Fahrtenbuch nachträglich schreiben
Im hektischen Arbeitsalltag kann es vorkommen, dass du einfach vergisst, nach einer Fahrt die Daten ins Fahrtenbuch zu schreiben. Vielleicht passiert das sogar mehrfach und nach ein paar Wochen fallen Dir die Lücken im Fahrtenbuch auf. "Uff, da war doch was!" Darfst du dann das Fahrtenbuch nachträglich vervollständigen, also schreiben? Es kommt auf die Situation an, wie wir im weiteren Text erläutern.
Kann man das Fahrtenbuch nachträglich ändern?
Am besten ist es, wenn du dir folgenden Satz einprägst und jedes Mal daran denkst, wenn du in den Firmenwagen steigst: "Das Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form zu führen". So hat es der Bundesfinanzhof, das oberste Finanzgericht, mehrfach formuliert, unter anderem im Urteil vom 16. März 2022 (VIII R 24/19).
Das bedeutet: Du musst generell nach einer Fahrt möglichst schnell (zeitnah) und ohne spätere Änderungsmöglichkeit (geschlossen) das Fahrtenbuch führen, auch wenn das für dich einiger Aufwand ist.
Dazu gehört:
- Datum
- Kilometerstand zu Beginn und nach der Fahrt
- zurückgelegte Strecke (Reiseroute)
- Ziel der Fahrt und gewählte Route (falls ein Umweg erforderlich war)
- Reisezweck
- Besuchte Geschäftspartner oder Kunden
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Es sind aber Ausnahmen denkbar:
- Angenommen, du hattest einen Autounfall und musst ein paar Tage im Krankenhaus verbringen. Dann wird selbst der hartgesottenste Finanzbeamte dafür Verständnis haben, dass jedenfalls diese Fahrt mit dem Firmenwagen nachträglich eingetragen wird.
- Angenommen, du hast dich beim Kilometerstand, beim Kennzeichen verschrieben oder du hast dich beim Namen des Geschäftspartners geirrt und änderst das nachträglich. Dann wird das Fahrtenbuch dadurch erst richtig, was Deine Pflicht ist. Allerdings sollten diese nachträglichen Änderungen nachvollziehbar sein, etwa mit Hinweis "geändert wegen Schreibfehler". Im Zweifel solltest du einen Steuerberater fragen.
Besonderheit beim elektronischen Fahrtenbuch
Eine Besonderheit gilt für elektronische Fahrtenbücher: Die wesentlichen Fahrdaten werden automatisch erfasst, aber es fehlen natürlich die Kategorie (z.B. Dienstfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg) sowie Anlass und Namen von Geschäftspartnern oder Kunden bei einer Dienstfahrt.
Das Bundesfinanzministerium hat dazu vor mehreren Jahren eine 7-Tage-Regel geschaffen: Es ist demnach ausreichend, wenn innerhalb einer Woche nach Ende der Fahrt die fehlenden Daten nachträglich ins System eingegeben werden.
Welche Strafen drohen für ein falsch geführtes Fahrtenbuch?
Wenn Aufzeichnungen zum Firmenwagen vom Finanzamt nicht als ordnungsgemäße Fahrtenbücher anerkannt werden, dann gibt es keine Strafen im Sinne von Bußgeldern. Das Finanzamt wird aber Privatfahrten (genauer: der unterstellte Privatanteil bzw. Privatnutzung) dann nach der 1-Prozent-Regel besteuern (pro Monat ein Prozent vom Bruttolistenpreis des Fahrzeugs), was in vielen Fällen zu einer höheren Steuerlast für den privaten Nutzungsanteil führt als die Fahrtenbuchmethode. (Eine Gegenüberstellung inklusive Beispielen, findest du im Ratgeber zur Fahrtenbuchmethode)
Das kann auch rückwirkend geschehen mit der Folge, dass unter Umständen für mehrere Jahre Steuern für den Privatanteil nachzuzahlen sind. Das ist aber keine Strafe, sondern eine Steuernachforderung.
Gut zu wissen: Kleinere Mängel führen nicht dazu, dass das Fahrtenbuch für ungültig erklärt wird und die 1 %-Regelung angewendet wird, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind. So hat der Bundesfinanzhof in einem anderen Urteil entschieden (Az: VI R 38/06). In diesem Fall war eine einzelne Fahrt nicht dokumentiert, aber mit einer Tankquittung belegt.
Achtung: Vorsätzliche Täuschung führt zu Strafen
Anders sieht es aus, wenn jemand bewusst ein Fahrtenbuch mit dem Dienstwagen falsch führt, um sich einen Steuervorteil zu verschaffen. Beispielsweise, wenn Privatfahrten oder Familienheimfahrten oder Fahrten zur Arbeitsstätte als Dienstfahrten deklariert oder Kunden und Geschäftspartner erfunden und ins Fahrtenbuch eingetragen werden, um den privaten Nutzungsanteil klein zu halten. Das stellt bei Einreichung der Steuererklärung eine Steuerhinterziehung dar, für die es gravierende Strafen geben kann. Ein Bußgeld kann außerdem verhängt werden, wenn jemand nach einem Verkehrsverstoß behördlich verpflichtet wurde, ein Fahrtenbuch zu führen.
Häufige Fehler beim Fahrtenbuch vermeiden
Erinnerst du dich noch an den Satz "Das Fahrtenbuch ist zeitnah und in geschlossener Form zu führen"? Wenn ja, dann weißt du auch, welche häufigen Fehler du vermeiden solltest.
Nachträgliches Ausfüllen:
Jede Fahrt sollte möglichst von Beginn an immer sofort eingetragen werden, egal ob Privatfahrten oder geschäftliche Fahrt.
Lose Zettel und Excel-Tabelle:
Um als "geschlossene Form“ zu gelten, reicht weder eine Lose-Blatt-Sammlung noch eine Excel-Tabelle. Denn ist viel zu leicht manipulierbar. Exceldateien müssen unveränderbar abgespeichert und ausgedruckt sein. Verwende bestenfalls ein Fahrtenbuch aus dem Fachhandel oder ein elektronisches Fahrtenbuch.
Fehlende oder widersprechende Angaben:
Die Mindestangaben müssen im Fahrtenbuch enthalten sein (siehe oben), etwa die Namen der Kunden oder Geschäftspartner. Es dürfen auch keine Lücken vorhanden sein. Sonst steht schnell das ganze Fahrtenbuch auf der Kippe. Tankbelege, Parktickets sowie Werkstatt-Rechnungen müssen zu den Angaben passen (Datum, Kilometerstand).
Ein Beispiel: Es gab angeblich nur vormittags eine Dienstfahrt; am Abend wurde das Fahrzeug jedoch betankt. Das könnte das Finanzamt dazu veranlassen zu vermuten, dass eine Privatfahrt vergessen wurde und damit das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wurde.
