E-Rechnung 2027

E-Rechnungspflicht: Was gilt seit 2025?

Der Startschuss für die E-Rechnungspflicht fiel am 1. Januar 2025. Die rechtliche Grundlage dafür wurde mit dem Wachstumschancengesetz geschaffen. Seitdem müssen inländische Unternehmen darauf vorbereitet sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das gilt unabhängig davon, ob du bereits selbst E-Rechnungen verschicken musst. Die Empfangspflicht betrifft damit beispielsweise auch Kleinunternehmer. Für den Empfang reicht jedoch grundsätzlich ein E-Mail-Postfach aus. Damit du die strukturierten Rechnungsdaten anschließend auslesen, prüfen und für deine Buchhaltung nutzen kannst, brauchst du jedoch eine passende technische Lösung.

Mit dem Jahreswechsel 2025 hat sich außerdem die Definition der E-Rechnung geändert. Nicht jede digital verschickte Rechnung gilt seitdem automatisch als E-Rechnung. Welche Anforderungen ein Dokument erfüllen muss und warum eine einfache PDF-Rechnung nicht dazugehört, schauen wir uns gleich noch genauer an.

Die E-Rechnung ist zugleich ein wichtiger Schritt hin zu einem digitalen Meldesystem und schafft die Grundlage für eine automatisierte Buchhaltung. Denn liegen Rechnungsdaten strukturiert vor, können digitale Systeme sie direkt auslesen und weiterverarbeiten.

Wie ändert sich die E-Rechnungspflicht ab 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 wird die E-Rechnungspflicht erneut erweitert. Hatte dein Unternehmen im Jahr 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro, musst du ab dem 01.01.2027 für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.

Liegt dein Vorjahresumsatz bei höchstens 800.000 Euro, hast du als Rechnungsaussteller noch ein Jahr länger Zeit. Du kannst 2027 weiterhin Papierrechnungen verschicken oder – mit Zustimmung deines Geschäftskunden – andere elektronische Formate wie eine PDF-Rechnung verwenden. Ab 2028 endet diese umsatzabhängige Übergangsfrist jedoch vollständig.

Welche Übergangsfristen gibt es zur E-Rechnungspflicht?

Damit Unternehmen genügend Zeit für die Umstellung haben, sieht das Wachstumschancengesetz eine schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht mit verschiedenen Übergangsfristen vor. Die wichtigsten Fristen siehst du hier:

Wer muss auch 2027 keine E-Rechnungen versenden?

Auch 2027 und darüber hinaus gibt es Fälle, in denen du keine E-Rechnung ausstellen musst. Neben der Übergangsregelung für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz gelten insbesondere folgende Ausnahmen:

• Kleinunternehmer: Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, bist du grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit.‍
• Rechnungen an Privatpersonen: Die E-Rechnungspflicht betrifft inländische B2B-Umsätze und damit keine E-Rechnungen an Privatkunden.‍
• Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro brutto dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.‍
• Fahrkarten und Tickets: Fahrausweise, beispielsweise für Bahn, Bus oder Flugzeug, dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.‍
• Bestimmte steuerfreie Umsätze: Für bestimmte nach dem Umsatzsteuerrecht steuerfreie Umsätze greift die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung nicht. Dazu gehören beispielsweise Heilbehandlungen und Finanzdienstleistungen.‍
• Rechnungen an ausländische Unternehmen: Die deutsche E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Grenzüberschreitende Rechnungen an Unternehmen im Ausland fallen daher nicht unter diese Pflicht.

Du möchtest die Sonderfälle genauer prüfen? In unseren Ratgebern findest du alle wichtigen Ausnahmen zur E-Rechnung und zur E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer im Überblick.

Praxis-Beispiele zur E-Rechnungspflicht ab 2027

Wie die Vorgaben 2027 in der Praxis aussehen, zeigen dir diese drei Beispiele:

Beispiel 1: Agentur über oder unter 800.000 Euro Umsatz
Eine Marketingagentur hat 2026 einen Gesamtumsatz von 900.000 Euro erzielt. Ab dem 1. Januar 2027 muss sie für ihre inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Bei einem Vorjahresumsatz von beispielsweise 790.000 Euro könnte sie dagegen noch bis Ende 2027 die Übergangsregelung nutzen und Papier- bzw. PDF-Rechnungen versenden.

Beispiel 2: Rechnung ins In- oder Ausland
Ein deutscher IT-Dienstleister stellt einem Unternehmen in München eine Rechnung. Überschreitet er die Umsatzgrenze von 800.000 Euro, greift 2027 grundsätzlich die E-Rechnungspflicht. Rechnet er dagegen mit einem Unternehmen in Frankreich ab, fällt diese Rechnung nicht unter die deutsche E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze und er kann weiterhin sonstige Rechnungen einsetzen.

Beispiel 3: Viele Kleinbetragsrechnungen
Ein Unternehmen verkauft regelmäßig Waren an andere Unternehmen und stellt dabei viele Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag unter 250 Euro aus. Für diese Kleinbetragsrechnungen gilt nach wie vor eine Ausnahme. Sie dürfen auch 2027 als sonstige Rechnung ausgestellt werden, selbst wenn das Unternehmen mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz erzielt hat.

Selbsttest: Bist du ab 2027 verpflichtet, E-Rechnungen zu verschicken?

Du bist trotzdem noch unsicher, ob du 2027 E-Rechnungen verschicken musst? Mit unserem kurzen Selbsttest findest du in wenigen Klicks heraus, ob und ab wann die E-Rechnungspflicht für dich gilt. Beantworte einfach die folgenden Fragen und verschaffe dir in weniger als einer Minute Klarheit.

Was passiert, wenn du 2027 noch keine E-Rechnungen verschickst?

Hatte dein Unternehmen 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro, gibt es für dich ab 2027 keine weitere Übergangsfrist. Für entsprechende inländische B2B-Umsätze musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Verschickst du stattdessen eine einfache PDF- oder Papierrechnung, obwohl die E-Rechnung vorgeschrieben ist, erfüllst du die gesetzlichen Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes nicht.

Das kann schnell praktische Folgen haben. Dein Geschäftskunde kann eine ordnungsgemäße E-Rechnung einfordern, wodurch Rechnungskorrekturen und zusätzlicher Aufwand bei dir entstehen. Verzögert sich dadurch die Rechnungsbearbeitung beim Kunden, kann sich auch die Bezahlung verzögern und deine Liquidität belasten. Zudem kann eine nicht ordnungsgemäße Rechnung Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug deines Kunden haben, weil das Finanzamt ihn beispielsweise verweigert.

Ob bei einem Verstoß zusätzlich Bußgelder oder andere direkte Sanktionen drohen, ist derzeit noch nicht abschließend geklärt. Für deinen Geschäftsalltag gibt es ohnehin einen besseren Weg: Bereite deine Rechnungsprozesse rechtzeitig vor, damit du ab 2027 rechtskonforme E-Rechnungen ohne zusätzliche Korrekturschleifen verschicken kannst.

Welche E-Rechnungsformate kannst du 2027 versenden?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen und grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zwei der gängigsten Formate dafür sind die XRechnung und ZUGFeRD:

• XRechnung: Dieses Format besteht aus einer reinen XML-Datei und lässt sich dadurch besonders gut automatisch verarbeiten. Für das menschliche Auge sieht sie dagegen eher nach einem Mix aus Zahlen, Buchstaben und Code aus. Die XRechnung kommt in der Regel bei Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber zum Einsatz.‍
• ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Rechnung mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Dadurch kannst du die Rechnung wie gewohnt ansehen, während eine Buchhaltungssoftware die enthaltenen Daten automatisch auslesen und verarbeiten kann.

Beide Formate erfüllen in entsprechenden Versionen die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung und eignen sich damit für den elektronischen Rechnungsaustausch. Wenn du mehr über die beiden Formate erfahren möchtest, empfehlen wir dir unseren Ratgeber zu den Unterschieden zwischen XRechnung und ZUGFeRD.

Checkliste: Richtig vorbereiten auf E-Rechnungen in 2027

Die Umstellung auf E-Rechnungen klingt zunächst nach viel Arbeit. Mit einem klaren Plan kannst du deine Rechnungsprozesse jedoch Schritt für Schritt vorbereiten und vermeiden, dass du Ende 2026 unter Zeitdruck gerätst. Diese Schritte solltest du für 2027 auf deiner Liste haben:

Schritt 1: Empfang und Verarbeitung sicherstellen. Solltest du das noch nicht getan haben, richte schnellstmöglich eine E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ein und lege einen Prozess fest, damit eingehende E-Rechnungen zeitnah bearbeitet und GoBD-konform archiviert werden. Um eine erhaltene XRechnung zu visualisieren und zu validieren, kannst du gerne auch unseren kostenlosen E-Rechnungs-Viewer verwenden.

‍Schritt 2: Klären, ob du 2027 E-Rechnungen versenden musst. Prüfe, ob deine zukünftigen Rechnungen unter die E-Rechnungspflicht fallen. Entscheidend sind 2027 unter anderem dein Vorjahresumsatz und mögliche Ausnahmen.‍

Schritt 3: E-Rechnungssoftware prüfen und einrichten. Nutzt du bereits eine Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm, checke, ob es E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten kann. Falls nicht, suche dir rechtzeitig eine passende E-Rechnungssoftware wie sevdesk und hinterlege dort deine relevanten Unternehmens- und Steuerdaten. Zum Übergang kannst du auch unseren kostenlosen E-Rechnungsgenerator verwenden.‍

Schritt 4: Format und Workflow festlegen. Entscheide dich, welches E-Rechnungsformat du bevorzugt versenden möchtest. Lege außerdem fest, wie E-Rechnungen künftig erstellt, geprüft, versendet, bearbeitet und archiviert werden.‍

Schritt 5: Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter einbeziehen. Informiere deine Kunden über die Umstellung und frage bei Lieferanten und Dienstleistern nach, ab wann und in welchem Format sie E-Rechnungen verschicken. Kläre bei Bedarf auch mit deinem Steuerberater, ob sich euer gemeinsamer Workflow ändert.‍

Schritt 6: Erste E-Rechnung testen. Erstelle eine Testrechnung und sende sie an einen Partner oder deinen Steuerberater. So kannst du prüfen, ob alle Daten korrekt übermittelt und problemlos verarbeitet werden. Außerdem hast du genügend Zeit, mögliche Fehler vor 2027 zu beheben.

Du möchtest keinen Punkt bei der Umstellung auf die E-Rechnung vergessen? Nutze unsere ausführliche E-Rechnungs-Checkliste mit kostenlosem PDF zum Abhaken.

Mit sevdesk bist du bereit für E-Rechnungen im Jahr 2027

Mit sevdesk bist du für die E-Rechnungspflicht 2027 gut aufgestellt. Du kannst rechtskonforme E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellen, versenden und empfangen. Das geht sogar direkt in deiner Buchhaltungssoftware und ohne zusätzliche Add-ons.

Beim Erstellen deiner E-Rechnung unterstützt dich sevdesk dabei, alle erforderlichen Pflichtangaben zu berücksichtigen. Anschließend verschickst du die fertige E-Rechnung mit wenigen Klicks direkt aus dem Tool. Eingehende E-Rechnungen liest sevdesk automatisch aus und erstellt dir einen passenden Verbuchungsvorschlag. So sparst du dir das manuelle Übertragen der Rechnungsdaten.

Auch die Aufbewahrung ist abgedeckt: Deine E-Rechnungen werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert und bleiben jederzeit für dich verfügbar. Gleichzeitig können deine Geschäftskunden die strukturierten Rechnungsdaten direkt digital weiterverarbeiten und dich so schneller bezahlen.

Du möchtest dich erst einmal mit den Funktionen und Integrationen einer E-Rechnungssoftware vertraut machen, bevor du dich entscheidest? Absolut kein Problem! Im kostenlosen sevdesk Tarif kannst du bis zu drei E-Rechnungen pro Monat erstellen und dich so schon vor 2027 auf die neuen Abläufe vorbereiten.

Zusammenfassung: Das ändert sich bei E-Rechnungen 2027

2027 wird bei der E-Rechnungspflicht eine weitere wichtige Stufe erreicht. Während Unternehmen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen können müssen, kommt für viele nun die Versandpflicht hinzu: Hatte dein Unternehmen 2026 einen Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro, musst du ab dem 1. Januar 2027 für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro kannst du noch bis Ende 2027 von der Übergangsregelung profitieren.

Unabhängig von der Umsatzgrenze solltest du dich rechtzeitig mit deinen Rechnungsprozessen beschäftigen. Prüfe, welche Ausnahmen für dich gelten, ob deine Software XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt und ob Empfang, Versand und eine revisionssichere Archivierung funktionieren. Eine Testrechnung vor dem Jahreswechsel hilft dir dabei, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen.

Mit einer passenden E-Rechnungssoftware wie sevdesk kannst du die Umstellung direkt in deine Buchhaltung integrieren. So bist du vorbereitet, wenn die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht 2027 für dich greift – und musst dich zum Jahreswechsel nicht auf die Schnelle um eine Lösung kümmern.

Häufige Fragen & Antworten zur E-Rechnungspflicht 2027