Digitale Buchhaltung – So funktioniert's!

Falls du wie viele andere Menschen deine Fahrkarten längst auf dem Handy kaufst und auch die meisten anderen Dinge am Computer oder mit dem Smartphone regelst, dann kommt für dich auch die digitale Buchhaltung infrage. Wir zeigen dir, wie digitale Buchhaltung funktioniert und was du dabei hinsichtlich der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beachten solltest.

Das erwartet dich heute:

• Wie funktioniert digitale Buchhaltung?
• So digitalisierst du deine Buchhaltung in 4 Schritten
  ↳ Schritt 1: Voraussetzungen schaffen
  ↳ Schritt 2: Steuerberater bzw. Steuerberaterin hinzuziehen
  ↳ Schritt 3: Buchhaltungssoftware finden
  ↳ Schritt 4: Prüfung durch Steuerbüro
• Vorschriften und Pflichten
  ↳ GoBD
  ↳ Verfahrensdokumentation
• Vorteile und Nachteile der digitalen Buchhaltung
  ↳ Die richtige Software
• Fazit

Wie funktioniert digitale Buchhaltung?

Damit ein Unternehmen weiß, welche Einnahmen und Ausgaben es hat, buchen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Buchhaltung diese Vorgänge im Rahmen der Buchführung. Sie dokumentieren so alle Zahlungsvorgänge. Und genau darum geht es auch bei der digitalen Buchhaltung. Doch worin unterscheidet sie sich von der traditionellen Buchhaltung?

Nun, die für die Buchhaltung nötigen Unterlagen werden im Rahmen der digitalen Buchhaltung nicht mehr in Papierform verarbeitet, sondern digitalisiert. Bei Ausgangsrechnungen heißt das, dass sie direkt digital erstellt und auf elektronischem Wege versandt werden; umgekehrt werden Eingangsrechnungen gescannt und in einem digitalen Archiv abgelegt. Hinzu kommt eine Buchhaltungssoftware, mit der die jeweiligen Buchhaltungsprozesse erledigt werden.

Die digitale Buchhaltung funktioniert also papierlos. Und weil eine Umstellung auf papierlose Verfahren in einem „traditionellen“ Bürobetrieb einige Veränderungen mit sich bringt, erklären wir dir im nächsten Punkt Schritt für Schritt, wie du deine Buchhaltung am besten digitalisieren kannst.

Alle Infos zum papierlosen Bürobetrieb findest du in folgendem Video:

So digitalisierst du deine Buchhaltung in 4 Schritten

1. Schritt: Schaffe die richtigen Voraussetzungen

Papierlose Buchhaltung betrifft besonders zwei Bereiche im Unternehmen: die Hardware und die jeweiligen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Um deine Buchhaltung zu digitalisieren, musst du in beiden Bereichen aktiv werden.

Was die Hardware angeht, solltest du dich zum Beispiel auf einen funktionalen und schnellen Scanner konzentrieren, um das Einscannen aller anfallenden Dokumente möglichst einfach bewerkstelligen zu können. Inzwischen ist es allerdings mit Programmen wie sevDesk auch schon möglich, Belege mit dem Smartphone zu scannen. In jedem Fall braucht es leistungsstarke Laptops und PCs für deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, damit alle gut im papierlosen Büro arbeiten können.

Apropos Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen: Hier gilt es, vor allem zwei Punkte zu beachten.

• Digitalisierung heißt Veränderung: Nicht jeder Mensch kommt damit in gleicher Weise gut zurecht. Erkläre daher möglichst frühzeitig, warum du mit einer papierlosen Buchhaltung starten willst und welche Vorteile du dir davon erwartest. Gehe auf die Sorgen und Nöte deines Personals ein und sorge dafür, dass sich alle nach und nach an die neuen Prozesse gewöhnen können.
• Sorge dafür, dass die Kenntnisse deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter up to date sind. Nichts ist frustrierender, als wenn der Wille zur Digitalisierung da ist, es aber an den nötigen Fähigkeiten und Kompetenzen scheitert. Kümmere dich also um eine entsprechende Weiterbildung und Schulung.

2. Schritt: Hole deinen Steuerberater bzw. deine Steuerberaterin ins Boot

Wichtig ist es auch, dass du deinen Steuerberater bzw. deine Steuerberaterin über deine Pläne informierst. Zum einen kannst du dich so noch einmal zu den anstehenden Veränderungen beraten lassen, zum anderen kann dir dein Steuerbüro vielleicht auch noch Tipps für die richtige Buchhaltungssoftware (Schritt 4) geben. Außerdem klärst du so, ob dein Steuerbüro die Zusammenarbeit überhaupt digital anbieten kann und will. Ggf. ist es auch möglich, dass dein Personal durch deinen Steuerberater bzw. deine Steuerberaterin geschult wird.

3. Schritt: Finde die richtige Buchhaltungssoftware

Sie sollte alle nötigen Arbeitsprozesse einer papierlosen Buchhaltung beherrschen, also zum Beispiel Rechnungen automatisiert verbuchen oder die digitale Erfassung von Belegen ermöglichen. Wichtig ist auch, dass sie GoBD-konform arbeitet (mehr dazu erfährst du im nächsten Abschnitt). Erkundige dich bei deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin, welche Programme empfehlenswert sind. Versuche auch, einen Überblick über die anfallenden Kosten der Umstellung zu erhalten. Ausgaben für Schulungen, Wartungen usw. können eine vermeintlich günstige Software schnell teuer werden lassen.

4. Schritt: Lass dein Steuerbüro prüfen, ob deine digitale Buchhaltung die Tax-Compliance erfüllt

Wenn alles eingerichtet ist und läuft, solltest du erneut deine Steuerberaterin bzw. deinen Steuerberater kontaktieren. In der anschließenden Prüfung zeigt sich, ob alle Anforderungen der GoBD erfüllt werden.

Vorschriften und Pflichten

Mithilfe der papierlosen Buchhaltung lassen sich viele Prozesse vereinfachen und schneller umsetzen.  Aber gerade, weil dabei alles digital erfolgt, gilt es, besondere Vorschriften zu beachten. Zum einen sollte die digitale Buchhaltung GoBD-konform sein, zum anderen braucht es eine Verfahrensdokumentation. Beides stellen wir dir an dieser Stelle vor.

GoBD

Den Begriff GoBD hast du an dieser Stelle schon einige Male gehört. Im Prinzip handelt es sich dabei um eine Vorgabe des Bundesministeriums der Finanzen, auf deren Basis alle steuerlich relevanten Unterlagen in einem Unternehmen ordnungsgemäß aufbewahrt und geführt werden.

Verfahrensdokumentation

Für Unternehmen verpflichtend ist auch die Verfahrensdokumentation. In ihr hältst du genau fest, welche technischen und organisatorischen Schritte in deinem Unternehmen dafür sorgen, dass alle gespeicherten Unterlagen im Sinne der GoBD und der Vorgaben des Handelsgesetzbuchs nachprüfbar und nachvollziehbar sind. Das heißt zum Beispiel, dass du im Voraus festlegen musst, wie genau Belege und eingehende Rechnungen gescannt und verbucht werden, damit die Qualität der Scans stimmt und Fehler vermieden werden. Ausführlich kannst du dich zur Verfahrensdokumentation in unserem zugehörigen Beitrag informieren.

Vorteile und Nachteile der digitalen Buchhaltung

Wie du bis hierhin gelesen hast, bietet die digitalisierte Buchhaltung viele Vorteile, bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich. Diese stellen wir im Folgenden gegenüber:

Die richtige Software

Wir hatten dir ja bereits in den Schritten zur Digitalisierung der Buchhaltung die richtige Buchhaltungssoftware ans Herz gelegt. Häufig steht am Ende der Überlegungen zum papierlosen Büro die folgende Frage: Welche Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen? sevDesk ist hier eine gute Lösung für dich.

Da du bei der papierlosen Buchhaltung alle Papierbelege einscannen musst, sollte dies bei deiner Wunschsoftware möglichst einfach zu handhaben sein. Bei sevDesk kannst du die Belege mit deinem Smartphone einscannen und sie direkt an das System schicken. Im Funktionsumfang enthalten ist nicht nur die digitale Rechnungsverarbeitung, sondern auch das digitale Bezahlen von Rechnungen sowie der automatisierte Abgleich von offenen Rechnungen mit eingehenden Zahlungen. Ein Online-Kassenbuch erlaubt darüber hinaus das Verbuchen von Bargeschäften.

Fazit

Lass uns noch einmal zusammenfassen, was wir dir in diesem Artikel vorgestellt haben. Ja, die Umstellung auf die digitale Buchhaltung wird am Anfang Geld und Zeit und eventuell auch Nerven kosten. Aber es gibt viele Gründe, auf die Papierform zu verzichten, wenn es um Belege, Rechnungen und Co. geht. Die digitale Buchhaltung ist bequem und beschleunigt viele Prozesse, die Übersichtlichkeit ist größer und mithilfe automatisierter Vorgänge entfallen lästige Routineaufgaben.