Der Kassenbestand

Der Kassenbestand im Kassenbuch

Der Kassenbestand im Kassenbuch enthält wiederum den rechnerisch ermittelte Endbestand, also eine Art Soll-Kassenbestand. Im Idealfall stimmt der rechnerisch ermittelte Endbestand im Kassenbuch mit der tatsächlich vorhandenen Geldmenge in deiner Kasse überein. Das kann natürlich nur funktionieren, wenn sich Soll-Kassenbestand und Ist-Kassenbestand auf exakt dieselbe Zeitperiode beziehen und du sämtliche Barausgaben, Bareinnahmen, Privateinlagen und Privatentnahmen sauber in deinen Kassenberichten bzw. in deinem Kassenbuch eingetragen hast.

Ermittlung des Kassenbestands

Falls du eine Registrierkasse oder PC-Kasse benutzt, findest du deinen Soll-Kassenbestand auf dem Journalstreifen. Der Journalstreifen speichert sämtliche Verkaufsdaten des Tages und ermittelt somit automatisch, wie viel Geld sich in deiner Kasse befinden müsste.

Falls du eine offene Ladenkasse hast, ermittelst du deinen Kassenbestand täglich für deinen Kassenbericht. Ein Kassenbericht mit Zählprotokoll hilft dir bei größeren Geldmengen den Überblick zu behalten.

Kassenbestand per Kassensturz und Kassenzählprotokoll

Als Unternehmer oder Unternehmerin mit viel Barumsatz machst du jeden Abend nach Geschäftsschluss eine Kassenabrechnung und ermittelst so den Kassenbestand. Dazu zählst du zunächst, wie hoch die Geldmenge in deiner Kasse ist.

• Falls du eine offene Ladenkasse führst und sich sämtliche Münzen und Scheine in einer Kiste oder Schublade befinden, nimmst du – wortwörtlich – einen Kassensturz vor, in dem du die gesamte Geldmenge auf einen Tisch oder Tresen stürzt.
• Falls du eine Registrierkasse oder eine PC-Kasse nutzt, musst du nicht ganz so martialisch vorgehen, denn du hast für jede Geldsorte ein eigenes Fach.
• In beiden Fällen ist für den Kassensturz ein Zählprotokoll nützlich. In das Zählprotokoll trägst du nämlich die Anzahl der einzelnen Geldsorten ein. Anzahl x Wert der jeweiligen Geldsorte ergibt eine Summe.

Einen Teil deiner Tageseinnahmen bzw. deiner Tageslosung zahlst du am besten nach Geschäftsschluss auf dein Bankkonto ein – schon aus Sicherheitsgründen. Die Tageslosung bezeichnet die Bareinnahmen eines Tages oder anders ausgedrückt das Ergebnis deines Kassenberichts. Bilanztechnisch betrachtet ändern sich dadurch auf der Aktivseite die Summen einzelner Bilanzpositionen. Die Gesamtsumme deiner Aktivseite ändert sich nicht: Du verringerst ja nur die Bilanzposition Kassenbestand zugunsten der Bilanzposition Bankguthaben.

Wenn der Bargeldbestand zu hoch oder zu niedrig ist

Bis zu einem gewissen Grad sind Differenzen beim Kassenbestand normal. Typische Fehlerquellen sind

• zu viel oder zu wenig Wechselgeld herausgegeben
• wertloses Falschgeld erhalten, aber echtes Wechselgeld herausgegeben
• jemand hat dich bestohlen

Falls dein tatsächlicher Bargeldbestand zu hoch ist, fällt der Fehler zu deinen Gunsten aus. Vielleicht hast du aber einfach vergessen, einen Eigenbeleg für dein Wechselgeld in die Kasse zu legen, welches du zuvor von einem Bankguthaben abgehoben hast? Falls dein Kassenstand niedriger ausfällt als er gemäß gemäß Kassenbuchhaltung sein sollte, hast du vielleicht einem Kunden oder einer Kundin zu viel Wechselgeld herausgegeben.

Falls hohe Kassendifferenzen mehr als einmal bei einer unangekündigten Kassennachschau durch einen Betriebsprüfer vorkommen, ist das schlecht. Denn aus Sicht des Finanzamts weisen größere Kassendifferenzen auf einen möglichen Steuerbetrug hin.

Daher will das Finanzamt, dass du Kassendifferenzen täglich dokumentierst. Die Motivation ist klar: Das Finanzamt will verhindern, dass du systematisch Bargeld steuerfrei entnimmst und so deine Steuerschuld reduzierst.

 
• Bei einer Registrierkasse oder PC-Kasse funktioniert die Kassenabrechnung über den Vergleich des automatisch ermittelten Soll-Kassenbestands im Kassenjournal mit dem nach Geschäftsschluss gezählten physisch vorhandenen Endbestand an Bargeld in der Kasse. Die Differenz trägst du in den Tageskassenbericht ein.
 
• Bei einer offenen Ladenkasse musst du zunächst die Geldmenge in der Kasse zählen. Ausgehend vom Kassenendbestand in deinem Tageskassenbericht musst du anschließend mit einer sogenannten retrograden Berechnung, also einer Rückwärtsrechnung, wieder den Anfangsbestand erreichen. Der Anfangsbestand deines Bargeldbestands entspricht immer dem Endbestand des Kassenbestands vom Vortag. Ist das nicht der Fall, muss du diese Differenz in deinen Kassenbericht eintragen.

Du willst mehr zum Thema Kassenbuchführung wissen? Sieh dir unsere Zusammenfassung in diesem Video an:

Häufig gestellte Fragen zum Thema