Buchführungspflicht

Kaufleute sind zur Buchführung verpflichtet. Die Buchführungspflicht ist im Handelsgesetzbuch (HGB) festgeschrieben und reguliert. Die Pflicht zur Führung von Büchern ist abhängig von der Rechtsform. Außerdem kommt es darauf an, ob ein Selbstständiger oder ein Unternehmen als Kaufmann gilt. Dieses Kriterium entscheidet letztlich über die Buchführungspflicht.

Buchführungspflicht: Wer muss Buch führen?

Grundlagen der Buchführungspflicht

Wer ist buchführungspflichtig nach HGB? Wer unterliegt der Buchführungspflicht? Die Buchführungspflicht ist die Pflicht der Kaufleute, eine systematische Dokumentation zur Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle im Unternehmen zu erstellen und gegebenenfalls zu veröffentlichen. Die Bilanz gewährt einen Überblick über die Gesamtlage eines Unternehmens. Einen detaillierten Einblick in die Tätigkeiten und Vorgänge der Firma erlaubt die Buchführung. Jeder der nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) als Kaufmann als Kaufmann gilt, ist zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet.

Es gelten gemäß Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz größenabhängige Ausnahmeregelungen. Die Buchführungspflicht beginnt generell mit der Aufnahme des Handelsgewerbes; für Kannkaufleute und Formkaufleute beginnt die Pflicht zur Buchhaltung mit der Eintragung in das Handelsregister. Bei einer offenen Handelsgesellschaft (OHG) beginnt die Buchführungspflicht bereits vor dem Handelsregistereintrag bei Geschäftsbeginn. Die Buchführungspflicht endet mit dem Erlöschen der Kaufmannseigenschaft. Bei Kann- und Formkaufleuten endet sie mit der Löschung aus dem Handelsregister.

Buchführungspflicht und Steuerrecht

Im Steuerrecht dient die Pflicht zur Buchführung alleine der Ermittlung der Steuerlast. Die Buchführung muss im Steuerrecht häufig noch komplexer sein als im Handelsrecht. Die Buchführung hilft außerdem bei der Ermittlung der Ertrags- und Substanzsteuern. Für Unternehmen, die bereits nach dem Handelsgesetzbuch zur Buchführung verpflichtet sind, gilt diese Pflicht auch im Hinblick auf die Besteuerung. Unternehmen müssen in regelmäßigen Abständen Abschlüsse erstellen, denen eine jährliche Bestandsaufnahme (Inventur) vorausgeht. Land- und Forstwirte sowie Gewerbetreibende sind gemäß Steuerrecht buchführungspflichtig, wenn sie

  • Einen jährlichen Gesamtumsatz von mehr als 500.000 Euro erwirtschaften
  • Selbstbewirtschaftete Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 Euro besitzen
  • Gewinne aus Gewerbebetrieb pro Wirtschaftsjahr in Höhe von mehr als 50.000 Euro verbuchen können
  • Einen jährlichen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 50.000 Euro erzielen.

Die Buchführungspflicht beinhaltet für Gewerbetreibende, die alle Voraussetzungen zur Buchführungspflicht erfüllen, eine Mindestaufzeichnungspflicht. Nach dieser ist ein Wareneingangsbuch und ein Warenausgangsbuch zu führen. Die Buchführungspflicht beginnt ab dem der Mitteilung durch das Finanzamt folgenden Geschäftsjahr. Ein Beispiel: Hat das Finanzamt die Pflicht zur Buchführung am 1.12.2016 festgestellt und beginnt das Geschäftsjahr des betreffenden Unternehmens am 1.1.2017, so ist das Unternehmen ab Neujahr 2017 buchführungspflichtig.

Die Pflicht endet mit dem Ablauf des Geschäftsjahres, das auf das Geschäftsjahr folgt, in dem von der Finanzbehörde festgestellt wird, dass keine Voraussetzungen für die Buchführungspflicht mehr vorliegen. Das Steuerrecht legt die Buchführungspflicht für Unternehmen anhand von Umsatz und Gewinn fest.

Verstöße und Strafen bei Verletzung der Buchführungspflicht

Welche Strafe droht bei einem Verstoß gegen die Buchführungspflicht? Verstößt ein Unternehmen gegen die Pflicht zur Buchführung und gerät es in Insolvenz, droht eine Geld- oder Freiheitsstrafe wegen Bankrott und Verletzung der Buchführungspflicht. Beachtet ein Unternehmen die nach Steuergesetzen angeordnete Buchführungspflicht nicht, droht ihm eine Strafe. Es handelt sich hierbei sogar um einen Straftatbestand, der nach § 283 StGB geregelt ist.

Wer die Pflicht zur Führung von Büchern ignoriert, jedoch nicht insolvent wird, dem droht eine Strafe nach §§ 369–412 AO.

Buchführungspflicht: Wer muss Buch führen?

Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist

Freiberufler, zu denen Rechtsanwälte, Journalisten, Steuerberater oder Ärzte gehören, sind gewöhnlich keine Kaufleute nach HGB. Diese Berufsgruppen sind daher in der Regel daher nicht zur Buchführung verpflichtet. Kleinere Unternehmen zählt man häufig zu den Nichtkaufleuten und sind daher nicht zur Buchführung verpflichtet. Dennoch bestehen keine eindeutigen Größen zur Abgrenzung. Liegt der Jahresumsatz eines Unternehmens unter 500.000 Euro oder wird weniger als 50.000 Euro Gewinn im Jahr erwirtschaftet, ist das Unternehmen nicht zur Buchführung verpflichtet. Freiberufler, deren Jahresumsatz höher als 500.000 Euro ist oder deren jährlicher Gewinn mehr als 50.000 Euro beträgt, sind auch dann nicht buchführungspflichtig. Freiberufler und Gewerbetreibende, die nicht buchführungspflichtig sind, müssen lediglich für das Finanzamt eine Einnahme-Überschussrechnung erstellen.

Aufbau der Buchführung

Zur Buchführung gehören die Komponenten Inventur, Inventar und Bilanz. Merke: Die Inventur ermittelt das Inventar im Unternehmen, das sich in der Bilanz niederschlägt. Die Bilanz gliedert sich in Aktiva als Vermögen eines Unternehmens sowie in Passiva als Quellen für das Vermögen in Form von Eigen- und Fremdkapital. Die Buchführung erfasst alle laufenden Geschäftsvorfälle, die zu Veränderungen in der Bilanz führen. Die Veränderungen werden auf Konten erfasst, die sich in Aktiv- und Passivkonten gliedern.

Ein Geschäftsvorfall betrifft immer mindestens zwei Konten. Man bucht immer „Soll an Haben“. Konten werden in Bestandskonten, Erfolgskonten sowie Sach- und Personenkonten unterschieden, alle Konten sind im Kontenrahmen erfasst. Die Bücher der Buchführung werden in Grundbuch als Journal, Hauptbuch mit allen Sachkonten sowie Nebenbücher als Erläuterungen bestimmter Sachkonten unterteilt. Jeder Geschäftsvorfall wird in zwei Büchern erfasst, daher ist von der doppelten Buchführung die Rede.