Spesen und Verpflegungsmehraufwand - Alles was du wissen solltest
Deine Mitarbeiter sind auf Dienstreise zu Messen, Tagungen oder zum Großkunden? Dann verpflegen sie sich unterwegs, und schnell kommt einiges an Spesen zusammen. Wir erklären Selbstständigen und Arbeitgebern, was zu Spesen zählt, welche Spesenpauschalen du kennen solltest und wie genau sie nach einer Auswärtstätigkeit im In- und Ausland berechnet werden. Los geht’s.
Das deckt der Verpflegungsmehraufwand ab
Wer auf Dienstreise ist, hat oft mehr Ausgaben, als wenn er an seinem gewöhnlichen Arbeitsplatz (erste Tätigkeitsstätte) arbeitet. Dieses Mehr an Ausgaben kann gerade bei mehrtägiger Abwesenheit beträchtlich in die Höhe schnellen – zum Beispiel durch:
- das Frühstück an der Autobahnraststätte
- der Lunch zwischen Meetings
- das Abendessen im Hotel
Um auf diesen dienstlich bedingten Mehrkosten, auch Verpflegungsmehraufwand, nicht sitzen zu bleiben, können Angestellte sich die Kosten erstatten lassen. In der Regel übernehmen Arbeitnehmer diese Mehrbelastung. Eine solche Vergütung der Verpflegungsmehraufwendungen wird als Spesen bezeichnet.
Du hast keine Lust zu lesen? Mehr zum Thema Spesen & Verpflegungsmehraufwand findest du in unserem Kurzvideo!
Unterschied zwischen Spesen und Reisekosten
Du wirst oft lesen, dass Spesen und Reisekosten synonym verwendet werden. Schauen wir uns beides hier genauer an.
Zu Reisekosten zählen Ausgaben aus den vier Kategorien
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten
- Reisenebenkosten
- Verpflegungskosten
Häufig werden all diese Reisekosten-Ausgaben als Spesen bezeichnet. Es geht im eigentlichen Sinn bei Spesen aber um die Mehrkosten für Verpflegung durch Frühstück, Mittagessen und Abendessen, die dein Mitarbeiter auf der Geschäftsreise vorgestreckt hat oder die du als Selbstständiger zahlst bei dienstlich bedingter Abwesenheit.
Genau diesem Verpflegungsmehraufwand bei längerer Abwesenheitsdauer vom eigentlichen Tätigkeitsort und seiner Berechnung widmen wir uns in diesem Artikel. Wir klären das Wichtigste für die Spesen-Abrechnung und zu geltenden Pauschalbeträgen von Angestellten sowie Selbstständigen.
Du willst mehr zum Thema Reisekosten lesen? Hier findest du unseren ausführlichen Reisekosten-Beitrag.
Was Spesen sind, hätten wir damit geklärt. Lass uns jetzt schauen, wie genau du Spesen mit deinen Team-Mitgliedern abrechnen kannst, wenn sie nach dienstlicher Abwesenheit im In- oder Ausland zurück an ihrer eigentlichen Tätigkeitsstätte sind.
Spesen für Reisen im Inland berechnen
Hier haben wir direkt eine gute Nachricht für dich:
Damit die Abrechnung der Verpflegungsmehraufwendungen für beide Seiten – dich und deine Angestellten – leichter wird und schneller vom Tisch ist, könnt ihr feste Spesenpauschalen anwenden. Das heißt, ihr arbeitet mit Pauschalbeträgen, die du als Arbeitgeber steuerfrei erstatten kannst.
Zwei Dinge solltest du zum Verpflegungsmehraufwand und Spesen im Inland wissen:
- Welche Spesensätze steuerfrei sind, legt nicht jeder Arbeitgeber individuell für sein Unternehmen fest. Vielmehr veröffentlicht das Bundesministerium für Finanzen regelmäßig neue Spesensätze bzw. Spesenpauschalen, die verbindlich sind.
- Die Spesensätze variieren je nach Reise- und Abwesenheitsdauer. Zum einen gibt es eine kleine Spesenpauschale (auch Pauschbetrag) für Verpflegungsmehraufwendungen, die unter anderem für Geschäftsreisen mit einer Abwesenheit vom eigentlichen Tätigkeitsort von acht bis 24 Stunden gilt. Zum anderen wird der große Pauschbetrag eingesetzt, der bei Auswärtstätigkeit fern der eigentlichen Tätigkeitsstätte von 24 Stunden pro Kalendertag gilt.
In unserem Ratgeberartikel findest du detaillierte Informationen zur Berechnung der Spesen im Inland, zur geltenden Spesenpauschale, aktuellen Spesenanhebungen, zu Kürzungen von Verpflegungspauschalen sowie zu Fristen.
Und wie sieht es mit Abwesenheit durch Dienstreisen im Ausland aus? Wie läuft die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands, wenn es für deine Angestellten nach Österreich, in die Schweiz oder auch nach Japan geht?
Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands bei Geschäftsreisen ins Ausland
Auch wenn es für deine Mitarbeiter dienstlich ins Ausland geht, können sie Spesen abrechnen. Da die Kosten für Verpflegung aber von Land zu Land und auch innerhalb eines Landes von Region zu Region stark abweichen können, stellt das Bundesfinanzministerium eine umfangreiche Tabelle mit allen Spesensätzen bzw. Pauschalbeträgen in 180 Ländern zur Verfügung.
In dieser Liste findest du alle Angaben für den kleinen und den großen Spesensatz zum Beispiel in Luxemburg, Polen, China, USA New York oder auch USA Chicago.
Ebenfalls in dieser Liste enthalten sind die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im jeweiligen Land.
Wir haben dir in einem detaillierten Artikel alle wichtigen Informationen zu Spesen im Ausland zusammengestellt, mit Hinweisen zu Tagesspesen 2024 und zu Kürzungen der Spesenpauschale. Du findest hier auch einen Auszug aus der internationalen Spesentabelle 2024 und praktische Tipps zur schnelleren Bearbeitung der Spesenabrechnungen in deinem Unternehmen.
Spesenabrechnung in der Reisekostenabrechnung angeben
Dass es kleine und große Spesensätze für eine Dienstreise gibt, weißt du jetzt. Dass die steuerfreien Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand der Arbeitnehmer von Land zu Land unterschiedlich berechnet werden, auch.
Die wichtigsten Informationen für das Spesengeld für Frühstück, Mittagessen, Abendessen liegen damit auf dem Tisch. Arbeitnehmer in deinem Unternehmen können sich also an die Spesenabrechnung machen. Was du als Arbeitgeber hierzu wissen solltest:
Du musst Spesen und Verpflegungsmehraufwand nur zahlen, wenn
- eine Spesenabrechnung nach der Geschäftsreise vorliegt.
- diese Abrechnung der Verpflegungspauschale für die Dienstreise korrekt ist.
Übrigens: Welche Angaben auf die Abrechnung müssen, wie du die unterschiedlichen Spesenbeträge angibst und welche Informationen nicht fehlen dürfen für eine vollständige Abrechnung, erklären wir in unserem Beitrag Spesenabrechnung.
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Spesen für Unternehmer, Selbständige und Freiberufler
Prima. Das Vorgehen für Angestellte ist damit geklärt. Ihrer Abrechnung von Spesen und Verpflegungsmehraufwand steht nichts mehr im Weg.
Was aber ist, wenn du selbst als Unternehmer, Selbstständiger oder Freiberufler auf Dienstreise bist. Kannst du deine Reisekosten abrechnen und wenn ja, wie?
Ja, auch du kannst Ausgaben zurückerhalten, bist du zurück an deiner üblichen Arbeitsstätte und die Dienstreise ist beendet. Wie auch Angestellte kannst du dafür die steuerfreien Pauschalen nutzen und diese entsprechend als Ausgaben absetzen. Konkret läuft das über die Umsatzsteuererklärung. Dafür gibst du deine Ausgaben als Betriebsausgaben an und führst sie in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bzw. Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) auf.
Zusammenfassung zum Verpflegungsmehraufwand
Spesen und Verpflegungsmehraufwand sind Reisekosten. Sie bilden das Mehr an Ausgaben ab, das entsteht, wenn du nicht am eigentlichen Arbeitsplatz tätig bist, sondern auswärts arbeitest. Diese Mehrkosten für Essen und Trinken übernehmen meist Arbeitgeber. Spesen werden in Pauschalen (Verpflegungspauschalen) abgerechnet, die je nach Länge der Auswärtstätigkeit und von Land zu Land variieren können.
