Steuererklärung 2025 – so kannst du Arbeitsmittel absetzen
Du kaufst regelmäßig Büromaterial, Fachbücher oder vielleicht sogar spezielle Berufskleidung für deinen Job? Dann hast du bestimmt schon mal gehört, dass man Arbeitsmittel in der Steuererklärung angeben kann. Fragst du dich jetzt: Was zählt eigentlich als Arbeitsmittel und wie viel kann ich absetzen? Genau das erfährst du hier. Unser Ratgeber klärt darüber auf, wie das mit dem Abschreiben funktioniert, welche Arbeitsmittel du als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen kannst und wie hoch die Pauschale für Fachliteratur und Co. in der Steuer ist.
Sind Arbeitsmittel von der Steuer absetzbar?
Arbeitsmittel kannst du in der Steuererklärung als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend machen – vorausgesetzt, sie stehen in direktem Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit. Das bedeutet, dass sie überwiegend für den Job genutzt werden sollten. Ob du angestellt oder selbstständig bist, spielt dabei auch eine Rolle, denn für beide Gruppen gelten unterschiedliche Regeln. Wichtig ist außerdem, dass du die Kosten nachweisen kannst.
Was zählt in der Steuererklärung als Arbeitsmittel?
Arbeitsmittel sind Gegenstände, die du überwiegend in deinem Beruf nutzt. Dazu gehören unter anderem Büromaterial, Fachliteratur, Werkzeuge oder technische Geräte wie ein Laptop. Damit du die Kosten für Arbeitsmittel wie Schreibwaren steuerlich absetzen kannst, müssen die Gegenstände in der Regel beruflich notwendig sein und nachweislich genutzt werden.
Um einen besseren Überblick zu bekommen, lassen sich Arbeitsmittel in verschiedene Gruppen einteilen. Hier ein paar Beispiele für Arbeitsmittel:
Wer kann Aufwendungen für Arbeitsmittel in der Steuererklärung angeben?
Grundsätzlich kannst du, wenn du Arbeitnehmer oder selbstständig bist, Arbeitsmittel wie Büromaterial absetzen. Voraussetzung für die Übernahme der Kosten aus der Steuererklärung ist, dass die Arbeitsmittel in der Regel beruflich genutzt werden müssen. Der Unterschied liegt in der Art der steuerlichen Berücksichtigung: Während Angestellte Arbeitsmittel als Werbungskosten absetzen, zählen sie bei Selbstständigen zu den Betriebsausgaben. Die steuerlichen Regelungen und der Nachweis der beruflichen Nutzung unterscheiden sich dabei je nach Tätigkeit.
Büromaterial steuerlich absetzen: Wie geht das, wenn ich selbstständig bin?
Selbstständige und Freiberufler können alle Arbeitsmittel, die sie für ihre berufliche Tätigkeit nutzen, als Betriebsausgaben in ihrer Gewinnermittlung angeben. Dazu zählen unter anderem Schreibwaren, Fachbücher oder technische Geräte. Die Kosten mindern direkt den Gewinn und senken so die Steuerlast. Wichtig ist, dass das Arbeitsmittel zu mindestens 90 Prozent beruflich genutzt wird – sonst könnte das Finanzamt eine anteilige private Nutzung unterstellen.
Der Abzug erfolgt in der Regel im Jahr der Anschaffung, sofern es sich um geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) handelt. Teurere Anschaffungen müssen im Normalfall über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Ein Laptop hat zum Beispiel eine Nutzungsdauer von drei Jahren, während Drucker oder Bürostühle oft direkt im Jahr des Kaufs voll angesetzt werden können.
Als Arbeitnehmer Arbeitsmittel wie Schreibwaren steuerlich absetzen
Angestellte können Arbeitsmittel als Werbungskosten in der Steuererklärung eintragen. Dabei gilt die allgemeine Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro (Stand: 2025), die das Finanzamt ohne Belege anerkennt. Liegen die tatsächlichen Kosten für Arbeitsmittel und andere Werbungskosten über dieser Grenze, lohnt es sich, alle Einzelbeträge genau aufzulisten und mit Rechnungen nachzuweisen.
Auch Arbeitnehmer können geringwertige Arbeitsmittel im Jahr der Anschaffung voll absetzen. Teurere Gegenstände mit einer längeren Nutzungsdauer, wie ein Bürostuhl oder ein Computer, müssen in der Regel jedoch anteilig über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Ein wichtiger Punkt: Die private Nutzung sollte nur geringfügig sein, da das Finanzamt sonst den beruflichen Anteil kürzen kann.
Höhe der Kosten: Wie viel Arbeitsmittel kann ich absetzen?
Die Höhe der absetzbaren Kosten für Arbeitsmittel hängt von den Anschaffungskosten ab. Arbeitsmittel mit einem Nettowert von bis zu 800 Euro können im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden. Übersteigen die Kosten diesen Betrag, müssen in der Regel sie über die gewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
- Arbeitsmittel mit Anschaffungskosten bis 800 Euro (ohne Umsatzsteuer)
Arbeitsmittel, deren Anschaffungskosten den Betrag von 800 Euro (netto) nicht übersteigen, können im Jahr der Anschaffung vollständig als Werbungskosten abgesetzt werden. Diese Regelung ermöglicht es, geringwertige Wirtschaftsgüter sofort steuerlich geltend zu machen.
- Arbeitsmittel mit Anschaffungskosten über 800 Euro (ohne Umsatzsteuer)
Übersteigen die Anschaffungskosten den Betrag von 800 Euro (netto), sollten die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Arbeitsmittels verteilt und jährlich abgeschrieben werden. Die genaue Nutzungsdauer variiert je nach Art des Arbeitsmittels und kann den AfA-Tabellen des Bundesministeriums der Finanzen entnommen werden.
Wie funktioniert das Absetzen von Büromaterial in der Steuererklärung?
In der Steuererklärung kannst du zum Beispiel Büromaterialien wie Stifte, Papier oder Ordner geltend machen, die du für deine berufliche Tätigkeit benötigst. Für Arbeitnehmer zählen diese Ausgaben zu den Werbungskosten und werden in der Anlage N der Steuererklärung eingetragen. Selbstständige und Unternehmen verbuchen diese Kosten als Betriebsausgaben in ihrer Gewinnermittlung. Hier solltest du beachten, dass die Ausgaben beruflich veranlasst sind und entsprechende Belege vorhanden sind. Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern bis zu einem bestimmten Betrag können die Kosten sofort in voller Höhe abgesetzt werden. Dahingegen müssen teurere Anschaffungen in der Regel über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Es empfiehlt sich, alle Belege sorgfältig zu sammeln und die berufliche Nutzung der Arbeitsmittel plausibel darzulegen.
Wo trage ich Arbeitsmittel als Werbungskosten in der Steuererklärung ein?
Arbeitsmittel trägst du als Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung ein. Dort gibst du die Kosten in den entsprechenden Feldern an und fügst bei Bedarf eine detaillierte Aufstellung bei.
Wo die Arbeitsmittel einzutragen sind, kann je nach Personengruppe variieren:
- Angestellte Arbeitnehmer: Tragen die Kosten für beruflich genutzte Arbeitsmittel in der Anlage N unter „Werbungskosten“ ein. Hier können zum Beispiel Ausgaben für Büromaterial, Fachliteratur oder Arbeitskleidung angegeben werden. Es ist wichtig, die berufliche Notwendigkeit der Anschaffungen nachweisen zu können.
- Selbstständige und Unternehmen: Vermerken die Ausgaben für Arbeitsmittel als Betriebsausgaben in ihrer Gewinnermittlung. Diese werden in der Regel in der Anlage EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) oder direkt in der Bilanz erfasst. Auch hier sollten alle Belege sorgfältig aufbewahrt werden, um die Ausgaben bei Bedarf nachweisen zu können.
Nebenberuflich Selbstständige: Teilen die Kosten entsprechend der Nutzung auf. Wird ein Arbeitsmittel sowohl für die angestellte Tätigkeit als auch für die selbstständige Tätigkeit genutzt, ist eine anteilige Aufteilung der Kosten erforderlich. Der berufliche Anteil wird dann in der Anlage N als Werbungskosten und der selbstständige Anteil in der Anlage EÜR als Betriebsausgabe angegeben.
Zusammenfassung: Steuern sparen durch das richtige Absetzen von Arbeitsmitteln
Wer Arbeitsmittel gezielt in der Steuererklärung angibt, kann seine Steuerlast effektiv senken. Ob Büromaterial, Fachbücher oder technische Geräte – entscheidend ist, dass die Ausgaben beruflich genutzt werden und korrekt dokumentiert sind. Während geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto sofort abgesetzt werden können, müssen teurere Anschaffungen in der Regel über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Auch die pauschale Anerkennung kleinerer Beträge kann je nach Finanzamt eine einfache Möglichkeit sein, Steuern zu sparen.
Egal, ob du angestellt oder selbstständig bist: Eine strukturierte Buchhaltung hilft dir dabei, alle beruflichen Ausgaben im Blick zu behalten. Mit einer smarten Buchhaltungssoftware wie sevdesk kannst du Belege digital verwalten und steuerrelevante Daten einfach erfassen – und so das Beste aus deiner Steuererklärung herausholen!
