Diese 5 Buchhaltungsfehler gefährden dein Unternehmen – So vermeidest du sie!

Eine geordnete Buchhaltung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung.
Viele Gewerbetreibende und Freiberufler kommen beim Start in Ihre Selbständigkeit zum ersten Mal mit dem Thema Buchhaltung in Berührung.
Auch wenn der Gewerbetreibende bzw. Freiberufler die Buchhaltung nur vorbereitet und dann vom Buchhalter oder Steuerberater erledigen lässt, sind Fehler schon vorprogrammiert.

Schon kleine Fehler können schwere Folgen nach sich ziehen und im schlimmsten Fall zur Geschäftsaufgabe führen. In den meisten Fällen ist es so, dass eine mangelhafte Buchhaltung das Wachstum des Unternehmens erschwert. Wir zeigen dir die fünf schlimmsten Buchhaltungsfehler und geben wertvolle Tipps, wie du diese verhindern kannst.

Übersicht

  1. Rechnungen nicht ablegen, mangelhaft sortieren oder nicht aufbewahren
  2. Vernachlässigung der offenen Forderungen
  3. Das komplette Unternehmen selbst führen zu wollen
  4. Falsche Kassenführung
  5. Private und geschäftliche Ausgaben trennen / ehrlich bleiben
  6. Fazit

1. Rechnungen nicht ablegen, mangelhaft sortieren oder nicht aufbewahren

Immer wieder passiert es, dass Unternehmer Rechnungen nicht ablegen, mangelhaft sortieren oder nicht aufbewahren. Zum einen kann das dazu führen, dass sich die Kosten für den Steuerberater oder Buchhalter steigern, weil bei der Buchhaltung verstärkt Rückfragen entstehen und der Steuerberater bzw. Buchhalter diese unter erhöhtem Aufwand klären muss. Zum anderen kann es zu Steuernachzahlungen kommen, die den Geschäftsbetrieb gefährden können. Ausgaben wurden getätigt, aber Rechnungen, die als Betriebsausgaben abgesetzt werden könnten, sind nicht vorhanden.

Achtung!

Im heutigen digitalen Zeitalter arbeiten viele Unternehmer mit elektronischer Buchhaltung. Dadurch entstehen neue Fragen und Herausforderungen, mit denen du dich außeinandersetzen musst, um den Erfolg deines Unternehmens zu gewährleisten und keine Buchhaltungsfehler zu begehen.

Unsere Tipps

Schaffe einen Ordner an, in dem du sämtliche Eingangsrechnungen, die du von deinen Lieferanten oder Dienstleistern erhältst, ablegst. Onlinerechnungen und Rechnungen, die du per PayPal bezahlt hast, wie auch Rechnungen, die du mit der EC-Karte/Kreditkarte beglichen hast, dürfen nicht vergessen werden. Erfahrungsgemäß werden solche Rechnungen oft übersehen.

Beachte bei der Ablage auch die Sortierung der Rechnungen nach dem Datum (auf- oder absteigend). Solltest du von einem Lieferanten/Dienstleister keine Rechnung erhalten haben, fordere diese bitte unbedingt an.

Wichtig: Den bezahlten Betrag kannst du ohne Rechnung nicht als Betriebsausgabe verbuchen.

Falls du einen Steuerberater hast, ist eine vollständige Buchhaltung kostengünstiger. Du kannst Geld sparen, indem du dem Steuerberater bzw. dem Buchhalter die Buchhaltungsunterlagen sortiert und vollständig übergibst. Muss er aber zuerst noch die erhaltenen Unterlagen sortieren und weitere Belege anfordern, wird dies natürlich als zusätzlicher Aufwand in Rechnung gestellt. Auch Prüfungen des Finanzamtes können mit einer geordneten Buchhaltung deutlich reibungsloser und entspannter verlaufen.

2. Vernachlässigung der offenen Forderungen

Zu den beliebtesten Aufgaben von Unternehmern gehört es, Rechnungen zu schreiben und Umsatz zu generieren. Um damit aber auch viel Geld zu verdienen, ist eine Planung des Forderungsbestandes nötig. Den Vorgang kennt jeder: Man schreibt eine Rechnung, damit der Kunde danach das geforderte Geld auf das Geschäftskonto überweisen kann. Jedoch genügt nur das Erstellen der Rechnung dem Unternehmer nicht.

Viele Unternehmen überwachen die offenen Forderungen zu wenig. Dies führt dazu, dass es oftmals sehr lange geht, bis die Zahlung eingeht. Dadurch ist die Liquidität des Unternehmens sehr eingeschränkt, weil es viele Forderungen gibt und die Zahlungen dazu ausstehen.

Unsere Tipps

Gehe die Liste der offenen Forderungen mindestens einmal im Monat durch.

Wenn du einen Steuerberater hast, kannst du von ihm monatlich nach Abschluss der Buchhaltung eine Liste ‚Offene Posten‘ anfordern. Voraussetzung hierfür ist aber, dass er die Forderungen verbucht.

Mahne die offenen Rechnungsbeträge, bei denen ein Zahlungsverzug vorliegt einmal im Monat konsequent an. Empfehlenswert ist es auch in jedem Fall Mahngebühren zu fordern, da deinem Unternehmen Kosten für die Mahnung entstehen. Mehr als drei Mahnungen sollten an einen Kunden bezüglich einer Forderung nicht geschrieben werden. Der Kunde wird dann auch nicht bei der vierten oder fünften Mahnung bezahlen.

Spätestens nach der dritten Mahnung solltest du einen Rechtsanwalt bzw. ein Inkassounternehmen dafür beauftragen.

3. Vorsatz – das komplette Unternehmen selbst führen zu wollen, lässt sich nicht verwirklichen

Selbstständigkeit bedeutet nicht selbst und ständig

Du gibst täglich mehr als 100% für dein eigenes Unternehmen und willst am liebsten alle anfallenden Aufgaben selbst erledigen. Mit diesem Vorhaben wirst du keinen Erfolg haben.
Es ist unumgänglich, dass du bestimmte Aufgaben und einen Teil der Verantwortung abgibst, so dass du dich auf die wesentlichen und wichtigen Arbeiten konzentrieren kannst. Gerade die Buchhaltung ist häufig sehr zeitaufwendig und setzt Fachwissen voraus. Wenn du kaum Zeit für die Buchhaltung hast und sie darum immer ganz schnell und ungeprüft erledigst, werden dir Fehler unterlaufen, die zu erheblichen Nachzahlungen führen und das Unternehmen gefährden können.

Unsere Tipps

Wir raten dir, einen Teil der Aufgaben und der Verantwortung auf erfahrene, qualifizierte und vertrauenswürdige Mitarbeiter zu übertragen. Gerade bei der Buchhaltung bietet es sich an, einen Mitarbeiter einzustellen, der das nötige Fachwissen mitbringt und somit auch Optimierungen und Verbesserungen, was die Buchhaltung betrifft, in die Wege leiten kann.

Ideal für diese Arbeiten wäre ein(e) Steuerfachwirt(in) oder ein(e) Bilanzbuchhalter(in).

Ein Steuerberater wäre auch möglich, ist aber mit deutlich höheren Kosten verbunden. Eine Möglichkeit auf die Expertise eines Steuerberaters zurückzugreifen und trotzdem Geld zu sparen, ist steuerberaten.de. Als Deutschlands führender Online-Steuerberater erhältst du persönliche Betreuung und kannst von Finanzbuchhaltung, über Steuererklärungen und Jahresabschlüsse alle gängigen Dienstleistungen eines Steuerberaters in Anspruch nehmen.

Wenn du die Buchhaltung nicht mehr selbst erledigen musst, kannst du dich auf die anderen wichtigen Aufgaben in deinem Unternehmen konzentrieren.

4. Falsche Kassenführung

Tätigst du viele Barumsätze? Wenn ja, ist eine ordnungsgemäße Kassenführung für dein Unternehmen sehr wichtig. Bei Betriebsprüfungen werden oftmals Fehler festgestellt, die dann zu Nachzahlungen führen. Oft wird die Kasse nicht täglich geführt. Dadurch können sich ganz schnell Fehler bei der Kassenführung ergeben. Die Kasse kann ins Minus geraten, aber Minusbestände sind nicht möglich. Denn wenn kein Geld da ist, kann auch nichts gekauft oder ausgegeben werden. Der Betriebsprüfer stellt in diesem Fall Fehler fest und verwirft die Kasse, da sie nicht ordnungsgemäß geführt wurde.
Folge: Es ergeben sich Hinzuschätzungen und eine Nachzahlung ist unvermeidbar.

Unsere Tipps

Du solltest die Kasse täglich führen und dabei alle Kasseneinnahmen und alle Kassenausgaben erfassen.

Es darf keine Buchung ohne Beleg erfolgen. Das gilt für die Einnahmen, als auch für die Ausgaben. Der Kassenbestand darf niemals ins Minus geraten.

Die Kassenaufzeichnungen müssen sortiert und fortlaufend nummeriert sein. Tageseinnahmen sind getrennt nach 7% Umsatzsteuer und 19 % Umsatzsteuer aufzuzeichnen. Die Kassenaufzeichnung ist so zu verfassen, dass der Soll-Bestand jederzeit mit dem Ist-Bestand der Kasse verglichen werden kann.

Außerdem sind fehlerhafte Eintragungen so abzuändern, dass die ursprüngliche Erfassung lesbar und nachvollziehbar ist. Wenn du deinen Gewinn durch eine Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG) ermittelst, bist du grundsätzlich nicht zur Kassenführung verpflichtet. Aufzeichnungen sind aber so zu führen, dass sie dem Besteuerungszweck genügen (geordnete Ablage von Belegen). Trotzdem ist es für Einnahmenüberschussrechner, die viele Bargeschäfte tätigen, empfehlenswert, ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen. So behältst du immer den Überblick.

5. Private und geschäftliche Ausgaben trennen / ehrlich bleiben

Häufig kommt es vor, dass betriebliche Ausgaben vom Privatkonto bezahlt oder private Ausgaben vom Betriebskonto bezahlt werden. Das bedeutet für deinen Buchhalter/ Steuerberater einen Mehraufwand, weil er noch das Privatkonto nach betrieblichen Ausgaben durchgehen und auf dem Betriebskonto noch private Ausgaben aussortieren muss, diesen zusätzlichen Aufwand wirst du bezahlen müssen.

Bei vielen Unternehmen ist es so, dass immer wieder versucht wird, private Rechnungen als Betriebsausgaben abzusetzen. Zum Beispiel Restaurantbesuche, die an Sonntagen stattfinden und Geschenke an private Freunde.

Manche Ausgaben sind auf den ersten Blick als Privatausgaben zu erkennen und sollten auch als solche deklariert werden.

Unsere Tipps

Du benötigst in jedem Fall ein Betriebs- und ein Privatkonto. Private Ausgaben solltest du grundsätzlich von deinem Privatkonto begleichen. Kosten für deinen Betrieb solltest du grundsätzlich nur von dem Geschäftskonto und auf keinen Fall vom Privatkonto bezahlen. Wenn du beispielsweise bei einem Einkauf betriebliche Dinge fürs Büro und private Gegenstände kaufst, solltest du unbedingt das Büromaterial über das Geschäftskonto und die privaten Dinge über das Privatkonto bezahlen. Es sollte immer zwischen betrieblichen und privaten Ausgaben getrennt werden. So sparst du Kosten für deinen Steuerberater/ Steuerfachwirt/ Buchhalter und alles ist wesentlich übersichtlicher. Auf keinen Fall solltest du versuchen, private Rechnungen in der Buchhaltung unterzubringen und sie als Betriebsausgaben abzusetzen. Bei einer Betriebsprüfung vom Finanzamt kommen diese Fälle bestimmt ans Licht und enden meistens mit Steuernachzahlungen. Setze deinen Erfolg nicht aufs Spiel!

6. Fazit

Buchführung ist für kleine Unternehmen und Freiberufler meistens ein Buch mit sieben Siegeln. Selbst wenn du die vereinfachte Einnahmenüberschussrechnung anwenden kannst, ist die betriebliche Buchhaltung oft ein „Muss“. Sinnvoll ist es, einen Steuerberater/Steuerfachwirt/Buchhalter hinzuzuziehen – doch auch du solltest dich zum Thema informieren, damit du seine Vorgehensweise verstehen kannst. Mit fremder Hilfe und ein bisschen eigenem Wissen können viele Buchhaltungsfehler vermieden werden. So verlierst du nie den Überblick und dein Unternehmen wird wachsen und Erfolg haben.

Tipp!

Mit der Buchhaltungssoftware sevDesk werden dir solche Fehler erst gar nicht passieren. Du konzentrierst dich auf die Arbeit und sevDesk auf die Buchhaltung.

Der Autor:

Jonas Monschein ist Steuerfachwirt und arbeitet in einer Steuerberaterkanzlei in Achern. Nebenbei ist er selbstständig als Buchhalter und als Geschäftsführer von Unternehmen & Steuer tätig.

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