Verjährung von Forderungen – wichtige Fristen & Praxistipps auf einen Blick

Rechnungen können verjähren, doch wie sieht es mit Forderungen aus – können Forderungen verjähren?

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Die Verjährung – Fristablauf und Forderungsfälligkeit

Die allgemeine Formulierung der Verjährung ist in § 194 BGB, des Bürgerlichen Gesetzbuches definiert. Danach „…..unterliegt das Recht, von einem anderen ein Tun oder Unterlassen zu verlangen, der Verjährung …..“. Was verjährt, ist der Anspruch aus einem Leistungsaustausch.

Die Verjährung spielt sowohl im Zivilrecht als auch im öffentlichen sowie im Strafrecht eine maßgebliche, oftmals entscheidende Rolle. Verjährbar sind materielle Ansprüche auf der Grundlage von Vertrag, Gesetz, Vermögensrecht sowie Nichtvermögensrecht. Im Grunde genommen handelt es sich bei der Verjährung im Lebensalltag darum, dass eine Forderung des Gläubigers gegen den Schuldner nicht so beglichen wird wie vereinbart. Das vereinbarte Zahlungsziel ist längst überschritten, ohne dass sich etwas tut. Der Gläubiger wartet und wird außergerichtlich aktiv, ohne den Schuldner dazu bewegen zu können, die offene Forderung auszugleichen.

Verjährungsfrist – Zeitablauf für begrenzten Zahlungsaufschub

In vielen Fällen hofft der Schuldner auf das Ablaufen der Verjährungsfrist. Umgekehrt muss der Gläubiger ebenfalls darauf achten, weil ansonsten sein Anspruch verjährt. Verjährt der Anspruch, kann der Gläubiger die ohne jeden Zweifel bestehende Forderung aus dem Leistungsaustausch nicht mehr realisieren. Sie wird anschließend als bislang offene Forderung ausgebucht und führt so zu einem finanziellen Verlust.

Beginn der Verjährungsfrist:

Die regelmäßige Verjährung beginnt mit dem Ende desjenigen Kalenderjahres, in dem der geltend gemachte Anspruch entstanden ist. Rechtsgrundlage dafür ist § 199 BGB. Eine weitere Anspruchsbegründung ist die Tatsache, „….. dass der Gläubiger von dem den Anspruch begründenden Umstand und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste …..“.

Beispiel:
Der Anspruch auf Rechnungsbegleichung entsteht im Juni des laufenden Jahres. Die Verjährungsfrist gemäß § 199 BGB beginnt am 1. Januar des darauffolgenden Jahres zu laufen. Ab diesem Tag läuft sie drei volle Kalenderjahre lang und endet am 31. Dezember des dritten Jahres. Rechnungen verjähren übrigens auch nach 3 Jahren. 

Gemäß § 200 BGB beginnt die Verjährungsfrist von Ansprüchen, die nicht der regelmäßigen Verjährungsfrist unterliegen, dann mit dem Entstehen des Anspruchs, wenn kein anderer Verjährungsbeginn bestimmt ist. Weitere Abweichungen von der regelmäßigen Verjährung betreffen den Miet-, den Reise- sowie den Werkvertrag, kaufrechtliche Mängelansprüche oder den durch ein Gerichtsurteil begründeten Rechtsanspruch. Diese von der regelmäßigen Verjährung abweichenden Verjährungsbeginne sind in den dafür geltenden §§ des BGB näher geregelt.

Merke: Als Verjährungshöchstfrist gilt der Zeitraum von 30 Jahren, und zwar für die in § 199 Absätze 2, 3 und 3a BGB genannten Ansprüche.

Verschiedenartigkeiten der Verjährungsfrist

Von der regelmäßigen Verjährungsfrist gemäß § 195 BGB gibt es mehrere Ausnahmen, die einzeln sowie individuell im BGB sowie im HGB, dem Handelsgesetzbuch geregelt sind.

  • Der Anspruch aus einem Grundstücksrecht gemäß § 196 BGB verjährt nach 10 Jahren
  • Ein Mängelanspruch nach § 437 BGB verjährt gemäß § 438 BGB abhängig von dem einzelnen Vorgang nach 2, 5 oder 30 Jahren
  • Eine weitere Rechtsgrundlage für die Verjährung eines Mängelanspruchs ist § 634a BGB. In diesen Fällen gelten die 2-, die 5-jährige oder die regelmäßige Verjährungsfrist
  • Nach § 548 BGB verjährt der Ersatzanspruch des Vermieters wegen Veränderung oder Verschlechterung der Mietsache nach 6 Monaten
  • § 439 HGB sieht eine Verjährungsfrist von 1 beziehungsweise von 3 Jahren für den Anspruch aus einer gewerblichen Beförderung vor
  • Für den Anspruch aus einem Reisevertrag gemäß § 651g BGB beträgt die Verjährungsfrist 2 Jahre
  • Eine spezifische Verjährungsfrist für Kaufleute ist durch das SMG aufgehoben worden

Abgesehen von diesen unterschiedlichen Verjährungsfristen ist im BGB das Verjährungsrecht in Buch 1 Allgemeiner Teil im Abschnitt 5 verankert und in 3 Teile gegliedert:

  1. Gegenstand und Dauer der Verjährung – §§ 194 bis 202
  2. Hemmung, Ablaufhemmung und Neubeginn der Verjährung – §§ 203 bis 213
  3. Rechtsfolgen der Verjährung – §§ 214 bis 225

Regelmäßige Verjährungsfrist

Für dich als Unternehmer steht die Frage im Vordergrund, wann deine Ausgangsrechnungen verjähren. Das sind diejenigen Rechnungen, die du deinen Kunden schickst, nachdem du die vertraglich oder anderweitig vereinbarte Leistung erbracht hast.

Für diese Fälle gilt die regelmäßige Verjährungsfrist nach § 199 BGB, also

  • diejenige von drei Jahren
  • beginnend am Ersten des neuen, vollen Kalenderjahres, das auf das Kalenderjahr der Anspruchsbegründung folgt
  • Anspruch entsteht in 2019, Verjährung beginnt am 01.01.2020 und endet am 31.12.2022
Verjährungsfrist von Forderungen
Verjährungsfrist von regelmäßigen Forderungen

Die regelmäßige Verjährungsfrist gilt auch bei einer Forderung von Privat an Privat, zum Beispiel für privat geliehenes Geld oder für ein Privatdarlehen.

Zu den öffentlich-rechtlichen Forderungen gehören Steuern, Gebühren, Beiträge oder steuerähnliche Abgaben wie der Rundfunkbeitrag. Die Verjährungsfristen sind unterschiedlich in dem jeweiligen Bundes- und Landesgesetz geregelt; von der Kommunal-, Landes- und Bundessteuer bis hin zum Anliegerbeitrag für den Straßenneubau. Auch der Beitrag zur Pflegeversicherung wird wie eine öffentliche Forderung behandelt; ganz im Gegensatz zum Krankenversicherungsbeitrag.

Für Forderungen unter Kaufleuten, und zwar sowohl als natürliche als auch als juristische Personen des Privatrechts, gilt seit der Novellierung des BGB Anfang der 2000er-Jahre ebenfalls die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren. Gemeint ist damit das B2B-business, sprich die Beziehung von Händler zu Händler respektive Kaufmann zu Kaufmann.

Praxistipps für das Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement ist ein Teilbereich der Buchhaltung. Es beinhaltet die Buchung von Rechnungen und Gutschriften, die Einhaltung von Zahlungszielen oder auch die Prüfung sowie Bewertung alter Forderungen. Ziel und Zweck des Forderungsmanagements ist es, Forderungsfälle zu vermeiden oder auf ein Mindestmaß zu reduzieren.

Ein gekonntes, in dem Sinne professionelles Forderungsmanagement beginnt mit der Rechnungsstellung. Die erfolgt zeitnah mit der erbrachten Leistung. Die Rechnung selbst erstellst du unmittelbar danach und stellst sie dem Kunden zu. Ab jetzt ist der Gläubiger in der Warteposition, dass der Schuldner die fällige Rechnung pünktlich sowie vollständig bezahlt.

  • Die dem Gläubiger erteilte Einzugsermächtigung erleichtert den Aufwand und sichert die Liquidität
  • Ein vorbereiteter Überweisungsträger erleichtert dem Schuldner die Rechnungsbearbeitung
  • Die Zahlungsbedingung mit Forderungsfälligkeit sollte eindeutig und zweifelsfrei formuliert sein
  • Der Zahlungseingang muss mit einem Wiedervorlagesystem lückenlos überwacht werden – können

Mit dem Überschreiten, also bei einem Nichteinhalten des Zahlungsziels beginnt der eigentliche Personal- und Verwaltungsaufwand. Der Schuldner hält sich nicht an das, was du ihm mit dem Zahlungsziel vorgegeben hast. Jetzt musst du zum einen darauf achten, dass die Forderung zeitnah „eingetrieben wird“, und dass sie im Laufe der kommenden Monate bis Jahre nicht verjährt.

Du solltest also ab jetzt die offenen getrennt von den laufenden Forderungsbelegen aufbewahren und sie dauerhaft im Blick behalten.

Tipp!

Mit einer Buchhaltungsoftware hast du deine Daten und Zahlungen immer im Blick. Dank des integrierten Mahnwesens kannst du deine Forderungen zeitnah einholen.

Mit der richtigen Software für deine Buchhaltung ist das kein Problem. Die Forderung ist als solche gebucht und wird in die zukünftigen Auswertungen mit BWA und Summen-/Saldenliste automatisch übernommen. Befolgst du den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“, dann ist immer die Gegenkontrolle Buchung vs. Beleg oder umgekehrt gegeben. Du bist so auf der sicheren Seite.

Verjährungshemmung – Einrede der Verjährung

Nach § 203 BGB wird die Verjährung dann gehemmt, also ausgesetzt, wenn „…..zwischen dem Schuldner und dem Gläubiger Verhandlungen über den Anspruch oder die den Anspruch begründenden Umstände schweben, das heißt aktiv geführt werden. Dieser hemmende Zustand dauert solange an, bis der eine oder der andere Teil die Fortsetzung der Verhandlung verweigert. Die Verjährung tritt dann erneut, und zwar frühestens drei Monate nach dem Ende der Hemmung ein …..“.

Formelle oder formlose Mahnungen wirken nicht verjährungshemmend. Sie haben überhaupt keine Wirkung auf das Laufen der Verjährungsfrist. Im Übrigen muss der Gläubiger auch gar nicht mahnen, um seine Forderung geltend zu machen.

Durch eine Ratenzahlung wird die für die Ursprungsforderung geltende Verjährungsfrist gehemmt, das heißt unterbrochen. Sie beginnt mit jeder gezahlten Rate neu zu laufen. Entscheidend ist nicht die Vereinbarung, sondern die tatsächliche Ratenzahlung.

Weitere Gründe, die zu einer Verjährungshemmung führen können, sind

  • Zinszahlungen sowie die Bezahlung auch von geringen Teilbeträgen durch den Schuldner
  • die termingerechte Zustellung eines Mahnbescheides
  • die rechtzeitige Klageerhebung durch den Gläubiger
  • der Erlass eines Vollstreckungsurteils

In diesen Fällen wird die ansonsten laufende Verjährungsfrist gehemmt, man könnte sagen eingefroren. Für den gerichtlich festgestellten Anspruch gilt die Verjährungsfrist von 30 Jahren. Nach Rechtskraft des Urteils kann sie nicht mehr gehemmt beziehungsweise unterbrochen werden.

Die Einrede der Verjährung ist in § 214 BGB geregelt. Danach ist der Schuldner nach dem Eintritt der Verjährung dazu berechtigt, die geforderte Leistung zu verweigern.

Geltendmachung der Verjährung

Die Verjährung ist eine Einrede; der Schuldner muss sie ausdrücklich geltend machen. Die Einrede als solche ist im Zivilrecht eine Möglichkeit für den Schuldner, um sich dagegen zu wehren, dass der Gläubiger seinen Anspruch realisiert. Ob der Anspruch tatsächlich verjährt ist, wird daher vor Gericht nicht von Amts wegen berücksichtigt. Vielmehr muss der Schuldner sich ausdrücklich mit dem Hinweis auf die Verjährung verteidigen. Wenn er eine Forderung bezahlt, obwohl die bereits verjährt ist, dann gilt § 214 Absatz 2 BGB. Demzufolge „…..kann das zur Befriedigung eines verjährten Anspruchs Geleistete nicht zurückgefordert werden; auch dann nicht, wenn in Unkenntnis der Verjährung geleistet worden ist. Das gilt ebenso für ein vertragsmäßiges Anerkenntnis wie für eine Sicherheitsleistung des Schuldners …..“.

Der Umgang mit uneinbringlichen Forderungen

Eine uneinbringliche, also nichteintreibbare Forderung hat mehrere Auswirkungen auf die Buchführung.

  • Zum einen ist eine Korrektur der gezahlten Umsatzsteuer notwendig. Die offene Rechnungsforderung wurde zum Fälligkeitszeitpunkt gebucht und umsatzsteuerlich erfasst. Jetzt wird sie wieder ausgebucht und der Umsatzsteuerbetrag erstattet beziehungsweise verrechnet.
  • Zum anderen folgt der bilanzielle Forderungsausfall. Die gebuchte Forderung wird ausgebucht, wodurch sich das Bilanzergebnis um den Nettobetrag verringert respektive verschlechtert.

Ob eine Forderung tatsächlich unrealisierbar ist, das ergibt sich aus dem einzelnen Vorgang. Damit du in deinem Unternehmen von Beginn an keinen Forderungsausfall beklagen musst, kannst du die Möglichkeit des Factoring in Anspruch nehmen. Beim Factoring wird die offene Rechnung bereits vor dem Fälligkeitszeitpunkt an den Factor verkauft. Das ist ein Unternehmen, dessen Geschäftstätigkeit der Forderungsankauf einerseits und die Forderungsrealisierung andererseits ist. Du bekommst den Rechnungsbetrag abzüglich eines prozentualen Anteils des Factors zeitnah bezahlt. Damit ist der Vorgang für dich erledigt; alles andere ist jetzt die Angelegenheit des Factorings. Gläubiger ist nun der Factor.

Das ist ein deutlicher Unterschied zu einem Inkassounternehmen. Das wird erst zu einem späteren Zeitpunkt von dir beauftragt, zu dem du erkennst oder zu der Erkenntnis gelangt bist, dass du die Forderung mit deinen Möglichkeiten und Ressourcen nicht eintreiben kannst. Abhängig von der Einzelabsprache arbeitet das Inkassounternehmen auf Erfolgs- oder auf fester Provisionsbasis. Das Factoring hingegen ist eine dauerhafte geschäftsbegleitende Finanzierungsmöglichkeit. Du verkaufst quasi schon mit der Rechnungsstellung den Anspruch an den Factor und bekommst sofort den anteiligen Rechnungsbetrag bezahlt.

Fazit zu Verjährung und Verjährungsfristen

Als Unternehmer solltest du dich zum Thema Verjährung in deinem spezifischen Geschäftsbereich von Beginn an gut informieren. Schließlich geht es um den Umsatz und Gewinn für dein eigenes Unternehmen. Die vereinbarte Leistung hast du erbracht und kannst jetzt mit Fug und Recht erwarten, dass dein Auftraggeber dasselbe tut. Damit ist die pünktliche sowie ungekürzte Rechnungsbegleichung gemeint.

Jede Abweichung davon führt zu einem Ärgernis sowie zu einem Mehr an Personal- und an Verwaltungskosten. Das kostet dich Manpower, Stress, Zeit und Ärger. Deine Kernaufgabe ist nach wie vor oder mehr denn je das Generieren sowie Bearbeiten von Aufträgen.

Dennoch darfst du die sich daran anschließende Buchführung nicht vernachlässigen. Darunter zählen auch die Verjährung von mehrjährig offenen Forderungen. Was du unter allen Umständen vermeiden solltest, ist ein Verpassen der Verjährungsfrist. Daher ist jeder Jahreswechsel ein notwendiger Anlass, um schon einige Wochen vorher damit zu beginnen, die offenen Forderungen zu durchforsten.

Denn wie ärgerlich wäre es, wenn der säumige Schuldner damit durchkäme, seine Schuld nur deswegen nicht bezahlen zu müssen, weil du die Verjährungsfrist versäumt hast.

Alisha Meier

Um seine Zielgruppe im Internet zu begeistern muss man kreativ sein. Alisha besitzt diese Kreativität und weiß als Content Marketerin bei sevDesk, welche Inhalte im Netz funktionieren. Im Blog beschäftigt sie sich mit sämtlichen Kreativthemen und versucht Selbstständige zu inspirieren.

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