Freiberufliche Tätigkeit anmelden: Anträge, Ämter Versicherungen

Was ist ein Freiberufler?

Wie Gewerbetreibende sind Freiberufler Selbstständige. Beides wird oft verwechselt oder gleichgesetzt. Dabei ist durch das Einkommensteuergesetz (§ 18 Einkommensteuergesetz (EStG)) klar geregelt, was gewerbliche und was freiberufliche Tätigkeiten sind. Ob du Freiberufler bist oder nicht, entscheidest also nicht du, sondern das Gesetz. Wie, fassen wir dir hier zusammen:  

Freiberuflich tätig ist oder kann grundsätzlich sein, wer einen sogenannten Katalog- oder katalogähnlichen Beruf ausübt.  
Zu den Katalogberufen zählen in erster Linie künstlerische, erzieherische, schriftstellerische und unterrichtende Tätigkeiten. Katalogähnliche Tätigkeiten wiederum sind beratende sowie begutachtende Berufe, Medizin- und Heilberufe sowie wissenschaftliche und technische Berufe.  

Du willst noch tiefer in die Definition eines Freiberuflers eintauchen? Dann lies jetzt unseren Detailbeitrag zum Freiberufler.

Widmen wir uns nun aber der Anmeldung. Wenn du dir wichtigsten Informationen lieber im Video ansiehst, schau mal hier:

Warum müssen Freiberufler kein Gewerbe anmelden?

Werfen wir einen Blick auf die Unterschiede zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden. Hieraus erklärt sich auch, warum Freiberufler kein Gewerbe anmelden müssen. Die Merkmale einer freiberuflichen Tätigkeit sind nämlich:  

• Die angebotene Dienstleistung ist kein Massenprodukt. Vielmehr entspricht sie individuellen Kundenwünschen.
  
• Die Bezahlung von freiberuflich Tätigen erfolgt auf Honorarbasis.
  
• Die Tätigkeit basiert oft auf einem akademischen Abschluss. In der Regel sind hohe Qualitätsstandards zu erfüllen.
  
• Die Dienstleistung ist stark von der leistenden Person geprägt.

Was macht die freiberufliche Tätigkeit im Vergleich zur gewerblichen Berufsausübung besonders attraktiv?

Freiberufler

• müssen kein Gewerbe anmelden und keinen Gewerbeschein beantragen. Es genügt die Anmeldung beim Finanzamt.
  
• sind von der doppelten Buchführung befreit. Sie müssen dem Finanzamt lediglich in einer Einnahmeüberschussrechnung (EÜR) ihre Einnahmen den Ausgaben gegenüberstellen.  
  (Tipp: Dafür am besten elektronisch alle Belege erfassen.)  
  
• müssen nicht zwangsläufig Mitglied in der Industrie- und Handelskammer sein.

Freiberufler und gleichzeitig Gewerbetreibender - geht das?

Du kannst auch gleichzeitig sowohl freiberuflich als auch gewerblich tätig sein. Die Gewerbesteuer entfällt allerdings für dich nur dann, wenn du ausschließlich freiberufliche Tätigkeiten ausübst.

Ein Beispiel: Ein Zahnarzt geht einem katalogähnlichem Beruf nach. Seine freiberufliche Tätigkeit sind zahnmedizinische Behandlungen. Gleichzeitig verkauft er Produkte zur Zahnpflege. Diese zweite, verkaufende Tätigkeit ist kein Katalogberuf oder katalogähnlicher Beruf. Beide Bereiche kann er trennen. Nur für den Bereich des Produktverkaufs zahlt er Gewerbesteuer.

Du willst mehr zur Unterscheidung wissen? Dann lies hier weiter: Unterschiede Gewerbe vs. Freiberufler.
Bevor du dich als Freiberufler anmeldest, solltest du aber noch wissen, welche Rechtsformen für dich möglich sind.

Eine Partnergesellschaft als Freiberufler anmelden

Als Freiberufler kannst du allein tätig sein oder dich mit anderen zusammentun. Wir hatten oben schon das Beispiel des Zahnarztes. Dieser könnte sich zum Beispiel mit einem Kollegen zusammenschließen und eine Gemeinschaftspraxis gründen. Oder drei Steuerberater eröffnen gemeinsam eine Kanzlei. Eine Option dafür ist, eine Partnerschaftsgesellschaft zu gründen. Diese Rechtsform ähnelt einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) und ist eine Personengesellschaft.  

Neben der Partnerschaftsgesellschaft bieten sich noch folgende Rechtsformen für einen Zusammenschluss an:  

• die Freiberufler-GbR  
  
• die Kapitalgesellschaft.  

Jede der drei Formen hat ihre Vor- und Nachteile. Klares Pro der Partnerschaftsgesellschaft zum Beispiel ist, dass du für ihre Gründung kein Startkapital mitbringen musst. Allerdings haften bei dieser Rechtsform die Partner mit ihrem Privatvermögen für die Verbindlichkeiten der Partnerschaft.

Unser Tipp: Wäge bei der Wahl der Rechtsform deren Vor- und Nachteile sorgfältig miteinander ab.

Wann muss ich meine freiberufliche Tätigkeit anmelden?

Fassen wir zusammen: Eine freiberufliche Tätigkeit darfst du anmelden, wenn du ausschließlich einem Katalog- oder katalogähnlichen Beruf nachgehst. Folglich führst du eine wissenschaftliche, künstlerische, erzieherische oder schriftstellerische Tätigkeit aus.  Du erfüllst alle Kriterien und willst starten? Dann solltest du deine freiberufliche Tätigkeit innerhalb von vier Wochen nach deinem Start beim Finanzamt anmelden.  Was, wenn du die Frist versäumst?  Die Frist einzuhalten ist Pflicht. Es kommt aber nicht zwingend zu juristischen Konsequenzen, wenn du sie versäumt hast. Die Anmeldung kann meist einfach nachträglich erfolgen – über die Steuererklärung und durch Angabe erzielter Einkünfte. Du musst allerdings damit rechnen, dass sich das Finanzamt wegen deines Versäumnisses noch mit ein paar Rückfragen auf dich zukommt.

Als Freiberufler beim Finanzamt anmelden

Deine Anmeldung beim Finanzamt ist dein wichtigster und erster Schritt, um freiberuflich zu starten. Zwei Wege gibt es dafür:  

1. Theoretisch ist diese Anmeldung per E-Mail mit angehängter PDF oder in Papierform und auf postalischem Weg möglich.  Das wäre der eher formlose Weg.
   
2. Der gängige Weg ist jedoch die  Online-Anmeldung als Freiberufler online beim Finanzamt über das ELSTER-Portal.  

Dafür füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und übermittelst mit ihm notwendige persönliche Informationen. Außerdem gibst du hier ein, wie hoch deine Einnahmen liegen werden. Auf Basis dieser Daten stuft dich das Finanzamt in deiner Selbstständigkeit ein, schätzt deine Steuersätze und schließt folgende Fragen ab:  

• Giltst du als Gewerbetreibender oder Freiberufler?
  
• Ist deine freiberufliche Tätigkeit kammerpflichtig, und musst du entsprechend Qualifikationsnachweise bei der Standeskammer nachweisen?
  
• Bist du zu Einkommensteuervorauszahlungen verpflichtet?  
  
• Musst du Umsatzsteuer ausweisen und eine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben?
  
• Oder greift für dich die Kleinunternehmerregelung und du bist von der Umsatzsteuer befreit? (Dazu unten gleich mehr.)  

Ist deine Anmeldung geklärt und vollständig, erhältst du deine Steuernummer.

Unser Tipp für dich:  Der steuerliche Erfassungebogen kann abschreckend wirken. Aber keine Sorge. In unserem Beitrag zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erklären wir dir das Formular ganz einfach Schritt für SChritt.

Diese Steuern musst du als Freiberufler zahlen

Die Anmeldung ist geschafft. Du hast deine Steuernummer. Dann lass uns jetzt das Wichtigste zum Thema Steuern anschauen.  
Wie du bereits weißt, darfst du hinter den Punkt Gewerbesteuer einen großen Haken setzen. Diese musst du nicht entrichten.  

Welche Steuern fallen für dich in freiberuflicher Tätigkeit an?

1. Einkommensteuer für Freiberufler
   Wer freiberufliche Tätigkeiten ausübt, muss Einkommensteuer zahlen. Damit am Ende des Jahres keine zu große Steuerzahlung auf dich zukommt, zahlst du die Einkommensteuer quartalsweise voraus. Also in kleinere Häppchen verpackt. In deinem ersten Geschäftsjahr wird dieser Steuerbetrag noch geschätzt. Dafür hattest du ja bei deiner Anmeldung als Freiberufler im Fragebogen für die steuerliche Erfassung eine Prognose abgegeben. In den Folgejahren orientiert sich der Betrag dann an der Höhe der gezahlten Einkommensteuer des jeweiligen Vorjahres.
   
2. Umsatzsteuer für Freiberufler
   Umsatzsteuer fällt für alle an, die regelmäßig Leistungen erbringen, für die andere zahlen. Also auch für Freiberufler. Die erhobene Umsatzsteuer behältst du allerdings nicht ein. Mit der Umsatzsteuervoranmeldung bzw. Umsatzsteuererklärung führst du sie an das Finanzamt ab.  

Zwei Ausnahmen sind hier wichtig:  

• Je nach Art deiner freiberuflichen Tätigkeit und Leistung kann der Umsatzsteuersatz variieren. Meistens gelten 19 Prozent. Beim Verkauf von Büchern und Lebensmitteln beispielsweise greift oft auch der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent.  
  
• Du bist als „Kleinunternehmer“ gemeldet? Dann entfallen für dich Umsatzsteuervoranmeldung und -zahlung (UStG § 19). Voraussetzung für die sogenannte Kleinunternehmerregelung ist: Die von dir erzielten Umsätze haben im Vorjahr 22.000 Euro nicht überstiegen. Für das laufende Jahr liegt die (geschätzte) Obergrenze bei 50.000 Euro.

Die Sache mit den Steuern willst du dir noch einmal genau durchlesen? Gern. Hier findest du unseren Extra-Beitrag zum Thema Freiberufler und Steuer.

Qualifikationen bei Standeskammern nachweisen

Dir ist bereits bekannt, dass viele freiberufliche Tätigkeiten eine entsprechende Ausbildung und oft hohe fachliche Kompetenz voraussetzen.  Entsprechend müssen für ihre Anmeldung und Ausübung Qualifikation nachgewiesen werden. Hierfür gibt es zwei Wege.  

1. Ist deine freiberufliche Tätigkeit nicht kammerpflichtig, erbringst du den Nachweis bei einer öffentlichen Institution wie dem zuständigen Finanzamt.  
2. Anders sieht es für Freiberufler in einem kammerpflichtigen Beruf aus. Alle, die hierzu zählen, müssen sich bei der zuständigen Standeskammer – auch berufsständische Kammern genannt – registrieren und hier ihren Qualifikationsnachweis einreichen. Zu den kammerpflichtigen Berufen zählen übrigens Ärzte, Tierärzte, Zahnärzte, Apotheker, Notare, Patentanwälte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Architekten und beratende Ingenieure.
   
   Lass uns jetzt einen Blick auf Versicherungen für Freiberufler werfen – ebenfalls sehr wichtig für deinen Start.

Versicherungen bei freiberuflicher Tätigkeit

Arbeitnehmer sind im Rahmen der Sozialversicherung in vielerlei Hinsicht über ihren Arbeitgeber versichert. Bei Freiberuflern ist das anders: Sie müssen für ihren Schutz vor Risiken selbst sorgen. Doch welche Versicherungen gibt es? Welche davon sind Pflicht?  

Wir stellen dir kurz die gängigsten Versicherungen vor.

Lass uns jetzt tiefer in die wichtigsten Versicherungen für Freiberufler eintauchen.

Rentenversicherung für Freiberufler

Während die gesetzliche Rentenversicherung eine Pflichtversicherung für jeden Arbeitnehmer ist, gilt dies für Selbstständige wie Freiberufler nur unter bestimmten Voraussetzungen. Oft müssen sie selbst fürs Alter vorsorgen.  

Wie sieht das aus?  

Rentenversicherung für schutzbedürftige Freiberufler

Die Versicherungspflicht gilt z. B. für Bildungs- und Pflegeberufe. Das liegt auch daran, dass der Gesetzgeber sie als schutzbedürftig einstuft. Zu diesen Berufen zählen u. a.:  

• Lehrer und Erzieher, sofern sie ohne versicherungspflichtigen Arbeitnehmer tätig sind
  
• Pflegepersonen ohne versicherungspflichtigen Arbeitnehmer  
  
• Hebammen  
  
• Seelotsen
  
• Künstler und Publizisten (über die Künstlersozialkasse, s.u.)
  
• Küstenschiffer und Küstenfischer
  
• bestimmte Handwerker

Rentenversicherungspflicht für Freiberufler in Standeskammern

Die Rentenversicherungspflicht gilt auch für alle Freiberufler, die einer Standeskammer (auch berufsständische Kammer) angehören. Das sind zum Beispiel Ärzte, Notare, Wirtschaftsprüfer oder Architekten. Deine freiberufliche Tätigkeit ist kammerpflichtig?  Dann musst du dich in deren Versorgungswerk eintragen und hier regelmäßig Rentenversicherungsbeiträge einzahlen. Laut Sozialgesetzbuch (§ 157 SGB VI) orientiert sich der Beitrag in der Regel am Höchstbetrag der gesetzlichen Rentenversicherung.

Krankenversicherung für Freiberufler

Die Krankenversicherung ist ein klares Muss in Deutschland. Auch für Freiberufler. Im Gegensatz zu den meisten Angestellten haben freiberuflich Tätige die freie Wahl zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung. Während Angestellte für die private Versicherung erst eine bestimmte Einkommenshöhe erreicht haben müssen, gilt dies für dich als Freiberufler nicht.

Künstlersozialkasse für Freiberufler

Schauen wir uns noch kurz einen Sonderfall zum Thema Krankenversicherungen an: Die Künstlersozialkasse (KSK )schließt konkret Künstler und Publizisten in die gesetzliche Sozialversicherung mit ein. Über sie beziehen betroffene freiberuflich Tätige auch Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungsleistungen. Die KSK funktioniert somit für ihre Mitglieder wie eine Krankenkasse oder Versorgungswerk für Künstler. Lies hierzu mehr in unserem Artikel zur Künstlersozialkasse.

Mitarbeiter anmelden als Freiberufler

Deine Anmeldung als Freiberufler beim Finanzamt ist erfolgt. Versicherungen hast du abgeschlossen. Jetzt geht es los: Die ersten Kunden kommen, die Zahlen wachsen und du denkst an erste angestellte Mitarbeiter? Prima!  

Dann sind folgende Hinweise jetzt für dich wichtig:
Sobald du als Freiberufler Mitarbeiter einstellst, musst du sie bei der Bundesagentur für Arbeit anmelden. Das gilt ebenso für fest Angestellte wie beispielsweise für Minijobber oder auch Auszubildende.
Mit der Meldung beantragst du deine Betriebsnummer. Die ist sowohl für die Anmeldung zur Sozialversicherung als auch bei der Krankenkasse des Mitarbeiters relevant.

Tipp: Beantrage die Betriebsnummer am besten vor Einstellung des Mitarbeiters. Denn die Bearbeitung kann bis zu drei Tage dauern.

Anmeldung als Freiberufler in der Berufsgenossenschaft

Kommen wir jetzt zu einer Versicherung, die Freiberufler und ihre Mitarbeiter vor und bei Unfällen absichert:  

Die gesetzliche Unfallversicherung läuft über Berufsgenossenschaften (BG). Ihre Leistungen zielen z. B. darauf ab,

• Arbeitsunfälle, Berufskrankheiten und arbeitsbedingte Gesundheitsrisiken zu verhindern und durch präventive Maßnahmen des Arbeitsschutzes vorzubeugen, und  
• bei Arbeits- und Wegeunfällen sowie Berufskrankheiten zum Beispiel durch medizinische Versorgung und Rehabilitationsangebote zu unterstützen.  
  

Ist die gesetzliche Unfallversicherung für alle Freiberufler Pflicht?  

Für einige Freiberufler ist die Unfallversicherung Pflicht. Dies legen Satzungen mancher Berufsgenossenschaften fest. Hierzu zählen Selbstständige, die im Gesundheitswesen, in der Wohlfahrtspflege und der Landwirtschaft tätig sind. Zu den Berufsgruppen, die in der Regel versicherungspflichtig sind, gehören u. a.:

• Logopäden
• Physiotherapeuten
• Hebammen
• Landwirte
• Entwicklungshelfer
  

Zählst du nicht zu diesen Berufsgruppen, kannst du wählen, ob du dich gegen Unfälle versichern willst oder nicht.

Freiberufliche Tätigkeit nebenberuflich anmelden

Der Schritt in die Selbstständigkeit als Freiberufler scheint dir gerade noch recht groß? Dann ist das hier für dich womöglich genau richtig:  Du kannst deine freiberufliche Tätigkeit auch nebenberuflich anmelden. Der Weg ist derselbe wie bei voller Selbstständigkeit als Freiberufler. Wie du dich freiberuflich anmeldest, zeigen wir dir im Video „Als Freiberufler anmelden - so startest du erfolgreich in die Selbstständigkeit“.

Nebenberuflich als Freiberufler zu arbeiten, bringt einige Vorteile. Ein wesentlicher ist, dass du die Selbstständigkeit zunächst für dich testen kannst, ohne sofort hohe Sozialbeiträge zu zahlen.

Weitere Vorteile:
Die wirtschaftlichen Risiken einer Existenzgründung sind bei einer nebenberuflichen Tätigkeit abgefedert. Mit deinem Einkommen als Angestellter im Rücken kannst du entspannter dein eigenes Business aufbauen, erste Kunden gewinnen und Prozesse erproben.

Klingt spannend für dich? Dann lies hier, welche Auflagen u. a. an die nebenberufliche Tätigkeit geknüpft sind:

• Laut Arbeitsgesetz darf deine Tätigkeit als nebenberuflicher Freiberufler deinen Hauptjob nicht negativ beeinträchtigen.  
• Die Arbeitszeit für die Nebentätigkeit ist begrenzt.
• Die Tätigkeit darf keine Konkurrenz zu deinem Job in Festanstellung darstellen.  
• Auch die (unerlaubte) Nutzung der Arbeitsmittel und -daten deines Arbeitgebers zur Verrichtung deiner nebenberuflichen Tätigkeit ist tabu.  
• Mindestens 50 Prozent deines Einkommens müssen aus einem Hauptberuf stammen.
  

Die nebenberufliche freiberufliche Tätigkeit hat ihre Vorteile und macht dir viel Administratives leichter. Worum du aber auch hier nicht herumkommst:  

1. Du musst für deine Leistungen ordentliche Rechnungen schreiben. Alles Wichtige hierzu und wie du ruckzuck fehlerfreie Rechnungen ausstellst, erklären wir dir in diesem Artikel: Rechnungen schreiben.
2. Auch nebenberufliche Freiberufler müssen ihre Einnahmen aus der Selbstständigkeit dem Finanzamt melden. Beides – dein Einkommen aus dem Angestelltenverhältnis und aus der freiberuflichen Tätigkeit – weist du in der Einkommensteuererklärung aus.‍‍

Tipp: Separates Geschäftskonto eröffnen

In Deutschland bist du per Gesetz nicht verpflichtet, ein separates Geschäftskonto zu eröffnen. Vielleicht scheint es dir auch übertrieben, wenn du gerade erst als Freiberufler startest? Für maximale Transparenz deiner Einkommens- und Ausgabenströme kann es aber sehr hilfreich sein. Denn die Vorteile eines separaten Geschäftskontos überwiegen die anfänglichen Bankführungskosten: Zum Beispiel, indem erst die klare Trennung von geschäftlichen und privaten Finanzen dir eine transparente Buchführung ermöglicht.  Für weitere Details und tiefer gehende Informationen zu diesem Thema lies gern hier unsere Tipps: zum Artikel Geschäftskonto

Zusammenfassung

Freiberuflich zu arbeiten, ist eine angenehme Form der Selbstständigkeit. Deine Anmeldung ist im Vergleich zu der für Gewerbetreibende recht schnell erledigt und unkompliziert. Wichtig: Bis vier Wochen nach Aufnahme deiner freiberuflichen Tätigkeit musst du diese beim Finanzamt anmelden. Dafür füllst du via ELSTER den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus und schickst ihn elektronisch an dein Finanzamt. Deine Steuernummer erhältst du vom Finanzamt nach der Prüfung des Fragebogens per Post.

Um ganz Entscheidendes für einen geordneten Start und ein gesundes Wachstum kommst du aber wie alle anderen Selbstständigen nicht herum: deine Rechnungen zu schreiben, Buchhaltung zu führen und fristgerecht Steuern zu zahlen.  

Häufig gestellte Fragen zum Thema „Freiberufler anmelden“