Reisekosten richtig von der Steuer absetzen: Der komplette Guide für 2025

Welche Reisekosten sind steuerlich absetzbar?

Bei beruflich veranlassten Reisen kannst du verschiedene Aufwendungen steuerlich geltend machen. Zu den absetzbaren Kosten gehören:

• Fahrtkosten mit dem eigenen Fahrzeug oder öffentlichen Verkehrsmitteln
• Verpflegungsmehraufwendungen für Mahlzeiten während der Dienstreise
• Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe oder als Pauschale
• Reisenebenkosten wie Parkgebühren oder Internetnutzung

Die Abrechnung erfolgt entweder mit Einzelnachweisen oder über Pauschalen. Unternehmen sollten beachten: Erstattungen vom Arbeitgeber müssen von den absetzbaren Beträgen abgezogen werden.

Bei längeren Auswärtstätigkeiten gelten besondere Regelungen für die doppelte Haushaltsführung. Hier sind zusätzlich wöchentliche Heimfahrten und Unterkunftskosten am Beschäftigungsort absetzbar.

Steuerfreie Reisekosten: was gehört dazu?

Laut aktuellem BMF-Schreiben können Arbeitgeber bestimmte Reisekosten steuerfrei erstatten, während andere als geldwerter Vorteil gelten. Steuerfrei bleiben nachgewiesene Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungspauschalen (14-28 € pro Tag). Darüber hinausgehende Erstattungen sind dagegen steuerpflichtig.

Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit von Reisekosten

Beruflich bedingte Auswärtstätigkeit nachweisen

Das Finanzamt erkennt beruflich bedingte Auswärtstätigkeiten nur an, wenn du die geschäftliche Veranlassung klar dokumentierst. Ein sorgfältiger Nachweis umfasst den Anlass der Reise, die Reisedauer und den zurückgelegten Weg. Für die erste Tätigkeitsstätte, also den Ort, an dem du deine Arbeit üblicherweise verrichtest, gelten andere Regeln als für Auswärtstätigkeiten.

Für die Anlage N deiner Steuererklärung brauchst du:

• Schriftliche Reiseaufträge oder Einladungen,
• Fahrtenbuch mit Kilometern und Reisezweck,
• Belege für Verkehrsmittel und Übernachtungen.

Bei regelmäßigen Fahrten außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte hilft ein digitales Fahrtenbuch, das alle relevanten Daten automatisch erfasst.

Dienstreisen vs. Arbeitsweg – Hin- und Rückweg richtig trennen

Der regelmäßige Weg zur ersten Tätigkeitsstätte und eine Dienstreise werden steuerlich unterschiedlich behandelt. Beim Arbeitsweg kannst du nur die einfache Strecke mit der Entfernungspauschale (30 Cent bis zum 20. Kilometer, 38 Cent ab dem 21. Kilometer) absetzen. Bei Dienstreisen gilt die volle Kilometerpauschale von 30 Cent für Hin- und Rückweg.

Bei 30 Kilometern Arbeitsweg kannst du täglich 9 Euro ansetzen, die gleiche Strecke als Dienstreise bringt dir 18 Euro. Bei Dienstreisen kannst du zusätzlich Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten geltend machen.

Mehr als 8 Stunden außer Haus? So nutzt du die Pauschale

Ab einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden kannst du die Verpflegungspauschale von 14 Euro geltend machen. Für mehrtägige Reisen gilt:

• An- und Abreisetag: je 14 Euro pauschal
• Volle Reisetage (24 Stunden): 28 Euro pro Tag
• Nach 3 Monaten am gleichen Einsatzort entfällt die Pauschale

Bei einer dreitägigen Geschäftsreise von Montag bis Mittwoch stehen dir insgesamt 56 Euro zu. Die genaue Dokumentation der Reisezeiten ist dabei besonders wichtig.

Diese Fahrtkosten kannst du von der Steuer absetzen

Kilometerpauschale richtig berechnen

Die Kilometerpauschale macht das steuerliche Absetzen von Dienstreisen besonders einfach. 30 Cent pro gefahrenem Kilometer kannst du pauschal ansetzen – sowohl für die Hin- als auch für die Rückfahrt. Diese Pauschale deckt sämtliche Fahrzeugkosten wie Benzin, Versicherung und Wartung ab. Erfahre mehr in unserem Beitrag zu Steuer von Fahrtkosten absetzen.

Nutzt du ein E-Bike oder Motorrad für deine beruflichen Fahrten, gelten andere Pauschalsätze: 20 Cent pro Kilometer beim Motorrad, während für E-Bikes bis 25 km/h keine spezielle Pauschale existiert. Hier musst du die tatsächlichen Kosten nachweisen.

Wichtig für die korrekte Abrechnung: Dokumentiere alle veranlassten Auswärtstätigkeiten sorgfältig mit Datum, Ziel und Zweck der Fahrt. Parkgebühren sind übrigens nicht in der Kilometerpauschale enthalten – diese kannst du zusätzlich als Reisenebenkosten geltend machen.

Öffentliche Verkehrsmittel und Flugkosten

Bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel für Dienstreisen setzt du die tatsächlich angefallenen Kosten an. Das gilt für Bahn, Bus, Taxi und Flugzeug. Während die Entfernungspauschale auf 4.500 Euro jährlich begrenzt ist, kannst du die realen Kosten für Bahn und Bus unbegrenzt absetzen.

Taxikosten werden nur in bestimmten Fällen anerkannt: etwa bei fehlendem ÖPNV, schwerem Gepäck oder zwischen 23 und 6 Uhr. Flugkosten sind als Werbungskosten abziehbar, wenn sie beruflich veranlasst und angemessen sind.

Für den Nachweis brauchst du die Original-Fahrscheine oder elektronische Tickets. Bei Bahnfahrten über zwei Stunden erkennt das Finanzamt auch die 1. Klasse an. Das Deutschlandticket für 58 Euro monatlich kannst du ebenfalls als Werbungskosten geltend machen, sofern du es überwiegend beruflich nutzt.

Fahrtkosten: Hin- und Rückweg in der Steuererklärung eintragen

Bei der Steuererklärung unterscheidet das Finanzamt genau zwischen normalen Arbeitswegen und Dienstreisen.

Für Selbstständige gilt: Die Fahrtkosten für Hin- und Rückfahrt lassen sich mit 0,30 Euro pro Kilometer absetzen. Bei einer Dienstreise von 50 Kilometern kannst du 30 Euro (100 km x 0,30 €) geltend machen.

Angestellte tragen ihre beruflichen Fahrtkosten in der Anlage N unter Werbungskosten ein, während Selbstständige diese in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) vermerken. Die tatsächlichen Ausgaben müssen dabei durch Belege wie Tankquittungen oder ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden.

Verpflegungsmehraufwand und Spesen richtig abrechnen

Bei beruflichen Reisen kannst du zusätzliche Verpflegungskosten steuerlich geltend machen. Die Pauschalen gelten sowohl für Selbstständige als auch für Angestellte und sind einfach anzuwenden.

Pauschalen für Verpflegung im In- und Ausland

Die Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen bleiben 2025 unverändert bei 14 Euro für Abwesenheiten zwischen 8 und 24 Stunden sowie 28 Euro bei 24 Stunden. Erhält der Reisende kostenlose Mahlzeiten, werden die Pauschalen gekürzt: 5,60 Euro (20 Prozent) für ein Frühstück und jeweils 11,20 Euro (40 Prozent) für Mittag- oder Abendessen.

Für Auslandsreisen gelten länder- und städteabhängige Sätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich anpasst. Der Tagessatz 2025 beträgt beispielsweise in Paris 58 Euro pro Tag, in Tokio 50 Euro und in Warschau 40 Euro. Diese Beträge kannst du als Betriebsausgabe oder Werbungskosten steuerlich absetzen.

Besonderheiten bei mehrtägigen Dienstreisen

Bei längeren Geschäftsreisen gelten spezielle Abrechnungsregeln für An- und Abreisetage. Das Finanzamt gewährt hier jeweils 14 Euro Verpflegungspauschale - unabhängig von der tatsächlichen Reisedauer an diesen Tagen.

Für die dazwischenliegenden vollen Reisetage erhältst du 28 Euro.

Tipps für veranlasste Auswärtstätigkeiten:

• Dokumentiere den beruflichen Anlass der Reise lückenlos (Termineinladungen aufbewahren)
• Notiere Grenzübertritte bei Auslandsreisen mit genauen Uhrzeiten
• Bei mehreren Ländern an einem Tag gilt der Ort, den du vor Mitternacht erreicht hast.

So setzt du Übernachtungskosten steuerlich ab und trennst Unterkunftskosten korrekt

Die tatsächlichen Übernachtungskosten kannst du vollständig von der Steuer absetzen, wenn du entsprechende Belege vorlegst. Achte darauf, dass die Hotelrechnung auf deinen Namen ausgestellt ist und das Frühstück separat ausgewiesen wird.

Laut aktuellem BMF-Schreiben musst du für ein Frühstück pauschal 5,60 Euro abziehen, wenn in der Rechnung nur ein Gesamtbetrag angegeben ist. Selbstständige erfassen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Angestellte in der Anlage N unter Werbungskosten.

Wichtig: Pay-TV oder andere private Extras erkennt das Finanzamt nicht an. Bitte daher um separate Rechnungen.

Reisekosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben eintragen

Die richtige Stelle für deine Reisekosten in der Steuererklärung hängt von deiner beruflichen Situation ab. Arbeitnehmer tragen ihre Ausgaben in der Anlage N unter 'Werbungskosten' ein. In Zeile 68 Fahrtkosten, die Zeile 75 für Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten.

Selbstständige erfassen ihre Reisekosten als Betriebsausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Achte dabei auf diese Zeilen:

• Fahrtkosten in Zeile 60/61
• Verpflegungsmehraufwendungen in Zeile 40
• Übernachtungskosten in Zeile 40

Praktischer Hinweis: Eine digitale Buchhaltungssoftware wie sevdesk hilft dir, den Überblick über deine Reisekosten zu behalten und erleichtert so deine Steuererklärung.

Zusammenfassung: Reisekosten clever absetzen und Steuern sparen

Beachte die aktuellen Pauschalen und Kilometersätze, die für 2025 gelten: 30 Cent pro Kilometer für PKW-Fahrten, 14 Euro Verpflegungspauschale bei über 8 Stunden Abwesenheit und 28 Euro bei 24 Stunden. Mit einer systematischen Dokumentation aller Reisekosten maximierst du deine Steuervorteile und sparst wertvolle Zeit. Besonders wichtig sind dabei:

• Lückenlose Erfassung aller Fahrtkosten und Belege
• Korrekte Trennung zwischen privater und geschäftlicher Nutzung
• Zeitnahe Dokumentation von Verpflegungspauschalen
• Sorgfältige Aufbewahrung aller Übernachtungsrechnungen

Besonders Unternehmen profitieren von einer digitalen Erfassung ihrer Geschäftsreisen. Eine automatisierte Lösung hilft dir nicht nur Zeit zu sparen, sondern minimiert auch das Risiko von Erfassungsfehlern. Mit der richtigen Software behältst du alle Reisekosten und Pauschalen im Blick und bist für Rückfragen vom Finanzamt bestens gerüstet.

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Häufig gestellte Fragen zum Thema Reisekosten absetzen