Tipps zur Jahresabschlussprüfung: Was du zu Ablauf und Pflichten wissen musst
Musst du für dein Unternehmen einen Jahresabschluss anfertigen? Dann könnte es sein, dass du auch zu einer Jahresabschlussprüfung verpflichtet bist. Doch was versteckt sich hinter dem Begriff und wer ist überhaupt prüfpflichtig? In diesem Beitrag zeigen wir dir, wer zur Jahresabschlussprüfung verpflichtet ist, wie diese abläuft und wie du dich darauf vorbereiten kannst.
Was ist eine Jahresabschlussprüfung?
Die Bezeichnung legt es bereits nahe: Bei einer Jahresabschlussprüfung handelt es sich um die Überprüfung deines Jahresabschlusses durch einen externen, unabhängigen Wirtschaftsprüfer. Dieser stellt fest, ob die Bestandteile deines Jahresabschlusses korrekt und übereinstimmend mit den gesetzlichen Vorschriften angefertigt worden sind. Geregelt ist die Prüfungspflicht in § 316 HGB.
Die Jahresabschlussprüfung verfolgt mehrere Ziele:
- Schaffung von Transparenz und Vertrauen für Geschäftspartner und Banken
- Kontrolle des Jahresabschlusses auf Richtigkeit und Vollständigkeit
- Überprüfung auf Einhaltung von gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften
- Aufdeckung etwaiger Unrichtigkeiten (oder Betrugsversuche)
Wer ist zu einer Jahresabschlussprüfung verpflichtet?
Ehe du tiefer in das Thema einsteigst, solltest du klären, ob die Jahresabschlussprüfung für dich überhaupt relevant ist. Abhängig ist das davon, wie groß dein Unternehmen ist und welche Rechtsform es hat. Vorgeschrieben ist die Jahresabschlussprüfung für diese Unternehmen:
- Kapitalgesellschaften oberhalb bestimmter Größenkriterien (z. B. GmbH, AG)
- Personengesellschaften ohne natürliche Person als Vollhafter (z. B. GmbH & Co. KG)
- Unternehmen von öffentlichem Interesse (z. B. Banken, Versicherungen)
Kapitalgesellschaften sind prüfpflichtig, wenn sie mittelgroß oder groß sind. Das ist der Fall, wenn sie im Jahresdurchschnitt mehr als 50 Arbeitnehmer sowie eine Bilanzsumme von über 7,5 Mio. Euro oder einen Umsatz von mehr als 15 Mio. Euro aufweisen. Überschreitet dein Unternehmen zwei Jahre in Folge zwei dieser Kriterien, ist die Jahresabschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer verpflichtend.
Wann lohnt sich eine freiwillige Jahresabschlussprüfung?
Auch wenn du nicht der Pflicht zur Jahresabschlussprüfung unterliegst, kannst du sie freiwillig durchführen lassen. Der Ablauf ist derselbe wie bei der Prüfpflicht – das Vorliegen des Prüfberichts ist aber nicht Voraussetzung für die Feststellung des Jahresabschlusses.
Mit einer freiwilligen Jahresabschlussprüfung gewinnst du Sicherheit, da Fehler vor Feststellung des Jahresabschlusses erkannt werden, und verschaffst dir einen Vertrauensbonus bei Investoren und Banken. Sinnvoll ist die freiwillige Jahresabschlussprüfung etwa, wenn du auf der Suche nach Investoren oder einer Finanzierung bist, Konzerne oder öffentliche Auftraggeber als Kunden gewinnen möchtest oder dich schon frühzeitig auf eine spätere Prüfpflicht vorbereiten willst.
Ablauf einer Jahresabschlussprüfung – Schritt für Schritt
Eine Jahresabschlussprüfung besteht aus mehreren Vorbereitungsschritten und Prüfungshandlungen. Je nach Unternehmensgröße solltest du insgesamt mit einer Dauer von etwa zwei bis vier Monaten rechnen:
- Schritt: Vorbereitung der Unterlagen (ca. 2 bis 4 Wochen)
- Schritt: Vorprüfung (ca. 1 bis 2 Wochen)
- Schritt: Hauptprüfung (ca. 3 bis 8 Wochen)
- Schritt: Abschlussgespräch (1 Tag)
- Schritt: Prüfungsbericht & Testat (ca. 1 bis 3 Wochen)
Schritt 1: Unterlagen vorbereiten
Eine gute Vorbereitung ist das A und O für eine erfolgreiche Jahresabschlussprüfung. Beginne daher damit, alle benötigten Unterlagen zu deinem Unternehmen zusammenzustellen. Die wichtigsten Dokumente hierfür sind:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Anhang
- Lagebericht (nur bei großen Kapitalgesellschaften)
- Steuerunterlagen (z. B. Steuererklärungen, Steuerbescheide)
- Buchhaltungsdaten (z. B. Kontenabstimmung, Summen- und Saldenliste)
- Details zu deinem Vermögen und vorhandenen Schulden (z. B. Kontoauszüge, Leasingverträge, Darlehensverträge, Abschreibungsnachweise)
- Nachweise zu Forderungen und Verbindlichkeiten (z. B. Rechnungen, Zahlungsbelege)
- Gesellschaftsvertrag
Schritt 2: Vorprüfung
Bei der späteren Hauptprüfung sollte idealerweise alles glattlaufen. Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen für eine optionale Vorprüfung im Vorfeld der eigentlichen Jahresabschlussprüfung. Falls es Probleme oder gravierende Fehler gibt, kannst du diese beheben, ehe die Hauptprüfung startet. Das spart dir Zeit, reduziert Nacharbeiten und hilft, die Prüfung zügig durchzuführen.
Bei der Vorprüfung beschäftigt sich der Abschlussprüfer mit den vorläufigen Versionen deiner Bilanz und GuV und sucht nach offensichtlichen Unrichtigkeiten oder Unstimmigkeiten. Zudem prüft er die Abläufe in deiner Buchhaltung, kontrolliert stichprobenartig die korrekte Verbuchung deiner Belege und stellt sicher, dass die korrekten Steuersätze verwendet wurden. Nach der Vorprüfung kann dir der Buchprüfer konkrete Tipps geben, wie du deinen Jahresabschluss verbessern kannst.
Schritt 3: Hauptprüfung
Jetzt geht es ans Eingemachte: Die Hauptprüfung steht an. Jetzt geht der Buchprüfer ins Detail und prüft im Einzelnen, ob dein Jahresabschluss den gesetzlichen Rechnungslegungsvorschriften entspricht. Die Hauptprüfung besteht aus diesen Schritten:
Stell dich darauf ein, dass der Abschlussprüfer auch mit der Geschäftsführung und den Mitarbeitern in der Buchhaltung sprechen möchte. So lassen sich offene Fragen unkompliziert klären und der Buchprüfer verschafft sich einen Überblick über die internen Prozesse des Unternehmens.
Im Regelfall kommt bei der Jahresabschlussprüfung der sogenannte risikoorientierte Prüfungsansatz zum Einsatz. Der Prüfer kann in der kurzen Zeit nicht alles bis ins kleinste Detail prüfen – stell dir nur den Umfang der Buchführungsunterlagen eines großen Konzerns vor. Beim risikoorientierten Prüfungsansatz orientiert sich ein gewissenhafter Prüfer an den wichtigsten Risiken des Unternehmens, um einer Fehlentscheidung vorzubeugen und möglichst ein korrektes Urteil abzugeben.
Schritt 4: Abschlussgespräch
Sobald der Buchprüfer seine Jahresabschlussprüfung durchgeführt hat, folgt wenig später das Abschlussgespräch. Darin stellt er die Erkenntnisse aus der Hauptprüfung vor und gibt Anweisungen zu erforderlichen Korrekturen.
Schritt 5: Prüfungsbericht & Testat
Hat die Jahresabschlussprüfung keine Auffälligkeiten ergeben, stellt dir der Abschlussprüfer den Prüfungsbericht und den Bestätigungsvermerk (Testat) aus. Der Prüfungsbericht gibt die Details der Prüfungshandlungen wieder. Der Bestätigungsvermerk zeigt Investoren oder Banken, dass mit dem Jahresabschluss alles in Ordnung ist.
Wird nur ein eingeschränkter Bestätigungsvermerk erteilt, bedeutet dies, dass die Kontrolle nur wenige Auffälligkeiten ergeben hat, die jedoch nicht kritisch sind. Hat die Jahresabschlussprüfung wesentliche Mängel aufgedeckt, stellt die prüfende Person keinen Bestätigungsvermerk aus, sondern einen Versagungsvermerk.
Falls du der Prüfungspflicht unterliegst, musst du den Prüfungsbericht gemeinsam mit deinem Jahresabschluss beim Bundesanzeiger einreichen. Auch bei Banken oder Investoren musst du den Bericht auf Anfrage einreichen.
So bereitest du dich optimal auf die Jahresabschlussprüfung vor
Beim ersten Mal hast du sicherlich ziemlichen Respekt vor dem Abschlussprüfer. Das ist aber gar nicht nötig: Für eine stressfreie Jahresabschlussprüfung ist eine gut organisierte Buchhaltung die wichtigste Grundlage. Sie erspart dir unnötige Rückfragen des Buchprüfers und sorgt für einen effizienten Ablauf der Prüfung. Unsere Checkliste hilft dir, deine Jahresabschlussprüfung professionell vorzubereiten:
- Sind alle Buchungen aktuell und vollständig?
- Sind all deine Belege geordnet in Papierform oder in digitaler Form verfügbar?
- Hast du deine Konten (Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten) abgestimmt?
- Falls es noch offene Forderungen oder Verbindlichkeiten gibt: Hast du die offenen Posten geklärt und etwaige Zahlungsausfälle verbucht?
- Hast du für geplante Investitionen Rückstellungen gebildet?
- Sind alle Abschreibungen korrekt verbucht?
- Hast du alle Unterlagen für die Jahresabschlussprüfung vorbereitet?
- Hast du dich mit dem Wirtschaftsprüfer darüber abgestimmt, was du sonst noch für die Prüfung vorbereiten solltest?
So findest du den richtigen Wirtschaftsprüfer
In Deutschland gibt es über 3.000 Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und knapp 15.000 Wirtschaftsprüfer. Unsere Tipps helfen dir, aus dieser großen Auswahl den für dein Unternehmen passenden Wirtschaftsprüfer zu finden:
- Prüfe, ob du einen Wirtschaftsprüfer brauchst – das ist nämlich nur bei vorliegender Prüfungspflicht erforderlich. Mit einer freiwilligen Jahresabschlussprüfung kannst du auch einen Steuerberater beauftragen.
- Große Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie etwa Deloitte, PwC, Ernest & Young oder KPMG bringen die nötige Erfahrung für große, international tätige Unternehmen mit. Mittelständische Wirtschaftsprüfer sind ideal für Startups, kleine und mittelgroße Unternehmen geeignet, da sie maßgeschneiderte Lösungen und eine persönliche Betreuung bieten. Kleine Unternehmen arbeiten gerne auch mit einzelnen Wirtschaftsprüfern und kleinen Kanzleien zusammen, die kosteneffizient und flexibel arbeiten und die direkte Kommunikation mit dem Buchprüfer ermöglichen.
- Hole Empfehlungen ein, etwa von anderen Unternehmern oder deinem Steuerberater.
- Nutze die Suche von Branchenverzeichnissen und der Wirtschaftsprüferkammer, um vereidigte Wirtschaftsprüfer zu finden.
- Hole dir mehrere Angebote ein und vergleiche die Preise und Leistungen der Abschlussprüfer.
- Frage den Wirtschaftsprüfer vor Beauftragung, inwiefern Erfahrungen mit der Größe und Branche deines Unternehmens bestehen. Idealerweise kennt der Prüfer bereits vergleichbare Unternehmen.
- Achte auf dein persönliches Bauchgefühl, denn gegenseitige Sympathie ist für eine gute Zusammenarbeit wichtig.
Welche Konsequenzen drohen bei Unregelmäßigkeiten oder Fehlern?
Deckt das Kontrollsystem des Abschlussprüfers Unregelmäßigkeiten oder Fehler auf, wird das für dich Folgen haben. Wie schwerwiegend diese sind, hängt davon ab, wie gravierend die Fehler sind. Unsere Übersicht zeigt dir die Folgen von aufgedeckten Fehlern:
Korrekturen an Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht kannst du immer vornehmen, solange die Jahresabschlussprüfung nicht abgeschlossen wurde. Wenn der Prüfungsbericht erst einmal ausgestellt worden ist, kannst du zwar noch Korrekturen ausführen. Das Ergebnis der Prüfung beeinflusst dies aber nicht mehr.
Häufige Fehler bei der Jahresabschlussprüfung und wie du sie vermeidest
Fehler können passieren. Doch je weniger der Abschlussprüfer bei seinen Prüfungshandlungen findet, desto besser steht dein Unternehmen da und umso schneller kannst du die Jahresabschlussprüfung abschließen. Versuche, die folgenden häufigen Fehler zu vermeiden:
- Fehler in der Buchhaltung
Überprüfe regelmäßig (am besten monatlich), ob bei deiner Buchhaltung alles stimmt. Erfasse alle Belege digital und verknüpfe sie automatisiert mit den Buchungen. Dabei hilft dir eine professionelle Buchhaltungssoftware für KMU wie sevdesk. - Falsche Angaben
Achte darauf, offene Forderungen realistisch zu bewerten (im Zweifel abschreiben). Manipulationen in Form einer „kreativen Buchführung“ werden meist schnell aufgedeckt. Lasse deine Steuererklärungen am besten vorab von einem Steuerberater prüfen. - Widersprüchliche (nicht zusammenpassende) Zahlen
Führe interne Plausibilitätsprüfungen durch, bevor der Wirtschaftsprüfer kommt. Stelle sicher, dass deine Buchführung mit deinen Steuererklärungen zusammenpasst. Ein etwaiger Lagebericht sollte außerdem zum Zahlenwerk der Bilanz passen. - Fehlende Belege
Vermeide die klassische Zettelwirtschaft und speichere deine Belege digital. Eine klare Ordnerstruktur trägt dazu bei, dass alle Belege auffindbar sind. Prüfe vor der Jahresabschlussprüfung, ob zu jeder Buchung ein Beleg vorhanden ist.
Mit einer guten Vorbereitung vermeidest du Schweißausbrüche während der Prüfung, wenn du vor den Augen des Prüfers fehlende Unterlagen suchen oder Unstimmigkeiten erklären musst.
Zusammenfassung zur Jahresabschlussprüfung
Die Jahresabschlussprüfung mag auf den ersten Blick vielleicht schwierig wirken. Mit der richtigen Vorbereitung und einer ordentlich geführten Buchhaltung kannst du diese Aufgabe aber ganz entspannt angehen. Zur Jahresabschlussprüfung verpflichtet sind allerdings nur mittelgroße und große Kapitalgesellschaften, Banken, Versicherungen sowie bestimmte Personengesellschaften.
Ein gewissenhafter, vereidigter Wirtschaftsprüfer übernimmt die Prüfung deines Jahresabschlusses mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht. Kleinere Fehler kannst du oft noch unkompliziert korrigieren. Schwerwiegende Fehler solltest du möglichst vermeiden, da sie im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.
