Rechnung schreiben als Künstler: So berechnest du dein Honorar

Pflichtangaben in der Rechnung von Künstler

Als Künstler musst du bei der Rechnungserstellung bestimmte Pflichtangaben machen. Dazu gehören zum Beispiel dein Name und deine Adresse, aber auch der Name und die Adresse deines Kunden sowie das Rechnungsdatum. Außerdem solltest du immer deine Steuernummer und eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer vergeben, damit deine Kunden bei Rückfragen schnell darauf zurückgreifen können.

Um Missverständnisse zu vermeiden, solltest du bei der Rechnungsstellung zudem alle erbrachten Leistungen detailliert auflisten, egal ob es sich um einen Auftritt als Musiker oder den Verkauf von Kunstwerken handelt. Das Umsatzsteuergesetz macht genaue Vorgaben, welche Rechnungselemente und Pflichtangaben in deiner Rechnungsvorlage enthalten sein sollten (§ 14 UStG):

• dein Name und deine (Firmen-)Anschrift
• Name und Anschrift deiner Kundin oder deines Kunden
• deine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• eine einzigartig fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Datum/Zeitraum der Leistungserbringung
• Beschreibung der Leistung und das zugehörige Honorar (Gib hier sowohl den Stundensatz als auch den Gesamtbetrag in Euro an.)
• Rechnungsbetrag in netto und brutto
• Bist du umsatzsteuerpflichtig: Höhe der Umsatzsteuer und Umsatzsteuersatz

Was den Steuersatz betrifft, solltest du zunächst prüfen, ob du überhaupt umsatzsteuerpflichtig bist. Für Kunstgegenstände kann der ermäßigte Umsatzsteuersatz gelten. Wenn du also bestimmte Kunstgegenstände verkaufst, unterliegen deine Umsätze dem ermäßigten Steuersatz von 7 %.

Tatsächlich gelten die Regelungen des ermäßigten Steuersatzes für eine breitere Palette von Kunstwerken und Dienstleistungen. Es ist aber ratsam, den genauen Anwendungsbereich im Umsatzsteuergesetz (§ 12 UStG) nachzuschlagen oder einen Steuerberater zu konsultieren. In Handarbeit hergestellte Kunstgegenstände unterliegen immer dem ermäßigten Steuersatz von 7 %.

Übersteigt der Umsatz im Kalenderjahr die Grenze von 22.000 Euro nicht und bleibt er im folgenden Kalenderjahr voraussichtlich unter 50.000 Euro, sind deine Umsätze im Rahmen der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit.

Wenn du dir nicht sicher bist, welche Angaben du bei der Rechnungsstellung genau machen musst, kannst du im Internet nach entsprechenden Rechnungsvorlagen suchen oder dich von einem Steuerberater beraten lassen.

Optionale Angaben für deine Rechnung als Künstler

Wenn du als Künstler Rechnungen schreibst, gibt es neben den Pflichtangaben auch optionale Angaben, die deinen Kunden einen besseren Überblick über deine Leistungen geben. So kannst du als Freiberufler zum Beispiel eine detaillierte Beschreibung deiner Kunstwerke in deine Rechnung aufnehmen und damit dem Kunden zeigen, was er für sein Geld bekommt. Weitere empfehlenswerte optionale Angaben sind:

• Zahlungsziel oder eine Zahlungsfrist
• Kundennummer
• Bankverbindung
• Kontaktdaten (z. B. für Kontakt per Telefon oder E-Mail)

Auch wenn die Zahlungsfrist nicht zu den Pflichtangaben gehört, sollte sie immer angegeben werden. Der Kunde gerät nämlich nach Ablauf der Frist automatisch in Zahlungsverzug. Auf diese Weise brauchst du aus rechtlicher Sicht keine Mahnungen mehr zu schreiben, um weitere Schritte unternehmen zu können, um dein Geld einzutreiben.

Beachte, dass deine Rechnungen auch vom Finanzamt geprüft werden können und deshalb alle notwendigen Angaben enthalten müssen. Mit einer kostenlosen professionellen Rechnungsvorlage hinterlässt du nicht nur einen guten Eindruck bei deinen Kunden, sondern steigerst auch deinen Erfolg und bringst dein Unternehmen voran.

Kostenloser Rechnungsgenerator für einfache digitale Rechnungen

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Aber Achtung: Mir dem Rechnungsgenerator erstellte Rechnungen sind nicht automatisch GoBD-konform. Dafür musst du noch einige weiter Punkte berücksichtigen, so zum Beispiel die ordnungsmäßige Archivierung deiner Rechnungen.

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E-Rechnungspflicht für Künstler

Ab 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmer (auch Kleinunternehmer), die in Deutschland ansässig und im B2B-Bereich tätig sind, in Kraft. Somit ist das Thema evtl. auch für dich als Künstler relevant. Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein Rechnungsformat, mit dem Rechnungen elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können. Dabei steht vor allem die Konformität mit der EU-Norm EN 16931 im Vordergrund. Das verschafft nicht nur dem Rechnungssteller, sondern auch dem Rechnungsempfänger enorme Vorteile in der Buchhaltung. 

Wichtig zu wissen: Reine PDF- oder Papierrechnungen sind mit der neuen Pflicht nicht mehr gültig! 

Du willst mehr Details? Dann lies jetzt unseren ausführlichen Ratgeber zur E-Rechnung. 

Das Besondere an der E-Rechnung ist das strukturierte Format, durch das die automatisierte Verarbeitung ermöglicht wird. Die gängigsten anerkannten Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung. 

• XRechnung ist komplett XML-basiert und entspricht den EU-Richtlinien für elektronische Rechnungen. Es ist etwas technisch und durch die Code-ähnliche Struktur schwer lesbar. Jedoch ist sie sehr effizient für den automatisierten Datenaustausch. ‍
• ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Das bedeutet, es kombiniert eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. So kannst du die Rechnung wie gewohnt lesen, aber die Daten können auch maschinell ausgelesen werden. 

Mehr zu XRechnung vs. ZUGFeRD erfäghrst du hier.

In der Wahl des Formats bist du dabei vollkommen frei, sofern alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. 

Um dir den Umstieg zu erleichtern, gelten für die Umstellung verschiedene Fristen, innerhalb derer du deine Rechnungsstellung und deinen Rechnungsempfang langsam auf die Nutzung der E-Rechnung vorbereiten kannst. Am einfachsten fällt dir der Umstieg mit der Nutzung einer E-Rechnungssoftware wie sevdesk, da du hier deine E-Rechnung voll automatisiert und deutlich weniger fehleranfällig erstellen kannst. 

Was du als Künstler bei der Rechnungsstellung beachten solltest

Auch als Freiberufler im Bereich Kunst oder Musik oder als Publizist musst du deine Einnahmen beim Finanzamt angeben und Steuern zahlen –  ein Steuerberater kann dir dabei helfen. Insgesamt gilt: Je professioneller und durchdachter deine Rechnungen sind, desto eher ist dein Kunde bereit, pünktlich zu zahlen. Es lohnt sich also, Zeit in die Gestaltung deiner Rechnungen zu investieren!

Wenn du als Künstler eine Rechnung ausstellst, geht es darum, die Zahlungsbedingungen festzulegen. Dabei ist es wichtig, klare Fristen und Modalitäten zu vereinbaren, um Missverständnisse mit deinen Kunden zu vermeiden. Achte als Künstler besonders auf diese Punkte:

• Passe das Design deiner Rechnungsvorlage an dein Unternehmen an, indem du dein Logo und deine Farben integrierst.
• Versende deine Rechnungen bequem per E-Mail, da dies rechtlich ausreichend ist.
• Achte darauf, dass du auf der Rechnung die gewünschten Nutzungsrechte angibst, um spätere Missverständnisse zu vermeiden. Wenn du eine standardisierte Rechnungsvorlage verwendest, musst du nicht jedes Mal daran denken.
• Digitalisiere und organisiere deine Rechnungen so, dass du sie für die gesetzlich vorgeschriebenen zehn Jahre aufbewahren kannst. Achte darauf, dass du jederzeit darauf zugreifen kannst, auch wenn du deinen Computer oder Laptop austauschst. Mit einer speziellen Buchhaltungssoftware für Künstler wie sevdesk kannst du Rechnungen online erstellen und sicher archivieren.
• Versende zeitnah Zahlungserinnerungen und Mahnungen, wenn eine Zahlung ausbleibt.
• Achte darauf, dass du die Umsatzsteuer korrekt ausweist und abführst, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
• Bist du über die Künstlersozialversicherung versichert, gibst du die Künstlersozialabgabe als einen gesonderten Punkt auf deiner Künstler-Rechnung an.

Die Abgabe an die Künstlersozialversicherung müssen alle deine Geschäftspartner zahlen. Sie dürfen dir diese Abgabe auch nicht von deiner Rechnungssumme abziehen. Momentan beträgt die Pauschale für die Künstlersozialversicherung 5 % der Rechnungssumme, ohne Umsatzsteuer.

Für die Unternehmen besteht Abgabepflicht an die Künstlersozialkasse, das bedeutet, sie sind verpflichtet, diese Abgabe an die Künstlersozialkasse selbst zu melden und zu zahlen. Künstler im Sinne der Künstlersozialkasse sind zum Beispiel selbständige Kunstmaler im eigenen Atelier.

Um sicherzugehen, dass deine Rechnungen alle notwendigen Pflichtangaben enthalten und den Anforderungen des Finanzamts entsprechen, solltest du eine geeignete Rechnungsvorlage nutzen oder dich von einem Steuerberater beraten lassen. Mit Rechnungsprogrammen wie sevdesk kannst du auch selbst schnell und unkompliziert professionelle Rechnungen erstellen und dabei alle rechtlich relevanten Angaben einfügen.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Künstler

Wenn du gerade erst anfängst, Rechnungen zu schreiben, ist eine Rechnungsvorlage sehr hilfreich. Sie bietet dir ein Grundgerüst und enthält bereits die wichtigsten Informationen. Du kannst die Rechnungsvorlage für Künstler von sevdesk jetzt kostenlos herunterladen, bearbeiten und als Künstler deine fertige Rechnung ausdrucken.

Aufgepasst: Adressdaten, Bankverbindungsdetails, Steuernummer, Rechnungsnummer sowie Leistungs- und Rechnungsdaten musst du aber manuell eintragen. Es ist wichtig, auf der Rechnungsvorlage dabei keine Fehler zu machen, da sonst die Rechnung möglicherweise nicht rechtskonform ist.

Viele selbständige Künstler verwenden daher eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevdesk. Ob sevdesk für dich geeignet ist, kannst du in unserer kostenlosen Testphase ohne Verpflichtungen entscheiden – und das 14 Tage lang!

So schreiben Künstler eine Rechnung als Kleinunternehmer

Ein wichtiger Schritt bei der Erstellung deiner Rechnung als Künstler ist die Berücksichtigung der Umsatzsteuer. Doch wann musst du Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen?

Grundsätzlich gilt: Wenn dein Entgelt 22.000 Euro im Jahr nicht übersteigt, kannst du dich auf die Kleinunternehmerregelung beziehen und bist nicht umsatzsteuerpflichtig und musst somit auch keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Nimmst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, musst das auf deinen Rechnungen auch angeben. Dies könnte z. B. so aussehen: „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)“.

Schreiben einer Rechnung Privatperson ohne Gewerbe

Solange du gelegentlich kleinere künstlerische Aufträge annimmst, bist du nicht verpflichtet, ein Gewerbe anzumelden und professionelle Rechnungen auszustellen. In diesem Fall reicht es aus, eine Quittung über den erhaltenen Betrag auszustellen. Beachte jedoch, dass du als Privatperson ohne Kleingewerbe nicht mehr als einige hundert Euro pro Jahr verdienen darfst. Denn auch gelegentliche Tätigkeiten können steuerpflichtig sein, wenn sie sich häufen und es ist ratsam, sich in diesen Fällen steuerlich beraten zu lassen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Künstlern

Künstler erstellen häufig Kleinbetragsrechnungen. Wenn der Betrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, kannst du eine Kleinbetragsrechnung ausstellen. Diese hat weniger Pflichtangaben und muss nur deinen Namen, deine Anschrift, das Ausstellungsdatum der Rechnung oder Quittung sowie die Bezeichnung der Leistung und den Betrag enthalten. Außerdem musst du den angewandten Steuersatz angeben oder alternativ auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen. Weitere Informationen findest du in unserem Artikel zur Kleinbetragsrechnung.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung von Künstler

Es gibt einige häufige Fehler, die Künstler bei der Rechnungsstellung machen können. Hier sind einige davon aufgelistet, damit du sie vermeiden kannst:

• Unvollständige oder fehlerhafte Informationen
• Fehlende Rechnungsnummer
• Auslassen von Mehrwertsteuer (MwSt.) oder Umsatzsteuer (UST)
• Nichtbeachtung rechtlicher Anforderungen
• Fehlende Zahlungsinformationen
• Veraltete Rechnungsdaten• Vernachlässigung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
• Fehlende Klärung der Rechte am geistigen Eigentum: Wenn du Kunstwerke oder kreative Arbeiten verkaufst, stelle sicher, dass die Rechnung eine Klärung der Rechte am geistigen Eigentum enthält, insbesondere wenn Lizenzen oder Genehmigungen erforderlich sind.
• Künstlersozialabgabe ist nicht angegeben
• Summe der Künstlersozialabgabe ist aus Rechnungssumme plus Umsatzsteuer berechnet
• Künstlersozialabgabe ist mit falschem Prozentsatz berechnet

Rechnung für Künstler mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Als Künstler willst du natürlich nicht nur dein Talent unter Beweis stellen, sondern schließlich willst du auch Geld verdienen. Dazu gehört auch, dass du deinen Kunden korrekte Rechnungen ausstellst. Mit einem Rechnungsprogramm wie sevdesk kannst du dir viel Arbeit und Zeit sparen. Du kannst mit unserer Software ganz einfach und schnell Rechnungen erstellen.

• Dabei werden alle notwendigen Pflichtangaben automatisch eingehalten, sodass du rechtlich abgesichert bist.
• Zudem ermöglichen wir dir die einfache ErstellungeinfacheErstellung wiederkehrender Rechnungen und eine übersichtliche Verwaltung aller deiner Rechnungen.
• Du hast außerdem die Möglichkeit, das Layout der Rechnung individuell anzupassen und dein Logo sowie Designeinzufügen.
• Der Versand der Rechnungen per E-Mail erfolgt direkt aus der Software heraus, was den Prozess noch simpler macht.

Weitere Beispiele für Rechnungen schreiben

Wenn du kein Künstler bist, aber dennoch Unterstützung beim Schreiben von Rechnungen benötigst, kannst du bei sevdesk zahlreiche Rechnungsvorlagen für verschiedene Berufsfelder und Dienstleistungen entdecken.

Zusammenfassung zum Thema Rechnung schreiben als Künstler

Als Künstler ist es wichtig, deine Rechnungen korrekt und vollständig auszustellen, um Zahlungen reibungslos zu erhalten und rechtliche Probleme zu vermeiden. Deine Rechnung muss Pflichtangaben wie Name, Adresse, Steuernummer und eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten. Achte darauf, ob du umsatzsteuerpflichtig bist und ob der ermäßigte Steuersatz für deine Kunstwerke gilt.

Bei Kleinunternehmern entfällt die Umsatzsteuer, was du auf der Rechnung vermerken musst. Denke auch an optionale Angaben wie Zahlungsfristen und Bankverbindungen, um Missverständnisse zu vermeiden. Eine professionelle Rechnungsvorlage oder eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk hilft dir dabei, alle Anforderungen des Finanzamts zu erfüllen und deine Rechnungen effizient zu verwalten.