Buchhaltung im digitalen Zeitalter (GoBD) – Das solltest du wissen!

Das Bilanzrecht wird durch die so genannten “Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung” (GoB) ergänzt.

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind teils geschriebene, teils ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung, die sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden ergeben. Ihre Aufgabe ist es, Gläubiger und Unternehmenseigner vor unkorrekten Daten, Informationen und möglichen Verlusten weitestgehend zu schützen. Die GoB werden im Handelsrecht angesprochen und durch unterschiedliche handels- und steuer­rechtliche Vorschriften ausgelegt. Dazu kommt eine über Jahrzehnte gewachsene Rechtsprechung, die auch maßgeblich zur Entwicklung der GoB beigetragen hat. Oft waren diese Regelungen jedoch nicht mehr ganz zeitgemäß. Wie sind digitale Informationen aufzubewahren? Welche Grundsätze gibt es hierfür?

In der heutigen Zeit…

werden Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Auf­zeichnungen und Dokumentationen innerhalb eines Unternehmens mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet.  Die Archivierung erfolgt heutzutage ebenfalls meist elektronisch. Änderungsprotokolle sind zu fertigen und die ursprünglichen Fassungen sind zu archivieren. Das dient der Überprüfbarkeit der vergangenen Handlungen innerhalb des Aufbewahrungszeitraums der Unterlagen.

Unternehmer, die derartige Aufzeichnungen freiwillig anfertigen, müssen die steuerlichen Ordnungs­vorschriften auch dann beachten, wenn sie nicht zur Führung von Büchern verpflichtet sind.

Bei der elektronischen Buchhaltung und Archivierung treten immer wieder Fragen und Unsicherheiten auf. Die bisherigen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB) passen nicht mehr richtig auf die neuen Aufzeichnungs- und Archivierungssysteme.

Das Bundesfinanzministerium – BMF – hat sich auch mit diesen Problemen befasst und veröffentlichte dazu im November 2014 ein Schreiben über die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff (kurz: GoBD)“.

In diesem Schreiben werden die spezifischen Anforderungen an die Buchhaltung und die Begrifflich­keiten erläutert.
Das BMF berücksichtigt, dass Unternehmer Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen heute fast ausschließlich elektronisch erstellen, elektronisch bearbeiten und auch elektronisch abspeichern.

Aufzeichnungspflichten des Unternehmers zum Nachlesen und Überprüfen

Mit Hilfe des BMF-Schreibens können nicht nur gegenwärtige, sondern auch künftige Technologien eingeordnet werden. Außerdem sind sämtliche steuerliche Aufzeichnungspflichten für Unternehmer (Gewerbetreibende oder Freiberufler) erläutert. Fragen, die DV Buchhaltungssysteme mit sich bringen können schnell und sicher beantwortet werden.

„Bücher“ im Sinne des GoBD

Als Bücher werden jetzt auch moderne elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten bezeichnet. Bei der elektronischen Buchhaltung benutzt man ebenfalls die Fachbegriffe: Grund-, Vor-, Neben- und Hauptbücher. Die gegenwärtigen Methoden sind auch auf die künftigen Systeme übertragbar, ohne die Notwendigkeit einer neuen Definitionen.

Nach dem BMF Schreiben umfasst der Begriff „Bücher“ sowohl die klassischen Informationsträger als auch moderne digitale oder elektronische Datenträger. Bei der Verwendung des Begriffs „ Bücher“ sind auch die Aufzeichnungen der Nichtkaufleute und nicht Buchführungspflichtigen gemeint, z.B. Freiberufler.

Vor-, Haupt- und Nebenbücher bzw. Systeme im DV-Verfahren

Die Begriffe Vor-, Haupt-, Neben- oder Hilfsbücher kommen aus der klassischen Buchhaltung und den dort gültigen kaufmännischen Normen. Die ehemals klassischen Bücher wie Wareneingangsbuch und Hauptbuch sind mittlerweile durch moderne elektronische Systeme ersetzt. Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden jetzt Datenverarbeitungssysteme mit  jeweils einzelnen Bestandteilen eingesetzt. Durch diese werden Daten und Dokumente erfasst bzw. erzeugt, empfangen, übernommen, verar­beitet, gespeichert oder übermittelt.

Beispiele von Datenverarbeitungssystemen:

• Warenwirtschaftssysteme
• elektronische Waagen
• Kassensysteme
• Zahlungsverkehrssysteme
• Taxameter
• Materialwirtschaftssysteme
• Fakturierungsprogramme
• Zeiterfassungssysteme
• Finanzbuchführungssysteme
• Anlagebuchhaltungssysteme
• Lohnbuchhaltungssysteme
• Archivierungs- und Dokumentenmanagementsysteme

Zu Systemen dieser Art zählen außerdem die Schnittstellen, mit denen diese Systeme miteinander ver­bunden sind.

Analogieverfahren

Im wirtschaftlichen Rechtswesen existieren sehr unterschiedliche Aufzeichnungs-, Registrierungs- usw.- Regelungen, die je nach Berufs- oder Geschäftszweig zu beachten und zu befolgen sind. Des Weiteren müssen zusätzlich zu den steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften handels- oder gesellschaftsrecht­liche Normierungen beachtet werden.

Durch das „Analogieverfahren“ sollen die aktuellen Regelungen für künftige Systeme, Techniken und Verfahren durch „Analogien“ angepasst werden. Dies geschieht, indem der Sinn und Zweck der ge­genwärtigen Regelung auf neue Technologien übertragen wird.

Aufzeichnungen und Geschäftsvorfälle

„ Aufzeichnungen“  stellen dauerhaft verkörperte Erklärungen (gesamte Geschäftsaktivitäten von Be­ginn bis zur Beendigung) über Geschäftsvorfälle dar. Man spricht hier von Buchen bzw. Aufzeichnen. Das Aufzeichnen erfolgt in Form von Zahlen, Sym­bolen und Worten. Aufzeichnungen können nach unterschiedlichen Aufzeichnungspflichten gleichermaßen zu­sammengefasst vorgenommen werden, z. B. nach § 238 HGB und § 22 UStG.

Begriff GoBD

Der neue Begriff GoBD ist durch das BMF-Schreiben definiert.

Allerdings unterliegen die GoBD einem ständigen Wandel, dem durch das angesprochene Ana­logieverfahren Rechnung getragen werden soll. Als mögliche Auslegungs- und Entwicklungsvarianten werden beispielhaft gutachterliche Stellungnahmen, Handelsbrauch, ständige Übung, Gewohnheits­rechte sowie organisatorische und/oder technische Änderungen als Gründe für eine Fortentwicklung der inhaltlichen Definition des Begriffs GoBD genannt.

Der Autor:

Jonas Monschein ist Steuerfachwirt und arbeitet in einer Steuerberaterkanzlei in Achern. Außerdem ist er nebenbei selbstständig als Buchhalter und als Geschäftsführer von Unternehmen & Steuer tätig.