Urlaub auszahlen & übertragen: So machst du alles richtig
Urlaubstage deiner Mitarbeiter können den Arbeitsablauf in stressigen Zeiten ganz schön durcheinanderbringen. Was liegt da näher, als ihnen ihren Urlaubsanspruch auszuzahlen und diese Unterbrechungen der Arbeit zu vermeiden? Ganz so einfach ist es allerdings nicht: Möchtest du deinen Arbeitnehmern Urlaub auszahlen, etwa bei Kündigung und Krankheit, gibt es einiges zu beachten. In diesem Beitrag erfährst du, wann du Resturlaub auszahlen darfst, wann er verfällt und wie du die Urlaubsabgeltung richtig berechnest.
Urlaub auszahlen: Das sind die Regeln
§ 1 des Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) definiert klar einen gesetzlichen Anspruch der Arbeitnehmer auf „Erholungsurlaub“. Diesen dürfen Arbeitgeber nicht einfach so auszahlen, weil das dem Urlaubs- und Erholungszweck entgegensteht. Stattdessen musst du dich bemühen, in deiner Einsatzplanung ausreichend Raum für den Erholungsurlaub der Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Falls deine Mitarbeiter ihre Urlaubstage nicht bis zum Jahresende nehmen können, sollten sie das im ersten Quartal des Folgejahres nachholen.
Urlaub auszahlen, übertragen oder nehmen: Haben Arbeitnehmer die Wahl?
Vielleicht hat auch dich schon einmal einer deiner Mitarbeiter gefragt, ob er sich seinen Urlaub auszahlen lassen kann. Tatsächlich besteht allerdings kein Wahlrecht. Der gesetzliche Urlaubsanspruch ist Pflicht und kann weder vom Arbeitgeber noch vom Arbeitnehmer ohne Weiteres ausgehebelt werden. Der Grund dafür ist einfach: Gäbe es diese Möglichkeit, könnte der Arbeitgeber auf die Beschäftigten Einfluss nehmen, damit sie auf ihren Erholungsurlaub verzichten. Deshalb ist diese Option kein Standard.
Eine Übertragung ins neue Urlaubsjahr ist grundsätzlich möglich, wenn Resturlaubstage aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen übrig geblieben sind (z. B. Personalmangel wegen einer Grippewelle, Krankheit während des Weihnachtsurlaubs). Der verbleibende Urlaub muss dann aber bis zum 31. März genommen werden, sonst verfällt der Abgeltungsanspruch.
Dürfen Arbeitnehmer auf Urlaub verzichten?
Auf Urlaub verzichten dürfen Arbeitnehmer ebenfalls nicht, soweit ihnen dieser nach dem Bundesurlaubsgesetz oder einem Tarifvertrag zusteht. Habt ihr im Arbeitsvertrag zusätzliche Arbeitstage vereinbart, kannst du mit entsprechender Abmachung zumindest diesen Teil des Jahresurlaubs auszahlen.
Wann muss der Urlaub ausgezahlt werden?
Das Bundesurlaubsgesetz kennt eigentlich nur einen Anlass, zu dem die Urlaubsabgeltung erlaubt ist: wenn ein Mitarbeiter seine Urlaubstage wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr nehmen kann (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Die Abgeltung verbleibenden Resturlaubs ohne diesen Anlass ist streng genommen vom Gesetz nicht vorgesehen.
Urlaub in das nächste Jahr übertragen: So geht es korrekt
Ist bereits absehbar, dass Mitarbeiter ihren Mindesturlaub nicht mehr rechtzeitig vor dem Jahresende nehmen können, solltet ihr rechtzeitig über die Urlaubsübertragung sprechen. Eine automatische Übertragung ins nächste Urlaubsjahr ist nämlich nicht vorgesehen. Hierfür ist ein schriftlicher Antrag erforderlich. Versäumt ihr dies, verfällt der Urlaub ohne Abgeltungsanspruch.
Du kannst dafür ein formloses Schreiben verwenden, in dem der Arbeitnehmer darauf hinweist, dass er seinen Urlaub aus persönlichen oder betriebsbedingten Gründen nicht nehmen konnte und daher die Verlängerung bis 31. März des Folgejahres beantragt.
Urlaubstage ins nächste Jahr übertragen: Sonderfälle
Abgesehen von einer Übertragung des Urlaubsanspruchs wegen persönlicher oder betriebsbedingter Gründe gibt es noch einige Sonderfälle.
Resturlaub aus Elternzeit übertragen
Können Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter vor Antritt ihrer Elternzeit ihren Urlaub nicht vollständig nehmen, haben sie bis zu ihrer Rückkehr keine Gelegenheit mehr dazu. § 17 Abs. 2 BEEG (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz) gibt deshalb vor, dass sie ihren Resturlaub nach dem Ende ihrer Elternzeit oder im darauffolgenden Jahr nehmen dürfen. Das gilt selbst dann, wenn Eltern zwei Kinder nacheinander bekommen und die eine Elternzeit in die andere übergeht.
Den Urlaub bei Elternzeit auszuzahlen ist nur dann möglich, wenn der Mitarbeiter nach dem Ende der Elternzeit nicht mehr in den Betrieb zurückkehrt, sondern das Arbeitsverhältnis kündigt.
Resturlaub bei Mutterschutz
Auch Urlaub, den eine Mitarbeiterin wegen Mutterschutz nicht nehmen kann, darfst du zunächst nicht auszahlen. Stattdessen kann sie ihn nehmen, wenn der Mutterschutz vorüber ist. Der Resturlaub verfällt am Ende des Jahres, in dem der Mutterschutz endet. Nimmt die Mitarbeiterin nach dem Mutterschutz Elternzeit, bleibt der Resturlaub wiederum bis nach der Elternzeit bestehen.
Mehr zum Thema allgemein liest du in unserem Ratgeber-Artikel zum Gehalt während Mutterschutz und Elternzeit.
Resturlaub bei längerer Erkrankung
Ist ein Arbeitnehmer länger krank, verfällt der noch nicht genommene Urlaub dem Bundesarbeitsgericht zufolge 15 Monate nach Ende des Jahres, in dem er ihn erworben hat. Im Klartext: Ist ein Mitarbeiter seit Mitte 2023 dauerhaft krank, verfällt der Urlaubsanspruch spätestens Ende März 2025 – selbst wenn er dann immer noch krank ist und den Urlaub nicht nehmen konnte. Dann ist es auch möglich, den Urlaub auszahlen zu lassen.
Urlaub auszahlen: Urlaubsabgeltung korrekt berechnen
Den Urlaubsabgeltungsanspruch, also den Gegenwert eines nicht genommenen Urlaubs, zu berechnen, ist gar nicht so einfach. Mit gutem Grund landen solche Fälle regelmäßig vor Gericht. Um die Höhe der Urlaubsabgeltung korrekt zu ermitteln, solltest du diese Tipps beherzigen:
Zusammenfassung zur Auszahlung des Urlaubs
Möchtest du einem Mitarbeiter seinen Urlaub auszahlen, darfst du das rechtlich gesehen nur, wenn dieser aus deinem Unternehmen ausscheidet, zum Beispiel durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag. Die Höhe der Abgeltung berechnet sich dann nach dem letzten Durchschnittsverdienst in den 13 Wochen vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
In allen anderen Fällen ist es eigentlich nicht erlaubt, den Urlaub auszuzahlen. Tust du es dennoch aufgrund einer Abmachung mit dem Arbeitnehmer, trägst du das Risiko selbst. Gibt es Ärger, könnte der Mitarbeiter den Urlaub erneut einfordern. Besser ist es daher immer, deinen Mitarbeitern regelmäßig ihren Urlaub zu gewähren, damit er sich gar nicht erst anhäuft.
