Rechnung schreiben als Ferienwohnungsvermieter: So rechnest du korrekt ab

Pflichtangaben: Was muss auf die Rechnung einer Ferienwohnung?

Als Ferienwohnungsvermieter ist es entscheidend, dass deine Rechnungen korrekt aufgebaut sind und alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthalten. Eine vollständige Rechnung schützt dich vor Problemen mit dem Finanzamt und sorgt gleichzeitig für ein professionelles Auftreten gegenüber deinen Gästen.

Ob du als Ferienwohnungsvermieter umsatzsteuerpflichtig bist, hängt vor allem von der Vermietungsdauer und deinem Jahresumsatz ab. Als Faustregel gilt: Kurzfristige Vermietungen unter sechs Wochen gelten steuerlich als Beherbergungsleistung und sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig, wobei der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % gilt (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Für zusätzliche Leistungen wie Frühstück, Reinigung oder WLAN fällt dagegen der Regelsteuersatz von 19 % an. Langfristige Vermietungen (in der Regel ab sechs Wochen) gelten hingegen als steuerfreie Vermietungsleistung nach § 4 Nr. 12 UStG und sind von der Umsatzsteuer befreit.

Laut § 14 UStG müssen folgende Angaben auf jeder Rechnung für eine Ferienwohnung stehen:

• Vollständiger Name und Anschrift des Vermieters sowie des Gastes
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer
• Rechnungsdatum
• Leistungszeitraum (Mietbeginn und -ende der Ferienwohnung)
• Beschreibung der erbrachten Leistung (Beherbergung, ggf. Zusatzleistungen wie Reinigung oder Frühstück)
• Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und -betrag sowie Gesamtbetrag (Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen) 

Vermietest du deine Ferienwohnung nur nebenberuflich oder mit geringem Umsatz, kann die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG infrage kommen. In diesem Fall weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Wichtig: Diese Entscheidung muss ab der ersten Rechnung gelten, ein späterer Wechsel ist nur eingeschränkt möglich.

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Optionale Angaben auf der Ferienwohnungsrechnung: Was du zusätzlich aufnehmen kannst

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben kannst du deine Ferienwohnungsrechnung um folgende freiwillige Angaben ergänzen. Diese gelten unabhängig davon, ob du gewerblich oder nebenberuflich vermietest:

• Zahlungsziel (dringend empfohlen, siehe Tipp unten)
• Kundennummer
• Bankverbindung
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
• Buchungsdatum oder Buchungsreferenz (hilfreich für Gaste bei Ruckfragen)
• Hinweise auf weitere Angebote oder Social-Media-Kanale

E-Rechnungspflicht: Wann sie Ferienwohnungsvermieter betrifft

Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Unternehmer im B2B-Bereich (also Geschäfte zwischen Unternehmen). Fur Ferienwohnungsvermieter bedeutet das konkret: Vermietest du an Privatgaste (B2C), bist du derzeit nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen. Vermietest du jedoch an Geschaftskunden, zum Beispiel Firmen, die eine Ferienwohnung fur Mitarbeiter buchen, gilt die Pflicht fur dich als Rechnungssteller.

Unabhangig davon musst du als in Deutschland ansassiger Unternehmer bereits jetzt in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, etwa von Dienstleistern oder Plattformen, mit denen du zusammenarbeitest.

Wichtig: Reine PDF- oder Papierrechnungen erfullen die Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich nicht mehr.

Was die E-Rechnungspflicht genau bedeutet, welche Ubergangsfristen gelten und was du jetzt tun musst, erklarst unser ausfuhrlicher Ratgeber zur E-Rechnung.

Das Besondere an der E-Rechnung ist ihr strukturiertes Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermoglicht. Die zwei gangigsten anerkannten Formate sind:

• XRechnung: Vollstandig XML-basiert, entspricht den EU-Richtlinien fur elektronische Rechnungen. Technisch effizient fur den automatisierten Datenaustausch, aber fur Menschen schwer lesbar.
• ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das eine lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Du kannst die Rechnung wie gewohnt lesen, wahrend die Daten gleichzeitig maschinell verarbeitet werden konnen.

Welches Format das Richtige fur dich ist, erfahrst du im Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD. In der Wahl des Formats bist du frei, solange alle rechtlichen Anforderungen erfullt sind.

Für den Umstieg gelten gestaffelte Übergangsfristen der E-Rechnungspflicht, die dir Zeit geben, deine Rechnungsstellung schrittweise anzupassen. Am einfachsten gelingt der Wechsel mit einer E-Rechnungssoftware: Sie erstellt konforme E-Rechnungen automatisiert und reduziert Fehlerquellen deutlich. Jetzt kostenlos testen(URL prufen) und den Umstieg stressfrei angehen.

Was du bei der Rechnungsstellung für Ferienwohnungen beachten solltest

Eigentlich kann bei der Rechnungserstellung für eine Beherbergung nicht viel schiefgehen, wenn du eine gute Rechnungsvorlage oder ein gutes Rechnungsprogramm verwendest. Beachte aber trotzdem diese Tipps:

• Bei der Verwendung eines Rechnungsformulars ist darauf zu achten, dass dieses dem Erscheinungsbild des Unternehmens entspricht (Logo, Farben usw.).
• Du bist nicht verpflichtet, deine Rechnungen per Post zu verschicken – der Versand per E-Mail ist aus rechtlicher Sicht ausreichend.
• Weil sie für deinen Jahresabschluss relevant sind, musst du alle Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Am besten digitalisierst du deine Rechnungen und legst sie geordnet ab – und zwar so, dass du auch dann noch darauf zugreifen kannst, wenn du dir einen neuen Computer oder Laptop kaufst. Mit einer Buchhaltungssoftware für Ferienwohnungen, wie zum Beispiel sevdesk, kannst du deine Rechnungen erstellen und direkt online speichern oder rechtssicher archivieren.
• Verschicke im Falle eines Zahlungsverzuges schnellstmöglich eine Zahlungserinnerung und/oder Mahnung zu dem Gesamtbetrag
• Bist du umsatzsteuerpflichtig, dann achte darauf, dass du deine Umsatzsteuer immer korrekt ausweist und entsprechend abführst. Sonst gibt es schnell Ärger mit dem Finanzamt.

Kostenlose Rechnungsvorlage für Ferienwohnungen

Eine Rechnungsvorlage ist eine gute Möglichkeit zur schnellen Erstellung von Rechnungen, insbesondere für Einsteigerinnen und Einsteiger. Die Grundstruktur steht und die wichtigsten Elemente sind bereits integriert. Lade dir die Rechnungsvorlage für Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung von sevdesk jetzt kostenlos herunter, editiere sie und schon kannst du deine Rechnung als Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung ausdrucken.

Aber Vorsicht: Die Adressdaten, die Angaben zur Bankverbindung und zur Steuernummer, die Rechnungsnummer, die Leistungs- und Rechnungsdaten sowie die Leistungen, Preise und den Gesamtbetrag musst du hier von Hand eintragen. Dabei darfst du keine Fehler machen, sonst ist die Rechnung unter Umständen nicht gesetzeskonform.

Viele selbstständige Gastgeberinnen und Gastgeber von Ferienwohnungen nutzen deshalb ein professionelles Rechnungsprogramm. Ob zum Beispiel sevdesk das Richtige für dich ist, kannst du in unserer kostenlosen und unverbindlichen Testphase herausfinden – 2 Wochen lang!

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So schreibst du eine Rechnung für Ferienwohnungen als Kleinunternehmer

Wenn du als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) in Anspruch nimmst, musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer ist jedoch bei der Rechnungsstellung Pflicht, damit es keine Probleme mit dem Finanzamt gibt. Das kann zum Beispiel so aussehen: „Der Rechnungsbetrag enthält gemäß § 19 Abs. 1 UStG keine Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)“. Inhaltlich spielt es für die Rechnung keine Rolle, ob du ein Kleingewerbe betreibst oder selbstständig tätig bist.

Schreiben einer Rechnung als Privatperson ohne Gewerbe

Solange du nur gelegentlich eine Ferienwohnung (mit oder ohne Zusatzleistungen) vermietest, ist die Anmeldung eines Gewerbes und die Ausstellung von Rechnungen für gewerbliche Zwecke nicht erforderlich. In diesem Fall reicht es aus, wenn du eine Quittung über den Betrag ausstellst, den du erhalten hast. Mehr als ein paar hundert Euro im Jahr darfst du als Privatperson ohne Gewerbe allerdings nicht verdienen.

Sonderfall: die Kleinbetragsrechnung bei Ferienwohnungen

Du kannst eine sogenannte Kleinbetragsrechnung ausstellen, wenn der Rechnungsbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt. Diese hat weniger Pflichtangaben und muss neben deinem Namen und deiner Anschrift lediglich das Ausstellungsdatum der Rechnung oder Quittung, die Leistungsbezeichnung und den Entgeltbetrag enthalten. Darüber hinaus ist die Angabe des angewandten Steuersatzes bzw. der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung erforderlich. Mehr dazu erfährst du in unserem Beitrag zur Kleinbetragsrechnung.

Häufig gemachte Fehler bei der Rechnungserstellung für Ferienwohnungen

Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sind folgende Fehler bei der Abrechnung einer Ferienunterkunft zu vermeiden:

• vergessene Pflichtangaben (z. B. Ausstellungsdatum)
• doppelt vergebene Rechnungsnummern
• Schreibfehler bei der Kundenanschrift
• Rechenfehler bei der Berechnung der Miete und des Steuerbetrags
• falsch ausgewiesene Umsatzsteuer
• fehlender Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung, wenn du ein Kleingewerbe betreibst

Gerade bei gewerblichen Leistungsempfängerinnen und Leistungsempfängern, die ihre Kosten steuerlich absetzen möchten, ist es wichtig, die Rechnungen richtig auszustellen. Sonst kann es Probleme geben. Wenn du doch mal einen Fehler in einer Rechnung gemacht hast, kannst du eine Korrekturrechnung erstellen. Die Korrekturrechnung dient dazu, die Fehler zu berichtigen und rechtlich korrekte und genaue Buchführungsunterlagen zu gewährleisten.

Rechnung für Ferienwohnungen mit Rechnungsprogramm erstellen und versenden

Gastgeberinnen und Gastgeber von Ferienwohnungen profitieren davon, ein professionelles Rechnungsprogramm statt einer einfachen Musterrechnung zu verwenden. Das verschafft dir folgende Vorteile:

• einfache und schnelle Rechnungserstellung
• Rechtssicherheit durch Einhaltung aller Pflichtangaben
• einfache Erstellung wiederkehrender Rechnungen
• übersichtliche Rechnungsverwaltung
• individuelles Rechnungslayout mit deinem Logo und Design
• simpler Rechnungsversand per E-Mail direkt aus der Software heraus

Die sevdesk Rechnungs- und Buchhaltungssoftware kann sogar noch mehr und nimmt dir so im Alltag viel Arbeit ab. Binde dein Bankkonto online an und gleiche die Zahlungen noch effizienter ab. Verschicke Zahlungserinnerungen direkt aus dem Programm heraus, erstelle in wenigen Minuten deine Angebote und reiche deine Umsatzsteuervoranmeldungen auf Knopfdruck ein, falls du umsatzsteuerpflichtig bist.

Teste sevdesk mit allen Funktionen jetzt ganz einfach: kostenlos und unverbindlich, 14 Tage lang. So vermeidest du Experimente bei deiner Buchhaltung – egal, ob du als Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung erst angefangen hast, oder erfahren bist – und hast endlich wieder mehr Zeit für dein eigentliches Business.

Du möchtest wissen, wie du als Gastgeberin oder Gastgeber einer Ferienwohnung mit sevdesk einfach und bequem erstellen kannst? In diesem Video zeigen wir dir Schritt für Schritt die wichtigsten Funktionen, damit deine Rechnung rechtssicher und GoBD-konform ist.

Zusammenfassung zum Thema Rechnung schreiben für die Ferienwohnung

Als Gastgeber einer Ferienwohnung ist es wichtig, dass deine Rechnungen korrekt und professionell gestaltet sind. Neben Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum solltest du darauf achten, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst.

Ein Zahlungsziel und zusätzliche Angaben wie Bankverbindung und Kontaktdaten sind ebenfalls empfehlenswert. Bewahre alle Rechnungen mindestens zehn Jahre lang auf, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Die Nutzung einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk erleichtert die Erstellung und Verwaltung deiner Rechnungen erheblich und sorgt für Rechtssicherheit.

Weitere Anleitungen für korrekte Rechnungen nach Branche

Welche Besonderheiten gibt es bei der Rechnungsstellung für verschiedene Branchen? Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Tätigkeitsfeld deutlich.

• Rechnung schreiben als Grafikdesigner
• Rechnung schreiben als Webdesigner
• Rechnung schreiben als Influencer
• Rechnung schreiben als Beratung
• Rechnung schreiben als Künstler
• Rechnung schreiben als Maler
• Rechnung schreiben als Reinigung
• Rechnung schreiben als Yogalehrer
• Rechnung schreiben als Fotograf
• Rechnung schreiben als Coach
• Rechnung schreiben als Heilpraktiker
• Rechnung schreiben für Dienstleistungen
• Rechnung schreiben als Handwerker
• Rechnung schreiben für Miete
• Rechnung schreiben als Hausmeister