Wechsel vom Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung (und zurück)
Du willst als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechseln? Wir zeigen dir Schritt für Schritt, was zu tun ist, und erklären dir on top die wichtigsten Fristen und Ausnahmeregelungen.
Kleinunternehmerregelung vs. Regelbesteuerung
Bevor es zum Wechsel geht, lass uns noch einmal schauen, was die Kleinunternehmerregelung ausmacht:
- Die Kleinunternehmerregelung ist im Umsatzsteuergesetz (§19 UStG) festgelegt.
- Mit ihr sollen Unternehmen mit geringerem Umsatz vor zu viel Bürokratie geschützt werden.
- Kleinunternehmer kannst du sein, solange du im vorangegangenen Jahr weniger als 22.000 Euro eingenommen hast und im aktuellen Jahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erwartest.
Anders als bei der Regelbesteuerung ist dadurch dein Umsatz zwar eingeschränkt, du genießt aber folgende Vorteile: Als Kleinunternehmer musst du auf deinen Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Das verschafft dir bei Privatkunden durch einfachere Preisgestaltung und geringere Preise einen Wettbewerbsvorteil. Außerdem darfst du den Punkt Umsatzsteuervoranmeldungen getrost von deiner Steuer-To-do-Liste streichen, was dir Zeit und Aufwand spart.
Regelbesteuerung bedeutet, dass Umsatzsteuer für aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen entstehenden Einkünfte bezahlt werden muss.
Die Nachteile der Kleinunternehmerregelung:
Aber die Kleinunternehmerregelung hat natürlich nicht nur Vorteile. Für viele ist ein entscheidender Minus-Faktor, dass Kleinunternehmer keine Vorsteuerabzugsberechtigung haben. Heißt: Du kannst die auf Betriebsausgaben gezahlte Umsatzsteuer (Vorsteuer) nicht von deiner Gesamtsteuerschuld abziehen. Das schränkt vor allem dann ein, wenn du größere Investitionen für deinen Start in die Selbstständigkeit planst. Als Kleinunternehmer kannst du sie dann nämlich nicht von der Steuer absetzen.
Alle Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung lies gern in unserem Artikel “Kleinunternehmer – alle wichtigen Infos"
Lass uns im nächsten Schritt schauen, wann du als Kleinunternehmer in die Regelbesteuerung wechseln musst, und gleich auch die Frage klären, ob und wie du freiwillig wechseln kannst.
Wann muss ich als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechseln?
Klar ist: Wer als Kleinunternehmer die festgelegten Umsatzgrenzen überschreitet, wechselt nach UStG ganz automatisch zur Regelbesteuerung. Daher solltest du deinen Umsatz unbedingt stets im Blick behalten und darauf achten: Wann näherst du dich der Umsatzgrenze von 22.000 Euro?
Was genau ändert sich, wenn du drüber liegst?
Ab dem folgenden Jahr unterliegst du der Regelbesteuerung und musst an das Finanzamt Umsatzsteuer entrichten. Diese weist du vorab auf deinen Rechnungen an deine Kunden aus, nimmst sie als „Durchlaufposten“ ein und zahlst sie später an den Fiskus (s.u.).
Warum ist es so wichtig, den Steuer-Wechsel selbst im Blick zu behalten?
Das Finanzamt erkennt erst mit deiner Steuererklärung, dass dein Umsatz über den 22.000 Euro lag. Dann fordert es ggf. die Umsatzsteuer nach. Hast du die Steuer auf deinen Rechnungen nicht erhoben und beiseitegelegt, wird das finanziell schmerzhaft. Denn du musst die Steuer dann aus eigener Tasche nachzahlen.
Freiwilliger Wechsel zur Regelbesteuerung
Was viele nicht wissen: Du kannst jederzeit auch freiwillig die Regelbesteuerung wählen – auch bei geringeren Einnahmen. Diesen Weg gehen Selbstständige zum Beispiel, weil sie viele Geschäftskunden im Ausland haben oder Investitionen und Betriebsausgaben steuerlich geltend machen möchten.
Ist das dein Weg? Dann kannst du diesen freiwilligen Wechsel unkompliziert und ganz formlos anstoßen. Nutze dafür unsere Vorlage als Musterschreiben und informiere das Finanzamt über deinen Entschluss.
Wechsel Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung Musterschreiben
Dein Vorname Nachname
Deine Straße Nr. x
12345 Deine Stadt
Tel.: 0123-12345
E-Mail: deine@email-adresse.de
An:
Dein Finanzamt
Straße Nr. x
12345 Stadt
Ort, Datum
Steuer-ID: 12/345/6789
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE 012345678
Betr.: Antrag auf Verzicht der Kleinunternehmerregelung
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit möchte ich Ihnen mitteilen, dass ich zum Tag.Monat.Jahr auf die Besteuerung als Kleinunternehmer gemäß §19 Abs. 1 UStG verzichte. Stattdessen beanspruche ich die Regelbesteuerung für mein Unternehmen.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr(e)
Vorname Name
Aufgepasst:
Beim freiwilligen Wechsel bist du für fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden. Anders als beim automatischen Übergang zur Regelbesteuerung kannst du dich nicht jederzeit zum nächsten Kalenderjahr entscheiden, wieder Kleinunternehmer zu sein.
Ablauf des Wechsels zur Regelbesteuerung
Stellen wir uns jetzt weiter vor, du willst freiwillig in die Regelbesteuerung. Dann ist neben dem Anschreiben an das Finanzamt dies dein Schritt-für-Schritt-Vorgehen:
1. Schritt: Umsatzsteuer-ID beantragen
Hast du noch keine Umsatzsteuer-ID, beantrage diese hier beim Bundeszentralamt für Steuern.
2. Schritt: Finanzamt und ggf. Steuerberater über den Wechsel informieren
Setze die Finanzbehörde und ggf. deinen Steuerberater schriftlich über deinen Entschluss in Kenntnis und nutze dafür gern unser Musterschreiben (s.o.). Warum ist das nötig? Ganz einfach: Noch weiß das Finanzamt nichts von deinem Wechsel in die Regelbesteuerung, denn bislang hast du ja keine Steuererklärung eingereicht.
3. Schritt: Ist-Versteuerung für die Umsatzsteuer beantragen
Möchtest du als Unternehmer mit Regelbesteuerung die Ist-Besteuerung beanspruchen, teile deinen Wunsch dem Finanzamt rechtzeitig mit. Unter bestimmten Voraussetzungen ist das möglich.
4. Schritt: Zu erwartende Umsatzsteuer mitteilen
Nun überschlage, mit welcher Umsatzsteuerzahllast (auch Zahllast) du für das gesamte Jahr rechnest. Dein Ergebnis gibst du dem Finanzamt weiter. Mehr zur Berechnung der Zahllast im Beitrag Umsatzsteuervoranmeldung.
5. Schritt: Meldezeitraum der Umsatzsteuervoranmeldung übermitteln
Wie oft pro Jahr zahlst du Umsatzsteuer? Das richtet sich nach der Steuersumme des Vorjahres. Lag sie über 7.500 Euro, musst du im laufenden Jahr monatlich deine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Lag sie darunter, musst du sie nur quartalsweise einreichen. Entsprechend deinen Voranmeldungen zahlst du quasi in Raten die geschätzte Zahllast deines gesamten Geschäftsjahres. Diese Umsatzsteuervorauszahlungen werden am Ende des Jahres in deiner Umsatzsteuererklärung berücksichtigt und mit der tatsächlichen Steuerlast verrechnet. Was du zu viel gezahlt hast, bekommst du zurück. Was du zu wenig gezahlt hast, musst du nachzahlen.
Hier geht's zu mehr Tipps zur Umsatzsteuervoranmeldung.
6. Schritt: Buchhaltungssoftware und Rechnungseinstellungen umstellen
Ein wichtiger letzter Punkt noch: Stelle jetzt deine Buchhaltungssoftware auf Regelbesteuerung um und hinterlege den Meldezeitraum für die Umsatzsteuer. Streiche aus deiner Rechnungsvorlage den Vermerk der Kleinunternehmerregelung und hinterlege deine Umsatzsteuer-ID, den Steuersatz und den Steuerbetrag in jeder Rechnung.
Nun kann dein Buchhaltungsprogramm automatisiert Rechnungen mit der korrekten Umsatzsteuer ausstellen und Zahlungsein- und Ausgänge für deine Umsatzsteuervoranmeldung erfassen.
Wechsel zur Regelbesteuerung mitten im Jahr
Bis jetzt ging es immer um den Wechsel in die Regelbesteuerung zum Jahreswechsel. Nicht aber mitten im laufenden Jahr. Und das aus gutem Grund: Denn du kannst zwar zwischen den Besteuerungsformen auch mehrmals hin- und herwechseln. Mitten im Jahr jedoch nicht.
Das liegt daran, dass der bürokratische Aufwand für alle betroffenen Parteien zu groß wäre: für dich, deine Kunden und das Finanzamt. Umsatzsteuerfreie und umsatzsteuerpflichtige Rechnungen würden in einem Jahr vermischt ebenso wie die Möglichkeit von „Vorsteuer abziehen“ und „keinem Vorsteuerabzug“.
Jetzt fragst du dich vielleicht: „Was ist, wenn ich im Dezember von Kalenderjahr A als Kleinunternehmer Rechnungen ausstelle, meine Kunden aber erst im darauffolgenden Kalenderjahr B bezahlen, in dem ich aber schon Regelbesteuerer bin? Wird das problematisch für mich?“
Hier können wir dich beruhigen, denn das ist kein Problem. Umsatzsteuer musst du erst für diejenigen Leistungen angeben, die du im neuen Jahr erbringst und in Rechnung stellst.
Ist ein Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung rückwirkend möglich?
Klar ist jetzt also: Ein Wechsel von Kleinunternehmer zu Regelbesteuerung mitten in einem Kalenderjahr ist nicht möglich. Aber kannst du rückwirkend für ein Jahr aus der Kleinunternehmerregelung heraus die Regelbesteuerung wählen?
In der Regel nicht. Denn erstens soll das Steuerrecht Planbarkeit und Stabilität für Steuerzahler und Fiskus gewährleisten. Und zweitens stell dir einmal vor, welchen administrativen Rattenschwanz das nach sich ziehen würde:
Für alle Rechnungen aus dem Zeitraum müsste die Umsatzsteuer neu berechnet und die Buchhaltung mit Steuernummer etc. angepasst werden. Kaum auszudenken, wie zeitaufwendig und kompliziert diese „Korrektur“ wäre. Schließlich ist nicht nur deine Buchhaltung betroffen, sondern auch die deiner Geschäftskunden, Dienstleister, Lieferanten etc.
Folgen der Regelbesteuerung
Stellen wir uns nun also vor, dass dein Wechsel erfolgt ist – ob automatisch oder von dir freiwillig angestoßen. Das ist jetzt zu tun:
- Passe deine Rechnungen an, trage hier deine Steuernummer ein und weise Umsatzsteuer aus. Achte auf den korrekten Steuersatz bei Waren und Dienstleistungen.
- Eingenommene Umsatzsteuer verbuche am besten auf einem separaten Konto für die Steuervoranmeldungen. Denn wie gesagt: Es sind nur durchlaufende Posten, an die du nicht rangehen solltest.
- Erstelle nach UStG deine Umsatzsteuervoranmeldungen. Nutze dafür eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware.
- Sende dem Finanzamt deine Umsatzsteuererklärung für das gesamte Kalenderjahr anstelle der früheren Nullmeldung.
Wechsel von der Regelbesteuerung zum Kleinunternehmer
Übrigens wollen immer wieder einmal Unternehmen auch aus der Regelbesteuerung raus und (zurück) in die Kleinunternehmerregelung wechseln. Manche, nachdem sie ihren freiwilligen Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung erfolgreich widerrufen. Andere, weil ihr Umsatz unter den Grenzen Kleinunternehmerregelung liegt.
Auch das ist möglich.
Wie schnell hängt jedoch davon ab, ob du freiwillig oder automatisch vom Kleinunternehmer zum regulär Besteuertem wurdest.
Du erinnerst dich: Nach dem freiwilligen Wechsel zur Regelbesteuerung bist du fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden (s.o.). Nicht aber beim automatischen Übergang. Ab dem Moment, wo deine Umsätze wieder unter den Umsatzgrenzen nach Kleinunternehmerregelung liegen, kannst du die Kleinunternehmerregelung zum Jahreswechsel beanspruchen.
Musterschreiben für die Beantragung der Kleinunternehmerregelung
Du möchtest nun aus der Regelbesteuerung raus und wieder als Kleinunternehmer versteuert werden? Wähle aus diesem Abschnitt das für dich passende Musterschreiben, füge deine Daten ein und schon kann es an das Finanzamt.
Musterschreiben bei Widerruf auf Verzicht der Kleinunternehmerregelung
Dein Vorname Nachname
Deine Straße Nr. x
12345 Deine Stadt
Tel.: 0123-12345
E-Mail: deine@email-adresse.de
An:
Dein Finanzamt
Straße Nr. x
12345 Stadt
Ort, Datum
Steuer-ID: 12/345/6789
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE 012345678
Betr.: Widerruf Verzicht der Kleinunternehmerregelung
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit widerrufe ich den Verzicht auf die “Anwendung der Kleinunternehmerregelung”, den ich am Tag.Monat.Jahr erklärt habe. Dieser Wechsel fand vor fünf Jahren statt. Mein umsatzststeuerpflichtiger Umsatz im vergangenen Jahr xxxx lag nicht über 22.000 Euro und der Gesamtumsatz für das laufende Kalenderjahr xxxx wird 50.000 Euro nicht überschreitet. Daher beanspruche ich zum Tag.Monat.Jahr die Kleinunternehmerregelung anstelle der Regelbesteuerung.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr(e)
Vorname Name
Musterschreiben Wechsel zur Kleinunternehmerregelung aufgrund geringeren Umsatzes
Dein Vorname Nachname
Deine Straße Nr. x
12345 Deine Stadt
Tel.: 0123-12345
E-Mail: deine@email-adresse.de
An:
Dein Finanzamt
Straße Nr. x
12345 Stadt
Ort, Datum
Steuer-ID: 12/345/6789
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer DE 012345678
Betr.: Wechsel Regelbesteuerung zu Besteuerung nach Kleinunternehmerregelung
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit möchte ich Sie darüber informieren, dass ich zum Tag.Monat.Jahr aus der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln möchte. Die Wahl der anderen Besteuerungsform erfolgte vor folgendem Hintergrund: Mein umsatzststeuerpflichtiger Umsatz im vergangenen Jahr xxxx lag nicht über 22.000 Euro. Der Gesamtumsatz für das laufende Kalenderjahr xxxx wird 50.000 Euro nicht überschreiten.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr(e)
Vorname Name
Kann man gleichzeitig Kleinunternehmer und Regelbesteuerer sein?
Uns ist absolut klar, dass das jetzt schon eine ganze Menge Informationen waren. Zum Schluss wollen wir aber dennoch unbedingt noch auf eine oft gestellte Frage zu Besteuerungsformen eingehen. Gleichzeitig kommen wir damit zu einem Sonderfall:
“Was ist, wenn ich zwei Tätigkeiten als Selbstständiger nachgehe? Kann ich mit der einen die Regelbesteuerung beanspruchen und mit der anderen als Kleinunternehmer agieren und für sie auf Vorsteuerabzug verzichten?”
Die klare Antwort hier ist: Nein, Kleinunternehmer und Regelbesteuerung gleichzeitig ist nicht möglich.
Denn ganz gleich, wie viele Tätigkeiten du ausübst, werden alle unter deinem Namen geführten Unternehmen in puncto Umsatzsteuer als zusammengehörig und als Einheit betrachtet. Und ein und dasselbe Unternehmen kann nicht verschiedenen Steuerregelungen unterliegen. Bedeutet: Entweder bist du mit allen Betrieben Kleinunternehmer oder für alle gilt die Regelbesteuerung.
Achtung Ausnahme: Ist eines deiner Unternehmen eine GbR, in der es neben dir einen anderen Unternehmer gibt? Dann ist die Kleinunternehmerregelung eine Option für eine deiner (anderen) selbstständigen Tätigkeiten.
Zusammenfassung
Der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung erfolgt nach UStG immer zum Wechsel ins nächste Geschäftsjahr. Er tritt entweder automatisch ein, wenn dein Jahresumsatz über der Umsatzgrenze der Kleinunternehmer liegt. Oder du wählst ihn freiwillig – zum Beispiel, um in den Vorteil des Vorsteuerabzugs zu kommen. Beim freiwilligen Wechsel bist du fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.
