In der heutigen Zeit werden Betriebsabläufe, Geschäftskorrespondenz, Buchhaltung, sonstige Aufzeichnungen und Dokumentationen innerhalb eines Unternehmens mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet. Die Archivierung erfolgt heutzutage ebenfalls meist elektronisch. Änderungsprotokolle sind zu fertigen und die ursprünglichen Fassungen sind zu archivieren. Das dient der Überprüfbarkeit der vergangenen Handlungen innerhalb des Aufbewahrungszeitraums der Unterlagen.
Unternehmer, die derartige Aufzeichnungen freiwillig anfertigen, müssen die steuerlichen Ordnungsvorschriften auch dann beachten, wenn sie nicht zur Führung von Büchern verpflichtet sind.
Bei der elektronischen Buchhaltung und Archivierung treten immer wieder Fragen und Unsicherheiten auf. Die bisherigen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung (GoB) passen nicht mehr richtig auf die neuen Aufzeichnungs- und Archivierungssysteme.
Das Bilanzrecht wird durch die so genannten “Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung” (GoB) ergänzt.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind teils geschriebene, teils ungeschriebene Regeln zur Buchführung und Bilanzierung, die sich vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden ergeben.
Ihre Aufgabe ist es, Gläubiger und Unternehmenseigner vor unkorrekten Daten, Informationen und möglichen Verlusten weitestgehend zu schützen. Die GoB werden im Handelsrecht angesprochen und durch unterschiedliche handels- und steuerrechtliche Vorschriften ausgelegt. Dazu kommt eine über Jahrzehnte gewachsene Rechtsprechung, die auch maßgeblich zur Entwicklung der GoB beigetragen hat. Oft waren diese Regelungen jedoch nicht mehr ganz zeitgemäß. Wie sind digitale Informationen aufzubewahren? Welche Grundsätze gibt es hierfür?
Das Bundesfinanzministerium – BMF – hat sich auch mit diesen Problemen befasst und veröffentlichte dazu im November 2014 ein Schreiben über die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff (kurz: GoBD)“.
In diesem Schreiben werden die spezifischen Anforderungen an die Buchhaltung und die Begrifflichkeiten erläutert. Das BMF berücksichtigt, dass Unternehmer Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen heute fast ausschließlich elektronisch erstellen, elektronisch bearbeiten und auch elektronisch abspeichern.
Aufgrund des Schreibens sind die GoBD seit dem 01.01.2015 in Kraft getreten. Seit dem 01.01.2017 ist auch die letzte Schonfrist für Kassensysteme, die nur teilweise den Anforderungen entsprochen haben, beendet. Die GoBD gelten daher uneingeschränkt.
2018 gab es einen Entwurf für eine Neufassung, die erstmals durch ein erneutes Schreiben des BAMF am 11.07.2019 veröffentlicht wurde (BMF v. 11.07.2019 – IV A 4 – S 0316/19/10003 :001)
Zuvor existierten noch die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). Diese gelten zwar weiterhin für die Dokumente, die bereits vor dem Inkrafttreten der GoBD erstellt worden sind, aber sie wurden für neue Daten seit dem 01.01.2015 durch die GoBD vereinheitlicht und abgelöst.
Weitere Rechtsgrundlagen für diese Grundsätze finden sich nicht nur im Schreiben des BMF, sondern auch in den Steuergesetzen. Beispielsweise in der Abgabenordnung (§§ 90, 141 bis 144 AO), dem Umsatzsteuergesetz (§§ 22 und 4 UStG) und dem Einkommensteuergesetz (§ 41 EStG).
Die Vorschriften gelten nicht nur für Kaufleute oder Unternehmen, sondern grundsätzlich auch für alle Steuerpflichtigen. Also auch Freiberufler, Selbstständige oder Kleinunternehmer, sogar wenn sie nicht buchführungspflichtig sind. Denn die Vorschriften beziehen sich auf alle „Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ und die finden sich in jedem Unternehmen. Wichtig sind die Vorschriften für alle steuerrelevanten Daten, die auch in § 147 AO erwähnt sind. Also beispielsweise nicht nur Jahresabschlüsse und Büchern, sondern auch Geschäfts- oder Handelsbriefe.
Um einige Hintergründe besser zu verstehen, ist es wichtig, genau zu klären, welche Aufzeichnungspflichten bestehen und was darunter fällt.
Mit Hilfe des BMF-Schreibens können nicht nur gegenwärtige, sondern auch künftige Technologien eingeordnet werden. Außerdem sind sämtliche steuerliche Aufzeichnungspflichten für Unternehmer (Gewerbetreibende oder Freiberufler) erläutert. Fragen, die DV Buchhaltungssysteme mit sich bringen, können schnell und sicher beantwortet werden.
„ Aufzeichnungen“ stellen dauerhaft verkörperte Erklärungen (gesamte Geschäftsaktivitäten von Beginn bis zur Beendigung) über Geschäftsvorfälle dar. Man spricht hier von Buchen bzw. Aufzeichnen. Das Aufzeichnen erfolgt in Form von Zahlen, Symbolen und Worten. Aufzeichnungen können nach unterschiedlichen Aufzeichnungspflichten gleichermaßen zusammengefasst vorgenommen werden, z. B. nach § 238 HGB und § 22 UStG.
Als Bücher werden jetzt auch moderne elektronische Aufzeichnungs- und Archivierungsmöglichkeiten bezeichnet. Bei der elektronischen Buchhaltung benutzt man ebenfalls die Fachbegriffe: Grund-, Vor-, Neben- und Hauptbücher. Die gegenwärtigen Methoden sind auch auf die künftigen Systeme übertragbar, ohne die Notwendigkeit einer neuen Definitionen.
Nach dem BMF Schreiben umfasst der Begriff „Bücher“ sowohl die klassischen Informationsträger als auch moderne digitale oder elektronische Datenträger. Bei der Verwendung des Begriffs „ Bücher“ sind auch die Aufzeichnungen der Nichtkaufleute und nicht Buchführungspflichtigen gemeint, z.B. Freiberufler.
Die Begriffe Vor-, Haupt-, Neben- oder Hilfsbücher kommen aus der klassischen Buchhaltung und den dort gültigen kaufmännischen Normen. Die ehemals klassischen Bücher wie Wareneingangsbuch und Hauptbuch sind mittlerweile durch moderne elektronische Systeme ersetzt. Als Vor-, Haupt- und Nebenbücher werden jetzt Datenverarbeitungssysteme mit jeweils einzelnen Bestandteilen eingesetzt. Durch diese werden Daten und Dokumente erfasst bzw. erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt.
Durch den elektronischen Austausch und neue Technologien, sollen die Verarbeitungsprozesse beschleunigt und Unternehmen dadurch entlastet werden. Zeitgleich sollen die Änderungen und Verbesserungen für mehr Klarheit und Rechtssicherheit sorgen.
Einige Änderungen sind beispielsweise:
In mindestens vier Bereichen musst du ganz besonders darauf achten, die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der GoBD einzuhalten.
Ganz wichtig ist, dass du eine richtige Verfahrensdokumentation besitzt. Darunter versteht sich ein gut gegliedertes Dokument, aus dem alle Inhalte sowie der Aufbau, der Ablauf und sogar die Ergebnisse deiner Datenverarbeitungsverfahren hervorgehen. Darin beschreibst du alle Prozesse, die in deinem Unternehmen installiert wurden und die sich um den Empfang, die Digitalisierung, Verarbeitung, Ausgabe und Archivierung der Dokumente dreht.
Zu Systemen dieser Art zählen außerdem die Schnittstellen, mit denen diese Systeme miteinander verbunden sind.
Für die Kasse gelten eigene Vorschriften, wie bspw. dass Buchungen und Stornierungen nicht veränderbar sein dürfen. In unserem Artikel zu dem Thema GoBD Kasse führen wir alle Vorschriften ausführlich auf.
Auch die korrekte Archivierung von empfangenen oder gesendeten E-Mails muss GoBD-konform sein.
Im wirtschaftlichen Rechtswesen existieren sehr unterschiedliche Aufzeichnungs-, Registrierungs- usw.- Regelungen, die je nach Berufs- oder Geschäftszweig zu beachten und zu befolgen sind. Des Weiteren müssen zusätzlich zu den steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften handels- oder gesellschaftsrechtliche Normierungen beachtet werden.
Durch das „Analogieverfahren“ sollen die aktuellen Regelungen für künftige Systeme, Techniken und Verfahren durch „Analogien“ angepasst werden. Dies geschieht, indem der Sinn und Zweck der gegenwärtigen Regelung auf neue Technologien übertragen wird.
Alle Pflichten, die sich für dich und dein Unternehmen ergeben, kannst du in den BMF-Schreiben nachlesen. Alle wichtigen Schreiben, die das BMF in dieser Angelegenheit veröffentlicht hat, kannst du online auf der Seite des Bundesfinanzministeriums finden. Dort kannst du auch regelmäßig Nachträge und Neuigkeiten zu dem Thema prüfen.
Die digitale Buchhaltung ist stark im Kommen. Das liegt vor allem daran, dass sie im Rahmen der Bemühungen, ein papierloses Büro einzurichten, zu den wichtigsten betroffenen Abteilungen eines Unternehmens gehört. Gerade in der Buchhaltung gehen die meisten Belege über den Tisch, die manuell aufwendig zugeordnet, abgeglichen und gebucht werden müssen. Eine digitalisierte Buchhaltung ist enorm kosten- und zeitsparend.
Hilfreich bei der Umstellung sind jedoch beispielsweise folgende Punkte:
Mit einer GoBD-zertifizierten Buchhaltungssoftware kannst du deine Dokumente schnell und unkompliziert elektronisch erfassen und archivieren. Du kannst deine Daten unveränderbar abspeichern. Diese sind somit lückenlos nachvollziehbar und nachprüfbar.
Als Steuerpflichtiger bist du dafür verantwortlich, dass alle elektronischen Aufzeichnungen, die unter die GoBD fallen, eingehalten werden. Du bist also auch verantwortlich, wenn du deine Buchhaltung an einen Steuerberater oder einen Angestellten übergibst.
Wenn dem Finanzamt bei der Überprüfung der Unterlagen ein Fehler auffällt, musst du damit rechnen, dass dir eine Steuerschätzung ins Haus steht. Deine Angaben werden nicht anerkannt und die Schätzung wird recht hoch ausfallen. Mit fehlenden oder falschen Belegen hast du allerdings keine Chance, der Schätzung zu widersprechen.
Im schlimmsten Fall drohen dir auch die Aberkennung des Vorsteuerabzugs oder womöglich eine Einkommenssteuerschätzung.
Für die GoBD-konforme Arbeit musst du bei der Archivierung, dafür sorgen, dass folgende Punkte laufend gewährleistet sind. Diese kannst du dir als Checkliste oder Leitfaden für deine Prozesse und Ablage hernehmen.
Dazu kommen folgende Punkte, die wir ausführlicher beschreiben:
Durch die Aktualisierung und Präzisierung, die das BMF in seinem Schreiben vorgenommen hat, wurden die Buchführungsprozesse noch weiter konkretisiert und rechtssicher gemacht. Wirklich viel hat sich allerdings seit 2015 nicht für dich geändert. Die Grundsätze können aber nicht alle zukünftige Entwicklungen berücksichtigen und werden daher weiterhin Änderungen und Anpassungen unterworfen sein. Diese können insbesondere aufgrund neuer technischer Archivierungsmöglichkeiten notwendig werden.
Nachdem das BMF die Neuerungen erst im Juli 2019 veröffentlicht hat (BMF-Schreiben vom 11.7.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001; DOK 2019/0592405), hat das Bundesfinanzministerium es bereits im August 2019 wieder von seiner Webseite entfernt und zurückgezogen!
Anscheinend liegt das daran, dass noch über den Zugriff nach einem Systemwechsel sowie das Thema „Verwendung von USB-Sticks bei der Kassen-Nachschau“ gesprochen werden muss. Sobald diese Punkte von den obersten Finanzbehörden geklärt wurden, können sich hier erneute Änderungen und Nachträge ergeben. Solange gelten zunächst die Grundsätze des BMF-Schreibens vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003) weiter.
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