Webdesigner - Rechnung schreiben in vier Schritten
In deiner Agentur für Webdesign musst du sehr häufig eine Rechnung als Webdesigner schreiben. Dies ist innerhalb deiner Tätigkeit eine wichtige Aufgabe in deinem Berufsalltag. Du hast dich als Webdesigner selbstständig gemacht und gestaltest in dieser Funktion die Webseiten deiner Kunden. Doch dies ist nur ein Teil deiner Aufgaben. Arbeitest du im Bereich Webdesign freiberuflich, dann musst du noch viele weitere Aufgaben erledigen. Um überhaupt einen Kundenauftrag zu bekommen, musst als Webdesigner Angebote erstellen, du musst bei Abschluss eines Auftrags die Rechnung richtig schreiben, deine Buchhaltung erledigen.
Rechnung schreiben als Webdesigner
Als selbstständiger Webdesigner hast du einen sehr vielfältigen Beruf und ein sehr vielfältiges Aufgabengebiet. Egal ob du als Webdesigner deine eigene Agentur gegründet hast oder du als Webdesigner freiberuflich tätig bist, so stehen deine Kunden immer im Vordergrund. Deine Arbeit besteht aus der Planung und der Beratung der Kunden, du stellst diesen deine Ideen für deren Webseite vor und visualisiert diese dann in den nächsten Schritten.
Doch nicht nur der Aufbau einer Webseite gehört zu deinen Aufgaben, sondern auch deren Optimierung. Navigationsanpassungen gehören genauso zu deinen Arbeiten wie die Einrichtung einer effektiven Suchfunktion, den Bau einer Landingpage oder Gestaltung von einem neuen Header. Zusammengefasst können deine Aufgaben als selbstständiger Webdesigner wie folgt beschrieben werden:
- Du musst für deine Kunden Konzepte planen, diese vorstellen und deine Kunden beraten.
- Die Planung von Produktionsabläufen gehört genauso zu deinen Aufgaben wie der Aufbau einer Webseite.
- Die Webseiten deiner Kunden betreust du im Nachgang einer Erstellung.
- Du gestaltest ein Screendesign.
- Ständig musst du dich weiterbilden, damit du jederzeit mit neuen Programmen und allgemeinen Neuerungen vertraut bist.
Aber nicht nur die Durchführung dieser Aufgaben sind als selbstständiger Webdesigner wichtig, denn auch der intensive Kontakt zum Kunden und die Rechnungserstellung nach dem Abschluss deiner Projekte spielt eine entscheidende Rolle. Dazu gehst du in folgenden Schritten vor:
Nutze für deine erste Rechnung unseren kostenlosen Rechnungsgenerator und spare somit Zeit und Nerven. Deine Rechnung inkl. aller Angaben ist in nur wenigen Minuten fertig und steht dir als PDF-Dokument zum Download bereit.
Aber Achtung: Mir dem Rechnungsgenerator erstellte Rechnungen sind nicht automatisch GoBD-konform. Dafür musst du noch einige weiter Punkte berücksichtigen, so zum Beispiel die ordnungsmäßige Archivierung deiner Rechnungen.
Schritt 1: Mit Kunden in Kontakt treten
Die wichtigste Aufgabe zu Beginn deiner Tätigkeit ist, dass du zunächst einmal in einen regen Austausch mit dem Kunden gehst. Du musst abklären, welche Kundenbedürfnisse bestehen und welche Erwartungen dein Kunde an die Webseite hat. Achte dabei immer darauf, dass du möglichst viel vom Kunden über dessen Bedürfnisse an die Seite erfährst. Je mehr du darüber weißt, desto einfacher fällt dir die Zusammenarbeit und die Arbeit an der Webseite. Konkret musst du auch nach gewünschten oder benötigten Funktionen fragen und all dies dann mit ihm bezüglich Machbarkeit besprechen.
Schritt 2: Angebot für Webdesign erstellen
Hast du alle Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden im Gespräch mit ihm erfasst, kannst du dich an deine Aufgabe machen und einen Kostenvoranschlag erstellen. Achte darauf, dass du alle Webdesign Preise und Webdesign Kosten genau kalkulierst. Vor allem die Aufgabe, die Webdesign Preise zu kalkulieren, musst du mit größter Sorgfalt angehen. Schließlich musst du ja auch ausreichend an einem Projekt als selbstständiger Webdesigner verdienen, um deinen Fortgang deines Unternehmens auch sicherzustellen. Einfacher funktioniert das Ganze mit einer entsprechenden Kostenvoranschlag-Vorlage.
Beim Kostenvoranschlag erstellen musst du folgende Punkte beachten:
- Alle notwendigen Arbeiten musst du in Art und Umfang auflisten.
- Im Kostenvoranschlag müssen die benötigte Arbeitszeit und die Arbeitskosten enthalten sein.
- Du musst aufführen, was du für die Ausführung des Auftrags brauchst.
- Vergiss nicht, den Zeitraum für den Auftrag anzugeben.
- Idealerweise führst du im Kostenvoranschlag auch alle Zahlungsarten und Zahlungsfristen auf.
Schritt 3: Leistung durchführen
Nimmt der Kunde dein Angebot, welches du ihm mit dem Kostenvoranschlag unterbreitet hast, an, kannst du mit der Durchführung der Leistung beginnen. Achte dabei darauf, dass auch alles erledigt wird, was von deinem Kunden gewünscht wird. Als Dienstleister hast du auch die Verpflichtung, dass du deinen Kunden umgehend informierst, wenn eine seiner Anforderungen nicht umsetzbar ist. Deshalb ist es ratsam, dass du deinen Kunden stetig über den Verlauf des Projektes informierst.
Ist der Auftrag abgeschlossen und der Kunde ist mit deiner Arbeit zufrieden, musst du für deine erbrachte Leistung eine Rechnung schreiben!
Schritt 4: Rechnung für Webdesign schreiben
Beim Rechnung erstellen als Webdesigner musst du, wie schon in Schritt 3 kurz angerissen, darauf achten, dass deine Rechnung richtig geschrieben ist. Auf deiner Webdesign-Rechnung sollten also alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten sind. Ist dies nicht der Fall, dann kann der Kunde deine Rechnungsstellung als Webdesigner als falsch reklamieren. Achte also bitte immer darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.
Auch alle Webdesign Rechnungspositionen müssen genau aufgeführt werden. Um auf Nummer sicherzugehen, ist die Verwendung einer Rechnungsvorlage zu empfehlen. Mit der Verwendung der Webdesigner Rechnung Vorlage stellst du sicher, dass keine Pflichtangaben vergessen werden. Diese sind auf der Vorlage bereits enthalten und du musst du Felder nur noch mit deinen eigenen Daten befüllen. Deine Webdesign-Rechnung muss folgende Angaben zwingend enthalten:
- Name und Anschrift von dir als Rechnungssteller
- Namen und Anschrift vom Rechnungsempfänger
- Deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID
- Das Datum der Rechnungserstellung
- Eine fortlaufende und nur einmal vergebene Rechnungsnummer
- Die genaue Auflistung aller Rechnungspositionen mit Nennung von Menge, Art und Kosten
- Das Datum der Leistungserbringung oder Lieferung
- Der Nettobetrag
- Der gültige Steuersatz und der Steuerbetrag
- Die Zahlungsfrist
- Möglicherweise Hinweis auf Kleinunternehmerregelung
Um diese Anforderungen zu erfüllen, kann es für dich als Webdesigner sinnvoll sein, eine Rechnungssoftware wie sevdesk zu nutzen. So erstellst du deine Rechnungen bequem, einfach und rechtssicher mit allen Pflichtangaben. Die wichtigsten Funktionen zur Rechnungserstellung mit sevdesk werden in diesem Video erklärt.
E-Rechnungspflicht für Webdesigner
Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer), die in Deutschland ansässig und im B2B-Bereich tätig sind. Somit ist das Thema evtl. auch für dich als Webdesigner relevant. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsformat, mit dem Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei steht vor allem die Konformität mit der EU-Norm EN 16931 im Vordergrund. Das verschafft nicht nur dem Rechnungssteller, sondern auch dem Rechnungsempfänger enorme Vorteile in der Buchhaltung.
Wichtig zu wissen: Reine PDF- oder Papierrechnungen sind mit der neuen Pflicht nicht mehr gültig!
Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung.
Das Besondere an der E-Rechnung ist das strukturierte Format, durch das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Die gängigsten anerkannten Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung.
- XRechnung ist komplett XML-basiert und entspricht den EU-Richtlinien für elektronische Rechnungen. Es ist etwas technisch und durch die Code-ähnliche Struktur schwer lesbar. Jedoch ist sie sehr effizient für den automatisierten Datenaustausch.
- ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Das bedeutet, es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung wie gewohnt lesen, aber die Daten können auch maschinell ausgelesen werden.
Mehr zu XRechnung vs. ZUGFeRD erfährst du hier.
In der Wahl des Formats bist du dabei vollkommen frei, sofern alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden.
Um dir den Umstieg zu erleichtern, gelten verschiedene Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht, innerhalb derer du deine Rechnungsstellung und deinen Rechnungsempfang langsam auf die Nutzung der E-Rechnung vorbereiten kannst. Am einfachsten fällt dir der Umstieg mit der Nutzung einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk, da du hier deine E-Rechnung voll automatisiert und deutlich weniger fehleranfällig erstellen kannst.
Du suchst eine einfache Lösung für deine E-Rechnungen, aber die Auswahl ist riesig? Kein Problem! Wir haben die wichtigsten Anbieter und ihre Funktionen übersichtlich für dich zusammengestellt – inklusive sevdesk. So findest du schnell die beste Software für dein Business.
Darauf musst du als Webdesigner achten:
Neben den oben aufgeführten Pflichtangaben musst du bei deiner Webdesigner Rechnung Vorlage auch darauf achten, dass du deine Bankverbindung angibst. Sonst kann der Kunde ja schließlich deine Rechnung gar nicht begleichen. Ganz wichtig ist aber auch, dass Angebote und Rechnungen an den Kunden die richtige Mehrwertsteuer enthalten und dass du auf beiden die Fristen benennst.
Der normale Mehrwertsteuersatz beträgt natürlich 19 %. Es ist aber durchaus möglich, dass es auf deiner Webdesigner Rechnung Vorlage auch Rechnungspositionen gibt, welche du nur mit 7 % Steuersatz berechnen kannst. Dies ist beispielsweise bei einer Nutzungsrechtevergabe notwendig. Du solltest beim Rechnung schreiben darauf achten, dass du hier für den Kunden eine Erklärung lieferst.
Zusammenfassung
Es dürfte für dich keine große Herausforderung sein, eine Webdesigner-Rechnung zu erstellen. Du musst nur darauf achten, dass deine Rechnung auch alle notwendigen Pflichtangaben enthält. Nur so wird diese Rechnung auch vom Finanzamt anerkannt. Vor dem Schreiben einer Rechnung solltest du für deine Kunden immer einen Kostenvoranschlag erstellen. Achte darauf, dass hier keine widersprüchlichen Angaben zu der späteren Rechnung entstehen. Beispielsweise ist dies bei Fristen oder bei den Steuersätzen der Fall. Mit einer Webdesigner-Rechnung Vorlage stehst du immer auf der sicheren Seite, weil hier die Pflichtangaben bereits in der Vorlage enthalten sind.
Die Webdesigner Rechnungsvorlage steht dir natürlich kostenlos zum Download zur Verfügung.
Wenn du nicht als Webdesigner tätig bist, aber dennoch Hilfe bei der Rechnungserstellung benötigst, bietet dir sevdesk zahlreiche Beispiele für andere Berufsgruppen und Dienstleistungen. So kannst du die richtige Vorlage für deine Branche finden und deine Rechnungen problemlos erstellen.
