Buchführung für Einzelunternehmer: Das musst du wissen
Als Einzelunternehmer führst du dein Unternehmen eigenverantwortlich und ohne Mitgesellschafter. Somit bist du auch selbst für deine Buchhaltung verantwortlich. In diesem Beitrag verraten wir dir, wie die Gewinnermittlung und Umsatzsteuervoranmeldung bei Einzelunternehmen funktionieren, wann Buchführungspflicht besteht und welche häufigen Fehler du vermeiden solltest.
Definition: Was ist ein Einzelunternehmer?
Ein Einzelunternehmer ist eine Person, die alleine ein Geschäft oder Unternehmen besitzt und betreibt. In dieser Unternehmensform gibt es keine rechtliche Trennung zwischen dem Unternehmenseigentümer und dem Unternehmen selbst. Das bedeutet, der Einzelunternehmer ist persönlich für alle Geschäftsaktivitäten verantwortlich, einschließlich Schulden und Verbindlichkeiten. Der Unternehmer trägt das volle Risiko, profitiert aber auch allein von sämtlichen Gewinnen des Unternehmens. Diese Unternehmensform ist oft bei kleinen Geschäften und Selbstständigen zu finden.
Schließen sich mehrere Kaufleute zu einer Gesellschaft zusammen, entsteht das Pendant dazu, die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder auch BGB-Gesellschaft). Ein Einzelunternehmen ist keine Kapitalgesellschaft.
Die wichtigsten Eigenschaften eines Einzelunternehmens im Überblick:
- im Gegensatz zu Kapitalgesellschaften keine gesetzlich verpflichtendes Mindestkapital für die Gründung
- unbeschränkte und persönliche Haftung mit dem vollen Betriebs- und Privatvermögen
- bei Eintragung ins Handelsregister Buchführungs- und Bilanzierungspflicht
- mit Kleinunternehmerregelung auch ohne Umsatzsteuerausweis möglich (Kleingewerbetreibende)
- Übergang von Privatvermögen in das Betriebsvermögen (z. B. geschäftlich genutzte Privaträume, Fahrzeuge oder bereitgestelltes Kapital)
- Geschäftsführung durch den Einzelunternehmer selbst
Wie ein Einzelunternehmen funktioniert, erklärt dir unser Video einfach und übersichtlich:
Gewinnermittlung bei Einzelunternehmen
Kaufleute sind zur doppelten Buchführung sowie zur Bilanzierung und Anfertigung einer Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet, wenn ihr Jahresgewinn über 80.000 Euro oder ihr Jahresumsatz über 800.000 Euro beträgt.
Liegen die Zahlen darunter, dürfen sie eine einfache Buchführung anfertigen. An die Stelle der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung tritt dann als Jahresabschluss die deutlich einfachere und weniger aufwendige Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei stellst du in einer vereinfachten Form deine Einnahmen und Betriebsausgaben einander gegenüber und ermittelst so den Jahresgewinn. Für Freiberufler gibt es gute Nachrichten: Diese würden immer die EÜR im Rahmen der einfachen Buchführung nutzen.
Wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für die Gewinnermittlung bei Kleingewerbetreibenden und Freiberuflern funktioniert, erfährst du in unserem Beitrag zur EÜR.
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Umsatzsteuervoranmeldung für Einzelunternehmer
Bei der Buchführung für Einzelunternehmer spielt auch die Umsatzsteuer eine Rolle. Prinzipiell unterliegst du der Umsatzsteuerpflicht. Du rechnest also in bestimmten Abständen (meist monatlich) aus, wie viel Mehrwertsteuer du mehr eingenommen als ausgegeben hast. Die Differenz musst du mit einer Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) beim Finanzamt anmelden und sie schließlich überweisen oder abbuchen lassen. Erfahre in unserem Beitrag, wie die Umsatzsteuervoranmeldung genau funktioniert.
Eine Ausnahme gilt jedoch, wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Du kannst sie beim Finanzamt beanspruchen, wenn dein Umsatz (nicht dein Überschuss!) im Vorjahr unter 22.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 50.000 Euro steigen wird. Ab dem 01.01.2025 werden diese Grenzen auf 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr angehoben. Du musst dann keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Erfahre hier mehr zur Kleinunternehmerregelung.
Zum Stichtag musst du dann deine Umsatzsteuer-Jahreserklärung einreichen. Hast du in deinen Voranmeldungen alles richtig gemacht, entsteht hier in der Regel keine Zahllast. Musstest du unterjährig keine UStVA machen, ergibt sich deine Steuerlast aus dieser Jahreserklärung.
Damit du die Termine für die UStVA und die Umsatzsteuererklärung nicht verpasst, haben wir hier die komplette Übersicht für Einzelunternehmer: Steuertermine im Überblick.
Häufige Fehler in der Buchführung für Einzelunternehmer
Die Buchführung ist für Einzelunternehmer ein recht komplexes Thema, für das sie eigenständig verantwortlich sind. Suchen sie sich nicht die nötige Hilfe oder setzen auf ein professionelles Buchhaltungsprogramm, können teure Fehler passieren. Diese häufigen Stolperfallen solltest du vermeiden:
- unübersichtlicher Zahlungsverkehr durch Abwicklung geschäftlicher Zahlungen über Privatkonten
- verspätete oder vergessene Abgabe von Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
- Überschätzung des eigenen Fachwissens sowie des Aufwands bei der Buchführung für Einzelunternehmer
- nachlässige Belegorganisation und Papierchaos, die die pünktliche Buchführung erschweren
- fehlerhaft eingegebene Daten, die ohne Kontrolle lange nicht auffallen und dann aufwendig korrigiert werden müssen
- Versand fehlerhafter Rechnungen (z. B. fehlende Pflichtangaben)
Du willst deine Buchhaltung als Einzelunternehmer selbst machen, aber weißt noch nicht so richtig, wie das in der Praxis funktioniert? Dann lies dir jetzt unsere Ratgeber-Artikel zu den Grundlagen der Buchhaltung und zum Buchhaltung lernen durch.
Buchführung für Einzelunternehmer leicht gemacht
Damit du am Ende des Geschäftsjahrs deinen Gewinn ermitteln und deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen bzw. deiner Bilanzierungspflicht genügen kannst, ist eine konsequente Buchführung während des Jahres erforderlich. Dazu musst du regelmäßig deine Einnahmen und Ausgaben auf Sachkonten, Debitoren- und Kreditorenkonten buchen.
Du hast keine Lust auf Buchungssätze und Papierschieberei? Dann solltest du die sevdesk Buchhaltungssoftware kennenlernen. Deine Belege digitalisierst und verbuchst du hier ganz nebenbei, gleich wenn du sie aus dem Kuvert holst – mit deinem Smartphone. Oder du ziehst sie direkt aus einer E-Mail heraus ins Programm. Das nimmt pro Tag nur wenige Minuten deiner wertvollen Zeit in Anspruch. Alles richtig verbucht? Dann kann der Jahresabschluss kommen. Mit einer Buchhaltungssoftware erstellst du den nämlich auf Knopfdruck.
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