Spesenabrechnung: Wie rechnest du ab?
Deine Mitarbeiter sind auf Geschäftsreise und haben Ausgaben für Hotel, Anfahrt und Verpflegung? Sicherlich wollen sie diese über die Spesenabrechnung erstattet bekommen. Hierbei ist einiges zu beachten. Damit nichts schiefgeht, klären wir hier die korrekte Erstellung einer Spesenabrechnung, wann Spesen steuerfrei sind und welche Spesensätze 2024 gelten.
Darum ist eine Spesenabrechnung wichtig
Lass uns gleich zu Beginn eine wichtige Frage klären, nämlich: Warum muss ich eine Spesenabrechnung erstellen?
Die Gründe sind so einfach wie entscheidend:
- Du brauchst die vollständigen Spesenabrechnungen deiner Angestellten, damit du ihre Reisekosten korrekt verbuchen und als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen kannst.
- Ohne richtige Spesenabrechnung musst du als Arbeitgeber Auslagen nicht auszahlen bzw. die Rückerstattung zieht sich hin.
- Werden Spesen (wissentlich) falsch in Rechnung gestellt, kann dies Grund für eine fristlose Kündigung sein.
Triftige Gründe, oder? Dann lass uns jetzt schauen, was genau eine Spesenabrechnung ist.
Sieh dir auch unser Video „Spesenabrechnung einfach erklärt“ an:
Was ist eine Spesenabrechnung?
Auf Dienstreisen entstehen Kosten, die sich in die vier Kategorien - Fahrtkosten (auch Beförderungskosten), Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Nebenkosten - aufteilen.
In die Spesenabrechnung werden aus diesen Bereichen all jene Ausgaben aufgenommen, die Angestellte ausgelegt haben und die sie sich nach der Geschäftsreise von dir als ihrem Arbeitgeber erstatten lassen wollen.
Im engeren Sinn zählt man zu Spesen eigentlich nur die Ausgaben für Verzehr und Getränke. Oft werden aber auch die Kosten für Übernachtung, Nebenkosten und Fahrtkosten als Spesen bezeichnet. Wir werden in diesem Artikel zu Spesen alle vier Kategorien zählen.
So rechnest du Spesen richtig ab
Spesen abrechnen können alle Angestellten, die berufsbedingt verreisen und entsprechend nicht an ihrer ersten Tätigkeitsstätte arbeiten. Dasselbe gilt für dich, wenn du selbstständig bist.
Für eine Spesenabrechnung ist zum einen entscheidend, dass mit ihr alle Belege wie Quittungen und Rechnungen eingereicht werden. Zum anderen können nur solche Ausgaben in der Abrechnung aufgeführt werden, die in direktem Zusammenhang mit der Geschäftsreise stehen. Kosten für privaten Bedarf sind damit ausgeschlossen.
Wie du deine Spesenabrechnung erstellst
Damit lägen die wichtigsten Basics für die Spesenabrechnung auf dem Tisch. Kommen wir nun zu unseren erprobten Tipps für deine nächste Spesenabrechnung:
- Vor der Reise Budgets festlegen: Viele Unternehmen legen in betriebsinternen Reisekostenrichtlinien Fristen und Budgets fest und machen transparent, ob Übernachtungen beispielsweise in Pauschalbeträge erstattet werden oder nach tatsächlich angefallenen Kosten. Das beugt Missverständnissen vor und sorgt außerdem für eine optimierte Reiseplanung.
- Belege sammeln: Reisende müssen zu all ihren Ausgaben rund um die Geschäftsreise Belege wie Rechnungen und Quittungen aufbewahren und nach den vier Reisekostenkategorien gruppieren.
Hinweis:
Die Belegpflicht gilt beim Trinkgeld als einzige Ausnahme nicht. Hierfür ist keine Rechnung erforderlich. Mitarbeiter können einen Eigenbeleg über das gezahlte Trinkgeld erstellen, den sie der entsprechenden Restaurantrechnung beifügen. - Vorlage downloaden: Erprobte Vorlagen oder Online Formulare zur Spesenabrechnung unterstützen bei einer schnellen und reibungslosen Spesenabrechnung.
Unser Tipp:
Lade dir hier unsere kostenlose Vorlage herunter. - Formular bzw. Spesenvorlage korrekt ausfüllen: Alle notwendigen Angaben werden in die Abrechnung eingetragen. Dazu zählen u.a. Datum, Name des Reisenden, Zweck der Reise, Dauer der Reise, Ziel der Reise, Ausgaben entsprechend den vier Spesenkategorien und der Gesamtbetrag. Unsere Vorlage zeigt dir, wo genau du all diese Informationen in der Spesenabrechnung einträgst.
- Spesen einreichen: Die Reisekostenvorlage ist ausgefüllt und die Rechnung erstellt? Alle Belege sind angehängt? Dann können deine Angestellten die komplette Spesenabrechnung zur Prüfung einreichen.
- Prüfung und Erstattung: Gibt die Buchhaltung grünes Licht, kann die Erstattung erfolgen.
- Spesen von Steuer absetzen: Du kannst für dein Unternehmen die betriebsinternen Spesenabrechnungen von der Steuer als Betriebsausgaben absetzen.
- Eine Buchhaltungssoftware nutzen: Viele Arbeitgeber und Unternehmen verwenden eine spezielle Software wie sevdesk, die die Weiterbearbeitung der Kosten in der Buchhaltung stark erleichtert und beschleunigt. Teste sevdesk am besten jetzt 14 Tage kostenlos und überzeuge dich davon, wie viel leichter Buchhaltung und Belegablage werden dürfen.
Das grundsätzliche Vorgehen der Abrechnung von Spesen wäre hiermit klar, oder? Dann lass uns jetzt einen Blick auf eine Besonderheit in der Spesenabrechnungen ansehen.
Abrechnung von Spesensätzen
Spesen kannst du je nach Sachverhalt entweder nach tatsächlich angefallene Reisekosten oder nach Pauschalbeträgen bzw. nach festen Spesensätzen auszahlen. Verpflegungskosten werden immer in festen Euro-Pauschalen erstattet. Das heißt: Arbeitgeber übernehmen Ausgaben für Essen und Trinken in Höhe von verbindlich geltenden Spesensätzen.
Im Gegensatz hierzu können Arbeitgeber die Kosten für die Übernachtung ihrer Angestellten wahlweise in Pauschalbeträgen oder tatsächlich angefallenen Kosten zahlen. Steuerfrei ist jedoch immer nur ein Betrag bis zum festgesetzte Pauschbetrag für Übernachtungen.
Wichtig:
Welche Spesensätze steuerfrei sind, veröffentlicht regelmäßig das Bundesministerium für Finanzen (BMF). Möchtest du hierzu mehr wissen und was sich bei einer Spesenabrechnung 2023 zu 2024 geändert hat? Lies gern unsere Artikel Spesen in Deutschland und Spesen im Ausland.
Was wir dir hier auf jeden Fall schon mitgeben wollen: Die Pauschalsätze variieren zum einen von Reiseland zu Reiseland. Zum anderen wird je nach Reisedauer zwischen dem kleinen und dem großen Pauschalsatz unterschieden. Wie sieht das aus?
Die kleine Verpflegungspauschale wird angewandt bei Geschäftsreisen, die zwischen acht und 24 Stunden dauern. Sie gilt auch für den Anreise- und den Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen. Das BMF hat für Dienstreisen in Deutschland für 2024 den kleinen Spesensatz mit 16 Euro berechnet.
Die große Verpflegungspauschale greift bei mehrtägigen Dienstreisen für jede Abwesenheit von 24 Stunden pro Kalendertag von der ersten Tätigkeitsstätte. Er liegt für 2024 bei 32 Euro.
Und weil das so oft vergessen wird, wollen wir noch zwei Einschränkungen in puncto Spesenpauschale mit dir teilen:
- Für die vom BMF gesetzlich festgelegten Spesenpauschalen gilt eine Drei-Monats-Frist. Das heißt: Ist dein Mitarbeiter länger als drei Monate am selben Ort auf Dienstreise, verfällt der Anspruch auf Spesenzahlung.
- Zahlst du Frühstück, Mittag- oder Abendessen nicht selbst – zum Beispiel, weil du eingeladen wirst – wird der Spesensatz für Verpflegung gekürzt. Dasselbe gilt, wenn das Frühstück im Hotelpreis inkludiert ist. Konkret bedeutet das: Ein nicht selbst bezahltes Frühstück führt zu einer Spesenkürzung um 20 Prozent. Wird das Mittag- oder Abendessen übernommen, werden sogar 40 Prozent abgezogen.
Du willst mehr über die einzelnen Spesensätze bei Geschäftsreisen in Deutschland und im Ausland erfahren und wie genau sich der kleine Pauschalsatz und die große Ganztagespauschale berechnen? Detaillierte Informationen haben wir dir in unseren umfassenden Ratgeberartikeln zu Spesen in Deutschland und Spesen im Ausland zusammengestellt.
Wickle deine Spesenabrechnungen samt Spesenpauschalen und möglichen Kürzungen von dir oder deinem Team online ab. So hast du alle Informationen und Belege immer griffbereit. Und ein weiteres Plus: Über Integrationen kannst du alles direkt in eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk einspielen und weiter bearbeiten.
Beispiel für eine Spesenabrechnung
Kommen wir nun noch zu einem Spesenabrechnung-Beispiel, mit dem wir dir anhand von Zahlen und einzelnen Reisetagen zeigen wollen, wie du die Pauschalen bei mehrtägigen Geschäftsreisen berechnest.
Stell dir dazu vor, dein Mitarbeiter Peter fährt für eine viertägige Dienstreise nach München: Sein eigentlicher Arbeitsplatz ist in Bremen. Um für wichtige Verhandlungen um 11 Uhr mit Geschäftspartnern am Tisch sitzen zu können, fliegt Peter gleich morgens um 7 Uhr. Seinen Flug sowie Hotelzimmer und Reisenebenkosten hat er ausgelegt. Im Übernachtungspreis ist das Frühstück inbegriffen, auf das sich Peter aufgrund seiner Reichhaltigkeit mit Obstsalat und Bircher Müsli schon besonders freut. Mittag- und Abendessen zahlt Peter an allen Tagen mit seiner eigenen Kreditkarte.
Die Ausgaben für Verpflegung auf Peters Spesenabrechnung berechnet er so:
Alle weiteren Ausgaben aus eigener Tasche belegt Peter im Rahmen seiner Spesenabrechnung durch Quittungen, Eigenbelege und Rechnungen. So nimmt er in seine Spesenabrechnung noch 170 Euro Flugkosten und 40 Euro für Taxifahrten (Kategorie Fahrtkosten), 15 Euro Trinkgeld (Reisenebenkosten) und 210 Euro Hotelkosten (Übernachtungskosten) auf. Die Gesamtsumme seiner Spesenabrechnung beträgt somit 518,20 Euro.
Bevor wir gleich weitergehen mit praktischen Tipps für eine einfachere Spesenabrechnung sowie dem Thema Spesen und Steuer, noch der Hinweis:
Für Fernkraftfahrer, für die Dienstreisen bzw. unterwegs zu sein Routine sind, gelten gesonderte Spesengelder. So stehen auf der LKW-Fahrer-Spesenabrechnung kleine Verpflegungs-Pauschalen von 15 und Ganztagespauschalen von 30 Euro.
Vorlage für deine Spesenabrechnung
Fassen wir bis hierher noch einmal zusammen. Du weißt, warum die Spesen-Abrechnung für Arbeitgeber und Angestellte wichtig ist. Dir ist bekannt, was auf die Spesenabrechnung gehört und welche Pauschalen und Kürzungen es gibt.
Jetzt steht der Umsetzung wirklich nichts mehr im Weg! Hol dir dafür unsere Vorlage für deine Spesenabrechnung als Excel- oder Word-Datei. In wenigen Augenblicken ist deine Abrechnung fertig – korrekt, komplett und fertig für die Buchhaltung.
Spesenabrechnung und Steuererklärung
Weil das natürlich ein wichtiges Thema ist, hier noch ein abschließendes Wort zu Spesen und Steuern: Die Überweisung der Spesenpauschalen durch dich als Arbeitgeber ist steuerfrei. Deine Angestellten haben schließlich die Kosten mit dem bereits versteuerten Einkommen vorab gezahlt.
Unser Tipp: Für Prüfungen durch das Finanzamt sollten sie ihrer Steuererklärung die Spesenabrechnungen beilegen.
Was ist aber, wenn der Arbeitgeber nicht zahlt?
In diesem Fall können Arbeitnehmer ihre Spesen als Reisekosten direkt über die Einkommensteuer abrechnen. Dafür geben sie Reiseausgaben als Werbungskosten an.
Damit hätten wir für deine Mitarbeiter alles rund um die Spesenabrechnung geklärt. Wie aber sieht das mit den Spesenabrechnungen für Selbstständige aus?
Spesenabrechnung bei Selbständigen
Wir hatten es oben kurz erwähnt: Auch als Selbstständiger kannst du Spesen steuerlich geltend machen. Deine Verpflegungspauschalen berechnest du dabei ebenso wie Angestellte. Außerdem solltest du folgendes beachten:
- Reist du mit dem Geschäftswagen oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Tram, gibst du die genauen Fahrtkosten an und hältst die Belege parat. Nutzt du dein privates Auto, kannst du eine Kilometerpauschale von 30 Cent anwenden.
- Bei anfallenden Übernachtungskosten kannst du keine Übernachtungspauschale in Anspruch nehmen. Stattdessen führst du als Selbstständiger die tatsächlich angefallenen Kosten an und weist sie per Beleg nach.
- Das Frühstück deiner Hotelrechnung musst du separat angeben. Die Übernachtungskosten kannst du nämlich als Betriebsausgaben mit einem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent von der Vorsteuer abziehen lassen. Für die Verpflegung – also das Frühstück – greift der Steuersatz von 19 Prozent.
Du hast alle Ausgaben, Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand etc. und Steuersätze zugeordnet und addiert? Dann kannst du die Spesen in der Steuererklärung als Betriebsausgaben eintragen und von der Steuer absetzen.
Zusammenfassung zur Spesenabrechnung
Die Spesenabrechnung ist für Selbstständige wie für Angestellte wichtig. Durch sie können sie Auslagen wie Fahrtkosten und Verpflegung von Dienstreisen erstattet bekommen und von der Steuer absetzen. Spesen kannst du je nach Kategorie nach tatsächlichen Kosten abrechnen oder nach Pauschalbeträgen. Für Verpflegung gelten jedoch immer feste Spesensätze, die steuerfrei erstattet werden können. Diese Pauschalen für Geschäftsreisen im In- und Ausland, veröffentlicht jährlich das Bundesfinanzministerium.
