Bewirtungskosten richtig von der Steuer absetzen: Der komplette Guide für 2025
Du lädst Geschäftspartner zum Essen ein oder organisierst eine Betriebsfeier für deine Mitarbeiter? Dann solltest du wissen, dass du diese Bewirtungskosten von der Steuer absetzen kannst, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Ob zu 70 oder sogar 100 Prozent absetzbar, mit oder ohne Bewirtungsbeleg: Hier erfährst du, wie du deine Bewirtungskosten richtig von der Steuer absetzt und welche Nachweise das Finanzamt von dir verlangt.
Was sind steuerlich absetzbare Bewirtungskosten?
Unter Bewirtungskosten fallen alle Ausgaben für Speisen, Getränke und Nebenleistungen, die im Rahmen deiner geschäftlichen Tätigkeit entstehen. Dazu gehören:
- Restaurantrechnungen bei Geschäftsessen
- Catering für Betriebsfeiern
- Verpflegung während Seminaren
- Trinkgelder und Servicegebühren
Die berufliche Veranlassung ist dabei entscheidend. Ein Geschäftsessen mit Kunden wird anders behandelt als die Bewirtung von Mitarbeitern bei einer Betriebsfeier. Je nach Anlass kannst du die Kosten zu 70 oder sogar 100 Prozent von der Steuer absetzen.
Der Nachweis erfolgt über einen Bewirtungsbeleg, der den Anlass der Bewirtung, die teilnehmenden Personen und die genauen Kosten dokumentiert. Bei Beträgen über 250 Euro gelten besondere Anforderungen an die Belege.
Wann sind Bewirtungskosten zu 100% abzugsfähig?
Bewirtung von Mitarbeitern bei Betriebsveranstaltungen
Bei zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr lassen sich die Bewirtungskosten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben absetzen. Der Freibetrag liegt bei 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung. Diese Summe umfasst sämtliche Aufwendungen wie Speisen, Getränke und Rahmenprogramm.
Die Berechnung erfolgt anhand der tatsächlich anwesenden Teilnehmer. Bringen Mitarbeiter Begleitpersonen mit, werden deren Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Überschreiten die Ausgaben den Freibetrag von 110 Euro, gilt nur der übersteigende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Wichtig für die steuerliche Anerkennung: Dokumentiere den betrieblichen Charakter der Veranstaltung durch Teilnehmerlisten und Rechnungen des Caterers oder Restaurants. Fahrtkosten zur Veranstaltung fallen nicht unter die 110-Euro-Grenze und können separat als Reisekosten abgerechnet werden.
Verpflegung während Fortbildungen und Meetings
Nimmst du an beruflichen Fortbildungen oder Meetings teil? Die Verpflegungskosten lassen sich über die Verpflegungspauschale steuerlich geltend machen. Für eine Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden beträgt die Pauschale 14 Euro, bei mehr als 24 Stunden sind es 28 Euro pro Tag.
Stellt dein Arbeitgeber oder Veranstalter Mahlzeiten, musst du die Pauschale kürzen: Frühstück reduziert den Satz um 20 Prozent, Mittag- oder Abendessen um jeweils 40 Prozent. Diese Kürzung gilt auch bei kostenlosen Mahlzeiten während eines Seminars.
Reisekosten wie Fahrt und Übernachtung bleiben von der Verpflegungspauschale unberührt. Als Nachweis genügen eine Teilnahmebestätigung und das Programm der Veranstaltung mit Angaben zur Verpflegung.
Bewirtung in der eigenen Kantine
Stellst du deinen Mitarbeitern Mahlzeiten in der Betriebskantine zur Verfügung? Die gute Nachricht: Diese Kosten sind zu 100 Prozent als Betriebsausgaben absetzbar. Für die Berechnung setzt das Finanzamt einen Pauschalbetrag von 15 Euro pro Person und Mahlzeit an.
Diese Pauschale deckt sowohl die Sach- als auch die Personalkosten ab. Für deine Mitarbeiter gilt das Kantinenessen als geldwerter Vorteil, der mit dem amtlichen Sachbezugswert versteuert werden muss. 2025 beträgt dieser Wert 3,80 Euro für ein Mittagessen.
Geschäftsessen richtig von der Steuer absetzen
Die 70%-Regelung bei der Bewirtung von Geschäftspartnern
Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern kannst du 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Kosten steuerlich geltend machen. Diese Regelung gilt für alle geschäftlich veranlassten Bewirtungen, etwa:
- Geschäftsessen mit Kunden oder Lieferanten
- Bewirtung bei Vertragsverhandlungen
- Verpflegung während Kundenbesuchen
- Catering bei Geschäftspräsentationen
Der nicht abziehbare Anteil von 30 Prozent wird vom Finanzamt pauschal als private Haushaltsersparnis gewertet. Dies gilt auch dann, wenn du selbst am Essen teilnimmst.
Angemessenheit von Geschäftsessen nachweisen
Wie hoch dürfen die Kosten für ein Geschäftsessen sein? Das Finanzamt prüft die Angemessenheit anhand verschiedener Faktoren:
- Größe deines Unternehmens
- Höhe von Umsatz und Gewinn
- Bedeutung des geschäftlichen Anlasses
- Branchenübliche Standards
Ein Richtwert von etwa 100 Euro pro Person gilt als angemessen. Bei wichtigen Verhandlungen oder besonderen Anlässen können auch Beträge bis 200 Euro pro Person akzeptabel sein.
Bewirtungskosten bei Geschäftsreisen
Geschäftliche Verpflegung während einer Dienstreise unterliegt besonderen steuerlichen Regelungen. Bei Geschäftsessen mit Kunden oder Partnern während der Reise gelten die üblichen 70 Prozent für die Absetzbarkeit. Die eigene Verpflegung wird dagegen über die Verpflegungspauschale abgerechnet.
Für Inlandsreisen beträgt die Pauschale bei mehr als 8 Stunden 14 Euro. Bei ganztägiger Abwesenheit 28 Euro. Am An- und Abreisetag mit Übernachtung stehen dir pauschal 14 Euro zu. Diese Pauschalen gelten unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben.
Bei Auslandsreisen kommen länderspezifische Pauschalen zum Tragen. Für Frankreich liegt der Tagessatz 2025 beispielsweise bei 62 Euro, für die Schweiz bei 66 Euro. Die Verpflegungspauschale wird nicht gekürzt, wenn du während der Reise Geschäftspartner bewirtest.
Wie du den Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllst
Pflichtangaben für Bewirtungsbelege unter 250 Euro
Bei Geschäftsessen mit Rechnungsbeträgen bis 250 Euro gelten vereinfachte Nachweispflichten. Der Bewirtungsbeleg muss folgende Angaben enthalten:
Den genauen Anlass der Bewirtung: Statt „Geschäftsessen“ schreibst du beispielsweise „Vertragsverhandlung Projekt Websiterelaunch 2026“. Außerdem dokumentierst du Ort und Datum der Bewirtung sowie die Namen aller teilnehmenden Personen.
Die Restaurantrechnung muss maschinell erstellt sein und den Rechnungsbetrag inklusive Mehrwertsteuer ausweisen. Ein handschriftlicher Beleg vom Imbissstand ist nur gültig, wenn er alle Pflichtangaben enthält und von einer offenen Ladenkasse stammt.
Das Trinkgeld muss vom Servicepersonal auf der Rechnung quittiert werden. Der übliche Rahmen liegt bei 7-10 Prozent des Rechnungsbetrags.
Zusätzliche Angaben bei Belegen über 250 Euro
Übersteigt deine Rechnung den Betrag von 250 Euro, verlangt das Finanzamt detailliertere Nachweise. Der Gastgeber muss namentlich mit Anschrift auf dem Beleg erscheinen - dies kann das Restaurant auch handschriftlich ergänzen.
Die Rechnung benötigt zudem eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants. Alle Steuersätze und der Mehrwertsteuerbetrag sind gesondert auszuweisen.
Wusstest du, dass du ebenfalls deine Geschenke an Kunden absetzen kannst? Erfahre in unserem Artikel mehr dazu.
Trinkgeld und Nebenkosten dokumentieren
Neben dem eigentlichen Rechnungsbetrag fallen beim Geschäftsessen oft Nebenkosten wie Trinkgeld oder Garderobengebühren an. Diese Kosten kannst du ebenfalls zu 70 Prozent von der Steuer absetzen, vorausgesetzt, sie sind ordnungsgemäß dokumentiert.
Das Servicepersonal sollte das Trinkgeld direkt auf der Rechnung quittieren. Eine handschriftliche Notiz mit „Trinkgeld erhalten“ und Unterschrift reicht aus. Ohne Quittung erkennt das Finanzamt maximal 10 Prozent der Rechnungssumme als Eigenbeleg an.
Bei weiteren Nebenkosten wie Garderobe oder Parkgebühren brauchst du separate Belege. Diese heftest du am besten direkt an den Bewirtungsbeleg.
Ein Rechenbeispiel: Bei einer Restaurantrechnung über 100 Euro und 10 Euro Trinkgeld kannst du insgesamt 77 Euro (70 Prozent von 110 Euro) steuerlich geltend machen.
Bewirtungskosten in der Steuererklärung eintragen
Eintragung für Selbstständige und Freiberufler
Wo genau landen deine Bewirtungskosten in der Steuererklärung? Als Selbstständiger oder Freiberufler trägst du diese in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ein. Die Kosten für geschäftliche Bewirtungen buchst du dabei in einem separaten Feld für „Bewirtungsaufwendungen“.
Der berufliche Anteil von 70 Prozent wird automatisch berechnet. Die Vorsteuer aus den Rechnungen kannst du dagegen in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen - vorausgesetzt, du bist nicht als Kleinunternehmer tätig.
Ein digitales Kassensystem oder eine professionelle Buchhaltungssoftware hilft dir, den Überblick über deine Bewirtungskosten zu behalten. Speichere zu jeder Buchung den Original-Bewirtungsbeleg mit allen erforderlichen Angaben als Scan oder Foto.
Besonderheiten für GmbH-Geschäftsführer
Bei der Geburtstagsfeier eines GmbH-Geschäftsführers gelten besondere steuerliche Regelungen. Lädt der Geschäftsführer ausschließlich Mitarbeiter und Geschäftspartner in die Betriebsräume ein, erkennt das Finanzamt die Bewirtungskosten als Werbungskosten an. Der berufliche Charakter muss dabei klar überwiegen.
Die variable Vergütung spielt eine wichtige Rolle: Besteht das Gehalt teilweise aus leistungsabhängigen Komponenten, lassen sich die Bewirtungskosten zu 100 Prozent absetzen. Dies gilt besonders für Geschäftsessen zur Motivation von Mitarbeitern oder Verhandlungen mit Geschäftspartnern.
Für die steuerliche Anerkennung der Bewirtungskosten dokumentierst du am besten den direkten Zusammenhang mit deiner Geschäftsführertätigkeit. Ein Vermerk wie „Strategiebesprechung Vertriebsteam“ oder „Vertragsverhandlung Großkunde“ schafft Klarheit gegenüber dem Finanzamt.
Vorsteuerabzug bei Bewirtungskosten
Anders als bei der Einkommensteuer kannst du die Vorsteuer aus Bewirtungskosten zu 100 Prozent geltend machen. Diese Regelung gilt seit dem BFH-Urteil vom 10.2.2005 und wurde für 2025 bestätigt.
Voraussetzung für den vollen Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 15 UStG. Die Bewirtungsaufwendungen müssen angemessen sein und der berufliche Anlass muss klar dokumentiert werden. Fehlt der Bewirtungsbeleg oder sind die Angaben unvollständig, entfällt der Vorsteuerabzug komplett.
Bewirtungskosten digital verwalten mit sevdesk
Die Zeiten der Zettelwirtschaft sind vorbei: Digitalisiere deine Bewirtungsbelege direkt nach dem Geschäftsessen mit deinem Smartphone. Die sevdesk App scannt automatisch alle relevanten Informationen und ordnet sie korrekt zu.
Besonders praktisch: Die Software erkennt selbstständig die steuerlich relevanten Angaben wie Datum, Betrag und Mehrwertsteuer. Du ergänzt nur noch den Anlass der Bewirtung und die Namen der Teilnehmer. Die korrekte Aufteilung in 70 Prozent abzugsfähige und 30 Prozent nicht abzugsfähige Kosten erfolgt automatisch.
Durch die digitale Archivierung findest du jeden Beleg sofort wieder und erfüllst gleichzeitig die GoBD-Anforderungen an die Aufbewahrung. Bei einer Betriebsprüfung exportierst du die Daten mit wenigen Klicks – inklusive aller notwendigen Nachweise für das Finanzamt.
Zusammenfassung: Bewirtungskosten richtig absetzen und Steuern sparen
Geschäftliche Bewirtungen lassen sich je nach Anlass zu 70 oder 100 Prozent steuerlich geltend machen. Für Geschäftspartner gilt die 70-Prozent-Regel, während Mitarbeiterbewirtungen bei Betriebsfeiern bis 110 Euro pro Person voll absetzbar sind.
Der Bewirtungsbeleg muss dabei alle Pflichtangaben enthalten: die genaue Anschrift des Restaurants, Datum und Uhrzeit, teilnehmende Personen sowie den geschäftlichen Anlass. Bei Beträgen über 250 Euro sind zusätzliche Details erforderlich.
Als Selbstständiger oder Unternehmer profitierst du vom vollen Vorsteuerabzug, wenn die Belege ordnungsgemäß sind. Dokumentiere deine Ausgaben am besten digital - das spart nicht nur Zeit bei der Buchhaltung, sondern minimiert auch das Risiko einer Beanstandung durch das Finanzamt.
