GoBD 2019 – Buchhaltung im digitalen Zeitalter

In der heutigen Zeit werden Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Auf­zeichnungen und Dokumentationen innerhalb eines Unternehmens mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet.  Die Archivierung erfolgt heutzutage ebenfalls meist elektronisch. Änderungsprotokolle sind zu fertigen und die ursprünglichen Fassungen sind zu archivieren. Das dient der Überprüfbarkeit der vergangenen Handlungen innerhalb des Aufbewahrungszeitraums der Unterlagen.

Unternehmer, die derartige Aufzeichnungen freiwillig anfertigen, müssen die steuerlichen Ordnungs­vorschriften auch dann beachten, wenn sie nicht zur Führung von Büchern verpflichtet sind.

Das erwartet dich heute

• Was ist GoBD und die digitale Buchhaltung?
• Wichtige Begriffsdefinitionen
• GoBD 2019 – Die Neuerungen im Überblick
• So arbeitest du GoBD-konform
• Digitale Buchhaltung
• Was sind die Folgen, wenn du GoBD nicht einhältst?
• GoBD Checkliste/Leitfaden
• Fazit

Was ist GoBD und die digitale Buchhaltung?

Bei der elektronischen Buchhaltung und Archivierung treten immer wieder Fragen und Unsicherheiten auf. Die bisherigen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB) passen nicht mehr richtig auf die neuen Aufzeichnungs- und Archivierungssysteme.

Begriff GoBD

Das Bilanzrecht wird durch die so genannten “Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung” (GoB) ergänzt.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind teils geschriebene, teils ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung, die sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden ergeben.

Ihre Aufgabe ist es, Gläubiger und Unternehmenseigner vor unkorrekten Daten, Informationen und möglichen Verlusten weitestgehend zu schützen. Die GoB werden im Handelsrecht angesprochen und durch unterschiedliche handels- und steuer­rechtliche Vorschriften ausgelegt. Dazu kommt eine über Jahrzehnte gewachsene Rechtsprechung, die auch maßgeblich zur Entwicklung der GoB beigetragen hat. Oft waren diese Regelungen jedoch nicht mehr ganz zeitgemäß. Wie sind digitale Informationen aufzubewahren? Welche Grundsätze gibt es hierfür?

Seit wann gibt es die GoBD?

Das Bundesfinanzministerium – BMF – hat sich auch mit diesen Problemen befasst und veröffentlichte dazu im November 2014 ein Schreiben über die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff (kurz: GoBD)“.

In diesem Schreiben werden die spezifischen Anforderungen an die Buchhaltung und die Begrifflich­keiten erläutert. Das BMF berücksichtigt, dass Unternehmer Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen heute fast ausschließlich elektronisch erstellen, elektronisch bearbeiten und auch elektronisch abspeichern.

Aufgrund des Schreibens sind die GoBD seit dem 01.01.2015 in Kraft getreten. Seit dem 01.01.2017 ist auch die letzte Schonfrist für Kassensysteme, die nur teilweise den Anforderungen entsprochen haben, beendet. Die GoBD gelten daher uneingeschränkt.

2018 gab es einen Entwurf für eine Neufassung, die erstmals durch ein erneutes Schreiben des BAMF am 11.07.2019 veröffentlicht wurde (BMF v. 11.07.2019 – IV A 4 – S 0316/19/10003 :001)

GoBD vs. GDPdU

Zuvor existierten noch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). Diese gelten zwar weiterhin für die Dokumente, die bereits vor dem Inkrafttreten der GoBD erstellt worden sind, aber sie wurden für neue Daten seit dem 01.01.2015 durch die GoBD vereinheitlicht und abgelöst.

Weitere Rechtsgrundlagen für diese Grundsätze finden sich nicht nur im Schreiben des BMF, sondern auch in den Steuergesetzen. Beispielsweise in der Abgabenordnung (§§ 90, 141 bis 144 AO), dem Umsatzsteuergesetz (§§ 22 und 4 UStG) und dem Einkommensteuergesetz (§ 41 EStG).

Für wen gilt GoBD?

Die Vorschriften gelten nicht nur für Kaufleute oder Unternehmen, sondern grundsätzlich auch für alle Steuerpflichtigen. Also auch Freiberufler, Selbstständige oder Kleinunternehmer, sogar wenn sie nicht buchführungspflichtig sind. Denn die Vorschriften beziehen sich auf alle „Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ und die finden sich in jedem Unternehmen. Wichtig sind die Vorschriften für alle steuerrelevanten Daten, die auch in § 147 AO erwähnt sind. Also beispielsweise nicht nur Jahresabschlüsse und Büchern, sondern auch Geschäfts- oder Handelsbriefe.

Wichtige Begriffsdefinitionen

Um einige Hintergründe besser zu verstehen, ist es wichtig, genau zu klären, welche Aufzeichnungspflichten bestehen und was darunter fällt.

Aufzeichnungspflichten des Unternehmers zum Nachlesen und Überprüfen

Mit Hilfe des BMF-Schreibens können nicht nur gegenwärtige, sondern auch künftige Technologien eingeordnet werden. Außerdem sind sämtliche steuerliche Aufzeichnungspflichten für Unternehmer (Gewerbetreibende oder Freiberufler) erläutert. Fragen, die DV Buchhaltungssysteme mit sich bringen, können schnell und sicher beantwortet werden.

Aufzeichnungen und Geschäftsvorfälle

„ Aufzeichnungen“  stellen dauerhaft verkörperte Erklärungen (gesamte Geschäftsaktivitäten von Be­ginn bis zur Beendigung) über Geschäftsvorfälle dar. Man spricht hier von Buchen bzw. Aufzeichnen. Das Aufzeichnen erfolgt in Form von Zahlen, Symbolen und Worten. Aufzeichnungen können nach unterschiedlichen Aufzeichnungspflichten gleichermaßen zusammengefasst vorgenommen werden, z. B. nach § 238 HGB und § 22 UStG.

„Bücher“ im Sinne des GoBD

Als Bücher werden jetzt auch moderne elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten bezeichnet. Bei der elektronischen Buchhaltung benutzt man ebenfalls die Fachbegriffe: Grund-, Vor-, Neben- und Hauptbücher. Die gegenwärtigen Methoden sind auch auf die künftigen Systeme übertragbar, ohne die Notwendigkeit einer neuen Definitionen.

Nach dem BMF Schreiben umfasst der Begriff „Bücher“ sowohl die klassischen Informationsträger als auch moderne digitale oder elektronische Datenträger. Bei der Verwendung des Begriffs „ Bücher“ sind auch die Aufzeichnungen der Nichtkaufleute und nicht Buchführungspflichtigen gemeint, z.B. Freiberufler.

Vor-, Haupt- und Nebenbücher bzw. Systeme im DV-Verfahren

Die Begriffe Vor-, Haupt-, Neben- oder Hilfsbücher kommen aus der klassischen Buchhaltung und den dort gültigen kaufmännischen Normen. Die ehemals klassischen Bücher wie Wareneingangsbuch und Hauptbuch sind mittlerweile durch moderne elektronische Systeme ersetzt. Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden jetzt Datenverarbeitungssysteme mit  jeweils einzelnen Bestandteilen eingesetzt. Durch diese werden Daten und Dokumente erfasst bzw. erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt.

GoBD 2019 – Die Neuerungen im Überblick

Durch den elektronischen Austausch und neue Technologien, sollen die Verarbeitungsprozesse beschleunigt und Unternehmen dadurch entlastet werden. Zeitgleich sollen die Änderungen und Verbesserungen für mehr Klarheit und Rechtssicherheit sorgen.

Einige Änderungen sind beispielsweise:

• Nicht nur das stationäre Scannen im Betrieb, auch das mobile Scannen von Dokumenten ist jetzt rechtlich zulässig.
• Dieser Scanvorgang darf sogar im Ausland stattfinden.
• Daher ist es auch erlaubt, dass nicht nur ein Mitarbeiter auf Reisen etwas Scannen darf, sondern dass die Dokumente sogar zum Scannen extra ausgeführt werden dürfen. Der Arbeitsschritt der Datenerfassung darf dort stattfinden.
• Bisher müssen beispielsweise per E-Mail erhaltene Belege in der Form archiviert werden, wie sie erhalten wurden – also als E-Mail. Künftig soll es aber auch erlaubt sein, die Daten in konvertierter Form zu archivieren.
• Viele Firmen arbeiten mit Cloud-Systemen, wobei die Server oder Anwendungen oft im Ausland stehen. Durch die Neuerung werden jetzt auch Cloud-Systeme ausdrücklich von den GoBD erfasst.
• Außerdem muss eine oder auch mehrere Änderungen an einer Verfahrensdokumentation stets historisch nachvollziehbar sein.

So arbeitest du GoBD-konform

In mindestens vier Bereichen musst du ganz besonders darauf achten, die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der GoBD einzuhalten.

Verfahrensdokumentation

Ganz wichtig ist, dass du eine richtige Verfahrensdokumentation besitzt. Darunter versteht sich ein gut gegliedertes Dokument, aus dem alle Inhalte sowie der Aufbau, der Ablauf und sogar die Ergebnisse deiner Datenverarbeitungsverfahren hervorgehen. Darin beschreibst du alle Prozesse, die in deinem Unternehmen installiert wurden und die sich um den Empfang, die Digitalisierung, Verarbeitung, Ausgabe und Archivierung der Dokumente dreht.

Beispiele von Datenverarbeitungssystemen:

• Warenwirtschaftssysteme
• elektronische Waagen
• Kassensysteme
• Zahlungsverkehrssysteme
• Taxameter
• Materialwirtschaftssysteme
• Fakturierungsprogramme
• Zeiterfassungssysteme
• Finanzbuchführungssysteme
• Anlagebuchhaltungssysteme
• Lohnbuchhaltungssysteme
• Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme

Zu Systemen dieser Art zählen außerdem die Schnittstellen, mit denen diese Systeme miteinander ver­bunden sind.

GoBD Kasse

Für die Kasse gelten eigene Vorschriften, wie bspw. dass Buchungen und Stornierungen nicht veränderbar sein dürfen. In unserem Artikel zu dem Thema GoBD Kasse führen wir alle Vorschriften ausführlich auf.

GoBD konforme E-Mail Archivierung

Auch die korrekte Archivierung von empfangenen oder gesendeten E-Mails muss GoBD-konform sein.

Analogieverfahren

Im wirtschaftlichen Rechtswesen existieren sehr unterschiedliche Aufzeichnungs-, Registrierungs- usw.- Regelungen, die je nach Berufs- oder Geschäftszweig zu beachten und zu befolgen sind. Des Weiteren müssen zusätzlich zu den steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften handels- oder gesellschaftsrecht­liche Normierungen beachtet werden.

Durch das „Analogieverfahren“ sollen die aktuellen Regelungen für künftige Systeme, Techniken und Verfahren durch „Analogien“ angepasst werden. Dies geschieht, indem der Sinn und Zweck der ge­genwärtigen Regelung auf neue Technologien übertragen wird.

Wo können Unternehmer Aufzeichnungspflichten nachlesen und überprüfen?

Alle Pflichten, die sich für dich und dein Unternehmen ergeben, kannst du in den BMF-Schreiben nachlesen. Alle wichtigen Schreiben, die das BMF in dieser Angelegenheit veröffentlicht hat, kannst du online auf der Seite des Bundesfinanzministeriums finden. Dort kannst du auch regelmäßig Nachträge und Neuigkeiten zu dem Thema prüfen.

Digitale Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung ist stark im Kommen. Das liegt vor allem daran, dass sie im Rahmen der Bemühungen, ein papierloses Büro einzurichten, zu den wichtigsten betroffenen Abteilungen eines Unternehmens gehört. Gerade in der Buchhaltung gehen die meisten Belege über den Tisch, die manuell aufwendig zugeordnet, abgeglichen und gebucht werden müssen. Eine digitalisierte Buchhaltung ist enorm kosten- und zeitsparend.

Hilfreich bei der Umstellung sind jedoch beispielsweise folgende Punkte:

• GoBD-konforme Datenverarbeitungssysteme, -programme und Kassensysteme: Nicht nur für deine Registrierkasse, auch für alle anderen Belege, solltest du eine passende GoBD-konforme Buchhaltungssoftware anschaffen, die dir bei der korrekten rechtssicheren Verbuchung und Archivierung aller Belege hilft.
• E-Rechnungen: In Absprache  mit dem Kunden kannst du von Papierrechnungen auf elektronische Rechnungen umstellen, um so deine Ausgangs- und Eingangsrechnungen über die Software zu verbuchen.
• ZUGFeRD: Dabei handelt es sich um eine spezielle Art der elektronischen Rechnung, die an Behörden ausgestellt werden muss.
• Elektronische Aufzeichnungen: Alle Dokumente, vor allem diejenigen, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 6 oder 10 Jahren unterliegen, musst du auf geeignete Weise leserlich, unveränderbar und unverlierbar archivieren. Dabei musst du sie aber jederzeit auf Wunsch vorzeigen können (beispielsweise dem Finanzamt).

Was sind die Folgen, wenn du GoBD nicht einhältst?

Als Steuerpflichtiger bist du dafür verantwortlich, dass alle elektronischen Aufzeichnungen, die unter die GoBD fallen, eingehalten werden. Du bist also auch verantwortlich, wenn du deine Buchhaltung an einen Steuerberater oder einen Angestellten übergibst.

Wenn dem Finanzamt bei der Überprüfung der Unterlagen ein Fehler auffällt, musst du damit rechnen, dass dir eine Steuerschätzung ins Haus steht. Deine Angaben werden nicht anerkannt und die Schätzung wird recht hoch ausfallen. Mit fehlenden oder falschen Belegen hast du allerdings keine Chance, der Schätzung zu widersprechen.

Im schlimmsten Fall drohen dir auch die Aberkennung des Vorsteuerabzugs oder womöglich eine Einkommenssteuerschätzung.

GoBD Checkliste/Leitfaden

Für die GoBD-konforme Arbeit musst du bei der Archivierung, dafür sorgen, dass folgende Punkte laufend gewährleistet sind. Diese kannst du dir als Checkliste oder Leitfaden für deine Prozesse und Ablage hernehmen.

• Nachvollziehbarkeit
• Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• Zeitnahe Erfassung (beispielsweise von gescannten Unterlagen)
• Zeitnahe Buchung (von eingegangenen Belegen)
• Zeitgerechte, sprich tägliche Kassenführung
• Ordnung
• Unverlierbarkeit
• Unveränderbarkeit
• Erfüllung der Aufbewahrungspflicht

Dazu kommen folgende Punkte, die wir ausführlicher beschreiben:

• Ein Datenzugriff durch die Finanzbehörde muss bei einer Steuerprüfung möglich sein
• Sichere Aufbewahrung unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzrechts (dazu gehört beispielsweise eine Speicherung auf Servern mit deutschem Standort)
• Auffindbarkeit (bei der Archivierung musst du vorab festlegen, nach welchen Kriterien die elektronische Ablage erfolgt. Alle Mitarbeiter müssen die Daten auf dieselbe Weise ablegen, damit die Daten auch wieder auffindbar sind. Dazu kommen auch die technischen Voraussetzungen wie beispielsweise Volltextsuche, die einen schnellen Zugriff gewährleistet.)
• Deine Software muss in der Lage sein, jederzeit kurzfristig einen Kassensturz anzuzeigen.
• Um nachzuweisen, dass du stets auf dem aktuellen Buchungsstand bist, sollte dein System jederzeit (quasi in Echtzeit) dem Betriebsprüfer notwendige Berichte ausdrucken und auswerten können.
• Zusätzlich benötigst du ein internes Kontrollsystem, das die Berechtigungen für Zugriffe überwacht und dokumentiert.
• Und du benötigst eine Verfahrensdokumentation (wie oben bereits beschrieben).

Fazit

Durch die Aktualisierung und Präzisierung, die das BMF in seinem Schreiben vorgenommen hat, wurden die Buchführungsprozesse noch weiter konkretisiert und rechtssicher gemacht. Wirklich viel hat sich allerdings seit 2015 nicht für dich geändert. Die Grundsätze können aber nicht alle zukünftige Entwicklungen berücksichtigen und werden daher weiterhin Änderungen und Anpassungen unterworfen sein. Diese können insbesondere aufgrund neuer technischer Archivierungsmöglichkeiten notwendig werden.

Achtung:

Nachdem das BMF die Neuerungen erst im Juli 2019 veröffentlicht hat (BMF-Schreiben vom 11.7.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001; DOK 2019/0592405), hat das Bundesfinanzministerium es bereits im August 2019 wieder von seiner Webseite entfernt und zurückgezogen!

Anscheinend liegt das daran, dass noch über den Zugriff nach einem Systemwechsel sowie das Thema „Verwendung von USB-Sticks bei der Kassen-Nachschau“ gesprochen werden muss. Sobald diese Punkte von den obersten  Finanzbehörden geklärt wurden, können sich hier erneute Änderungen und Nachträge ergeben. Solange gelten zunächst die Grundsätze des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003) weiter.