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Von Excel und InDesign zu einer Buchhaltung, auf die ich mich verlassen kann
Tobi ist seit 2018 selbstständig und arbeitet im Bereich Content Production, vor allem für YouTube und Social Media. Lange hat er seine Rechnungen mit Excel, InDesign und Google Drive organisiert. Heute nutzt er sevdesk für seine Rechnungen, Belege, Zahlungen und die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Früher war meine Buchhaltung ein selbstgebautes System
Ich dachte zunächst, dass ich mir meine Rechnungsprozesse einfach selbst aufbauen kann. In Excel habe ich meine Preise kalkuliert und wollte die Daten automatisch in meine InDesign-Dokumente übertragen.
Für jeden Kunden hatte ich Angebote und Rechnungen in einem Dokument. Das klang erst einmal praktisch, wurde mit der Zeit aber immer komplizierter. Ich musste beim Duplizieren und Kopieren genau darauf achten, dass keine falschen Daten in den Dokumenten landeten. Wenn eine Verbindung zwischen Excel und InDesign nicht funktionierte oder sich etwas nicht aktualisierte, konnte schnell ein Fehler entstehen.
Später habe ich für jeden Kunden ein eigenes InDesign-Dokument angelegt. Dadurch wurde es etwas übersichtlicher. Trotzdem musste ich weiterhin prüfen, welche Rechnung zu welchem Angebot gehört, ob eine Rechnung bereits bezahlt wurde und ob alle Verknüpfungen noch funktionieren.
Irgendwann war klar, dass ich so nicht weitermachen kann.
Mit der hauptberuflichen Selbstständigkeit wurde eine Software notwendig
Als ich mich hauptberuflich selbstständig gemacht habe, kamen weitere Themen hinzu. Neben Rechnungen musste ich mich auch um Belege, Umsatzsteuer und Umsatzsteuer-Voranmeldungen kümmern.
Belege waren für mich besonders aufwendig. Ich musste sie aus verschiedenen Quellen zusammensuchen, zum Beispiel bei Amazon oder MediaMarkt, und für meinen Steuerberater aufbereiten. Oft habe ich erst bei der Vorbereitung der Steuererklärung geprüft, welche Belege im Laufe des Jahres überhaupt angefallen waren.
Dazu kam, dass ich viele Daten manuell in Excel übertragen musste. Gerade bei Zahlen, Rechnungsdaten und Copy and Paste sind mir dabei immer wieder Fehler passiert.
Für mich war klar: Ich brauche eine professionelle Buchhaltungssoftware, die mich durch die wichtigsten Schritte führt und mir diese manuelle Arbeit abnimmt.
sevdesk war einfach einzurichten
Auf sevdesk bin ich zunächst über einen Produkttest aufmerksam geworden. Später habe ich mich entschieden, die Software selbst zu nutzen.
Was mir besonders gefallen hat, war die einfache Oberfläche. Die Einrichtung hat mich Schritt für Schritt durch die wichtigsten Angaben geführt. Nachdem mein Unternehmen angelegt war, konnte ich direkt Rechnungen, Angebote und Belege erstellen.
Die Oberfläche war für mich übersichtlich und selbsterklärend. Ich musste mich nicht lange einarbeiten und konnte schnell mit den Funktionen arbeiten, die ich im Alltag brauche.
Belege erfasse ich direkt mit der App
Heute scanne ich meine Belege direkt mit der sevdesk App. Wenn ich zum Beispiel tanke, erfasse ich den Beleg sofort an der Tankstelle. Auch andere Belege schiebe ich direkt in sevdesk, anstatt sie erst irgendwo abzulegen und später wieder zusammensuchen zu müssen.
Ich verbuche nicht immer alles sofort. Aber ich weiß, dass der Beleg bereits in sevdesk erfasst ist. Das spart mir später viel Zeit und sorgt dafür, dass weniger Unterlagen verloren gehen.
Die automatische Texterkennung übernimmt viele Angaben direkt aus dem Beleg und schlägt eine passende Kategorie vor. In den meisten Fällen passt das bereits. Bei einzelnen Belegen prüfe ich die Zuordnung noch einmal und passe sie bei Bedarf an.
Rechnungen schreibe ich vollständig über sevdesk
Meine Rechnungen erstelle ich heute ausschließlich über sevdesk. Ich muss keine eigenen InDesign-Dokumente mehr pflegen und keine Daten aus Excel übertragen.
Ich gehe in sevdesk, schreibe meine Rechnung und bin damit fertig. Dadurch ist der Prozess deutlich einfacher geworden. Gleichzeitig passieren mir weniger Copy-and-Paste-Fehler, weil ich die Informationen nicht mehr an mehreren Stellen eintragen muss.
Auch Angebote erstelle ich direkt in sevdesk.
Zahlungen und Rechnungen bleiben automatisch im Blick
Ich habe mein Geschäftskonto mit sevdesk verknüpft. Früher musste ich regelmäßig prüfen, ob ein Kunde eine Rechnung bereits bezahlt hat, und Zahlungseingänge manuell zuordnen.
Heute funktioniert der Abgleich in vielen Fällen automatisch. Wenn der Betrag übereinstimmt, wird die Zahlung direkt der passenden Rechnung zugeordnet. Bei Sammelüberweisungen schlägt sevdesk passende Rechnungen vor, die ich anschließend prüfen kann.
So sehe ich schneller, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche Zahlungen noch offen sind. Auch meine Einnahmen und Ausgaben für den jeweiligen Monat habe ich dadurch besser im Blick.
„Ich sehe immer sofort, wann der Kunde bezahlt hat, was ich eingenommen habe und was ich ausgegeben habe.“
Mein Steuerberater kann auf die Daten zugreifen
Praktisch finde ich auch, dass ich meinen Steuerberater zur Zusammenarbeit einladen kann. Er kann auf die relevanten Daten in meinem sevdesk Account zugreifen und diese für die weitere Bearbeitung meiner EÜR und Steuererklärung nutzen.
Dadurch muss ich die Informationen nicht jedes Mal separat aus verschiedenen Dateien zusammensuchen und weitergeben.
Meine Empfehlung an andere Selbstständige
Ich würde jedem Selbstständigen empfehlen, von Anfang an eine Buchhaltungssoftware zu nutzen. Ob sevdesk oder ein anderes Tool, muss jeder für sich entscheiden. Wichtig ist, dass die Software zu den eigenen Anforderungen passt.
Ich würde aber nicht mehr die Zeit in Word und Excel investieren. Bei Rechnungen gibt es Pflichtangaben, und wenn eine davon fehlt, kann das später zu Problemen führen.
Gerade wenn man selbst kein Buchhalter ist, ist es hilfreich, wenn eine Software durch die einzelnen Schritte führt und wichtige Angaben berücksichtigt.
„Arbeite gleich mit einer Software, die dir hilft. Gerade als Selbstständiger nimmt sie dir viele Schritte ab.“
Mein Fazit
sevdesk nutze ich heute für meine Rechnungen, Angebote, Belege, den Bankabgleich und die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Software ist zu einem festen Bestandteil meiner Arbeitsweise geworden.
Meine Buchhaltung ist dadurch übersichtlicher und weniger fehleranfällig. Vor allem muss ich nicht mehr mehrere eigene Systeme miteinander verbinden und ständig kontrollieren.
„Ich bin so in meinen Routinen drin, dass ich mir gerade ohne sevdesk das gar nicht vorstellen könnte.“
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