Der Kassenbeleg: umgangssprachlich auch Kassenbon
Umgangssprachlich wird der Kassenbeleg als Kassenbon bezeichnet, bei dem es sich um einen ausgedruckten Nachweis über einen Geschäftsvorgang an der Kasse handelt. Im Einzelhandel wird der Ort als Kasse oder Kassenzone bezeichnet, an dem die Kunden ihre gekaufte Ware bezahlen – was entweder bar oder bargeldlos geschieht. In beiden Fällen erhält der Kunde einen Kassenbeleg ausgehändigt, als Nachweis darüber, dass er die gekaufte Ware bezahlt hat.
Des Weiteren zeigt der Kassenbeleg auf, welche Waren, in welcher Stückzahl und zu welchen Preis gekauft wurden. Der Kassenbeleg wird auf der sogenannten Kassenrolle ausgedruckt, wobei die Mehrfachausfertigung beim Händler verbleibt.
Der Kassenbeleg und die Rechnung
Ein Kassenbeleg ist nicht das Gleiche wie eine Rechnung. Während beide den Kauf von Waren oder Dienstleistungen bestätigen, gelten folgende Unterschieden:
- Der Kassenbeleg: Ein Kassenbeleg wird nach der Zahlung ausgestellt und enthält in der Regel nur grundlegende Informationen wie den gekauften Artikel und den Preis.
- Die Rechnung: Eine Rechnung hingegen wird oft vor der Zahlung ausgestellt und enthält detaillierte Informationen über den Verkäufer, den Käufer und die Zahlungsbedingungen.
In der Regel erfüllt der Kassenbeleg die Voraussetzungen einer buchhalterisch korrekten Rechnung, als Nachweis der Bezahlung einer gekauften Ware. Es empfiehlt sich allerdings hier noch einmal genauer hinzusehen, damit man diesen zum Vorsteuerabzug auch nutzen kann.
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Der einfachste Kassenbeleg
Dieser weist neben dem Datum nur noch den Gesamtbetrag aus, in brutto und netto.
Bei diesem Kassenbeleg muss sich der Unternehmer zusätzlich eine sogenannte Quittung ausstellen lassen. Auf dieser wird handschriftlich vermerkt, welche Waren, in welcher Stückzahl und, zu welchem Preis gekauft wurden. Der Kassenbeleg wird dann gemeinsam mit der Quittung in die Buchhaltung als Buchungsbeleg gegeben. Zeitsparend kann es auch sein, eine Quittungsvorlage zu verwenden. Nach dem Paragrafen 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung ist der Kassenbeleg bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro gültig und gilt in dem Fall als sogenannte Kleinbetragsrechnung.
Der Kassenbeleg und die Eingangsrechnung
Bei einem Kassenbeleg handelt es sich im Gegensatz zu einem internen Beleg oder einem Eigenbeleg um einen externen Buchhaltungsbeleg. Ebenso wie die Eingangsrechnung wird auch der Kassenbeleg als Nachweis darüber ausgestellt, dass von einem externen Unternehmen Ware gekauft oder Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden und diese bezahlt worden sind. Mit dem Kassenbeleg in der Hand, der von dem externen Unternehmen ausgestellt wurde, kann jederzeit nachgewiesen werden, dass die Ware oder die Dienstleistung bezahlt wurde. Üblicherweise sind auf dem Kassenbeleg Angaben zum Datum, zur Uhrzeit und auch zum Kassenpersonal (Name) vorhanden.
Bei einem Kassenbeleg handelt es sich um einen steuerabzugsfähigen Buchungsbeleg. Wurde die Ware, die gekauft wurde, gleich vor Ort durch dich als Selbstständiger oder deine Angestellten in Bar bezahlt, dann kann gegen Vorlage des Kassenbelegs die Summe, die bezahlt wurde der Bargeldkasse des Unternehmens entnommen werden. Wichtig ist es hier, den Beleg ordnungsgemäß zu erfassen, zu archivieren und aufzubewahren.
Der Kassenbeleg als Schutz vor Diebstahlverdacht
Jeder Kunde sollte zu jedem gekauften und bezahlten Artikel den Kassenbeleg mitführen. Dieser wird nach Verkauf des jeweiligen Produktes vom Verkäufer ausgestellt. Ohne Kassenbeleg kann der Kunde eine Bezahlung beispielsweise in einem Kaufhaus nicht nachweisen – sodass es zu Konflikten zwischen dem Geschäft sowie Kunden kommen kann. Aus diesem Grund sollte der Kassenbeleg stets aufbewahrt werden, da dieser auch für das Rückgaberecht von Produkten benötigt wird.
Den Kassenbeleg buchen
Ein Kassenbeleg kann ein Eigenbeleg oder ein Fremdbeleg sein. Laut Abgabenordnung § 146 Abs. 1 ist es folgendermaßen anzusehen:
Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.
Buchungen werden auf dem Kassenkonto im SRK04 auf dem Sachkonto 1600 und im SKR03 auf dem Sachkonto 1000 ausgewiesen. Es ist möglich, Nebenkassen zu führen, da der Kontorahmen dafür ausreichend Platz hat:
- SRK04: 1610 Nebenkasse 1, 1620 Nebenkasse 2,….
- SRK03: 1010 Nebenkasse 1, 1020 Nebenkasse 2, …
Doch als erste ist zu klären, auf welcher Seite das Kassenkonto anzusprechen ist, wenn es darum geht einen Kassenbeleg zu buchen.
Ist der Kassenbeleg ein Fremdbeleg (ausgestellt durch ein anderes Unternehmen), dann handelt es sich hier um einen Zahlungsausgang – das Kassenkonto wird gemindert. In diesem Fall wird das Kassenkonto auf der Habenseite (Guthaben) angesprochen.
Wenn der Kassenbeleg allerdings durch das eigene Unternehmen ausgestellt wurde, dann handelt es sich um einen Zahlungseingang – Mehrung des Kassenkontos. Hier wird das Kassenkonto dann auf der Sollseite angesprochen.
Als Nächstes muss geklärt werden, welches Gegenkonto anzusprechen ist.
Buchungsfälle, in denen das Kassenkonto einbezogen ist:
- Barverkauf an Kunden
- Bareinkauf
- Geldbewegung zwischen Bankkonto und Kasse – diese werden aber hier nicht behandelt – das fällt in den Bereich Bank-Kasse-Vorgang mit Geldtransitkonto.
Der Barverkauf an den Kunden
Bei einem Barverkauf besteht keine Forderung an den Kunden, das ist nur dann der Fall, wenn diesem ein Zahlungsziel eingeräumt wird. Es werden Waren im Wert von 1000 Euro zzgl. 19% Umsatzsteuer verkauft und der Kunde zahlt bar.
Hier lautet der Buchungssatz (im SKR 04) dann:
Kasse 1600 an Sachkonto 4400 (Erlöse 19 %UST.) 1.190 Euro
Automatisch wird hier das Umsatzsteuerkonto angesprochen.
Die Automatikbuchung bucht automatisch also die folgenden zwei Buchungssätze:
Die Alternative: Online-Rechnungsprogramm
Mit einer online Buchhaltungssoftware wie sevdesk hast du die Möglichkeit, ein elektronisch geführtes Kassenbuch zu nutzen. Die Software erleichtert dir beim Kassenbelege buchen nicht nur die Arbeit, sondern hilft dir auch dabei, Fehler zu vermeiden. Buchhaltungsprogramme wie sevdesk ermöglichen es dir außerdem, Barbelege ohne Kunden- und Rechnungsinformationen zu erstellen, solange sich der Nettobetrag unter 250 Euro befindet. Jeder Zahlungseingang und -ausgang kann ganz einfach online in deinem Kassenbuch erfasst werden. So hast du nach jeder Buchung den aktuellen Kassenbestand im Blick.
Existenzgründer haben kaum Probleme mit den Kassenbelegen
Ein Jungunternehmer hat in der Regel kaum Probleme mit den Kassenbelegen und der damit verbundenen Buchführung. Denn selten überschreiten die Beträge bei Bareinkäufen im Einzelhandel 150 Euro. Bei gut strukturieren Einzelhändlern erfüllen die Kassenbelege nahezu alle Erfordernisse einer Rechnung und können somit als Buchungsbeleg genutzt werden. Sollte der Kassenbeleg zu dürftig ausfallen, dann wird das der Existenzgründer ebenso schnell erkennen, wie der alt eingesessene Unternehmer und kann sich dann in dem Fall eine ergänzende Quittung ausstellen lassen. Diese muss dann neben den Angaben, wie Betrag, Anzahl der Produkte und dem Datum auch den Firmenstempel sowie die Unterschrift des Verkäufers aufweisen. Eben, um sich den Umstand zu ersparen, dauerhaft Quittungen ausstellen zu lassen, investieren immer mehr Händler in professionelle Kassensysteme, die auf Knopfdruck einen aussagekräftigen und lückenlosen Kassenbeleg ausdrucken.
