immer elektronisch abgeben, als Arbeitnehmer oder Rentner ist das auf freiwilliger Basis möglich.
Die Unterschiede der Programme sind einfach zu erklären: Mein ELSTER ist komplett papierlos. Voraussetzung ist allerdings, dass du dich registrierst und ein elektronisches Zertifikat beantragst, mit dessen Hilfe du dich einwandfrei ausweisen kannst. Daraufhin kannst du alle Daten direkt über das Internet ans Finanzamt versenden. Mit dem ElsterFormular kannst du am PC alles aufrufen und deine Steuererklärung herunterladen, ausfüllen und sogar verschlüsselt versenden, aber du musst eine unterschriebene Papierversion nachreichen! Denn nur, wenn sie in unterschriebener Papierform vorliegt, gilt die Steuererklärung als abgegeben. ElsterFormular ist eine kostenlose Software, mit deren Hilfe du die bekannten grün-weißen Papiervordrucke zum Ausfüllen angezeigt bekommst. Die Software installierst du kostenlos bei der ersten Anwendung und kannst dann damit auch offline auf deinem Rechner arbeiten.
Das ElsterFormular ist relativ simpel zu bedienen, bietet dir aber auch keine große Ausfüllhilfe und natürlich auch keine Steuerspartricks. Für Anfänger ist die Bedienung also möglicherweise etwas umständlich, obwohl es selbstverständlich Hilfe-Infos auf der Seite gibt. Für jemanden, der sich mit Steuererklärungen auskennt oder der nur einfache Dinge auszufüllen hat, ist es zum einen ganz einfach zu bedienen und zum anderen genügt es völlig. Denn wer sich auskennt, dem reicht es völlig, die Formulare herunterzuladen, auszufüllen und sie abzuschicken. Nach dem Download kannst du das Programm direkt über das installierte Icon starten, deine Benutzergruppe angeben und das Formular anlegen. Erläuterungen findest du direkt daneben und kannst damit von Zeile zu Zeile alles eintragen. Am Ende hilft dir die Plausibilitätsprüfung (im Menü auswählbar), eventuelle Fehler zu finden, die rot gekennzeichnet werden. Grüne Kennzeichnungen geben ebenfalls Fehler und Hinweise an. Wenn alles fertig ist, versendest du deine Erklärung einfach per „Datenübermittlung“.
Ein kleiner Nachteil für MAC-User ist es allerdings, dass es das ElsterFormular nur für Windows gibt. Nur dann kannst du es herunterladen und bei dir auf dem PC oder Laptop installieren. In der Übersicht auf der Seite „Formulare und Leistungen“ siehst du, welche Formulare bereitgestellt werden. Beim Download kannst du dir die benötigten Module aussuchen, beispielsweise die Einkommensteuererklärung oder die EÜR.
Alternativ zu den oben erwähnten Optionen besteht sogar die Möglichkeit, dass du eine völlig andere Steuersoftware einsetzt, die mit dem Programm kompatibel ist und davon unterstützt wird. Welche Programme das sind, werden dir auf der Webseite von ELSTER sogar aufgezählt. Teilweise bieten ELSTER und die anderen Software-Produkte ähnliche Funktionen, beispielsweise eine Eingabehilfe durch Plausibilitätsprüfungen oder die Möglichkeit, den erhaltenen Steuerbescheid gegenzuprüfen. Beide erlauben es, Vorjahresdaten zu übernehmen, was das Ausfüllen beschleunigt. Die Softwares bietet dir allerdings einige Vorteile gegenüber der ELSTER-Version. Denn zunächst einmal sind sie besser für Laien ausgelegt, verständlicher, komfortabler und einfacher zu bedienen. Dazu gibt es noch je nach Programm wesentlich ausführlichere Anleitungen, wie du alles richtig ausfüllen kannst.
Der entscheidende Vorteil einer Steuersoftware ist allerdings, dass du dort Steuertipps bekommst, wie du Steuern sparen kannst. Das Finanzamt selbst bietet dir diese Tipps auf der ELSTER-Seite nicht an. Daher kannst du – auch wenn du Geld für eine Software ausgeben musst- im Endeffekt trotzdem sparen. Dies funktioniert sowohl für Privatpersonen, als auch für Unternehmer.
Das neue ELSTER Portal bietet dir im Vergleich zur alten Version folgende 10 Vorteile:
Das bedeutet, dass du alle Funktionen des alten ELSTER-Online-Portals jetzt in der neuen Version unter der Rubrik „Mein ELSTER“ wiederfindest. Du kannst dich mit deinen alten Zugangsdaten einloggen und wie gewohnt weiterarbeiten.
Im Rahmen der Digitalisierung und der verbesserten Mobilität hat ELSTER hier nachgebessert und du kannst jetzt deine Zertifikatsdatei nicht nur auf dem PC sogar auf deinem Smartphone und deinem Tablet nutzen. Dazu gibt es eine eigene App: die ELSTER-Smart-App. Du kannst deine Zertifikatsdatei aber auch ganz altmodisch mit einem USB-Kabel übertragen.
Neu und verbessert ist die individuelle personalisierte Startseite von Mein ELSTER, auf der du alle für dich relevanten Formulare schneller findest. Denn hier sind all diejenigen bereits gelistet, mit denen du zuvor schon gearbeitet hast. Dafür musst du nur, wie vorhin erwähnt, aus der Benutzergruppe auswählen, zu welchem Personenkreis du gehörst, also ob du Unternehmer oder Privatperson bist.
Benutzergruppen ELSTER
Früher wurden die eingegangenen E-Mails immer automatisch gelöscht. Das ist jetzt nicht mehr der Fall. Alle E-Mails bekommst du zusammen mit anderen wichtigen Infos direkt auf deiner Startseite angezeigt. Die E-Mails bleiben jetzt im Archiv deines Postfachs gespeichert.
ELSTER hat zudem die Suchfunktion gegenüber früher optimiert. Du kannst jetzt zur Suche von Formularen oder Hilfethemen eine Suchmaske verwenden.
Damit die vorhandenen Hilfstexte besser verständlich sind, hat ELSTER auch hier nachgebessert. Die Erklärungen der Fachbegriffe sind in einer einfachen Sprache neu formuliert worden.
Eine wichtige Verbesserung sind die sofortigen Fehlerhinweise, die früher erst quasi im letzten Augenblick, vor der Übermittlung ans Finanzamt, noch angezeigt wurden. Diese kommen jetzt zeitnah und helfen dir bei einer einfacheren und schnelleren Verbesserung.
Bei der Berechnung unterstützt dich das Programm, indem es eine neue automatische Summenberechnung erstellt.
Für die Nutzung anderer kompatibler Softwareprodukte hat ELSTER eine Liste möglicher Programme zusammengestellt, die auf der Seite angezeigt werden. Dazu musst du nur auswählen, welches Betriebssystem du verwendest und welche Formulare du brauchst (EÜR oder Einkommensteuererklärung), dann zeigt die das eine Übersichtsliste alle infrage kommenden Programme an.
Das sind die drei ELSTER-Online Zertifikat Varianten, zwischen denen du wählen kannst. Nach deiner Pflichtregistrierung bei ELSTER, musst du dich für eine Option entscheiden.
ELSTER-Basis ist die kostenlose Version, die allerdings immer nur auf ein und demselben PC funktioniert, weil das Sicherheitszertifikat damit verknüpft ist. Bei ELSTER-Spezial benötigst du einen USB-Sicherheitsstick, auf dem sich das Zertifikat befindet. Und bei ELSTER-Plus registrierst du dich über eine Signaturkarte. Die beiden letzten Varianten sind allerdings nicht gratis, sie kosten zwischen 45 und 150 Euro.
Eigentlich ist das Programm nicht schwer zu bedienen. Dafür musst du allerdings zunächst die ELSTER Online Registrierung durchführen. Hier musst du dich für ELSTER- Basis, ELSTER-Spezial oder ELSTER-Plus entscheiden und dir ein ELSTER Online Benutzerkonto anlegen. Bedenke aber, dass nur die Basisvariante kostenfrei ist. Und so gehst du vor:
Du musst auf der Seite www.elster.de entweder rechts oben neben dem ELSTER Online Login auf „Benutzerkonto erstellen“ klicken oder mitten auf der Seite unter der Frage „Noch nicht registriert?“ auf „Benutzerkonto erstellen“ klicken.
Nun wirst du aufgefordert, deine persönlichen Daten einzugeben. Verschiedene Punkte musst du jetzt abarbeiten:
Jetzt musst du darauf warten, dass der Brief/die Mail für die Aktivierungsdaten mit dem ersten Passwort ankommen. Das kann unter Umständen auch einmal zwei Wochen dauern. Achtung: Wenn der Brief kommt, musst du dich gleich erstmals einloggen, um deine Zertifikatsdatei zu erhalten, denn wenn innerhalb von 100 Tagen nicht die komplette Registrierung abgeschlossen ist, wird das Konto wieder ohne weitere Mitteilung gelöscht!
In der E-Mail wirst du deine Aktivierungs-ID erhalten und im Brief steht der dazugehörige Aktivierungs-Code. Sobald du beides vorliegen hast, kannst du den letzten Schritt der Registrierung über den Link mit der Aktivierungs-ID abschließen.
Du hast jetzt die Registrierung abgeschlossen. Im nächsten Schritt bekommst du deine Zertifikatsdatei. Diese hat die Dateiendung „.pfx“ und ist durch ein Passwort geschützt. Diese pfx-Datei wird auf deinem Computer erzeugt. Den Dateipfad und Dateinamen kannst du dabei abändern, aber die Endung musst du beibehalten. Diese Datei wird durch dein Passwort geschützt und muss von dir heruntergeladen und gespeichert werden.
Damit du sicher bist, dass die Datei auch funktioniert, kannst du dich jetzt zum ersten Mal probehalber über das Login-Feld einloggen. Dazu suchst du die Zertifikatsdatei auf dem PC (da, wo du sie gerade eben hin gespeichert hast) und gibst ein Passwort ein. Du bekommst zwar ein Initial-Passwort, musst dieses dann aber auf ein eigenes Passwort abändern.
Ganz wichtig ist es nun, dass du dein Passwort nicht vergisst und das ELSTER-Online Zertifikat nicht löschst. Hilfreich ist eine Sicherheitskopie auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick. Bei jeder Anmeldung in deinem neuen Konto musst du jetzt dein Passwort und dein Zertifikat benutzen.
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann es mal passieren, dass du das Zertifikat nicht mehr findest, weil du es vielleicht versehentlich verschoben hast. Kein Grund zur Panik. Wenn du eine Sicherungskopie auf einem Stick gemacht hast, kannst du diesen einsetzen oder die Datei auf der Festplatte über die Suchfunktion finden. Du musst nur nach Dateien mit der Endung „pfx“ suchen, davon solltest du nicht allzu viele auf dem PC haben.
Deine Zertifikatsdatei gilt nun drei Jahre lang als Authentifizierung. Kurz vor Ablauf wirst du per E-Mail informiert, dass die Datei bald ungültig wird. Mit einem Klick kannst du sie aber rechtzeitig verlängern. Leider kannst du erst reagieren, sobald die E-Mail mit dem Hinweis bei dir eintrifft. Das sollte üblicherweise 3 Monate vor Ablauf der Fall sein, kann aber auch mal kurzfristiger geschehen.
Sobald die E-Mail kommt, loggst du dich wie gewohnt ein. Danach erscheint auch hier der Hinweis, dass dein Zertifikat abläuft. Dann klickst du auf „Zertifikat jetzt verlängern“ und wählst das jetzige aus. Anschließend vergibst du Namen und Passwort für das neue Zertifikat. Jetzt kannst du „Verlängertes Zertifikat speichern“ auswählen. ELSTER erstellt umgehend eine neue Zertifikatsdatei für dich, die du dann direkt wieder abspeichern kannst. So, wie du es beim ersten Mal auch gemacht hast.
Vergiss nicht, dir von dem neuen Zertifikat auch eine Sicherungskopie anzulegen. Danach meldest du dich erstmal mit dem neu gespeicherten Zertifikat an, damit es aktiviert wird. Dadurch verfällt das alte automatisch. Damit du die Zertifikate nicht versehentlich verwechselst, musst du das alte jetzt löschen und dich von nun an mit dem neuen anmelden.
Login mit Zertifikatsdatei.
Schon seit 2014 hast du bei ELSTER die Möglichkeit, vorausgefüllte Steuererklärungen zu verwenden. Denn das Programm kann automatisch bereits vorhandene Daten einfügen.
Dazu gehören (als Privatperson) deine Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnersatzleistungen wie beispielsweise Krankengeld, aber auch Mitteilungen über Rentenleistungen, Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung und Vorsorgeaufwendungen (wie Riester) oder Beiträge zu vermögenswirksamen Leistungen. Und natürlich fügt ELSTER auch deine Stammdaten wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Steuernummer ein.
Das Finanzamt möchte deine Belege nicht mehr mitgeschickt bekommen, du musst sie aber aufbewahren und auf Anfrage vorzeigen, um deine Angaben nachweisen zu können. Die oben aufgeführten Belegdaten über deinen Lohn oder deine Versichersaufwendungen liegen normalerweise bereits im März vor. Ab diesem Zeitpunkt kannst du dann an deiner Steuer arbeiten.
Damit dir die Belege zur Verfügung gestellt werden, musst du sie beantragen. Dazu gehst du wie folgt vor:
Im oben erklärten Belegabruf war das Ausfüllen der Steuererklärung im Prinzip bereits enthalten. Für jeden sind bei der Steuer unterschiedliche Angaben notwendig, denn es kommt darauf an, ob du alleinstehend oder verheiratet bist, welche Einnahmen du hast und welche besonderen Ausgaben. Vielleicht sind auch Nebeneinkünfte oder Einkünfte aus Kapitalvermögen vorhanden?
Folgende Reihenfolge musst du jedoch beim Ausfüllen beachten – und dann deine individuellen Dokumente beifügen, die wir leider nicht pauschal erklären können, dazu sind die persönlichen Steuern zu individuell.
Als Unternehmer oder Freiberufler musst du auch deine Umsatzsteuer regelmäßig ans Finanzamt melden. Selbstverständlich kannst du das ebenfalls mit ELSTER Online erledigen. Du musst auch nur wenige Schritte berücksichtigen. Eine Ausfüllhilfe hat ELSTER außerdem auf seiner Hilfeseite hinterlegt.
Auch das Ausfüllen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist mit ELSTER kein Hexenwerk. Du findest das betreffende Formular unter der Rubrik Formulare.
Die Anlage EÜR besteht aus drei Seiten mit den folgenden Punkten
1: Allgemeine Angaben, also Angaben zum Betrieb, zur Entnahme oder Veräußerung von Grundstücken/grundstücksgleichen Rechten, Gewinnermittlung
2: Gewinnermittlung
3: Gewinnermittlung, hier kommen ergänzende Angaben und zusätzliche Angaben bei Einzelunternehmen hinzu, außerdem die Mitwirkung, falls dir jemand beim Ausfüllen geholfen hat.
Es kann auch notwendig werden, dass du zusätzlich noch ein Anlagenverzeichnis für dein Umlaufvermögen (AVEÜR) beifügst oder die Anlage SZE (Ermittlung der nicht abziehbaren Schuldzinsen).
Am idealsten ist es in diesem Fall, wenn du schon mit einer guten Buchhaltungssoftware wie sevDesk arbeitest, die deine EÜR ganz automatisch erstellt und die Zahlen für dich so bereitstellt, dass du diese lediglich übernehmen musst.
ELSTER hat ansonsten aber eine ausführliche Hilfsanleitung auf der Webseite integriert, die dir jede Zeile separat erklärt.
Wie du siehst, ist das ELSTER Programm grundsätzlich leicht zu bedienen. Dazu findest du außerdem verschiedene Hilfen direkt auf der Webseite. Welche Varianten für dich am geeignetsten sind und welche Formulare du als Privatperson oder Unternehmer benötigst, sind individuell verschieden. Daher können wir dir leider nicht alle Möglichkeiten in diesem Artikel ausführlich darstellen. Wir hoffen aber, dir mit der Beschreibung eine gute Hilfestellung gegeben zu haben, damit du dich beim Start zurechtfindest.
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