Startup-Methoden für Kanzleien - Gastbeitag von Daniel Terwersche

DARUM FUNKTIONIEREN METHODEN VON INNOVATIVEN STARTUPS AUCH BEI STEUERKANZLEIEN

 
Lean Startup, Scrum, Objective and Key Results, Design Thinking, Elevator Pitch … Dass diese Begriffe für die meisten Steuerberater böhmische Dörfer sind, kann sich jeder aus der Steuerbranche vorstellen. Anders sieht es in der Startup-Welt und in den Innovationsabteilungen großer Konzerne aus. Hier sind diese Begriffe gang und gäbe. Wenn sich dort die Mitarbeiter austauschen, dann versteht man als Außenstehender den Kontext meist gar nicht.

Gastartikel von Daniel Terwersche, Vorstandsvorsitzender newgen AG, Gründer newgen Kanzleistrategen

Doch was sich so kompliziert und so „amerikanisch“ und nach Silicon Valley anhört, sind Methoden und Werkzeuge, die absolut Sinn ergeben. Durch Vereinfachung und durch das Einbeziehen von viel mehr Personen, befähigen diese Methoden dazu, dass Veränderungen und neue Geschäftsideen viel schneller geplant und umgesetzt werden.  

Sie dienen dazu, dass die Veränderung positiv wahrgenommen wird. Zusätzlich werden Produkte und Leistungen, die wirklich vom Markt nachgefragt werden, konzeptioniert, umgesetzt und vermarktet.

Man könnte auch sagen, dass die Startup-Methoden gegensätzlich zum „German Engineering“ angewendet werden. Beim „German Engineering“ werden im Vorfeld alle Dinge geplant, ausgetüftelt und jede Veränderung wird skeptisch geprüft – wohingegen bei den oben genannten Methoden erst einmal die Marktrelevanz getestet wird, bevor neue Denk- und Handlungsmuster erzeugt werden.

So entsteht schnell etwas Neues, das auch angenommen wird. Nicht immer perfekt, aber immer mit dem Potenzial, sich stets und schnell zu verbessern.

Was hat das nun tatsächlich mit der Steuerberatung zu tun? Immerhin gilt es, Vorgaben umzusetzen, Vorbehaltsaufgaben auszuführen und sich an Gesetzeslagen zu halten. Das ist korrekt. In diesen Bereichen haben diese Vorgehensweisen meist wenig zu suchen.

Doch die innovative Steuerkanzlei von morgen denkt weiter. Neben den Vorbehaltsaufgaben werden bestimmte Leistungen als Produktpakte kommuniziert. Die Mitarbeiter sollen in den Kanzleientwicklungsprozess mit einbezogen werden. Die Mandanten bekommen stets einen Überblick, was sich verändert, und können bei bestimmten Veränderungen mitbestimmen. So entsteht eine positive Atmosphäre bezüglich Veränderung und es geht Schritt für Schritt zur innovativen Kanzlei.

Um einige Methoden und Ansätze für die Kanzlei verständlich zu machen, haben wir einige Beispiele hier aufgeführt:
 

Lean Startup

Lean Startup ist eine interaktive Methode, die es ermöglicht, neue Produkte und Dienstleistungen auf den Bedarf hin schnell zu prüfen und diese Leistungen durch stetige Beobachtungen zu verbessern.

Es basiert auf dem Prinzip „Bauen – Messen – Lernen“. In der Steuerberatung könnte es wie folgt aussehen:

Als Kanzlei überlegt ihr euch ein Beratungspaket. Hier stellt ihr die Vorteile für den Mandanten heraus, wenn dieser das Beratungspaket bei euch bucht und mit euch durchführt. Diese angenommenen Vorteile werden an bestehende Mandanten kommuniziert.  

Ihr prüft, ob es einen tatsächlichen Bedarf gibt. Wenn mehrere Mandanten das Paket buchen, dann fangt ihr an, die tatsächliche Umsetzung zu planen. Allerdings nicht bis ins Detail. Das Paket sollte zwar die wichtigen Dinge beinhalten, aber auch noch viel Platz für Erkenntnisse lassen, die bei der ersten Umsetzung erkennbar werden. Man könnte das mit einem sogenannten MVP vergleichen. MVP steht für „Minimum Viable Product“ und meint ein Produkt, das die Mindestanforderungen erfüllt und nun als eine Art „Rohdiamant“ geschliffen wird.

Bei der Umsetzung der ersten Beratungen lernt ihr stets, ob die angedachten Vorteile tatsächlich entstehen. Ihr reflektiert, was verbessert werden soll, und setzt dies bei der nächsten Beratung um. Bei jeder Beratung werden die Durchführung und das Ergebnis besser. Hier wurde der Ansatz „Bauen – Messen – Lernen“ durchgeführt:

Bauen:

Das Beratungspaket wurde grob geplant und die ersten Beratungen werden durchgeführt.

Messen:

Es wird geprüft, ob die Mandanten das Beratungspaket buchen und wie die Ergebnisse in der Umsetzung ausschauen.

Lernen:

Anhand der „Messdaten“ wird geprüft, was in allen erdenklichen Bereichen verbessert werden sollte.

So wird das Produkt stetig besser, ohne dass im Vorfeld viel Energie investiert werden müsste. Außerdem wird vermieden, dass eine 100-Prozent-Lösung in der Theorie kreiert wird, die von den Mandanten gar nicht angenommen wird.

Probiere diese Methode aus! Sie funktioniert super. Selbst wenn ein Beratungsprodukt nicht angenommen wird, ist sie ein Erkenntnisgewinn. Unser Team der newgen AG nutzt diese Methode kontinuierlich und wir haben bereits angedachte Produkte nicht umgesetzt, da unsere Hypothese am Markt nicht aufgegangen ist. Ohne großen Zeitaufwand. Ganz nach dem Motto: Scheiter heiter!
 

Scrum

Scrum ist ein Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements. Es wird vornehmlich in der agilen Softwareentwicklung eingesetzt. Mittlerweile wird Scrum auch in vielen anderen Bereichen verwendet. Im Kanzleialltag gehen viele Ideen und Projekte unter. In einer Steuerkanzlei organisiert sich der klassische Mitarbeiter immer so, dass er mit seinen eigentlichen Aufgaben zu mehr als 100 % ausgelastet ist. Nun kommt der Kanzleiinhaber und möchte Projekte einplanen, damit die Kanzlei sich weiterentwickelt.

Häufig ist dieser Wunsch zum Scheitern verurteilt. Die Projekte sind für die Mitarbeiter gefühlt zu groß. Im Arbeitsalltag können sie sich nicht vorstellen, diese „auch noch“ umzusetzen. Das Ergebnis ist, dass die Projekte stets verschoben werden und nach einigen Monaten niemand mehr weiß, was denn hätte getan werden sollen.

Mithilfe einiger Bereiche aus Scrum schafft es jede Kanzlei, die Mitarbeiter auch in größere Projekte mit einzubeziehen, ohne dass sie sich überfordert fühlen.

So werden wöchentlich Mini-Meetings (Weekly) eingeführt, in denen sich die Mitarbeiter eine kleine Aufgabe selber zuweisen und diese in einem sogenannten Kanban Board eintragen. Diese kleinen Aufgaben, die nicht mehr als eine Stunde Zeit pro Woche beanspruchen sollten, werden dann Woche für Woche erledigt. Bei acht Mitarbeitern („Two Pizza Team“) ergeben sich so pro Monat bereits 32 Stunden Projektzeit. Die Mitarbeiter empfinden diese Projektzeit aber nicht als Belastung.
 

Objective and Key Results (OKRs)

Objective and Key Results, meist OKRs genannt, ist ein Management-System zur zielgerichteten und modernen Mitarbeiterführung.

Dieses System folgt einer ganz einfachen Annahme:

In einem Team sollten lediglich drei Ziele (Objectives) für einen Zeitraum von drei Monaten eingeplant werden. Jedes Ziel hat bis zu drei Bedingungen (Key Results), die die Zielerreichung beeinflussen.

Es ist kein Zufall, dass die Zahl drei so häufig vorkommt. Drei ist für uns Menschen „nicht viel“. Der Zeitraum von drei Monaten ist bereits „bald“. Drei Aufgaben sind „wenige“ Aufgaben.

So kommen die Mitarbeiter sehr schnell zum Handeln. Für sie ist es vorstellbar, die Ziele in dem vorgesehenen Zeitraum zu erreichen. Das ergibt positive Erlebnisse.

Jede Woche sollte der Zwischenstand geprüft werden. Daher ist es eine ideale Ergänzung zum Weekly (siehe Scrum), um dort die Aufgaben nach den OKRs zu planen und den Status zu reflektieren.

Sowohl von Mitarbeitern als auch von Kanzleiinhabern wird der Begriff „Objective and Key Results“ alles andere als positiv aufgenommen. Darum haben wir ihn in „Bierdeckelprojektmanagement“ umbenannt.

Für die Mitarbeiter ergibt sich durch das Ausfüllen des Bierdeckels eine Verbindlichkeit. So haben sie die Ziele immer vor Augen, zum Beispiel am Schwarzen Brett, an der Kaffeemaschine oder am Kühlschrank. Sie können auch den Chef stets bei weiteren Projektanbahnungen darauf hinweisen, dass erst der Bierdeckel abgearbeitet wird.

So entstehen einfache, aber auch zielführende Veränderungen mit positiven Erlebnissen für die Kanzleileitung und insbesondere für die Mitarbeiter.
 

Design Thinking

Design Thinking ist ein Ansatz, der zum Lösen von Problemen und zur Entwicklung von neuen Ideen führen soll.

Quasi wird jede neue Idee oder jeder Ansatz zum Lösen von Problemen erst einmal kritisiert und auseinandergenommen. So ist es in vielen Unternehmen. Insbesondere in Steuerkanzleien. Genau diese kritische Betrachtung macht es im Alltag schwer, kreative, andersdenkende und vielversprechende Veränderungen herbeizuführen.

Beim Design Thinking geht es darum, eine Situation aus den unterschiedlichsten Perspektiven zu betrachten. Das eröffnet wieder mehr Möglichkeiten.

Der Ansatz des Design Thinking ist: „Verstehen – Beobachten – Standpunkt definieren – Ideen finden – Prototyp – Testen“. Es ist somit ein idealer Ansatz, wenn es darum geht, Lean-Startup zu nutzen.

Es geht vor allem darum, die eigene Komfortzone zu verlassen. Anhand eines Perspektivwechsels werden auch andere Meinungen und Sichtweisen zugelassen. Zugleich werden bestimmte Muster erkannt, die der Kanzlei viele Wachstumspotenziale bieten.

Elevator Pitch

Ein Elevator Pitch ist eine kurze Zusammenfassung einer Idee. Der Fokus liegt auf positiven Aspekten, wie zum Beispiel der Einzigartigkeit oder auch der Besonderheit.

„Elevator“ steht für den Aufzug. Die Idee, die hinter der „Aufzugszusammenfassung“ steckt, ist ein schönes Bild:

Wenn du in einen Aufzug steigst und dein Mitfahrer deine Zielgruppe ist, solltest du ihm in 30 Sekunden deine Leistung erläutern. Bis der Aufzug oben bzw. unten angekommen ist, solltest du diese Person „eingefangen“ haben, so dass sie es interessant findet und mehr erfahren möchte.

Gerade bei Steuerberatern ist es fast erschreckend, wie diese sich vorstellen. Bei Netzwerk- oder Unternehmensveranstaltungen wird auf die Frage „Was machen Sie beruflich?“ meist mit „Ich bin Steuerberater“ geantwortet. In vielen Fällen wandern dann die Augen des Fragenden weiter in die Runde, um die nächste Person zu fragen. Nur sehr selten kommt eine Antwort wie „Oh, das ist ja interessant, ein Steuerberater. Erzählen Sie bitte mehr.“

Und genau das ist es, was jeder Steuerberater für sich erarbeiten sollte: den perfekten Elevator Pitch. Denn wenn ein Berater diesen für sich entdeckt hat, wird er in den meisten Fällen seine eigene Positionierung erarbeitet und verinnerlicht haben. Der Elevator Pitch ist dann lediglich das Ergebnis der erarbeiteten Strategie.

All diese Methoden sind bei der newgen AG seit Jahren etabliert. Denn unser Leitspruch lautet: Aus innerer Stärke zu äußerer Strahlkraft!

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