Buchungsbelege: Das gibt es zu beachten!
Für die Buchhaltung im Rahmen deiner unternehmerischen Tätigkeit bedarf es als Nachweis für einen Geschäftsvorfall stets auch der Zuordnung eines entsprechenden Belegs, auch „Buchungsbeleg“ genannt. In diesem Beitrag findet du wichtige Informationen zu den klassischen Arten von Buchungsbelegen und erfährst, was es beim Umgang mit diesen zu beachten gibt.
Was ist ein Buchungsbeleg?
Buchungsbelege sind ein wichtiger Bestandteil im Rahmen der Buchführung, beispielsweise für die Kontierung. Nicht umsonst gibt es in der Buchhaltung den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“, denn laut HGB bedarf jede Buchung auch eines zugehörigen Belegs. Dieser dient als Nachweis, zum Beispiel dafür dass eine bestimmte Buchung korrekt ist oder dafür, dass die Transaktion eines Geldbetrags auch wirklich stattgefunden hat.
Ein Buchungsbeleg kann zum Beispiel Folgendes sein:
- ein Bankbeleg
- ein Bewirtungsbeleg
- ein Kassenbeleg
- eine Quittung
- eine Rechnung
und vieles mehr.
Früher gab es Belege nur in Papierform, heute werden Buchungsbelege hingegen häufig elektronisch ausgestellt. Dies vereinfacht auch die Buchhaltung. Besonders leicht wird es mit einem Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk.
Welche Arten von Buchungsbelegen gibt es?
Es gibt viele verschiedene Arten von Belegen wie Kassenbelege, Bankbelege, Gehaltslisten oder Rechnungen. Grundlegend lassen sich Buchungsbelege allerdings zunächst in interne und externe Belege unterteilen. Während ein interner Beleg von dir als Unternehmer selbst ausgestellt wird, handelt es sich bei externen Belegen um solche, die von Externen wie Dienstleistern, Lieferanten, Kunden o.ä. erstellt werden.
Hier einige Beispiele für die Zuordnung von Belegen nach internen und externen:
Darüber hinaus bestehen noch mehr Unterkategorien und Arten von Belegen. Zu diesen zählen beispielsweise Fremdbelege oder Eigenbelege. Unter letztere fallen wiederum auch Notbelege beziehungsweise Ersatzbelege. Mehr zu diesem Thema erfährst du in unserem Beitrag zu den verschiedenen Belegarten.
GoBD-konforme Buchungsbelege
Die Buchführung in Papierform wurde inzwischen weitgehend durch die digitale Buchhaltung ersetzt. Für letztere gelten seit 2015 die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).
Daher sind alle Buchungsbelege GoBD-konform aufzubewahren. Ein Online-Rechnungsprogramm wie sevdesk hilft dir dabei. Mit sevdesk kannst du ganz leicht alle deine Buchungsbelege erfassen, digitalisieren und verwalten – auch die in Papierform. Zudem bietet sevdesk dir zahlreiche weitere nützliche Funktionen.
Wie du Belege in sevdesk erfasst, zeigt dir unter anderem folgendes Video.
Pflichtangaben von Buchungsbelegen
Egal, ob klassische Rechnung, Kassenbeleg, Bewirtungsbeleg oder Quittung – für jeden Beleg gibt es konkrete Pflichtangaben. Diese sind unbedingt einzuhalten, da es sonst zu Problemen kommen kann, falls ein Buchungsbeleg vom Finanzamt nicht anerkannt wird.
Welche exakten Pflichtangaben ein Buchungsbeleg enthalten muss, ist dabei abhängig von der jeweiligen Belegart. So unterscheiden sich die Pflichtangaben für eine Rechnung beispielsweise von denen für eine Kleinbetragsrechnung.
Aufbewahrungsfristen von Buchungsbelegen
Für alle Geschäftsunterlagen – und somit auch für Buchungsbelege – bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten und -fristen. Je nach Beleg liegt die Aufbewahrungsfrist bei 6 oder 10 Jahren. Im Rahmen der Aufbewahrungspflicht gilt die Frist von 6 Jahren beispielsweise für Darlehensunterlagen nach Ablauf eines Vertrages oder für Geschenknachweise. Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist zum Beispiel für Buchungsbelege wie Rechnungen oder Lohnbelege einzuhalten.
Buchungsbeleg verloren oder nicht mehr auffindbar: Das kannst du tun!
Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ist es wichtig, dass deine Belege vollständig sind und du diese ordnungsgemäß aufbewahrst. Dennoch kann es mal passieren, dass ein Originalbeleg als Nachweis für einen Geschäftsvorfall fehlt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Fremdbeleg wie eine Quittung verloren gegangen oder vernichtet worden ist.
Da es keine Buchung ohne Beleg geben darf, muss dann ein entsprechender Not- oder Ersatzbeleg erstellt werden, um den Geschäftsvorfall zu dokumentieren. Bei Notbelegen beziehungsweise Ersatzbelegen handelt es sich wie erwähnt um von dir als Unternehmer selbst zu erstellende Belege, also Eigenbelege.
Du brauchst für deine Buchung einen Eigen- bzw. Ersatzbeleg? Dann nutze unseren kostenlosen Eigenbeleg-Generator. Fülle einfach nur die Felder aus und schon hast du deinen Eigenbeleg als PDF. Teste es gleich aus!
Zusammenfassung zum Thema Buchungsbelege
Buchungsbelege sind essenziell für deine Buchführung, da jede Buchung einen zugehörigen Beleg benötigt. Sie dienen als Nachweis für Geschäftsvorfälle und können Bankbelege, Quittungen, Rechnungen und mehr sein. Diese Belege werden entweder intern von dir oder extern von Dienstleistern und Lieferanten ausgestellt.
Es gibt Pflichtangaben für jeden Beleg, die eingehalten werden müssen, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Alle Belege müssen GoBD-konform digitalisiert und aufbewahrt werden, wobei eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk dir hilft.
Falls ein Beleg verloren geht, musst du einen Ersatzbeleg erstellen, um die Buchung zu dokumentieren. Halte alle Belege ordentlich und vollständig, um eine reibungslose Buchhaltung zu gewährleisten.
