Turbodigitalisierung: 135 Mandate in vier Monaten

Turbodigitalisierung: Wie Erichs Erichsens Steuerkanzlei-Team in vier Monaten 135 Mandate einer zugekauften analogen Kanzlei digitalisierte

Sein Erfahrungsbericht:

"Die von uns 2023 akquirierte Kanzlei hatte fast 100 % analoge Mandate, nur eine Mitarbeiterin hatte sich zeitweise an einer Software versucht, konnte damit aber nicht richtig umgehen.

Dort gab es auch bloß eine 16 Mbit-Leitung, wir mussten also viel Geld in die technische Infrastruktur investieren und es gab dreistellige Mandantennummern zuhauf, die sich nicht migrieren lassen. Dieser Prozess musste analog vorgenommen werden. Diese ganzen Fallstricke habe ich leider vorher nicht eruiert und musste somit Lehrgeld zahlen.

Wir haben also in 2023 beide Standorte – meine bisherige, voll-digitalisierte Kanzlei sowie die zugekaufte analoge Kanzlei – zusammengelegt und ganz schnell alles digitalisiert mit dem Dienstleistungsangebot von „buchhalter.pro“. Die analogen Mandate wurden in der Vorstufe über einen Massenscanner (Kodak i4250) und der Automatisierungssoftware „buchhalter.pro“ angebunden. Das war nötig, um überhaupt digital arbeiten zu können, um Cloud-Lösungen effizient nutzen zu können usw.

Das heißt, wir haben einfach jeweils z.B. 300 Dokumente, egal wo sie herkamen – Eingang, Ausgang, Kasse, was auch immer – in den Scanner gestopft, die sind in einem Schwung in einer PDF-Datei und in „buchhalter.pro“ gewandert. Dort hat das Programm sie wieder zerlegt in die einzelnen Rechnungsbestandteile, hat sich über eine Schnittstelle zu DATEV bidirektional dort die Primanoten der letzten zwei Jahre gezogen, lernte dann anhand der Primanoten mithilfe der KI und konnte dann zwei Buchungsstapel auswerfen: jeweils 100 % richtige Buchungssätze mit Belegbild-Verknüpfung! Im ersten Monat hatten wir durchschnittlich zu 30 % vollständig richtige Buchungssätze abgebildet, die anderen 70 % waren bis auf das Sachkonto ebenfalls schon vorbelegt. Das hat sich dann durch regelmäßiges Zurückschieben immer verbessert.

Der andere Buchungsstapel kommt mit Buchungssätzen, da müssen wir das Sachkonto noch zuordnen, das kennt er noch nicht. Also switchst du immer hin und her überträgst immer wieder Daten. Jetzt haben einen großen Teil Standardbuchhaltung, wo wir 70, 80, 90 % automatisierte Buchungen haben, da guckt kein Mensch mehr rein, die sind einfach Zertifikate, das funktioniert tadellos effizient. Diesen Teil haben wir digitalisiert.

Aktuell (Januar 2024) liefern die analogen Mandanten uns aber noch Papier an, das ist die Kröte, die wir schlucken mussten, sonst hätten wir die gar nicht so schnell digital bekommen.

Jetzt sind wir also dabei, in diesem Jahr anzufangen, diese Kröte zu verändern und diese Mandanten zu bitten, das einfach selber hochladen und auf Papier verzichten. Also, wir nehmen uns die Mandate Stück für Stück vor und begleiten sie in diesem Prozess, dass sie zu einer modernen Buchhaltung kommen, auch in ihrem Output."