Steuerberater wechseln: Vorgehen, Kosten & Tipps für Selbstständige
Gegenseitiges Vertrauen ist zwischen Steuerberatern sowie Mandanten besonders wichtig – immerhin geht es um sensible Daten und Sachverhalte. Bist du mit deiner Steuerkanzlei nicht mehr zufrieden, kommst du um einen Steuerberaterwechsel langfristig nicht herum. Hier erfährst du, wie der Wechsel reibungslos abläuft und worauf du achten solltest, um unnötigen Aufwand zu vermeiden.
Du weißt noch nicht, wohin du wechseln sollst? Dann nutze unsere Online Steuerberatersuche, um den passenden Steuerberater zu finden.
Sechs gute Gründe für einen Steuerberaterwechsel
Der Wechsel ist immer dann sinnvoll, wenn du mit deinem Steuerberater unzufrieden bist und ist jederzeit möglich. Mögliche Gründe sind etwa:
- fehlerhafte Arbeit, die Mehraufwand oder Probleme mit dem Finanzamt nach sich zieh
- falsche Berechnungen, in deren Folge die Steuernachzahlungen oder -rückzahlungen falsch eingeschätzt werden
- schlechte Erreichbarkeit und lange Wartezeit auf Antworten
- gestörtes Vertrauensverhältnis wegen fehlender Sympathie
- fehlende Branchenkenntnisse bzw. mangelnde Spezialisierung auf bestimmte Bereiche des Steuerrechts
- zu hohe Kosten für Steuererklärung & Co.
- fehlende Digitalisierung des Steuerberaters
Wie findest du deinen neuen Steuerberater?
Wenn du den Steuerberater wechseln willst, solltest du dir ein bisschen Zeit für die Suche nehmen – schließlich geht es um jemanden, dem du deine Finanzen anvertraust. Überleg dir vorher, was dir in der Zusammenarbeit wichtig ist, und achte bei der Auswahl auf diese Punkte:
- Digitale Arbeitsweise: Such dir jemanden, der mit moderner Software arbeitet (z.B. mit sevdesk), damit der Austausch schnell und einfach läuft.
- Branchenkenntnis: Ein Steuerberater, der deine Branche kennt, versteht deine Herausforderungen besser und kann gezielter beraten.
- Gute Erreichbarkeit: Frag ruhig nach, wie schnell du Antworten bekommst und wie die Kommunikation läuft. So hast du Klarheit von Anfang an.
- Transparente Kosten: Lass dir genau erklären, was im Honorar enthalten ist und wann Zusatzkosten entstehen können.
- Persönliche Chemie: Gerade bei langfristiger Zusammenarbeit ist ein gutes Vertrauensverhältnis wichtig. Vereinbare daher immer ein Erstgespräch, bevor du eine Entscheidung triffst.
Tipp: Mit unserer Steuerberater-Suche findest du im Handumdrehen passende Steuerberater in deiner Nähe. Perfekt, wenn du mit sevdesk arbeitest oder in Zukunft arbeiten willst.
Welche Kosten fallen an, wenn du deinen Steuerberater wechselst?
Der Wechsel an sich verursacht zunächst keine Kosten. Allerdings kann es während des Übergangs dazu kommen, dass du einzelne Leistungen doppelt bezahlst. Muss deine bisherige Steuerberaterin bzw. dein Steuerberater noch offene Aufgaben unerledigt abschließen, wird er oder sie den entstandenen Aufwand teilweise abrechnen. Die neue Kanzlei wird die Aufgabe aufgreifen und ebenfalls zum Teil in Rechnung stellen.
Dadurch kann es passieren, dass du mehr Steuerberaterkosten bezahlst, als wenn die erste Kanzlei sie fertiggestellt hätte. Halte die Kosten des Wechsels weitgehend neutral, indem du den besten Zeitpunkt wie das Monatsende abpasst.
Noch ein Hinweis: Denke auch daran, dass bei einem Wechsel von einem traditionellen Steuerberater zu einem Online-Steuerberater auch Kosten für neue Tools hinzukommen können.
Der optimale Zeitpunkt für den Steuerberaterwechsel
Den perfekten Zeitpunkt für den Wechsel deiner Steuerberaterin oder deines Steuerberaters gibt es nicht – einen gewissen bürokratischen Aufwand zieht er immer nach sich. Dennoch gibt es Situationen, in denen er reibungsloser funktioniert. Passe am besten einen Zeitpunkt ab, zu dem gerade alle offenen Aufgaben abgeschlossen wurden. Vermeide den Wechsel, wenn die Steuerberaterin oder der Steuerberater gerade mitten in der Steuererklärung oder im Jahresabschluss steckt.
Übernimmt die Kanzlei monatliche Aufgaben (z. B. die Lohnabrechnung oder Umsatzsteuervoranmeldung), ist das Monatsende ein guter Zeitpunkt für die Übergabe.
Generell ist der Wechsel jederzeit möglich, sofern keine einzelvertragliche Absprache besteht.
Welche Unterlagen benötigt die neue Kanzlei?
Steuerberaterinnen und Steuerberater geben ihren Mandantinnen und Mandanten im Regelfall eine Liste mit den benötigten Steuerunterlagen mit.
Du kannst dich aber grob an dieser Checkliste orientieren:
- Informationen zu deiner Vermögenslage
- Bilanzen der letzten drei Jahre sowie alle Jahresabschlüsse
- Aufstellung aller Jahreskonten
- Aufstellung des Anlagevermögens
- Saldenlisten aller Konten
- Offene-Posten-Liste zu Kreditoren und Debitoren
- Betriebswirtschaftliche Auswertungen
- GDPdU-Daten (erforderlich für Betriebsprüfungen)
- Unterlagen rund um die Lohnabrechnung deiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen (z. B. Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldung, Arbeitsverträge)
- Steuerbescheide und Unterlagen zu zurückliegenden Steuererklärungen
Checkliste: Wie ist der Ablauf des Steuerberaterwechsels?
Jetzt weißt du, worauf es beim Steuerberaterwechsel von den Gründen über die Kündigung bis hin zur Suche nach einer neuen Kanzlei ankommt. In dieser Checkliste siehst du den Ablauf noch einmal Schritt für Schritt zusammengefasst, damit beim Wechsel nichts untergeht.
Schritt 1: Neuen Steuerberater finden
Bevor du deinem bisherigen Steuerberater kündigst, such dir am besten schon jemanden Neues. So vermeidest du Stress und stellst sicher, dass keine Fristen liegenbleiben. Im Abschnitt oben findest du hilfreiche Tipps, wie du den passenden Steuerberater findest.
Schritt 2: Kündigung
Sobald du dich für einen neuen Steuerberater entschieden hast, gilt es, deinen alten zu kündigen. Dafür schaust du dir als Erstes den bestehenden Steuerberatervertrag an und prüfst, ob es Mindestlaufzeiten oder bestimmte (Sonder-)Kündigungsfristen gibt.
Je nachdem, was in deinem Vertrag steht, gibt es zwei Optionen:
Mehr zu diesem Thema liest du auch in unserem Beitrag zur Kündigung des Steuerberaters!
Schritt 3: Übergabe der Steuerunterlagen organisieren
Damit du den Steuerberater wechseln kannst, benötigst du die von ihm erstellten und von dir übergebenen Dokumente. Dazu zählen Steuerbescheide, Bilanzen oder Informationen zur Lohnsteuer. Weiter oben in diesem Ratgeber findest du eine detaillierte Auflistung aller benötigten Dokumente.
Heute funktioniert die Übergabe häufig bereits elektronisch: Die meisten Steuerberatungen können mit deiner Zustimmung die gängige DATEV-Schnittstelle verarbeiten, über die sie Daten im selben Format austauschen und über die auch der GDPdU-Zugriff ermöglicht wird.
Schritt 4: Änderung der Vollmachten
Hast du als Mandant deiner früheren Steuerkanzlei eine Vollmacht für das Finanzamt erteilt, etwa um deine Steuererklärung einzureichen, solltest du diese direkt nach Beendigung der Zusammenarbeit widerrufen. Dies musst du dem Finanzamt ebenfalls mitteilen.
Schritt 5: Offene Leistungen und Rechnungen klären
Bevor du endgültig abschließt, wirf einen Blick auf noch offene Posten. Frag nach, ob dein bisheriger Steuerberater noch Leistungen abrechnen wird. Zum Beispiel eine angefangene Buchführung oder den Jahresabschluss. So vermeidest du Missverständnisse und hast am Ende eine saubere Abrechnung.
Schritt 6: Start mit deinem neuen Steuerberater
Wenn alles mit deinem alten Steuerberater geklärt ist, kann dein neuer Partner direkt loslegen. Übergib ihm dafür alle wichtigen Unterlagen und Zugänge und erteile eine neue Vollmacht beim Finanzamt, damit er dich offiziell vertreten darf. Falls du dir dabei unsicher bist, kannst du einfach unsere Vollmacht-Vorlage nutzen
Ein kurzes Gespräch zu Abläufen, Fristen und Kommunikation hilft außerdem, gut in die neue Zusammenarbeit zu starten.
Zusammenfassung
Ein Steuerberaterwechsel ist jederzeit möglich, besonders wenn es Probleme wie fehlerhafte Arbeit, hohe Kosten oder mangelnde Erreichbarkeit gibt. Um doppelte Kosten zu vermeiden, sollte der Wechsel idealerweise nach Abschluss offener Aufgaben erfolgen, beispielsweise zum Monatsende. Die neue Kanzlei benötigt wichtige Unterlagen wie Bilanzen, Steuerbescheide und Lohnabrechnungen, die oft digital über DATEV übertragen werden können.
Der Wechsel verläuft in drei Schritten: Zuerst erfolgt die schriftliche Kündigung, deren Frist vom Vertrag abhängt. Danach werden alle relevanten Steuerunterlagen übergeben, bevor schließlich bestehende Vollmachten beim Finanzamt widerrufen und neue erteilt werden. Ein gut geplanter Wechsel minimiert bürokratischen Aufwand und stellt eine reibungslose Fortführung der Steuerangelegenheiten sicher.
