Zahlungserinnerung schreiben
Wenn ein Kunde seine Rechnung einmal nicht pünktlich zahlt, reicht oft schon der sprichwörtliche „Wink mit dem Zaunpfahl“ in Form einer Zahlungserinnerung, um ihn zur Zahlung zu bewegen. Wir zeigen dir, wie du eine solche Zahlungserinnerung freundlich formulierst, was der Unterschied zur Mahnung ist und wie du dir das Mahnwesen erleichtern kannst.
Was ist eine Zahlungserinnerung?
Im Alltag meinen wir mit einer Zahlungserinnerung das Gleiche wie eine Mahnung . Das stimmt auch erst einmal – vorausgesetzt, du setzt dem Schuldner eine neue Zahlungsfrist. Vorsichtige Naturen betiteln die Zahlungserinnerung jedoch harmloser – schließlich will man den säumigen Schuldner nur höflich an die ausstehende Zahlung erinnern, statt die Kundenbeziehung zu belasten. Und auch rechtlich gesehen gibt es einen Unterschied, denn die Mahnung ist die einzig sichere Formulierung, um deinen Kunden in Zahlungsverzug zu setzen.
Als Gläubiger forderst du den Schuldner mit der Zahlungserinnerung eindeutig dazu auf, die offene Rechnung zu bezahlen. Denke allerdings daran, dass die Zahlung vielleicht sogar schon unterwegs ist und nur noch nicht auf deinem Konto gebucht wurde. Um ein Mahnverfahren einzuleiten, reicht eine solche Erinnerung jedoch nicht aus.
Tipp: Hast du auf deiner Rechnung kein konkretes Zahlungsziel in Form eines Datums angegeben, musst du eine Mahnung verschicken, um den Kunden in Verzug zu setzen. Alternativ änderst du einfach den Titel deiner Zahlungserinnerung in „Mahnung“.
Achte auch immer darauf, dass du vorher eine kaufmännisch korrekte Rechnung gestellt haben. Wie das geht, zeigen wir dir in unserem Ratgeber-Artikel zu „Rechnungen schreiben“.
Keine Lust zu lesen? In unserem Video erfährst du alles Wichtige zum Thema Zahlungserinnerung.
Darin unterscheidet sich eine Zahlungserinnerung von einer Mahnung
Eine Zahlungserinnerung und eine Mahnung haben im Mahnwesen dieselbe Funktion. Beide erinnern den Schuldner mehr oder weniger höflich daran, seine Rechnung zu begleichen. Der Unterschied liegt darin, dass die Mahnung rechtlich geregelt ist (§ 286 BGB). Der Gesetzgeber kennt allerdings keine Zahlungserinnerung.
Damit du später Verzugszinsen geltend machen und bei Bedarf das gerichtliche Mahnverfahren einleiten kannst, solltest du daher im Mahnverfahren wenigstens eine auch so bezeichnete Mahnung verschicken, um den Kunden in Verzug zu setzen. In einigen Fällen ist das entbehrlich – darüber erfährst du mehr in unserem Beitrag zum Zahlungsverzug.
Praxis-Beispiel: Du arbeitest schon längere Zeit mit einem Kunden zusammen und erbringst regelmäßig Leistungen (z.B. in Form von Beratungen). Wird nun eine Rechnung einmal nicht fristgerecht gezahlt, denkst du ja nicht direkt daran, rechtliche Schritte einzuleiten. Denn du gehst eher davon aus, dass die Rechnung einfach durchgerutscht ist. Also verschickst du eine kurze Zahlungserinnerung per Mail. Sollte der Kunde darauf nicht reagieren, wirst du mit einer Mahnung bestimmter.
Das gehört in die Zahlungserinnerung
Eine Zahlungserinnerung bedarf keiner besonderen Form. Sie kann mündlich, schriftlich oder einfach formlos erfolgen. Aus Gründen der Nachweisbarkeit fertigst du deine Zahlungsaufforderung jedoch besser schriftlich aus.
Übrigens: Eine Online-Mahnung im PDF-Format gilt als E-Mail-Anhang genauso wie ein Brief.
Damit bei deinem Kunden keine Fragen aufkommen, sollte deine Zahlungserinnerung wenigstens die folgenden Informationen enthalten:
- Angaben über die betreffende Rechnung (Rechnungsnummer und -datum)
- Angabe zum neuen Zahlungsziel
- Datum der Zahlungserinnerung
- Mahnstufe (beispielsweise 1. Mahnung)
Eine schriftliche Mahnung muss im Mahnverfahren eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner darstellen, die Rechnung umgehend – oder in der neu gesetzten Frist – zu bezahlen.
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Verzugszinsen bei einer Zahlungserinnerung
Sobald Zahlungsverzug vorliegt, darfst du deine Mahnkosten in Form von Mahngebühren und Verzugszinsen an den Kunden weitergeben. Hier musst du aber klar unterscheiden:
- Vorliegender Zahlungsverzug: Dein Kunde befindet sich bereits im Verzug, zum Beispiel, weil die als Datum angegebene Zahlungsfrist bereits abgelaufen ist. Dann kannst du dem säumigen Zahler schon im ersten Mahnschreiben bzw. in der Zahlungserinnerung Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen.
- Kein Zahlungsverzug: Ist zwar die Rechnung überfällig, aber noch kein Verzug eingetreten (z. B. bei Rechnungen ohne Angabe zur Zahlungsfrist), musst du diesen zunächst durch ein Mahnschreiben herbeiführen. Erst ab der zweiten Mahnung darfst du in diesem Fall Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen. Eine reine Zahlungserinnerung reicht hier dann nicht.
In der Zahlungserinnerung verzichten die meisten Unternehmen auch bei Zahlungsverzug darauf, Mahngebühren in Rechnung zu stellen, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden.
Muster: So kann eine Zahlungserinnerung aussehen
Das folgende Beispiel für eine höflich formulierte Zahlungserinnerung als Muster zeigt dir, wie du dein Mahnschreiben aufsetzen kannst.
"Sehr geehrte Frau/Herr Mustermann,
im hektischen Alltag kann schon einmal etwas in Vergessenheit geraten. Leider konnten wir zu unserer Rechnung noch keinen Zahlungseingang feststellen:
Rechnungsnummer: 12345
Rechnungsdatum: 15.09.2023
Rechnungsbetrag: 847,99 Euro
Bitte überweisen Sie den fälligen Rechnungsbetrag bis spätestens 15.10.2023 auf das untenstehende Bankkonto. Falls Sie die Rechnung zwischenzeitlich bereits beglichen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Müller"
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Zahlungserinnerung bereits vor Fälligkeitsdatum versenden
Manchmal kann es sinnvoll sein, eine Zahlungserinnerung schon vor Ende der Zahlungsfrist zu verschicken. Beispielsweise wenn ein Kunde, der sonst innerhalb von drei Tagen zahlt, nach zwei Wochen immer noch nichts überwiesen hat.
Mit sevdesk behältst du deine Rechnungen im Blick und siehst sofort, wenn eine Zahlung länger dauert als sonst. Du kannst auf Knopfdruck die Zahlungserinnerung auch vor Ablauf des Zahlungsziels verschicken. Sie hat dann dieselbe Funktion – den Kunden an die Zahlung zu erinnern. Allerdings wirkt sie nicht wie eine Mahnung, da diese die Fälligkeit der Forderung voraussetzt.
Wenn die Zahlungserinnerung nicht hilft: Mahnung versenden
Hat die Zahlungserinnerung nicht gefruchtet und dein Kunde zahlt weiterhin nicht? Dann solltest du zügig weiter mahnen und als Nächstes eine Mahnung schicken. Diese darfst du schon etwas weniger höflich formulieren und je nach Fallkonstellation einen Lieferstopp androhen und/oder deine Mahnkosten in Rechnung stellen.
Mehr dazu, was du tun kannst, wenn dein Kunde nicht zahlt, erfährst du in unserem gesonderten Beitrag.
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Fazit zum Schreiben von Zahlungserinnerungen
Wenn ein Kunde das Zahlungsziel überschreitet, reicht oft schon eine kleine Erinnerung. Denn im Alltag kann schon einmal etwas untergehen. Spätestens, wenn der Schuldner auf die Zahlungserinnerung nicht reagiert, solltest du allerdings zügig damit beginnen, Mahnungen zu verschicken. Damit setzt du ihn zuverlässig in Verzug und übst etwas mehr Druck aus. Außerdem kannst du dann auch problemlos Verzugszinsen und Mahngebühren berechnen.
