PayPal Rechnung erstellen - So funktioniert es!

Möchtest du PayPal für kommerzielle Zwecke nutzen und in Folge dessen mit PayPal Rechnungen erstellen, dann kannst du dies direkt beim Finanzdienstleister erledigen. In unserem Blogbeitrag erläutern wir dir, wie du dabei vorgehen musst.

Das erwartet dich heute:

Was ist PayPal?

PayPal gehört zu den weltweit bekanntesten und erfolgreichsten Online-Bezahlsystemen. Mittlerweile besitzt etwa jeder Dritte ein PayPal Konto. Demnach greifen mehr als 70 Millionen Menschen auf den beliebten E-Payment-Anbieter zurück. Das Unternehmen PayPal wurde im Jahr 1998 von Max Levchin, Peter Thiel und Luke Nosek gegründet. Der Hauptsitz des Unternehmens befinde sich in Kalifornien (San José), während die europäische Tochtergesellschaft in Luxemburg ansässig ist. Der Zahlungsanbieter PayPal hat sich mittlerweile weltweit bewährt und kann nicht nur als privates PayPal Konto und/ oder als Geschäftskonto, sondern auch zum Bezahlen von kleineren bis mittleren Beträgen genutzt werden. Dabei dient das Bezahlsystem PayPal als Treuhanddienst, der zwischen dem Käufer und dem Verkäufer agiert.

PayPal Rechnung erstellen & versenden

Möchtest du dein PayPal Konto für kommerzielle Zwecke nutzen, kannst du mit einem zusätzlichen PayPal-Tool schnell und einfach detaillierte PayPal Rechnungen erstellen. Diese lassen sich im Nachgang einfach per E-Mail an deine Kunden versenden. In diesem Teil unseres Ratgebers findest du eine kurze überschaubare Anleitung, wie auch du völlig unkompliziert Rechnungen mit PayPal erstellen kannst. Bevor du dich an das Erstellen deiner PayPal Rechnungen machen kannst, benötigst du das Tool „PayPal-Rechnungen“. Hiermit kannst du in wenigen Schritten detaillierte Rechnungen anfertigen und an deine Kunden versenden. Im Anschluss an den Rechnungsversand klickt dein Kunde einfach auf einen Link in der E-Mail, um die Rechnung bequem per PayPal zu begleichen.

Anleitung um PayPal Rechnungen zu generieren

  1. Falls du noch kein PayPal Konto hast, kannst du dieses binnen weniger Minuten ganz einfach erstellen. Melde dich nun mit deinen Zugangsdaten bei PayPal an und klicke dann mit der linken Maustaste auf den Reiter „Geld anfordern“.

  2. Als zweites wählst du „Rechnung erstellen“ und schaust dich nach einer geeigneten Rechnungsvorlage um. Alternativ kannst du dich natürlich auch einfach für ein leeres Formular entscheiden.

  3. Nun füllst du das ausgewählte Rechnungsformular mit allen relevanten Daten aus. Im Anschluss solltest du deine Angaben nochmal auf mögliche Fehler prüfen.

  4. Sobald du deine PayPal Rechnung vollständig erstellt und geprüft hast, klickst du auf „Rechnung versenden“, damit dein Kunde diese später auch begleichen kann.

  5. Wenn du magst, kannst du deine erstellte Rechnung auch als Vorlage für weitere PayPal Rechnungen abspeichern. Hierfür klickst du einfach auf „Rechnung speichern“.

Status der Rechnung prüfen

Bei PayPal kann der Status einer Rechnung sowohl für den Käufer als auch für den Verkäufer als „offen“ deklariert sein. Wir erklären dir, wie du den Status einer versendeten Rechnung prüfen kannst.

  1. Klicke auf „Rechnungen verwalten“, um den Status einer von dir versendeten Rechnung zu überprüfen.
  2. Anschließend siehst du den Status all deiner Rechnungen.

Bitte bedenke, dass es aufgrund von Sicherheitsprüfungen teilweise mehrere Tage dauern kann, bis sich der Status deiner Rechnungen ändert. Über Änderungen wirst du in der Regel per E-Mail informiert.

Tipp!

Wenn du mehrere Rechnungen schreibst, ist es wichtig, den Überblick über deine Buchhaltung zu bewahren. Das übernimmt ein Rechnungsprogramm für dich, mit dem du sogar Rechnungen ganz einfach erstellen kannst!

In diesem Video erklären wir dir, wie du Rechnungen mit PayPal erstellen kannst und wie die Rechnungsabwicklung abläuft:

Wie sicher ist die Zahlungsmethode PayPal?

PayPal zählt zu den sichersten Zahlungsmethoden sowohl für Käufer als auch für Verkäufer. Ist etwas nicht in Ordnung, kann der Online-Bezahldienst nahezu immer helfen. Wir möchten in den nachfolgenden Zeilen kurz auf den bewährten Käufer- und Verkäuferschutz sowie auf zwei weitere positive Punkte der Zahlungsmethode PayPal eingehen, um dir zu zeigen, wie enorm sicher die Zahlungsmethode PayPal ist. Zu den Vorteilen zählen: 

Vorteil Beschreibung
Käuferschutz Das Unternehmen PayPal wirbt mit dem sogenannten Käuferschutz. Das bedeutet, dass du dein Geld als Kunde völlig unkompliziert zurückbekommst, falls du auf einen Betrüger hereingefallen bist oder aber einen falschen Artikel geliefert bekommen hast. PayPal gewährt seinen Kunden bis zu 180 Tage Zeit, um das Problem zu melden und das bereits bezahlte Geld zurückzubekommen.
Verkäuferschutz Auch der Verkäuferschutz kann sich durchaus sehen lassen. Wenn du zum Beispiel eine unautorisierte Zahlung über ein gehacktes PayPal Konto erhältst oder dein Kunde behauptet, er habe die bestellte Ware nie erhalten, dann ist der gesamte Betrag berechtigter Bestellungen durch den PayPal Verkäuferschutz abgesichert.
Datenschutz Ein weiterer großer Vorteil der Zahlungsmethode PayPal ist, dass sämtliche Kunden-Kontodaten nicht an den Verkäufer weitergeleitet werden. Verkäufer bekommen ausschließlich die E-Mail Adresse des Kunden zu sehen. Das liegt in erster Linie daran, dass auch unter den Verkäufern immer mal wieder schwarze Schafe sind.
Sicherheitsschlüssel Das Online-Bezahlsystem PayPal bietet seinen Kunden einen sogenannten Sicherheitsschlüssel an. Dadurch gestaltet sich das Zahlen mit dem Online-Dienst noch sicherer. Bei dem Sicherheitsschlüssel handelt es sich um ein kleines Gerät, das bei jeder PayPal Anmeldung einen sechsstelligen Sicherheitscode generiert. Dieser muss anschließend zusammen mit dem Nutzername und dem Passwort angegeben werden. Nach der Anmeldung verliert der Sicherheitscode sofort seine Gültigkeit, sodass sich kein anderer Zugriff auf deine Bankdaten verschaffen kann.

PayPal Gebühren

Was kostet PayPal? Welche Gebühren fallen an? Diese Fragen stellen sich nicht nur Käufer, sondern auch Verkäufer. Wir erklären dir, ob und welche Gebühren bei der Nutzung von PayPal anfallen.

Online-Shopping: Keinerlei PayPal-Gebühren für den Käufer

Kunden, die Waren beim Online-Shopping via PayPal bezahlen, müssen hierfür in der Regel keinerlei Gebühren bezahlen. Hin und wieder gibt es aber Verkäufer, die ihre PayPal Kosten (siehe einige Zeilen weiter unten) auf diese Art und Weise an den Kunden weitergeben.

PayPal Gebühren für Verkäufer

Grundsätzlich gilt zu wissen, dass jeder Verkäufer, der seinen Kunden PayPal als Bezahloption zur Verfügung stellt, Gebühren zahlen muss. Wie hoch diese Gebühren am Ende tatsächlich sind, hängt von mehreren unterschiedlichen Faktoren ab. Beim Zahlungsempfang liegt die Gebühr zunächst bei 2,49 Prozent der empfangenen Summe plus 0,35 Euro je Transaktion. Als Verkäufer hast du auch die Möglichkeit, dich als Händler bei PayPal anzumelden. Dadurch erhältst du nach einer Prüfung durch PayPal attraktive Händlerkonditionen. Anbei eine kurze Übersicht zu den PayPal Händlerkonditionen:

Transaktionsvolumen pro Monat Variable PayPal Gebühr
weniger als 2.000 Euro 2,49 %
zwischen 2.000,01 und 5.000 Euro 2,19 %
zwischen 5.000,01 und 25.000 Euro 1,99 %
zwischen 25.000,01 und 100.000 Euro 1,79 %
mehr als 100.000 Euro 1,49 %

Wichtig: Zusätzlich fallen auch für Händler je Transaktion 0,35 Euro Gebühren an.

Für wen ist PayPal geeignet?

Auch wenn du als Selbstständiger dein privates PayPal Konto weiterhin nutzen kannst, ist es durchaus empfehlenswert, für das Gewerbe ein separates Geschäftskonto anzulegen. Schließlich sollten private und geschäftliche Umsätze stets voneinander getrennt werden. Ein PayPal Geschäftskonto ist demnach für all diejenigen geeignet, die geschäftliche Umsätze generieren und PayPal sowohl als Zahlungsmittel als auch für Zahlungseingänge nutzen wollen. Gerade für Selbstständige, die regelmäßig Dienstleistungen/ Waren verkaufen, ist dieser Online-Zahlungsanbieter nicht mehr wegzudenken. Schließlich nutzt heute nahezu jeder Kunde PayPal, sodass hierdurch ein schneller und unkomplizierter Zahlungsvorgang ermöglicht wird. Da PayPal mittlerweile zu einem festen Bestandteil von Online-Transaktionen geworden ist, haben wir PayPal direkt in sevDesk integriert. Auf diese Art und Weise gestaltet sich deine Buchhaltung noch einfacher.

PayPal Konto mit sevDesk verbinden

Wenn du dein PayPal Konto mit sevDesk verknüpfst, hast du all deine PayPal-Transaktionen stets im Blick. Du kannst ganz genau nachvollziehen, welche Rechnungen schon bezahlt wurden und welche noch offen sind. Dank der praktischen PayPal Integration bei sevDesk übersiehst du nie wieder fällige Rechnungen und hast deine Buchhaltung bestens im Griff. Das Erledigen der Buchhaltung war noch nie so einfach!

Fazit

Der Online-Bezahldienst PayPal bietet die Möglichkeit, E-Mail-Rechnungen zu erstellen, was gerade für Selbstständige besonders attraktiv erscheint. Du hast die Wahl zwischen vielen verschiedenen professionellen Rechnungsvorlagen in den unterschiedlichsten Sprachen. Ebenso kannst du aus insgesamt 26 verschiedenen Währungen wählen. Mit dem Erstellen von PayPal Rechnungen in Kombination mit sevDesk wird die Buchhaltung zu einem Kinderspiel.

Alisha Meier
Alisha Meier

Alishas Kreativität kennt keine Grenzen. Seit 2017 arbeitet sie als Content Marketing Managerin bei sevDesk und begeistert ihre Zielgruppe mit gezielten Inhalten rund um Kreativthemen und Inspiration für Selbstständige.

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