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Als Unternehmer musst du regelmäßig Steuern entrichten, und die Umsatzsteuer macht dabei einen erheblichen Teil aus. Es gibt jedoch Möglichkeiten, sich als Unternehmer und Freiberufler von der Umsatzsteuer befreien zu lassen – und das kann dir nicht nur einiges an bürokratischem Aufwand ersparen, sondern auch deine Finanzen entlasten und sogar einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmern verschaffen.
In diesem Artikel erfährst du deshalb, was man unter einer Umsatzsteuerbefreiung versteht, ob du von ihr profitieren kannst und welche Vor- und Nachteile diese Entscheidung für dich hat. Außerdem zeigen wir dir, wie die Befreiung von der Umsatzsteuer funktioniert und wie die Rechnungsstellung aussieht.
Was ist die Umsatzsteuerbefreiung?
Wenn du unternehmerisch tätig bist, musst du grundsätzlich Umsatzsteuer zahlen – das ist die Regel. Allerdings macht der Gesetzgeber Ausnahmen: Bestimmte Berufsgruppen, wie Ärzte, und Unternehmen, die bestimmte Kriterien erfüllen, sind von der Pflicht zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer befreit.
Das heißt, sie müssen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und diese auch nicht an das Finanzamt abführen. Diese Befreiung gilt für Unternehmer und Freiberufler, die entweder spezifische, gesetzlich festgelegte Leistungen erbringen oder deren Jahresumsatz unter einer festgelegten Grenze bleibt.
Eine Übersicht zu den relevanten Regelungen für die Umsatzsteuerbefreiung findest du in folgenden Paragrafen:
Erwerb von Waren innerhalb der EU durch Unternehmen: Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen, wenn diese ordnungsgemäß nachgewiesen sind. Der Käufer ist steuerpflichtig im Bestimmungsland (sogenanntes „Reverse Charge“-Verfahren).
Kleinunternehmer mit Jahresumsatz unter 22.000 € im laufenden Jahr, genauer gesagt 50.000 € im folgenden Jahr.
Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit.
Wer genau von der Umsatzsteuer befreit, ist genauer gesagt sich befreien lassen kann, darauf gehen wir gleich noch ausführlicher ein. Zunächst schauen wir kurz auf die grundlegende Funktionsweise der Umsatzsteuer, damit du dir einen besseren Überblick zum Thema verschaffen kannst.
Du willst nicht den ganzen Text lesen? In diesem Video erfährst du alles rund um die Umsatzsteuer, deren Berechnung sowie die Befreiung davon:
Exkurs: Was ist eigentlich die Umsatzsteuer?
Generell gilt, dass alle Lieferungen, Dienstleistungen und unternehmerische Einnahmen der Umsatzsteuer unterliegen (§ 1 UStG). Das gilt sowohl für selbstständige Einzelunternehmer als auch für Freiberufler.
Gut zu wissen:
Umgangssprachlich bezeichnet man die Umsatzsteuer oft auch als Mehrwertsteuer, kurz MwSt.
Stellst du als Unternehmer eine Rechnung an deinen Kunden und verlangst Geld für deine Ware oder Leistung, so musst du auf diesen Betrag die Umsatzsteuer aufschlagen. Diesen Mehrbetrag musst du jedoch an das Finanzamt abführen, weshalb man von einem durchlaufenden Posten spricht. Das Unternehmen fungiert gewissermaßen als Steuereintreiber für das Finanzamt.
Normalerweise beträgt der Steuersatz dabei 19 %. Einige Produkte und Dienstleistungen fallen jedoch in den Bereich des Umsatzsteuergesetzes § 12 Abs. 2. Hier wird ein ermäßigter Steuersatz von nur 7 % erhoben. Dieser gilt bspw. für medizinische Hilfsmittel, diverse Beförderungsleistungen, Bücher und Zeitungen, Lebensmittel und Pflanzen.
Der Vorteil: Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen profitieren von der sogenannten Vorsteuer. Vorsteuer bzw. Vorsteuerabzug bedeutet, dass das Unternehmen sich seine gezahlte Umsatzsteuer wieder zurückholen kann. Die Umsatzsteuer zahlen am Ende nämlich die privaten Konsumenten oder die umsatzsteuerbefreiten Unternehmer. Die Verrechnung mit dem Finanzamt erfolgt vierteljährlich oder monatlich per Umsatzsteuervoranmeldung.
So funktioniert das Mehrwertsteuersystem
Tipp:
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Echte und unechte Umsatzsteuerbefreiung nach § 4 UStG
Wer von der Umsatzsteuer befreit ist, ist in § 4 UStG geregelt. Dieser Paragraf legt fest, welche Berufsgruppen und spezifischen Leistungen von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen sind, wobei er weniger auf die Höhe der Umsätze, sondern auf die Art der Tätigkeit abzielt. Gleichzeitig dürfen die darin genannten Unternehmen keine Umsatzsteuer für ihre Leistungen in Rechnung stellen. Ein entsprechender Vermerk, dass die Leistungen nach § 4 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, sollte daher in keiner Rechnung fehlen.
Der § 4 UStG ist sehr umfangreich und komplex, da er insgesamt 29 umsatzsteuerbefreite Lieferungen und Leistungen auflistet, die sich zudem in zahlreiche Unterpunkte gliedern.
In § 4 Nr. 1–7 UStG findest du eine Liste von umsatzsteuerbefreiten Umsätzen, die dennoch einen Vorsteuerabzug ermöglichen. Man spricht hier auch oft von „echten Umsatzsteuerbefreiungen“.
Darunter fallen sehr viele Leistungen rund um die grenzüberschreitende Ein- und Ausfuhr wie innergemeinschaftliche Leistungen, Umsätze für die Seeschiff- und Luftfahrt sowie die Lieferung von Gold an die Zentralbanken.
Freiberufler, Gewerbetreibende, Vereine und öffentliche Einrichtungen können sich eher an die Absätze in § 4 Nr. 8–28 UStG halten. All die dort genannten Umsätze sind nicht von der Umsatzsteuer betroffen und auch nicht zur Vorsteuer berechtigt, weshalb sie auch als „unechte Umsatzsteuerbefreiungen“ bezeichnet werden.
Dazu gehören beispielsweise:
Umsätze aus Vermietung und Verpachtung von Grundstücken und Wohnraum
Heilbehandlungen mit medizinischem Hintergrund (bspw. durch Ärzte, Zahnärzte und Heilpraktiker)
Umsätze, die von Bausparkassenvertretern und Versicherungsmaklern generiert werden
Umsätze aus diversen Einrichtungen zur Betreuung von hilfsbedürftigen Personen
Einnahmen aus öffentlichen Einrichtungen, die im Bereich Kultur und Musik Geld verdienen (Museen, Theater, Zoos)
Umsätze aus dem Bereich Bildung
Umsätze aus Herbergen, die für Kinder und Jugendliche im Rahmen eines Bildungsangebotes verdient werden
Finanzumsätze
Beispiele zur Umsatzsteuerbefreiung (§ 4 UStG)
Du hast jetzt einiges an Theorie gelesen, schauen wir uns ein paar Fälle in der Praxis an.
Eine Theatergruppe tritt in regelmäßigen Abständen in der Öffentlichkeit auf und verlangt für ihre Vorstellungen einen Eintritt. Laut § 4 Nr. 20a UStG sind diese Einnahmen von der Umsatzsteuer befreit. Der Verein darf aber auch keine Vorsteuer für die Anschaffung von Kostümen oder Bühnenausstattungen geltend machen. Das Finanzamt verlangt hier eine Bescheinigung seitens der zuständigen Behörde.
Ein Immobilienmakler ist sowohl selbstständig tätig als auch bei einer Bausparkasse angestellt. Seine Einnahmen aus der Maklertätigkeit sind laut § 4 Nr. 11 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Somit dürfte er eigentlich keine Vorsteuer ziehen. Bei der Vermittlung seiner Immobilien kann er jedoch Vorsteuer für die mit dieser Tätigkeit verbundenen Ausgaben geltend machen. Dazu gehören etwa die Kosten für die erstellten Exposés für seine Kunden oder die in Rechnung gestellte Arbeitszeit für die Besichtigungen. Für seine Schulungsveranstaltungen in der Bausparkasse und die damit verbundenen Ausgaben kann der Makler hingegen keine Vorsteuer ansetzen, da diese Leistungen nicht unter die steuerbefreiten Maklerleistungen fallen.
Umsatzsteuerbefreiung für Kleinunternehmer
Wenn du als Unternehmer oder Freiberufler im laufenden Jahr nicht mehr als 22.000 € und im Folgejahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € Umsatz machst, kannst du die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und dich dadurch ebenfalls von der Umsatzsteuer befreien lassen. Diese spezielle Regelung zur Umsatzsteuerbefreiung ist jedoch in § 19 UStG und nicht in § 4 UStG festgelegt.
Damit du auf diesem Wege von der Umsatzsteuer befreit werden kannst, musst du die Kleinunternehmerregelung jedoch erst beantragen. Das machst du entweder bei der Gründung über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder durch ein formloses Schreiben an dein Finanzamt.
Wenn du in einem Kalenderjahr hingegen mehr als 22.000 € Umsatz machst, wird dir die Umsatzsteuerbefreiung für das Folgejahr aberkannt, auch wenn du dann unter 50.000 € Umsatz bleibst. Da du mehr als 22.000 € verdient hast, musst du im nächsten Jahr Umsatzsteuer erheben und abführen. Das Finanzamt geht nämlich davon aus, dass du die 22.000-Euro-Grenze auch weiterhin überschreitest. Um dauerhaft von der Umsatzsteuer befreit zu bleiben, müsstest du also jedes Jahr weniger als 22.000 € Umsatz machen.
Gute Neuigkeiten:
Durch das im Jahr 2024 beschlossene Wachstumschancengesetz müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG erstmals für das Steuerjahr 2024 keine Umsatzsteuererklärung mehr beim Finanzamt einreichen.
Nimmst du diese Regelung für dich in Anspruch, darfst du bei deinen Rechnungen jedoch keine Umsatzsteuer ausweisen. Wichtig bei der Rechnungsstellung ist außerdem der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Kleinunternehmerrechnungen sollten immer eine der folgenden Formulierungen beinhalten:
„Hinweis: Nach § 19 UStG Kleinunternehmerregelung wird keine Umsatzsteuer erhoben.“ oder „Der ausgewiesene Betrag enthält nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer.“
Aber: Nur, weil ein Kleinunternehmer die Voraussetzungen für die Umsatzsteuerbefreiung erfüllt, muss er die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen. Er kann auch auf die Befreiung verzichten, wenn es für ihn wirtschaftlich sinnvoll ist. Wer vom Kleinunternehmer zum Regelunternehmer umsatteln möchte, der stellt einen schriftlichen Antrag oder wählt die entsprechende Option bei der Steuererklärung. Mehr Informationen dazu findest du in unserem Artikel über den Wechsel vom Kleinunternehmer zum Regelunternehmer.
Vorsicht
Wer freiwillig auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichtet, der bindet sich für 5 Jahre an diese Form der Besteuerung!
Vor- und Nachteile der Umsatzsteuerbefreiung
Bist du als Kleinunternehmer tätig, kann es sein, dass dir die Umsatzsteuerbefreiung nicht nur Vorteile bringt. Eine derartige Befreiung kann in gewissen Fällen auch nachteilig sein.
Vorteile Umsatzsteuerbefreiung
Nachteile Umsatzsteuerbefreiung
In den Rechnungen musst du keine Umsatzsteuer berechnen und ausweisen. Gegenüber einem Konkurrenten mit Umsatzsteuerpflicht hast du somit einen Wettbewerbsvorteil, weil deine Preise ohne MwSt. günstiger sind.
Deinen Kunden gegenüber musst du dich als Kleinunternehmer outen. In der Rechnung musst du auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen.
Du kannst dir die fortlaufenden Umsatzsteuervoranmeldungen sparen und hast deutlich weniger bürokratischen Aufwand.
Du kannst als Kleinunternehmer keine Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen.
Auf einen Steuerberater kannst du in der Regel verzichten.
Bei einem umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer besteht Vorsteuerabzugsberechtigung. Diese kann ein Kunde auf deinen Rechnungen dann jedoch nicht geltend machen, da keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist.
Wann ist die Umsatzsteuerbefreiung überhaupt sinnvoll?
Während du mit einer Tätigkeit nach § 4 UStG automatisch von der Umsatzsteuer befreit bist, stellt sich für alle anderen Unternehmer, die die Kriterien für die Kleinunternehmerregelung erfüllen, die Frage, wann die Umsatzsteuerbefreiung nach § 19 UStG sinnvoll ist.
Denn auch, wenn das Abführen der Umsatzsteuer einen gewissen Mehraufwand bedeutet, heißt das nicht automatisch, dass eine Befreiung die richtige Wahl ist. Nutzt du die Steuerbefreiung über die Kleinunternehmerregelung, kannst du auch keine Vorsteuer ziehen und zahlst immer den Brutto-Preis. Außerdem wirkt der Hinweis auf der Rechnung für manche weniger professionell.
Eine Umsatzsteuerbefreiung ist daher vorwiegend in folgenden Fällen zu empfehlen:
Deine Kunden sind in überwiegendem Maße Privatpersonen oder Kleinunternehmer, die selbst keine Vorsteuer ziehen können.
Für deine Tätigkeit sind nur wenige Investitionen und Betriebsausgaben notwendig, bei denen kaum Vorsteuern anfallen.
Du bist Kleinunternehmer und machst Meta und Google Ads? Dann solltest du dir dieses Video unbedingt anschauen:
Umsatzsteuerbefreiung beantragen – so funktioniert’s
Du musst prinzipiell keine speziellen Anträge für die Umsatzsteuerbefreiung stellen, wenn deine Tätigkeit zu den Berufsgruppen nach § 4 UStG gehört. Dies liegt daran, dass die Befreiung bereits gesetzlich festgelegt ist und auch ohne Antrag gilt. Das Finanzamt darf dennoch bestimmte Unterlagen, Bescheinigungen und Mitteilungen von dir fordern.
Angehende Kleinunternehmer müssen hingegen bei ihrer Gewerbeanmeldung ihren voraussichtlichen Umsatz im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben und vermerken, dass sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen. Wird die Umsatzgrenze für Kleinunternehmer anschließend nicht überschritten, so ist das Unternehmen von der Umsatzsteuer befreit.
Doch was ist, wenn ich zwischenzeitlich in die Regelbesteuerung gerutscht bin und in den Folgejahren wieder Umsätze generiere, die in den Bereich eines Kleinunternehmers fallen? In solchen Situationen kann ein formloses Schreiben an das Finanzamt helfen. Darin stellst du einen erneuten Antrag auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung sowie die damit einhergehende Umsatzsteuerbefreiung.
Vereinfache deine Buchhaltung mit sevdesk
Und wenn du doch Umsatzsteuer erheben musst, weil du weder § 4 UStG noch § 19 UStG für dich nutzen kannst? Kostet das nicht sehr viel Zeit? Schließlich musst du die Mehrwertsteuer berechnen, dich darum kümmern, deine Vorsteuer erstattet zu bekommen und deine Umsatzsteuervoranmeldungen machen. Aber keine Sorge: Mit der Buchhaltungssoftware von sevdesk erledigst du all das in wenigen Klicks.
Dank der bereits vorhandenen Integration musst du kein separates ELSTER-Zertifikat mehr beantragen – alles läuft direkt in der Software. Deine Umsatzsteuervoranmeldung wird automatisch erstellt, basierend auf deinen Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die Software erkennt die relevanten Belege und übermittelt sie automatisch an das Finanzamt. So sparst du dir viel Zeit und Fehler werden minimiert.
Zusammenfassung
Die Befreiung von der Umsatzsteuer gilt entweder automatisch für bestimmte Berufsgruppen und Leistungen (§ 4 UStG) oder für Kleinunternehmer, die unterhalb gewisser Umsatzschwellen bleiben und die Kleinunternehmerregelung beantragt haben (§ 19 UStG).
Eine Umsatzsteuerbefreiung kann für Kleinunternehmer nach § 19 UStG natürlich Vorteile haben, muss es aber nicht. Ein Kleinunternehmer kann sich auch dazu entschließen, die Umsatzsteuer freiwillig abzuführen.
Wer sich für die Umsatzsteuer entscheidet, beispielsweise aufgrund seiner Kunden und Betriebsausgaben, oder diese abführen muss, der kann hingegen von den Vorzügen des Vorsteuerabzuges profitieren und selbst die Umsatzsteuer für eingekaufte Waren zurückerhalten. Der mit der Umsatzsteuerpflicht einhergehende Mehraufwand hält sich dank ausgeklügelter Buchhaltungsprogramme wie sevdesk jedoch in Grenzen.
Häufig gestellte Fragen zur Umsatzsteuerbefreiung
Wann ist man von der Umsatzsteuer befreit?
Wie beantrage ich eine Umsatzsteuerbefreiung?
Wo liegt die Grenze für eine Umsatzsteuerbefreiung?
