Umsatzsteuer berechnen – so behältst du den Überblick

Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, die der Staat auf die Umsätze von erbrachten Leistungen und Lieferungen von Waren erhebt. Als Unternehmer oder Freiberufler in Deutschland bist du dazu verpflichtet, auf deinen Rechnungspreis die Umsatzsteuer aufzuschlagen.

Wie einfach du die Umsatzsteuer auf verschiedenen Wegen selbst berechnest, kannst du im folgenden Beitrag lesen. Ebenso kannst du dich darüber schlau machen, wie du die Umsatzsteuer mit der selbst gezahlten Mehrwertsteuer verrechnest und welche Ausnahmen es gibt. Für deine Unternehmensführung ist es unabdinglich, dass du einen Überblick über deine Umsatzsteuerlast hast. Wir empfehlen dir deshalb einfache Werkzeuge, die dich unkompliziert bei der richtigen Berechnung unterstützen.

Das erwartet dich heute:

Wer muss Umsatzsteuer erheben und zahlen?

Die Umsatzsteuer (USt) ist das Gegenstück zur Mehrwertsteuer, die der Empfänger deiner Leistung oder deiner Waren zahlen muss. Allgemein gilt der Umsatzsteuersatz von 19 Prozent und der ermäßigte Satz von 7 Prozent für bestimmte Waren und Dienstleistungen. Gleichzeitig zahlst du selbst Mehrwertsteuer an deine Lieferanten. Die Mehrwertsteuer, die du für Beschaffungen zahlst, kannst du mit der selbst eingeforderten Umsatzsteuer auf deinen eigenen Rechnungen verrechnen. Die Differenz geht ans Finanzamt. Grundsätzlich ist im Umsatzsteuergesetz (UstG) geregelt, welche „Lieferungen und sonstigen Leistungen“ umsatzsteuerpflichtig sind. Ob du dazu verpflichtet bist, Umsatzsteuer zu erheben oder nicht, hängt also von deiner Tätigkeit und deinem Status ab.

  • Unternehmen, die als Gesellschaften betrieben werden: Eingetragene Gesellschaften sind prinzipiell immer dazu verpflichtet, Umsatzsteuer zu erheben.
  • Freiberufler und selbstständige Gewerbetreibende: Du stellst Leistungen und Lieferungen an deine Kunden in Rechnung? Dann musst du grundsätzlich darauf die geltende Umsatzsteuer von 19 oder 7 Prozent erheben und separat ausweisen.
  • Kleinunternehmer: Als sogenannter Kleinunternehmen mit einem Umsatz im Vorjahr von unter 17.500 Euro hast du die Möglichkeit, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen und wirst in dem Fall von der Umsatzsteuerpflicht befreit.

Netto, brutto und was das mit der Umsatzsteuer zu tun hat

Ein Nettopreis ist der Preis ohne Umsatzsteuer. Die Gewerbe-Preisliste deiner Lieferanten wird in der Regel Nettopreise enthalten. Wenn du im Großhandel einkaufst, wird am Regal normalerweise der Nettopreis angezeigt. Im Supermarkt, in dem der Endverbraucher seine Waren kauft, wird dagegen der Bruttopreis am Regal stehen.

Normalerweise wirst du bei B2B-Geschäften nur den Nettopreis für eine Leistung oder Ware kommunizieren, da die dann auf der Rechnung auftauchende Umsatzsteuer für beide Seiten ein durchlaufender Posten ist. Gestaltest du jedoch eine Preisliste oder ein Angebot für einen Endverbraucher, ist es wichtig den Bruttopreis inklusive Umsatzsteuer – oder in dem Fall oft Mehrwertsteuer genannt – zu nennen. Denn letztendlich ist der Verbraucher das letzte Glied in der Kette und kann die Umsatzsteuer nicht weiter verrechnen. Erstellst du als Handwerker für ein anderes Unternehmen einen Kostenvoranschlag, dann wird dein Kunde ganz selbstverständlich davon ausgehen, dass er keine Umsatzsteuer enthält. Ein privater Kunde jedoch würde sich wundern, wenn du auf die Rechnung für den Umbau oder die Reparatur am Ende stillschweigend 19% aufschlägst. Denn Privatpersonen denken normalerweise „brutto“.

Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer berechnen – Der Unterschied

Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer meinen oft das Gleiche. Im Allgemeinen wird von Umsatzsteuer als Oberbegriff gesprochen. Blickt man aus Endverbrauchersicht auf die Umsatzsteuer, wird sie oft Mehrwertsteuer genannt. Betrachtet man sie jedoch aus der Unternehmerperspektive, heißt sie auch Vorsteuer. Das ist die Umsatzsteuer deiner Lieferanten, die du vorstreckst, indem du deren Bruttobeträge zahlst. Diese kannst du dann mit der Umsatzsteuer auf deinen eigenen Rechnungen verrechnen.

Den richtigen Steuersatz finden

Seit 2007 beträgt die allgemeine Mehrwertsteuer für in Deutschland erbrachte und verkaufte Leistungen und Waren 19 Prozent. Davon gibt es jedoch auch Ausnahmen. Beispielsweise gilt für fast alle Lebensmittel traditionell ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent. Diese Ermäßigung gilt seit jeher, damit die Grundversorgung für alle Verbraucher erschwinglich ist. Waren des täglichen Bedarfs würden sich drastisch verteuern, wenn auf sie plötzlich auch der reguläre Steuersatz erhoben würde.

Als Überblick gelten in Deutschland folgende Mehrwertsteuersätze:

    • 19 Prozent als regulärer Steuersatz für die meisten Waren und Dienstleistungen, die nicht umsatzsteuerfrei sind oder dem ermäßigten Steuersatz unterliegen
    • 7 Prozent ist der ermäßigte Steuersatz und gilt für die meisten Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften, lebende Tiere, Übernachtungen, Kunstgegenstände, manche medizinischen Hilfsmittel usw.
    • 0 Prozent wird für Kreditvermittlungen, Versicherungen und Auslandslieferungen angewendet

Im Umsatzsteuergesetz §12 kannst du genau nachlesen, welche Steuersätze für deine Leistungen oder Produkte gelten.

Mehrwertsteuer
Mehrwertsteuer

Wann gilt die Sonderregelung für die Umsatzsteuer?

Als Freiberufler oder nebenberuflicher Gewerbetreibende kann dein Jahresumsatz relativ gering sein. Für manche ist selbstständige Arbeit eine zusätzliche Einkommensquelle oder Hobby. Auch in der Startphase des eigenen Unternehmens kann sich der Umsatz noch in Grenzen halten. Für diese Fälle bietet das Finanzamt die sogenannte Kleinunternehmerregelung an. Bist du Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, musst du keine Umsatzsteuer erheben. Du darfst dann allerdings auch keine Vorsteuer abziehen. Als Kleinunternehmer lag dein Umsatz im vergangenen Jahr unter 17.500 Euro? Du erwartest im folgenden Jahr einen Umsatz von höchstens 50.000 Euro? Erfüllst du diese Bedingungen, darfst du wählen, ob du der Kleinunternehmerregelung folgen möchtest.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung:

  • Für Endverbraucher sind deine Preise geringer, weil die Mehrwertsteuer für sie wegfällt
  • Zeitersparnis durch wegfallende Bürokratie durch Vorsteueranmeldung und Umsatzsteuererklärung
  • Einfache Buchhaltung

Nachteile der Kleinunternehmerregelung:

  • Deine Kunden können bereits auf der Rechnung sehen, dass du Kleinunternehmer bist
  • Du kannst keine Vorsteuer auf deine Einkäufe abziehen.

Tipp!

Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, gelten mehrere besondere Regeln für dich in Bezug auf deine Buchhaltung. Es ist wichtig, dass du weißt, worauf es bei der Umsatzsteuer als Kleinunternehmer ankommt.

So berechnest du die Umsatzsteuer auf deiner Rechnung Schritt für Schritt

Wie berechnest du deinen Nettopreis?

Der Preis für deine Ware oder deine Leistung entsteht aus den Kosten aus verschiedenen Faktoren und einem Gewinn. Berücksichtige bei der Preisgestaltung auch die indirekten Kosten, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem verkauften Produkt stehen. Hier eine Checkliste für die Berechnung deines Nettopreises:

  • Materialkosten
  • Produktionskosten
  • Arbeitszeit
  • Reisekosten
  • Energiekosten
  • Miete
  • Kosten für Werbung und Vermarktung
  • Kosten für Administration wie Auftragsbearbeitung und Buchhaltung
  • Lizenz- und Wartungskosten für IT-Systeme

Denke bei der Berechnung der Stückkosten oder Stundenpreise der verschiedenen Kostenfaktoren daran, dass du hier auch die Nettopreise verwendest, denn die Berechnung des Bruttobetrages geschieht erst im nächsten Schritt.

Wie berechnest du aus dem Netto- den Bruttopreis?

Nun hast du die verschiedenen Kostenfaktoren addiert und weißt, wie hoch der Nettopreis für dein Produkt oder der Stundenpreis für deine Leistung sein soll. Gehe wie folgt vor, wenn du dem Kunden nun den Bruttobetrag in Rechnung stellst:

  1. Finde den richtigen Umsatzsteuersatz. Dieser hängt von der Art der Waren oder Dienstleistungen ab, die du verkaufst und kann im UStG nachgelesen werden. Du verkaufst beispielsweise Beleuchtung, die mit dem regulären Steuersatz von 19 Prozent besteuert wird.
  2. Multipliziere nun den Nettopreis mit dem gegebenen Umsatzsteuersatz. Beispiel: Du verkaufst eine Lampe im Wert von 100 Euro netto. Auf deiner Rechnung steht: 100 Euro * 1,19 = 119 Euro.
  3. Im Allgemeinen gilt: Nettopreis * (1+Steuersatz) = Bruttopreis.

Wie berechnest du aus dem Brutto- den Nettopreis?

Es ist auch möglich, dass du anfangs den Bruttopreis für deine Ware kennst. Wenn zum Beispiel der Preis deines Produktes vom Markt vorgegeben ist, dann nützt die Kostenrechnung wenig. Wie gelangst du nun vom vorgegebenen Brutto- zum Nettopreis für dein Produkt?

Bruttopreis / (1+Steuersatz) = Nettopreis

Im Falle der Lampe sieht die Rechnung wie folgt aus:

119 Euro / (1+0,19) = 100 Euro

Umsatzsteuer einfach selbst berechnen mit einer Excel Vorlage

Um einfach und schnell mit deiner Umsatzsteuer-Berechnung zu starten, kannst du dir eine vordefinierte Excel Vorlage herunterladen. Dort gibst du die geltenden Steuersätze ein und kannst schon loslegen. In einer übersichtlichen Tabelle kannst du deine Artikel auflisten, ihre Nettopreise angeben und dann berechnet Excel für dich automatisch die Umsatzsteuer und den Bruttopreis für jede Position. So kannst du für kleine Aufträge kurz und korrekt den gesamten Rechnungsbetrag ermitteln.

Umsatzsteuerrechner direkt online berechnen

Zahlreiche Online-Rechner machen dir das Leben mit Umsatzsteuer leichter. Solch einen Online-Helfer kannst du auch verwenden, wenn du wissen willst, was der Bruttopreis für deinen Stundensatz ist. Er ist auch hilfreich, wenn du den Nettopreis eines Artikels in einem Webshop ausrechnen willst, denn als Umsatzsteuerpflichtiger zahlst du ja nur den Preis ohne Umsatzsteuer.

Das Steueraufkommen – Wie viele Steuereinnahmen das Bundesfinanzministerium durch die Umsatzsteuer erzielt

Im Kalenderjahr 2018 führten Verbraucher und Unternehmer Umsatz- bzw. Mehrwertsteuern für im In- und Ausland erworbene Waren und Dienstleistungen Wert von 234,8 Milliarden Euro an das Finanzamt ab. Damit ist die „Steuer auf Umsatz“ der größte Posten im Steueraufkommen der Bundesrepublik und stellt knapp ein Drittel der gesamten Steuereinnahmen (713,6 Milliarden Euro) von Bund und Ländern dar. Deutschlands Steuereinnahmen aus der Umsatzsteuer ist in den letzten acht Jahren mit fast 30 Prozent gestiegen und die Vorzeichen für weiteres Wachstum stehen gut. Umsatzsteuer ist folglich ein wesentlicher Faktor zur Finanzierung des Staates. Aus diesem Grund besteht von Seiten des Finanzamtes auch weiterhin erhöhter Fokus auf das Verhindern von Schwarzarbeit.

USt-Erklärung – so gibst du dem Finanzamt Auskunft über deine Umsatzsteuer

In Deutschland besteht weiterhin die Möglichkeit, seine Steuererklärung auf Papier oder elektronisch über ELSTER abzugeben. Auf der Homepage des Bundesfinanzministeriums findest du aktuell das Formular für die Umsatzsteuererklärung für das Jahr 2018. Die gute Nachricht: Die Abgabefrist sowohl für die Einkommenssteuererklärung als auch für die Umsatzsteuerjahreserklärung ist verlängert worden und endet im Jahre 2019 erstmals am 31. Juli. Wer einen Steuerberater beauftragt, unterliegt anderen Fristen und auch anderen Möglichkeiten zur Fristverlängerung. Zu diesen Themen kann dich dein Steuerberater informieren.

Umsatzsteuer bei Einkauf und Verkauf – Über die Verrechnung der Vorsteuer

Keine doppelte Steuerzahlung

Wenn du Rohstoffe, Materialien, Werkzeuge oder Dienstleistungen bei deinen Lieferanten einkaufst, zahlst du an diese in der Regel Umsatzsteuer. Diese gehen in deinen eigenen Produktionsprozess oder deine Leistungserstellung ein. Verkaufst du dein Endprodukt an ein anderes Unternehmen oder einen Endverbraucher, erhebst du wiederum Umsatzsteuer auf deiner Rechnung. Auf diese Weise sieht es aus, als könnte das Finanzamt doppelt verdienen. Um diese doppelte Belastung zu verhindern, gibt es den sogenannten Vorsteuerabzug. Das heißt, du darfst deine (in der Regel höhere) Verkaufs-Umsatzsteuer mit der (in der Regel niedrigeren) gezahlten Einkaufs-Umsatzsteuer verrechnen und zahlst die Differenz an den Fiskus. Hast du mehr Umsatzsteuer bezahlt als du eingenommen hast, bekommst du den Unterschied erstattet. Da du bei der Beschaffung eine Umsatzsteuer vorstreckst, nennt man die an Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer auch „Vorsteuer“.

Wann darfst du Vorsteuer abziehen?

Darf jeder die Vorsteuer verrechnen? Nein! Auch dafür gibt es Regeln. Einerseits musst du wie oben geschildert umsatzsteuerpflichtig sein, um die eingenommene Umsatzsteuer mit der gezahlten zu verrechnen. Als Privatperson geht das also nicht. Auch als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer darfst du die Mehrwertsteuer auf deine privaten Supermarkt-Quittung nicht mit den Umsatzsteuer-Eingängen deiner Firma verrechnen. Darüber hinaus sind Rechnungsstellung, Verbuchung und Dokumentation ausschlaggebend.

  1. Als Verkäufer musst du für das verkaufte Produkt Umsatzsteuer in Rechnung stellen und diese verbuchen. Die Nettoeinnahmen und die Umsatzsteuer gehören in der Buchhaltung streng getrennt. Das gleiche gilt für die Verbuchung der Zahlung deines Kunden.
  2. Achte auf die Rechnungen deiner Lieferanten an dich. Auch hier muss die Rechnungsstellung stimmen und die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen sein, damit du sie richtig verbuchen kannst. Bitte lieber deinen Lieferanten um die Korrektur einer falschen Rechnung, als dass du sie später nicht beim Finanzamt geltend machen kannst.

Wichtig ist auch zu beachten, dass nur eine Verrechnung der Umsatzsteuer möglich ist. Gewerbe-, Einkommens- oder andere Steuerarten können nicht mit der Umsatzsteuer beim Finanzamt abgeglichen werden.
Umsatzsteuer-Vorsteuer
Umsatzsteuer-Vorsteuer

Anmeldung der Vorsteuer

Je nach Umsatz deines Unternehmens möchte das Finanzamt gerne zu verschiedenen Fristen von dir wissen, wie viel Umsatzsteuer du erhoben hast und ihm daher schuldest. Bei hohen Umsätzen musst du schon im laufenden Steuerjahr regelmäßig eine sogenannte „Voranmeldung“ abgeben. Diese Zahlen interessieren das Finanzamt um zu schätzen, wie hoch das Steueraufkommen für das aktuelle Jahr voraussichtlich wird und wie groß demzufolge das Budget der Bundesrepublik Deutschland ausfällt. Vorsteueranmeldung im Überblick:

  • Deine jährliche Umsatzsteuerlast beträgt über 7.500 Euro: Du musst jeden Monat deine vereinnahmte Umsatzsteuer gegenüber dem Finanzamt angeben.
  • Liegt dein Jahresbetrag der Umsatzsteuer zwischen 1.000 und 7.500 Euro: Gib eine vierteljährliche Voranmeldung ab.
  • Bei einem jährlichen Aufkommen von Umsatzsteuer unter 1.000 Euro: Keine Voranmeldung nötig. Gib deine Vorsteuererklärung als Teil der Umsatzsteuermeldung nach Jahresfrist ab.
Franzi Elsenbach

Als Content Marketerin bei sevDesk ist Franzi immer auf der Suche nach neuen Tipps und Trends rund um die Themen Selbstständigkeit und Buchhaltung.

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