Lastschriftverfahren: So funktioniert die Zahlung per Lastschrift für Online-Händler
Du möchtest deinen Kunden eine einfache Zahlungsmöglichkeit anbieten und gleichzeitig deine Liquidität sichern? Mit einem gültigen SEPA-Lastschriftmandat bist du berechtigt, den offenen Betrag direkt vom Konto deines Kunden abzubuchen. Das spart dir jede Menge Aufwand, da Zahlung und Buchung automatisiert ablaufen.
Für Kunden ist das eine bequeme Art zu zahlen. Das Geld wird abgebucht, ohne dass sie sich darum kümmern müssen. Auch für dich als Händler ist die Lastschrift eine praktische Zahlungsmethode, insofern alle Voraussetzungen stimmen. Welche das sind, erfährst du in diesem Ratgeber.
In diesem Ratgeber bekommst du alle wichtigen Infos.
Definition: Was ist eine SEPA-Lastschrift?
Die SEPA-Lastschrift ist ein bargeldloses Zahlungsverfahren, bei dem du als Zahlungsempfänger mit vorheriger Zustimmung den Betrag direkt vom Konto des Zahlenden abbuchen darfst. Früher lief das über die Einzugsermächtigung, bei der Kontonummer und Bankleitzahl verwendet wurden. Seit 2014 gilt das SEPA-Lastschriftverfahren. Es funktioniert ähnlich, nutzt aber IBAN und BIC und ist im gesamten SEPA-Raum einheitlich geregelt. Wichtig ist, dass im Mandat auch das Abbuchungsdatum angegeben ist.
SEPA steht für „Single Euro Payments Area“, also den einheitlichen Euro-Zahlungsraum. Damit sollen Zahlungen innerhalb Europas vereinfacht und standardisiert werden. Die SEPA-Lastschrift sorgt mit einem einheitlichen Regelwerk für Mandate, Fristen, Rückgaben und Abwicklungen dafür, dass grenzüberschreitende Zahlungen schneller und sicherer werden. In dieser Übersicht findest du alle Mitgliedsländer, die zum Zahlungsraum gehören.
Genutzt wird das Lastschriftverfahren vor allem für wiederkehrende Zahlungen, zum Beispiel:
- Abonnements für Zeitungen, Streaming-Dienste oder Software-Abos
- Wiederkehrende Rechnungsbeträge wie Miete, Strom oder Internet
- Versicherungen, bei denen Beiträge monatlich oder jährlich per SEPA-Lastschrift bezahlt werden
- Mitgliedschaftsbeiträge für Fitnessstudios oder Vereine
- Online-Shopping, besonders bei größeren Bestellungen, bei denen Händler die SEPA-Lastschrift gerne als Zahlungsmethode anbieten
SEPA-Basislastschrift vs. SEPA-Firmenlastschrift
Grundsätzlich gibt es zwei Arten von SEPA-Lastschriften: die Basis-Lastschrift und die Firmen-Lastschrift. Der Unterschied liegt vor allem darin, wer sie nutzen kann und wie der Umgang mit Rückbuchungen ist.
Das sind die wichtigsten Unterschiede zwischen der SEPA-Basislastschrift und der SEPA-Firmenlastschrift auf einen Blick:
Einmalige vs. wiederkehrende Lastschrift
Neben der Unterscheidung zwischen Basis- und Firmenlastschrift kommt es auch auf die Häufigkeit der Abbuchung an.
Bei der einmaligen Lastschrift wird nur ein einzelner Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen abgebucht. Dafür erteilt der Kunde eine einmalige Einzugsermächtigung. Ein Beispiel: Du kaufst dir ein neues Paar Sneakers und bezahlst diesen Kauf mit deiner EC-Karte. Nach dieser einmaligen Abbuchung ist der Vorgang abgeschlossen.
Die wiederkehrende Lastschrift wird genutzt, um regelmäßig Geld abzubuchen. Beispielsweise für ein Abonnement oder bei monatlichen Mitgliedsbeiträgen. Der Rechnungsbetrag wird automatisch in festen Abständen eingezogen, ohne dass der zahlungspflichtige Kunde der Abbuchung jedes Mal neu zustimmen muss.
Wie funktioniert das SEPA-Lastschriftverfahren?
Beim SEPA-Lastschriftverfahren sind dein Kunde, dessen Bank, deine Bank und du als Händler beteiligt. Der Einzug läuft automatisch, sicher und ohne großen Aufwand. Wenn du die SEPA-Lastschrift als Zahlungsmethode in deinem Online-Shop anbieten möchtest, solltest du wissen, was auf dich zukommt. Wir erklären dir Schritt für Schritt, wie das Verfahren abläuft: von der Einholung des Mandats über den Einzug bis zur Abbuchung.
Voraussetzungen für die Zahlung per Lastschrift
Die wichtigste Voraussetzung ist ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat. Das bedeutet, dein Kunde stimmt verbindlich zu, dass du Geld von seinem Konto abbuchen darfst. Ohne diese Zustimmung darfst du kein Geld einziehen. Das Mandat kann entweder schriftlich oder elektronisch erteilt werden.
Neben dem Mandat brauchst du außerdem:
- Eine Inkassovereinbarung mit deiner Bank oder deinem Zahlungsdienstleister. Darin werden die rechtlichen und technischen Details für den Einzug geregelt.
- Ein eigenes Geschäftskonto, über das alle Lastschrifteinzüge laufen. Ein Privatkonto kannst du dafür nicht nutzen.
- Die fristgerechte Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen. So wissen deine Kunden rechtzeitig, wann und in welcher Höhe der Betrag vom Konto eingezogen wird.
Gut zu wissen: Die Gebühren für SEPA-Lastschriften liegen je nach Bank oder Zahlungsdienstleister zwischen 10 und 30 Cent pro Buchung und werden vom Zahlungsempfänger getragen.
Unser Tipp: Achte darauf, dass alle Mandate vollständig und korrekt sind. So bist du rechtlich auf der sicheren Seite und vermeidest unberechtigte Abbuchungen sowie Rücklastschriften.
SEPA-Lastschriftmandat
Schauen wir uns mal das SEPA-Lastschriftmandat genauer an.
Damit das Lastschriftmandat gültig ist, müssen folgende Angaben enthalten sein:
- Name bzw. Bezeichnung des Zahlungsempfängers (also von dir)
- Deine Gläubiger-Identifikationsnummer (CI)
- Name des Kunden bzw. der zahlungspflichtigen Person
- Kontodaten (Bankleitzahl und Kontonummer des Kunden)
- Eine individuelle Mandatsreferenz
Ohne diese Angaben darfst du keine Beträge einziehen. Achte darauf, dass dir alle Daten korrekt und vollständig vorliegen, um Rücklastschriften und unnötigen Ärger zu vermeiden. Zudem bist du dazu verpflichtet, jedes Mandat für einen Zeitraum von mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug aufzubewahren. Ob digital oder in Papierform ist dabei egal. Wichtig ist, dass du das Mandat im Zweifel nachweisen kannst.
Rückgabe von Lastschriften
Die häufigste Ursache für die Rückgabe einer Lastschrift ist ein nicht gedecktes Konto des Zahlungspflichtigen. Das Konto muss zum Zeitpunkt des Lastschrifteinzugs ausreichend gedeckt sein, damit die Lastschrift eingelöst werden kann. Andernfalls erfolgt automatisch eine Rückgabe der Lastschrift. In diesem Fall solltest du deinen Kunden zeitnah kontaktieren und um eine erneute Zahlung bitten, zum Beispiel per Überweisung oder mit neuem SEPA-Mandat.
Außerdem bedeutet das für deine Buchhaltung, dass du die ursprüngliche Buchung stornieren und die Rücklastschriftgebühr deiner Bank korrekt verbuchen musst.
Wichtig zu wissen: Auch wenn das Konto gedeckt war und ein gültiges Mandat vorliegt, kann der Kunde die Lastschrift innerhalb von 8 Wochen zurückbuchen. Das ist rechtlich im SEPA-Lastschriftverfahren vorgesehen, um Verbraucher zu schützen. Ohne gültiges SEPA-Mandat kann der Zahlungspflichtige der unberechtigten Abbuchung sogar bis zu 13 Monate lang widersprechen.
Was sind die Vor- und Nachteile von Lastschriften für Händler?
Okay, halten wir fest: SEPA-Lastschriften sind praktisch, wenn es um wiederkehrende Rechnungen geht. Gerade bei Abo-Modellen oder regelmäßigen Rechnungsbeiträgen sparst du dir als Händler viel Aufwand. Trotzdem gibt es auch ein paar Nachteile, vor allem bei Online-Geschäften.
Hier findest du die wichtigsten Vor- und Nachteile auf einen Blick:
Halten wir fest: Die SEPA-Lastschrift ist eine bequeme und kostengünstige Lösung für wiederkehrende Zahlungen. Damit sie für dich als Händler auch reibungslos läuft, kommt es auf saubere Prozesse und gültige Mandate an.
SEPA-Lastschrift im Onlineshop anbieten – so integrierst du das Verfahren
Du hast einen Online-Shop und überlegst, SEPA-Lastschriften als Zahlungsmethode anzubieten, bist dir aber noch unsicher, was du dafür brauchst? Das Wichtigste zuerst: Dein Shop-System muss SEPA-fähig sein. Nutzt du Shopify, WooCommerce oder Shopware, bist du gut aufgestellt und brauchst nur noch einen Zahlungsanbieter, der SEPA-Lastschriften abwickeln kann.
Sobald das eingerichtet ist, läuft der Prozess wie von selbst: Deine Kunden erteilen dir beim Kauf ein SEPA-Mandat. Das Mandat lässt sich online ohne Unterschrift erteilen. Wichtig ist, dass du alle Pflichtangaben abfragst (IBAN, Name, Zustimmung zur Abbuchung etc.) und alles ordnungsgemäß dokumentierst. Das Mandat wird sicher gespeichert und du darfst den fälligen Rechnungsbetrag direkt vom Konto abbuchen.
SEPA-Lastschriften kannst du ganz einfach über Zahlungsanbieter abwickeln, da musst du dich nicht selbst drum kümmern.
Hier ein Überblick über die gängigsten Anbieter:
Unser Tipp: Anbieter unterscheiden sich bei Gebühren, Abrechnungszyklen und dem Umgang mit Rücklastschriften. Wenn du regelmäßig Lastschriften nutzt, lohnt sich ein Vergleich. Einen ausführlichen Überblick bekommst du in unserem Beitrag zum Thema Online Bezahlsysteme.
Wie erfasst du SEPA-Lastschriften in der Buchhaltung?
Sobald dein Kunde dir ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat, bist du berechtigt, den fälligen Betrag von seinem Konto abzubuchen. Damit deine Buchhaltung sauber und übersichtlich bleibt, solltest du unbedingt darauf achten, jede SEPA-Lastschrift richtig zu erfassen. Die Zahlung buchst du ganz normal als Einnahme und machst am besten einen Vermerk dazu, dass es sich um eine SEPA-Lastschrift handelt. So fällt dir die spätere Zuordnung leichter.
Wichtig zu wissen: Der Zahlungseingang erfolgt zeitverzögert. In der Regel dauert es 1 bis 2 Bankarbeitstage, bis der Betrag tatsächlich gutgeschrieben wird. Buche die Einnahme erst dann, wenn das Geld wirklich eingegangen ist und nicht schon am Tag des Einzugs.
Halten wir fest: Die SEPA-Lastschrift gilt als abgeschlossen, wenn der fällige Betrag erfolgreich vom Kundenkonto abgebucht und die Zahlung durch die Bank eingelöst wurde.
Und wie verbuchst du eine Rücklastschrift?
Bei einer Rücklastschrift musst du die ursprüngliche Buchung wieder stornieren. Der Klassiker: Dein Kunde hat dir ein SEPA-Mandat erteilt, aber sein Konto ist nicht gedeckt und das Geld wird zurückgebucht. In diesem Fall stornierst du den Zahlungseingang in deiner Buchhaltung. Zusätzlich berechnet dir deine Bank in der Regel eine Rücklastschriftgebühr. Diese Kosten buchst du extra, zum Beispiel unter „Bankgebühren“ oder „sonstige betriebliche Aufwendungen“.
Wichtig zu wissen: Viele Banken verlangen zwischen 3 und 10 Euro pro Rücklastschrift. Achte unbedingt auf korrekte Mandate, um solche Kosten und unnötigen Ärger zu vermeiden. Mit der sevdesk Buchhaltungssoftware kannst du SEPA-Lastschriften und Rücklastschriften automatisch zuordnen und korrekt verbuchen. Gerade wenn du regelmäßig Abbuchungen tätigst, sparst du dir so jede Menge manuellen Aufwand und behältst den Überblick.
Für wen lohnt sich das Lastschriftverfahren besonders?
Du willst Zahlungen automatisch und ohne viel Aufwand erhalten? Dann ist das SEPA-Lastschriftverfahren eine ideale Zahlungsmethode für dich.
Die SEPA-Lastschrift ist perfekt für regelmäßige und planbare Zahlungen, wie zum Beispiel:
- Abo-Modelle und wiederkehrende Zahlungen: Streaming-Dienste, Fitnessstudios oder Lieferdienste, bei denen deine Kunden jeden Monat oder jedes Quartal den gleichen Betrag zahlen.
- Mitgliedschaften, Beiträge und Mieten: Ob Vereinsbeiträge oder die monatliche Miete – hier läuft alles zuverlässig und unkompliziert.
- Online-Shops mit wiederkehrenden Bestellungen: Wenn Kunden regelmäßig bestellen und du die Rechnungsbeträge automatisch per Lastschrift einziehen willst.
Weniger geeignet ist das Lastschriftverfahren bei:
- Hohem Rücklastschriftrisiko: Wenn Kunden oft nicht genug Guthaben haben, bedeutet das für dich Mehraufwand.
- Spontankäufen oder großen Warenkörben: Hier zahlen Kunden lieber direkt per Karte oder PayPal – das ist schneller und sicherer.
Halten wir fest: Wenn du planbare, regelmäßige Zahlungen hast, ist die SEPA-Lastschrift ein echtes Ass im Ärmel. Für einmalige oder spontane Zahlungen gibt es oft bessere Lösungen.
Was sind Alternativen zum SEPA-Lastschriftverfahren?
Das SEPA-Lastschriftverfahren vereinfacht vieles. Aber es ist nicht für jeden die beste Wahl. Biete deinen Kunden deshalb verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an:
Das sind die gängigsten Alternativen:
- PayPal ist ein Zahlungsdienstleister, mit dem eine schnelle und unkomplizierte Zahlung mit Käuferschutz möglich ist.
- Zahlung per Kreditkarte eignet sich besonders für spontane oder größere Einkäufe und wird fast überall akzeptiert.
- Beim Rechnungskauf zahlen deine Kunden den Rechnungsbetrag erst nach Erhalt der Ware. Praktisch für den Zahlungspflichtigen, aber für dich mit etwas Risiko verbunden.
- Bei der Vorkasse bekommst du dein Geld schon vor dem Versand.
- Nachnahme bedeutet, dass deine Kunden bei Lieferung bezahlen. Das ist zwar aufwändiger, dafür für aber sicherer.
- Gutscheine sind eine tolle Möglichkeit für Aktionen oder als Geschenkoption.
- Buy now, pay later ermöglicht es deinen Kunden, erst zu kaufen und später zu zahlen. Das ist praktisch, aber mit höheren Gebühren verbunden.
Unser Tipp: Erfahre mehr über die gängigen Zahlungsmethoden im Internet und welche davon bei Kunden besonders gut ankommen!
Zusammenfassung
Die SEPA-Lastschrift ist für dich als Online-Händler eine der bequemsten und sichersten Zahlungsmethoden. Sie sorgt dafür, dass Rechnungsbeträge automatisch und pünktlich von den Konten deiner Kunden eingezogen werden. So musst du nicht mehr jeden Zahlungseingang einzeln überprüfen oder hinterherlaufen. Mit einem gültigen SEPA-Lastschriftmandat kannst du direkt Geld von deinen Kunden einziehen und hast so mehr Planungssicherheit.
Wichtig ist, dass du alle Voraussetzungen genau einhältst. Das heißt, das Mandat muss vollständig und korrekt ausgefüllt werden. Außerdem brauchst du eine Inkassovereinbarung mit deiner Bank oder deinem Zahlungsdienstleister. Alle Lastschriften sollten über ein separates Geschäftskonto laufen.
Um eine Lastschrift einzulösen, muss das Konto des Zahlungspflichtigen gedeckt sein. Darum solltest du deine Kunden rechtzeitig über die Abbuchung informieren. Somit vermeidest du Rücklastschriften, die oft durch fehlende Kontodeckung entstehen. Achte zudem darauf, dass jede Abbuchung mit einem gültigen SEPA-Mandat erfolgt. Unberechtigte Abbuchungen sind nicht erlaubt. Kunden haben im SEPA-Raum das Recht, Zahlungen innerhalb bestimmter Fristen zurückbuchen zu lassen.
Wenn du das Lastschriftverfahren in deinen Shop integrieren willst, hilft dir eine gute Buchhaltungssoftware enorm. Sie erkennt Lastschriften und Rücklastschriften automatisch, ordnet sie richtig zu und hält deine Buchhaltung sauber. So sparst du Zeit, vermeidest Stress und hast immer den vollen Durchblick. Mit SEPA-Lastschrift laufen deine Zahlungen sicherer und einfacher. Und mit der richtigen Software hast du mehr Zeit für dein eigentliches Geschäft.
