Zusammenfassende Meldung – Formular richtig ausfüllen mit der Anleitung
Bist du selbstständig oder führst du ein Unternehmen und machst Geschäfte (z.B. in Form von Lieferungen oder Leistungen) mit anderen EU-Ländern? Dann musst du eine Zusammenfassende Meldung (ZM) ausfüllen. Das klingt erstmal nach zusätzlicher Arbeit, ist aber wichtig, damit das Finanzamt einen Überblick über deine EU-Umsätze bekommt. Keine Sorge, wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du das Formular in ELSTER oder über das BZSt-Online-Portal einfach ausfüllen und fristgerecht abgeben kannst.
Formular Zusammenfassende Meldung herunterladen
Lade dir gerne den Vordruck für die Zusammenfassende Meldung vom BZSt herunter. Beachte aber, dass du deine ZM immer online einreichen musst.
Wer muss das Formular Zusammenfassende Meldung ausfüllen?
Alle Selbstständigen und Unternehmen, die in Deutschland nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerpflichtig sind und innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern erbringen oder innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte tätigen, sind dazu verpflichtet, eine ZM zu erstellen. Mit dieser erstattest du der Finanzbehörde Bericht über deine im EU-Ausland vereinnahmten Umsätze.
Konkret muss die Meldung für Umsätze aus folgenden Geschäften gemacht werden:
- Innergemeinschaftliche Lieferungen
- Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
- Nicht steuerbare innergemeinschaftliche sonstige Leistungen.
Dementsprechend muss auch das Formular für die Zusammenfassende Meldung ausgefüllt und an das zuständige Finanzamt übermittelt werden. Wichtig ist beim Ausfüllen des Formulars der Zusammenfassenden Meldung auch, dass die Angaben dabei mit jenen aus der Umsatzsteuererklärung und den entsprechenden Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) übereinstimmen. Bei Abweichungen zwischen Umsatzsteuervoranmeldung beziehungsweise Umsatzsteuererklärung und ZM-Meldung gibt es eine Benachrichtigung durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – und die ZM muss von dir entsprechend korrigiert werden.
Du weißt noch gar nicht so richtig, was die ZM eigentlich ist und wieso du sie einreichen musst? Dann lies jetzt unseren passen Ratgeber-Artikel zur Zusammenfassenden Meldung.
Wo erhalte ich das Formular zur Zusammenfassenden Meldung?
Ebenso wie deine Umsatzsteuervoranmeldungen oder auch deine Umsatzsteuerjahreserklärung hat auch die Übermittlung der ZM elektronisch über das Steuerportal ELSTER oder über das BZSt-Online-Portal an die zuständige Finanzbehörde zu erfolgen.
Um das Formular für deine Zusammenfassende Meldung dort ausfüllen zu können, musst du dich zunächst beim entsprechenden Portal registrieren. Anschließend erhältst du ein elektronisches Sicherheitszertifikat. Dieses dient der Authentifizierung. Das zugehörige Passwort bekommst du danach auf dem Postweg. Der Prozess zwischen Registrierung und Erhalt des Passworts und Sicherheitszertifikats kann einige Zeit dauern. Deshalb solltest du deine Anmeldung unbedingt früh genug vornehmen, damit es nicht zu einer verspäteten Abgabe der ZM kommt. Ebenso solltest du darauf zu achten, dass dein Zertifikat stets noch gültig ist.
Sobald du die Zugangsdaten hast, kannst du auch das Formular für deine ZM-Meldung via ELSTER oder BZSt-Online-Portal (BOP) einreichen. Die passenden Formulare hierfür findest du hier:
- Formular für die Zusammenfassende Meldung in ELSTER
- Formular für die Zusammenfassende Meldung in BOP.
Nur in besonderen Ausnahmefällen kann auf die elektronische Übermittlung der Zusammenfassenden Meldung verzichtet werden und stattdessen ein entsprechender Vordruck genutzt werden. Hierfür muss jedoch unbedingt vorab die Genehmigung des zuständigen Finanzamtes eingeholt werden.
ELSTER Anleitung: Formular zur Zusammenfassende Meldung richtig ausfüllen
Nachfolgend findest du eine Ausfüllhilfe für die Zusammenfassende Meldung und das damit verbundene Formular. Wie bereits erwähnt ist es wichtig, beim Ausfüllen des Formulars der Zusammenfassenden Meldung darauf zu achten, dass die Angaben in der ZM mit denen aus deinen Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) sowie deiner Umsatzsteuerjahreserklärung übereinstimmen.
Schritt 1: Vorbereitung – diese Angaben gehören in die ZM
Als Selbstständiger musst du gemäß § 18b Umsatzsteuergesetz (UStG) in deinen Umsatzsteuervoranmeldungen sowie deiner Umsatzsteuererklärung die Summe der Bemessungsgrundlagen (Umsätze) deiner innergemeinschaftlichen Warenlieferungen, innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen sowie deiner innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte in dafür speziell vorgesehenen Zeilen angeben.
Dieselben Umsätze musst du ebenfalls – aufgeschlüsselt nach deinen einzelnen Unternehmenskunden – auch im Formular deiner Zusammenfassenden Meldung für den entsprechenden Meldezeitraum angeben. Daher solltest du genau diese Umsätze für den jeweiligen Meldezeitraum (Kalendermonat, Kalendervierteljahr oder Jahr) nach Unternehmenskunden aufgeschlüsselt parat haben. Ebenso benötigst du Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) all deiner Unternehmenskunden aus anderen EU-Ländern.
Schritt 2: ZM-Angaben in ELSTER eintragen
Nachdem du dich gut vorbereitet hast, kannst du nun das Formular (Vordruck) für die Zusammenfassende Meldung ausfüllen.
Folgende Schritte und Angaben sind zum Ausfüllen des Formulars für die Zusammenfassende Meldung nötig:
1. Angaben zu dir und deinem Unternehmen: Hierzu gehören allgemeine Angaben wie dein Name, deine Anschrift sowie insbesondere auch deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
2. Angaben zum Meldezeitraum: Hier zuerst das Jahr auswählen und dann den entsprechenden Kalendermonat oder das entsprechende Kalendervierteljahr – je nachdem, welcher Meldezeitraum für dich gilt.
3. Angaben zum Unternehmenskunden und deinen damit verbundenen Umsätzen.
Der dritte Schritt ist für jeden deiner EU-Unternehmenskunden einzeln vorzunehmen und muss somit, wenn du mehrere Kunden hast, für jeden Kunden einzeln wiederholt werden.
Hier sind folgende Angaben zu machen:
- die USt-IdNr. deines Unternehmenskunden die zu meldende Summe der Bemessungsgrundlagen und somit den Umsatz beziehungsweise
- die Summe der Rechnungsbeträge für die von dir an deinen Unternehmenskunden mit Sitz in einem anderen EU-Land erbrachten innergemeinschaftlichen Lieferungen, innergemeinschaftlichen Leistungen oder innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte
- die Art der Leistung (konkrete Umsatzart), also innergemeinschaftliche Lieferung, sonstige Leistung oder Dreiecksgeschäft
Wenn du mehr als einen Unternehmenskunden hast und die vorgenannten Angaben somit mehrfach machen musst, kannst du im Formular für die Zusammenfassende Meldung in ELSTER einfach per Mausklick weitere Zeilen hinzufügen.
Vor der Übermittlung der ZM solltest du unbedingt alles noch einmal gründlich prüfen und bei Bedarf erneut mit den Angaben aus deiner Umsatzsteuervoranmeldung abgleichen.
Schritt 3: Versandbestätigung und Archivierung deiner Zusammenfassenden Meldung
Wenn du das Formular für deine Zusammenfassende Meldung abgeschickt hast, bekommst du eine Versandbestätigung vom Portal ELSTER. Ebenso kannst du dir das von dir ausgefüllte Formular für deine Zusammenfassende Meldung dort als PDF ausdrucken und archivieren. Zudem ist in ELSTER jederzeit eine Statuskontrolle des Formulars für deine ZM möglich.
Anleitung: Formular zur Zusammenfassende Meldung ohne ELSTER ausfüllen
Neben ELSTER kannst du deine Zusammenfassende Meldung auch über BOP, das Online-Portal des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) abgeben. Hier sind analog zu den Schritten in ELSTER folgende Angaben auf dem Vordruck im Online-Portal BOP zu machen:
- Angaben zu dir und deinem Unternehmen, insbesondere deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird benötigt
- der Meldezeitraum (Jahr und Kalendermonat oder Kalendervierteljahr)
- die USt-IdNr des Unternehmenskunden
- die Summe der Bemessungsgrundlagen (Umsätze)
- die Art der Leistung und somit die Umsatzart (innergemeinschaftliche Lieferung, sonstige Leistung, Dreiecksgeschäft) anzugeben.
Die Schritte 3 bis 5 sind auch hier für jeden Unternehmenskunden einzeln vorzunehmen. Neue Felder hierfür können im Formular für die Zusammenfassende Meldung in BOP einfach per Mausklick hinzugefügt werden.
Fristen der Zusammenfassenden Meldung
Grundsätzlich musst du das Formular für deine Zusammenfassende Meldung bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums (Monat, Quartal oder Jahr) abgegeben haben. Die Abgabefrist für die ZM gilt dabei unabhängig davon, ob du deine UStVA monatlich oder quartalsweise einreichen musst oder sogar nur eine Umsatzsteuererklärung für das Jahr nötig ist.
Ob du deine ZM monatlich, vierteljährlich oder nur jährlich abgeben musst, hängt dabei von der Summe der Bemessungsgrundlagen für die von dir erbrachten innergemeinschaftlichen Lieferungen, Leistungen oder getätigten innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfte ab. Mehr dazu erfährst du im Beitrag zur Zusammenfassenden Meldung.
Eine Dauerfristverlängerung gibt es im Gegensatz zur Umsatzsteuervoranmeldung übrigens nicht für die ZM. Deshalb solltest du unbedingt darauf achten, dass du das Formular für die Zusammenfassende Meldung immer rechtzeitig abgibst. Bei einer verspäteten Abgabe der Zusammenfassenden Meldung drohen Verspätungszuschlag, Bußgeld sowie Zwangsgeld.
Solltest du beim Ausfüllen des Formulars deiner Zusammenfassenden Meldung etwas vergessen oder einen Fehler gemacht haben, musst du dies gemäß § 18a Abs. 10 Umsatzsteuergesetz (UStG) binnen eines Kalendermonats, nachdem du dies bemerkt hast, korrigieren.
Zusammenfassenden Meldung selber machen oder mit dem Steuerberater?
Das Formular für deine Zusammenfassende Meldung kannst du wahlweise selber ausfüllen oder deine ZM ebenso von einem Steuerberater anfertigen lassen. Da für die Zusammenfassende Meldung nicht allzu viele Informationen benötigt werden, kann die Meldung in vielen Fällen selbst gemacht werden. Bei sehr komplexen oder schwierigen Szenarien empfiehlt sich hingegen die Abgabe an deinen Steuerberater.
Zusammenfassung
Über das ELSTER-Portal kannst du die ZM einfach und fristgerechteinreichen. Nach der Registrierung und dem Erhalt eines Sicherheitszertifikatskannst du die relevanten Angaben zu deinem Unternehmen, zum Meldezeitraum undzu den Umsätzen mit EU-Unternehmen eingeben. Vergiss nicht, dieUmsatzsteuer-Identifikationsnummer deiner Kunden bereitzuhalten. Prüfe vor derÜbermittlung sorgfältig alle Angaben, um mögliche Abweichungen zu vermeiden.
