Geschenke an Kunden & Geschäftspartner

Warum Geschenke an Geschäftspartner wichtig sind

„Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft!“ - dieses Motto gilt auch für das Berufsleben. Ob zur Geschäftseröffnung, als Dankeschön für die bisherige Zusammenarbeit, zum Aufbau einer neuen Geschäftsbeziehung oder das klassische Geschenk zum Firmenjubiläum: Zuwendungen sind eine wunderbare Möglichkeit, Geschäftsbeziehungen zu intensivieren.   

Allerdings schaut das Finanzamt auch hier ganz genau hin! Grundsätzlich gilt: Für Geschenke an Kunden und Geschäftspartner gilt die Aufzeichnungspflicht! Dokumentiere daher ganz genau, welche Zuwendungen du in welcher Höhe und zu welchem Anlass getätigt hast. Zudem solltest du darauf achten, dass du deine Präsente an Geschäftspartner und Kunden richtig verbuchst. Erst dann kannst du sicher sein, dass diese Zuwendungen korrekt in deiner Buchhaltung erfasst sind und steuerlich geltend gemacht werden können. 

Wann sind Kundengeschenke abzugsfähig? 

Um die Ausgaben für Kundengeschenke steuerlich absetzen zu können, müssen drei grundlegende Bedingungen erfüllt sein: 

1. Das Geschenk muss aus einer betrieblichen Veranlassung erfolgen.
2. Der Gesamtwert des Geschenks darf die 50-Euro-Grenze nicht überschreiten. 
3. Es darf keine Gegenleistung erwartet werden.
   Beispiel: Werbeprämien, die an eine Leistung wie Werbung oder Vermittlung gekoppelt sind, gelten nicht als Geschenke und unterliegen anderen steuerlichen Regelung

Betriebliche Veranlassung

Du hast es gelesen: Damit du ein Kundenpräsent als Betriebsausgabe absetzen kannst, muss es eine betriebliche Veranlassung haben. Was bedeutet das genau? Das Finanzamt prüft, ob die Ausgabe notwendig oder sinnvoll erscheint, um Geschäftsziele zu erreichen. Ein betrieblicher Zusammenhang muss offensichtlich sein. 

Diese Geschenke gelten als Sachbezüge, wenn sie im Rahmen einer geschäftlichen Beziehung überreicht werden:

• ein Präsentkorb als Dankeschön für eine langjährige Zusammenarbeit 
• ein Präsent zur Feier eines erfolgreichen Abschlusses oder einer Partnerschaft
• Werbegeschenke, die als Marketingmaßnahme dienen
• Geschenke an Geschäftspartner beim Firmenjubiläum
• Geschenke zu bestimmten Festtagen, zum Beispiel Weihnachtsgeschenke 

50-Euro-Grenze für Geschenke an Geschäftsfreunde

Diese Wertgrenze für Geschenke an Geschäftsfreunde solltest du dir gut merken: Sie liegt nach der Änderung im Wachstumschancengesetz bei einem Bruttowert von 50 Euro pro Empfänger und Wirtschaftsjahr. Nur dann bleibt dein Kundenpräsent steuerlich begünstigt.

Wichtig: Wenn du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist, gilt die Freigrenze netto. Das heißt, die Umsatzsteuer wird nicht mit einbezogen. Wenn du zum Beispiel ein Geschenk für 35 Euro netto kaufst und darauf 6,65 Umsatzsteuer (19 Prozent) zahlst, beträgt der Gesamtbetrag 41,65 Euro (brutto). Da der Gesamtwert unter dieser 50-Euro-Freigrenze liegt, ist das Geschenk steuerlich begünstigt. Siehe § 4 Abs. 5 Nr. 1 Satz 1 EStG. Die Umsatzsteuer verringert also den Betrag, welchen du insgesamt für ein Geschenk ausgeben darfst. Überschreitet der Gesamtwert des Geschenks (brutto) auch nur um 1 Cent die 50-Euro-Grenze, entfällt die steuerliche Begünstigung für das gesamte Geschenk. 

Fassen wir zusammen: Damit du steuerlich von Geschenken profitieren kannst, darf der Bruttowert die Freigrenze von 50 Euro nicht übersteigen. Liegt der Gesamtwert über dieser Grenze, entfällt die steuerliche Begünstigung. Achte ebenfalls darauf, ob du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist, da dies die Berechnung beeinflusst.

Pauschale Steuerübernahme nach § 37b EStG

Überreichst du Kunden oder Geschäftspartner ein Präsent, gilt das gemäß § 8 EStG auf der Seite des Beschenkten als steuerpflichtige Einnahme. Dein Geschäftsfreund müsste den Wert des Geschenks als Betriebseinnahme erfassen und darauf Steuern zahlen. Das mindert nicht nur den positiven Eindruck deiner Aufmerksamkeit, sondern kann auch zu einer unangenehmen Überraschung bei der nächsten Betriebsprüfung führen. Denn: Viele Beschenkte wissen gar nicht, dass sie das betrieblich veranlasste Geschenk versteuern müssten. 

Damit das Kundengeschenk nicht zur steuerlichen Stolperfalle wird, kannst du die Steuerlast für diese Sachzuwendung durch die Pauschalierung nach § 37b EStG übernehmen. Diese Regelung legt fest, wie die Einkommensteuer bei Sachzuwendungen pauschal berechnet wird. Du zahlst dann die sogenannte Pauschalsteuer von 30 Prozent des Geschenkwertes (plus Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer) direkt an das Finanzamt. Diese Pauschalierungsmöglichkeit sorgt dafür, dass deine Zuwendungen für die Empfänger steuerlich unproblematisch bleiben. Du wiederum kannst die gezahlte Steuer als Betriebsausgabenabzug geltend machen, wodurch dein Steueraufwand verringert wird.   

Die Entscheidung für die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG gilt für alle Kundengeschenke im jeweiligen Wirtschaftsjahr. Du kannst dich innerhalb des Jahres entscheiden, ob du die Pauschalversteuerung anwendest oder nicht. Insgesamt gilt diese Pauschalierung für Geschenke mit einem Gesamtwert von bis zu 10.000 Euro. Wichtig: Du musst den Beschenkten gemäß § 37b EStG über diese Steuerübernahme informieren. Versäumst du dies, könnte es auf beiden Seiten zu steuerlichen Problemen kommen.

Das solltest du wissen: Merkt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung, dass du bei Geschenken mit einem Wert von bis zu 50 Euro die Pauschalsteuer von 30 Prozent nicht abgeführt hast, kann das teuer werden. Du verlierst möglicherweise den Betriebsausgabenabzug, was je nach Anzahl der Beschenkten und der Höhe der Geschenke unangenehm werden könnte. Besonders problematisch: Das Finanzamt wendet sich an deine Kunden und Geschäftspartner, die nachträglich auf dein Geschenk Einkommensteuer zahlen müssen. Ein solches „Steuergeschenk“ wünscht sich wohl niemand! 

Halten wir fest: Die Pauschalsteuer nach § 37b EStG ermöglicht es, Geschenke an Kunden und Geschäftsfreunde generell mit 30 Prozent zu versteuern, ohne dass der Beschenkte für die Steuerschuld des Geschenks aufkommen muss.

Geschenke an Kunden & Partner richtig buchen

Außerdem wichtig: Den Aufwand für deine Geschenke musst du korrekt verbuchen. Dabei bestimmt der Wert des Geschenks, wie es in deiner Buchhaltung behandelt wird und welche steuerlichen Regelungen zur Anwendung kommen.  
Für die korrekte Buchung ist es ratsam, sich an den spezifischen Kontenrahmen zu halten. Er enthält alle Konten, die du für die doppelte Buchführung benötigst – also für das Verbuchen von Transaktionen auf mindestens zwei Konten. In Deutschland ist der SKR 03 eher Standard für kleinere Unternehmen und Freiberufler, während der SKR 04 oft in größeren Unternehmen zum Einsatz kommt. Neuland für dich? Dann findest du ausführliche Infos in unserem Lexikon-Eintrag zu den Kontenrahmen.  

Je nach Kontenrahmen wählst du das passende Konto aus, um Geschenke korrekt zu verbuchen. Achte darauf, dass du die richtigen Konten verwendest, um steuerlich „sauber“ zu bleiben. Hier die jeweiligen Konten im Überblick: 

Unser Tipp: In der sevdesk Buchhaltungssoftware sind die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 bereits integriert. So kannst du direkt mit den richtigen Buchungskonten starten. Falls du ein Weiteres benötigst, kannst du einfach ein zusätzliches Buchungskonto hinzufügen.

Geschenke unter 50 Euro verbuchen

Kleine Geschenke bis zu einem Wert von 50 Euro einschließlich Mehrwertsteuer sind recht unproblematisch: Du kannst sie gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG als Betriebsausgabe verbuchen, ohne dass eine gesonderte Umsatzsteuer anfällt – solange du die Steuer korrekt berücksichtigst. 

Wenn du Kleinunternehmer bist, gilt die Freigrenze für den Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer. Bist du vorsteuerabzugsberechtigt, zählt hingegen der Nettobetrag, also ohne die Umsatzsteuer.

Unser Tipp: Es ist deine Aufgabe sicherzustellen, dass die Zuwendung ordentlich dokumentiert ist. Das gilt vor allem, wenn es steuerliche Grenzen gibt (wie bei Geschenken über 50 Euro). Ja, es klingt nach viel Bürokratie! Aber mit der sevdesk Buchhaltungssoftware verbuchst du deine Geschenke einfach und schnell.  

Geschenke über 50 Euro verbuchen

Sobald der Wert deines Geschenks an einen Geschäftspartner oder Kunden die Wertgrenze von 50 Euro übersteigt, wird es etwas komplizierter: Du kannst den Betrag für diese Zuwendung dann nicht mehr vollständig als Betriebsausgabe geltend machen und es ist grundsätzlich kein Vorsteuerabzug möglich. Einzige Ausnahme: Der Beschenkte nutzt das Präsent vorrangig für berufliche Aktivitäten. 

Dazu ein Beispiel: Du schenkst einem Geschäftspartner ein Spezialwerkzeug, das er ausschließlich für berufliche Zwecke verwendet. Dieses Spezialwerkzeug kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, sofern es nachweislich im beruflichen Kontext genutzt wird. Wichtig ist, dass du dies sauber in deiner Buchführung auflistest und den beruflichen Zusammenhang im Zweifel belegen kannst. Zum Beispiel durch eine Rechnung oder einen entsprechenden Buchungsbeleg. 

Wie muss ich Geschenke an Geschäftsfreunde dokumentieren?

Geschenk an Geschäftsfreunde solltest du immer ordnungsgemäß dokumentieren. Du brauchst die Angaben und Buchungsbelege für deine Buchhaltung. Außerdem bist steuerlich auf der sicheren Seite, falls du bei einer Betriebsprüfung Nachweise vorlegen musst.

Diese Angaben solltest du dokumentieren: 

• Wer hat das Geschenk bekommen? Der Name des Empfängers oder der Firma reicht hier aus.
• Was hast du verschenkt und wie viel hat es gekostet? Achte darauf, den Wert des Geschenks genau zu erfassen. Gerade wenn der Wert über 50 Euro liegt, ist das steuerlich relevant.
• Wann hast du das Geschenk übergeben? Schreibe dir das Datum auf, damit du später nachvollziehen kannst, wann das Geschenk überreicht wurde.

Wichtig: Bewahre sämtliche Belege auf, die mit dem Geschenk verbunden sind: Rechnungen oder Quittungen sind wichtig, um den Kauf des Geschenks nachweisen zu können.

Unser Tipp: Um steuerliche Probleme zu vermeiden und der Aufzeichnungspflicht nachzukommen, solltest du grundsätzlich sicherstellen, dass alle Geschenke korrekt dokumentiert und verbucht werden. Bewahre alle Buchungsbelege auf und führe ein separates Geschäftskonto, auf dem sämtliche Sachzuwendungen erfasst werden. So behältst du den Überblick über alle Zuwendungen und bist für mögliche Betriebsprüfungen bestens vorbereitet. 

Häufige Fehler bei Geschenken an Geschäftspartner vermeiden

Immer wieder kommt es vor, dass bei einer Betriebsprüfung Geschenke auftauchen, die nicht korrekt verbucht wurden. Um sicherzustellen, dass du steuerrechtlich „clean“ bist, solltest du diese Fehler vermeiden: 

• Überschreiten der Freigrenze
  Geschenke im Wert von über 50 Euro sind steuerpflichtig - und zwar nicht nur der übersteigende Betrag, sondern das gesamte Geschenk.
• Fehlende Dokumentation
  Dokumentiere jedes Geschenk und bewahre alle Buchungsbelege auf. So hast du bei Bedarf alle Informationen parat, falls das Finanzamt nachfragt.
• Falsche Buchungskonten
  Achte darauf, für Geschenke an Geschäftspartner die richtigen Konten zu verwenden. Eine fehlerhafte Zuordnung kann zu Nachteilen bei der steuerlichen Anerkennung führen. 
  Tipp: In der Buch­haltungs­software von sevdesk sind die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 sowie die jeweiligen Buchungskonten bereits enthalten. 
• Pauschale Steuerübernahme 
  Übernimmst du im Rahmen der Pauschalversteuerung die Steuer für den Zuwendungsempfänger, muss der Gesamtwert des Geschenks (inklusive Steuer) unter der Wertgrenze von 50 Euro liegen. Nur dann bleibt die Zuwendung steuerlich begünstigt. Denk auch daran, den Zuwendungsempfänger über diese Pauschalversteuerung zu informieren. 
• Geschenke an ausländische Partner
  Für Geschenke an Geschäftspartner im Ausland können andere steuerliche Regelungen gelten. Kontaktiere im Zweifel dein zuständiges Finanzamt, um sicherzugehen, dass alles korrekt verbucht wird.

Und was ist mit Geschenken an Mitarbeiter?

Jetzt, wo du einen Überblick über die Regeln für Geschenke an Geschäftspartner und Kunden hast, werfen wir noch einen kurzen Blick auf Mitarbeitergeschenke. 

Diese wichtigen steuerlichen Unterschiede bei Mitarbeitergeschenke solltest du kennen:

1. Mitarbeitergeschenke bis 60 Euro: Geschenke zu persönlichen Anlässen, wie Geburtstag, Geburt eines Kindes oder Hochzeit sind bis zu einem Wert von 60 Euro für beide Seiten steuerfrei. Alles darüber hinaus muss versteuert werden. 
2. Geldgeschenke an Mitarbeiter: Bargeldgeschenke gelten als Arbeitslohn und sind generell steuerpflichtig. Verschenkst du Geld an deine Mitarbeiter, musst du diese als Betriebsausgabe behandeln und versteuern.
3. Sachzuwendungen bis 50 Euro: Zuwendungen wie Gutscheine oder Tankgutscheine bis zu 50 Euro pro Monat sind gemäß § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn sie zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt werden. Wird die 50-Euro-Grenze überschritten, ist die gesamte Sachzuwendung steuerpflichtig.

Für dich als Arbeitgeber gilt: Für Sachbezüge bis zu 60 Euro kannst du eine Pauschalversteuerung von 30 Prozent (inklusive Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) nutzen. Diese Pauschalierung vereinfacht die Abwicklung und entlastet auch den Mitarbeiter von seiner zusätzlichen Steuerpflicht.

Unser Tipp: Erfahre mehr in unserem ausführlichen Ratgeber-Artikel Geschenke an Mitarbeiter. 

Zusammenfassung zu Kundengeschenken

Geschenke an Geschäftspartner und Kunden sind eine schöne Geste und können dazu beitragen, die Zusammenarbeit zu stärken. Es gibt allerdings klare Regeln, die du bei der Übergabe von Geschenken beachten musst. 

Zuwendungen an Kunden und Geschäftspartner in Form von Geschenken oder anderen Aufmerksamkeiten können unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgabe steuerlich abgesetzt werden. Dieser Betriebsausgabenabzug gilt nur, solange der Wert der Zuwendung bestimmte Freigrenzen nicht überschreitet. Das Wachstumschancengesetz hat diese Wertgrenze Anfang 2024 von 35 Euro auf 50 Euro erhöht. Überschreitest du diese Wertgrenze, ist das Präsent an deinen Geschäftspartner für beide Seiten steuerpflichtig. Es sei denn, du nutzt die Pauschalsteuer nach § 37b EStG. Mit dieser Pauschalierungsmöglichkeit versteuerst du 30 Prozent des Geschenkwertes pauschal und übernimmst so die Steuerlast für deinen Geschäftsfreund.  

Um steuerliche Probleme zu vermeiden und der Aufzeichnungspflicht nachzukommen, solltest du grundsätzlich sicherstellen, dass alle Geschenke korrekt dokumentiert und verbucht werden. Bewahre alle Buchungsbelege und Nachweise gut auf, um die steuerliche Absetzbarkeit deiner Geschenke sicherzustellen. 

Sachbezüge an Mitarbeiter, wie etwa persönliche Geschenke zu Geburtstagen oder Jubiläen unterliegen übrigens der Freigrenze von 60 Euro pro Anlass. Mitarbeitergeschenke, die über die Freigrenze von 60 Euro hinausgehen, werden als Arbeitslohn betrachtet und müssen entsprechend versteuert werden. 

Solange du die Freigrenzen einhältst und jederzeit nachweisen kannst, dass du die Geschenke ordnungsgemäß verbuchst, bist du steuerrechtlich auf der sicheren Seite.

Häufige Fragen und Antworten zu Kundengeschenken