Mahnung schreiben: So kommst du schneller an dein Geld
Es ist zwar unangenehm, aber nicht immer zu vermeiden: Zahlt dein Kunde die Rechnung nicht, musst du ihm eine Mahnung schreiben. Zum einen erinnerst du den Schuldner damit an die ausstehende Zahlung. Zum anderen dient sie aber auch dazu, ihn in Verzug zu setzen. Erfahre hier, was eine Mahnung genau ist und wie sie aussehen sollte, wie der Mahnprozess abläuft und welche Fristen du ansetzen kannst.
Was ist eine Mahnung?
Bei einer Mahnung handelt es sich um ein Schreiben an Kunden, die ihre Rechnung nicht (pünktlich) zahlen. Damit forderst du sie zur Zahlung auf, gibst eine neue Zahlungsfrist an und setzt sie zugleich rechtlich gesehen in Zahlungsverzug. Um den Druck zu erhöhen, kannst du rechtliche Schritte androhen. Um eine positive Kundenbeziehung nicht zu gefährden, solltest du dies aber noch nicht im ersten Mahnschreiben tun.
Grundlage einer Mahnung ist stets eine Rechnung, die du bereits gestellt hast und deren Fälligkeit eingetreten ist. Dazu muss das Zahlungsziel abgelaufen sein. § 286 Abs. 2 BGB besagt jedoch, dass du in einigen Fällen auf die Mahnung verzichten kannst, um rechtliche Schritte einleiten zu können. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn …
- du auf der Rechnung ein konkretes Datum als Zahlungsziel angegeben hast (z. B. „zahlbar bis 19.10.2023“).
- du das Zahlungsziel auf ein bestimmtes Ereignis beziehst, das nachvollziehbar ist (z. B. „zahlbar innerhalb von zwei Wochen nach Lieferung“).
- der Schuldner bereits angekündigt hat, nicht zahlen zu wollen.
- seit dem Eintritt der Fälligkeit der Rechnung bereits 30 Tage vergangen sind (bei Unternehmern) und du den Kunden in der Rechnung auf diese Frist hingewiesen hast (bei Privatpersonen) – vergleiche dazu § 286 Abs. 3 BGB.
Mehr zum Thema richtig mahnen & Mahnungen findest du auch in unserem Kurzvideo.
Wie sich eine Mahnung von einer Zahlungsaufforderung und -erinnerung unterscheidet
Mahnung, Zahlungsaufforderung, Zahlungserinnerung – ist das nicht alles dasselbe? Für den Laien schon. Alle drei sagen dem Schuldner mehr oder weniger durch die Blume: Zahl jetzt endlich deine Rechnung. Der Aufbau ist identisch, lediglich der Titel unterschiedlich.
Rechtlich gesehen gibt es aber doch einen feinen Unterschied: Die Mahnung ist gesetzlich geregelt (§ 286 BGB), die Zahlungserinnerung und die Zahlungsaufforderung aber nicht. Um im Streitfall einen sicheren Beweis zu haben, solltest du deine Mahnungen deshalb auch als solche bezeichnen.
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Was du tun kannst, bevor du eine Mahnung schreibst
Wenn ein Kunde nicht zahlt, musst du nicht sofort eine Mahnung schreiben. Nutze stattdessen erst einmal diese "sanfteren" Möglichkeiten, um die Kundenbeziehung zu schonen:
- Überprüfe, ob der Schuldner die Rechnung überhaupt bekommen hat. Ruf ihn einfach kurz an. Oft zeigt sich, dass die Rechnung nicht angekommen oder im Haus verloren gegangen ist.
- Ebenfalls in einem Telefonat kann sich zeigen, dass andere Hindernisse für die Zahlung bestehen (z. B. ein unerwarteter Krankenhausaufenthalt). Bei Zahlungsschwierigkeiten findet ihr vielleicht gemeinsam eine Lösung über Ratenzahlungen.
- Wirf außerdem vorab einen Blick auf die bisherige Zahlungsmoral. Manche Unternehmen überschreiten Zahlungsziele grundsätzlich, weil ihre internen Abläufe die Zahlung innerhalb einer kurzen Zahlungsfrist nicht ermöglichen. In diesem Fall macht es Sinn, die Mahnstufen abzuändern und die Zahlungsfrist großzügiger auszulegen.
Im Optimalfall stellt sich bei dieser Erinnerung heraus, dass die Rechnung nur aus Versehen nicht rechtzeitig bezahlt wurde.
Oft wird die Überweisung nur vergessen. Guten Kunden kannst du daher zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung schicken. Das funktioniert ganz einfach mit unserer höflich formulierten Mahnungsvorlage für eine Zahlungserinnerung von sevDesk.
Der dreistufige Mahnprozess
Viele Unternehmen setzen auf einen dreistufigen Mahnprozess, ehe sie mittels Inkasso oder gerichtlichem Mahnverfahren rechtliche Schritte einleiten. Das ist jedoch rechtlich nicht vorgeschrieben. Sobald dein Kunde in Verzug ist, kannst du theoretisch direkt auch deine Forderungen eintreiben (lassen).
Du kannst daher auch von diesem Prozess abweichen und schon die zweite als letzte Mahnung formulieren oder noch eine weitere Stufe einfügen – das kommt ganz auf deine Kunden und deren Zahlungsmoral, die Höhe deiner Rechnungen bzw. deine eigene Liquidität an.
Stufe 1: Erste Mahnung schreiben (Zahlungserinnerung)
Die erste Mahnung bezeichnen die meisten Unternehmen als Zahlungserinnerung. Sie ist eher freundlich formuliert und erinnert den Schuldner daran, dass er noch eine Rechnung zu bezahlen hat. Führe die betreffende Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag auf, um ihm die Zuordnung zu erleichtern. Auf die Berechnung von Mahnkosten solltest du im ersten Mahnschreiben noch verzichten.
Noch einmal als Erinnerung: Wenn du kein Zahlungsziel setzt und diese erste Stufe nur als "Zahlungserinnerung" bezeichnest, setzt du deinen Kunden ggf. nicht in Verzug und kannst damit auch keine rechtlichen Schritte einleiten.
Setzt du kein Zahlungsziel, solltest du die erste Mahnung daher immer auch als solche betiteln und die Zahlungserinnerung eher als Stufe 0 ohne rechtliche Bindung sehen.
Stufe 2: Zweite Mahnung schreiben
In der zweiten Mahnung wird der Ton meist schon etwas rauer. Eine klare Zahlungsaufforderung mit einer neuen, kürzeren Zahlungsfrist ist wichtiger Bestandteil des Mahnschreibens. Jetzt kannst du auch guten Gewissens Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen. Von einem Versehen ist hier nicht mehr auszugehen.
Stufe 3: Dritte und letzte Mahnung
Die dritte Mahnung ist die letzte Warnung, ehe du rechtliche Schritte einleitest. Entsprechend bringst du am besten kurz und knapp zur Sprache, dass dies die letzte Chance zur Zahlung ist. Auch in diesem Mahnschreiben solltest du noch einmal klarstellen, welche Mahngebühren und Verzugszinsen neben dem Rechnungsbetrag bislang aufgelaufen sind.
Inhalt & Form: Das gehört in eine Mahnung
Auch wenn du gesetzlich nicht dazu verpflichtet bist, solltest du immer schriftlich mahnen. Abgesehen von den allgemeinen Pflichtangaben für Geschäftsbriefe gibt es seitens des Gesetzgebers keine Vorgaben zum Inhalt. Dennoch einige Hinweise zur Form deiner Mahnungen:
- Nutze eine Mahnungsvorlage mit deinem Briefkopf, um Zeit zu sparen.
- Informiere den Schuldner deutlich darüber, dass du ihn mit dem Mahnschreiben in Zahlungsverzug setzt.
- Um den Zugang nachweisen zu können, kannst du Mahnungen per Einschreiben mit Rückschein verschicken. Besonders wichtig ist das bei der letzten Zahlungsaufforderung, ehe du einen Mahnbescheid beantragst.
- Gib die wichtigsten Informationen zur Forderung an, wie die Rechnungsnummer, den Rechnungsbetrag sowie die Höhe der Mahngebühren und Verzugszinsen.
- Setze eine neue Zahlungsfrist, zu der du die Zahlung spätestens erwartest.
So lässt du wenig Raum für Unklarheiten und erhöhst die Wahrscheinlichkeit, dass deine Forderung schnell beglichen wird.
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Mahngebühren & Verzugszinsen berechnen
Wenn du eine Mahnung schreibst, darfst du deinen sogenannten Verzugsschaden geltend machen:
- einerseits die Mahngebühren, die zum Beispiel für den Druck, das Briefkuvert und das Porto anfallen und
- andererseits die Verzugszinsen, die 5 oder 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz liegen, je nachdem, ob es eine Privatperson oder ein Unternehmer ist (§ 288 BGB).
Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank zweimal jährlich neu festgelegt. Wie das genau funktioniert, zeigen wir dir in unserem Beitrag zur Berechnung der Mahngebühren und der Verzugszinsen.
Diese Mahnungsfristen sind angemessen
Der Gesetzgeber macht keine Vorschriften dazu, welche Zahlungsfristen du dem Schuldner setzen darfst. Wähle sie aber so angemessen, dass er noch gut darauf reagieren kann. Üblich sind diese Fristen:
- 6 bis 8 Tage bei der ersten Mahnung
- 4 bis 6 Tage bei der zweiten Mahnung
- 3 bis 4 Tage bei der dritten Mahnung
Das solltest du aber an deine normalen Zahlungsziele anpassen: Räumst du deinen Kunden beispielsweise kein Zahlungsziel ein und sie müssen „sofort rein netto“ zahlen, so musst du ihnen mit der Mahnung natürlich keine acht Tage einräumen, sondern wählst entsprechend eine kürzere Zahlungsfrist.
Wenn die Mahnung versagt: Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren
Du hast bereits mehrere Mahnungen geschrieben, aber der Schuldner hat sich nicht gemeldet und auch nicht gezahlt? Dann solltest du weitere Schritte einleiten. Du kannst entweder ein Inkasso beauftragen, das sich um die Eintreibung der Forderung bemüht. Oder du strengst das gerichtliche Mahnverfahren an, um einen Mahnbescheid zu erwirken.
Buchhaltungssoftware nutzen und immer rechtssicher mahnen
Mit einer professionellen Buchhaltungssoftware wie sevdesk hast du dein Mahnwesen immer im Griff. Damit kannst du automatisiert deine eingehenden Zahlungen abgleichen lassen und im Handumdrehen Mahnungen verschicken. Teste jetzt sevdesk und dein Mahnwesen nimmt künftig nur noch wenige Minuten in Anspruch.
Fazit zum Schreiben von Mahnungen
Wenn Kunden nicht oder unpünktlich zahlen, gehört das Schreiben von Mahnungen zu den wichtigsten Aufgaben im Mahnwesen. Mit einer Mahnungsvorlage, die die wenigen Pflichtangaben bereits enthält, erleichterst du dir die Arbeit. Möchtest du dein Forderungsmanagement auf eine professionelle Basis stellen, empfehlen wir dir den Einsatz einer Buchhaltungssoftware. So hast du alle ausstehenden Zahlungen in den verschiedenen Mahnstufen übersichtlich im Blick und verschickst Mahnungen ganz einfach.
