PayPal-Zahlungsmethode – So funktioniert sicheres Bezahlen mit PayPal für dein Business
PayPal gehört zu den beliebtesten Zahlungsmethoden im Onlinehandel. Viele Menschen setzen auf diesen Bezahldienst, weil er schnell und unkompliziert ist. Wenn du deinen Kunden das Bezahlen so leicht wie möglich machen möchtest, ist PayPal eine gute Wahl.
In diesem Ratgeber erfährst du, wie PayPal funktioniert und warum der Käuferschutz sowohl für dich als Händler als auch für Kunden wichtig ist. Außerdem zeigen wir dir, wie du PayPal als Zahlungsmethode sinnvoll in dein Business integrierst.
Was ist PayPal und wie funktioniert es?
PayPal ist weltweit einer der beliebtesten Bezahldienste! Kein Wunder, denn „paypalen“ geht schnell und ist sicher.
Laut einer Studie zum Online-Payment wurde fast ein Drittel aller Online-Einkäufe in Deutschland im Jahr 2024 mit PayPal bezahlt. Damit liegt der Zahlungsdienstleister klar vor dem Rechnungskauf. Vor allem für Unternehmer, Selbstständige oder Freelancer bietet PayPal eine praktische Lösung, um Zahlungen schnell und digital zu erhalten.
Und wie funktioniert das Ganze? Bei einer Transaktion wird das Geld vom Konto oder der Kreditkarte des Kunden eingezogen und auf dein PayPal-Konto gutgeschrieben. So bleibt alles geschützt, und deine Kunden müssen keine sensiblen Daten teilen.
Brauche ich als Händler ein PayPal-Geschäftskonto?
Möchtest du PayPal als Händler nutzen, ist ein PayPal-Geschäftskonto erforderlich. Im Vergleich zum Privatkonto bietet das Geschäftskonto dir viele praktische Extras: Du kannst Zahlungen empfangen, dein Konto mit deinem Online-Shop verbinden und hast Zugriff auf Tools für Rechnungen, Abonnements oder den Käuferschutz. Das Geschäftskonto bietet dir mehr Flexibilität und Kontrolle über deine Zahlungen.
Tipp: Wenn du Giropay bei PayPal aktivierst, können Kunden beim Bezahlen Giropay auswählen. Sie bestätigen die Zahlung direkt über ihr Online-Banking, und das Geld wird sofort überwiesen. So bekommst du dein Geld schnell und sicher.
Voraussetzungen für die Einrichtung eines PayPal-Geschäftskontos
Die Einrichtung eines Geschäftskontos ist unkompliziert und du musst nicht Unmengen an sensiblen Daten hinterlegen. Wichtig für die Nutzung eines Geschäftskontos ist, dass du volljährig bist.
Diese Daten benötigst du für die Einrichtung deines PayPal-Geschäftskontos:
- geschäftliche Mail-Adresse
- Name und Rechtsform des Unternehmens
- Steuernummer oder USt-ID
- Geschäftsadresse und Telefonnummer
- Bankverbindung
- gültiges Ausweisdokument
Vorteile: Warum lohnt sich PayPal für dein Business?
Warum PayPal bei Onlinezahlungen so beliebt ist, liegt auf der Hand. Bezahlen geht schnell, einfach und ohne viel Aufwand. Aber für dich als Händler hat PayPal noch mehr Vorteile. Vor allem, wenn du deinen Kunden eine unkomplizierte und vertrauenswürdige Zahlungsart bieten willst.
Diese Vorteile bringt PayPal mit:
- Große Nutzerbasis: PayPal ist in Deutschland das beliebteste Zahlungsmittel beim Online-Shopping und gehört auch weltweit zu den am häufigsten genutzten Zahlungsarten im E-Commerce.
- Zahlungsgarantie: Du bekommst dein Geld sofort, ohne lange Wartezeiten.
- Schneller Versand: Bestellungen können direkt nach Zahlungseingang bearbeitet und verschickt werden.
- Kundensicherheit: Der Käuferschutz sorgt für Vertrauen bei deinen Kunden.
- Datenschutz: Es werden keine sensiblen Kontodaten deiner Kunden gespeichert oder verarbeitet.
- Einfache Integration: PayPal läuft problemlos mit den gängigen Shopsystemen.
- Mobile Zahlungen: Die Zahlungsmethode funktioniert reibungslos auf Smartphones und mobilen Geräten.
- Transparente Kosten: Gebühren und Finanzen hast du jederzeit im Blick.
Diese Nachteile bringt PayPal als Bezahlmethode mit sich
PayPal hat viele Vorteile, aber ein paar Dinge solltest du auch wissen:
- Hohe Gebühren: Für dich als Verkäufer fallen in der Regel etwa 2,49 Prozent plus 0,35 Euro pro Transaktion an, je nach Umsatz und Zahlungsmethode. Das kann sich schnell summieren.
- Hohe Gebühren für Käufer: Manche Zahlungen, besonders bei internationalen Transaktionen oder Währungsumrechnung, können für Käufer teuer werden.
- Konto-Einfrierungen und Konfliktlösungen: PayPal kann überwiesene Beträge, Zahlungen oder ganze Konten vorübergehend sperren, zum Beispiel bei plötzlichem Umsatzanstieg. Für Gründer mit wenig Liquidität kann das möglicherweise zum Problem werden.
- Abhängigkeit von einem Drittanbieter: Du bist auf den Service von PayPal angewiesen und hast keine volle Kontrolle über den Zahlungsprozess.
- Käuferschutz: Kunden können lange eine Rückerstattung fordern. Gerade bei digitalen Produkten oder Dienstleistungen ist der Schutz oft unzureichend.
Halten wir fest: PayPal ist kein perfekter Bezahldienst, aber mit dem richtigen Blick auf die Nachteile kannst du es clever für dein Business nutzen.
PayPal-Gebühren im Überblick
Die Einrichtung eines PayPal-Geschäftskontos ist kostenfrei. Sobald du allerdings mit deinem Business Geld verdienst, gilt das bei PayPal als geschäftliche Transaktion. Bedeutet: Wenn du etwas verkaufst, eine Dienstleistung anbietest, per QR-Code bezahlt wirst oder die Funktion „Geld anfordern“ nutzt, fallen Gebühren an. Auch Zahlungen über PayPal Plus gehören dazu. Für all diese Vorgänge berechnet PayPal die üblichen Geschäftsgebühren. Dazu können noch Rückbuchungen kommen, wenn ein Kunde eine Zahlung zurückfordert und möglicherweise Wechselkursgebühren bei internationalen Zahlungen.
Gerade bei kleinen Beträgen unter 5 Euro, den sogenannten Mikrotransaktionen, sind die Gebühren vergleichsweise hoch.
Hier drei typische Beispiele:
- Bei 10 Euro Umsatz zahlst du ca. 0,64 Euro Gebühr.
- Bei 50 Euro sind es ca. 1,74 Euro.
- Und bei einer Mikrozahlung von 3 Euro sogar rund 0,39 Euro.
Wie du siehst, machen sich die PayPal-Gebühren bei kleinen Beträgen bemerkbar. Je weniger du einnimmst, desto höher ist der prozentuale Anteil an Gebühren. Alle Gebühren auf einen Blick gibt es direkt bei PayPal.
Unser Tipp: Mit dem praktischen PayPal-Gebührenrechner kannst du deine eigenen Beispielrechnungen vornehmen und prüfen, was bei deinen Transaktionen an Gebühren anfallen könnte.
Expertentipp: Planst du, richtig viel Umsatz über PayPal zu machen? Dann lohnt es sich, mit PayPal über Sonderkonditionen zu verhandeln, um langfristig Geld zu sparen.
PayPal-Geschäftskonto einrichten – Schritt für Schritt
Ein PayPal-Geschäftskonto ist schnell erstellt. Bevor du Zahlungen empfangen kannst, musst du noch einige Informationen bestätigen. Darunter deine E-Mail-Adresse, deine Bankverbindung und deine Identität.
Wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie du dein PayPal-Geschäftskonto einrichtest.
Schritt 1: Das richtige PayPal-Konto erstellen
Zuerst legst du ein PayPal-Geschäftskonto an. Dafür brauchst du eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Achte darauf, dass diese noch nicht für ein privates PayPal-Konto genutzt wird. Anschließend wählst du ein persönliches Passwort aus und schon ist dein Konto angelegt.
Schritt 2: Unternehmensdaten angeben und Geschäftskonto registrieren
Jetzt gibst du die wichtigsten Informationen zu deinem Unternehmen ein. Dazu gehören Firmenname, Adresse, Telefonnummer, Branche und Unterkategorie. Außerdem wirst du nach der Rechtsform gefragt, zum Beispiel Einzelunternehmen, GmbH oder gemeinnützige Organisation. Je nach Geschäftsmodell können weitere Angaben nötig sein, etwa zu deinen Produkten, dem Jahresumsatz oder deiner Website.
Schritt 3: Persönliche Daten ergänzen
Damit PayPal genau weiß, wem das Konto gehört, gibst du deine persönlichen Daten an. Das sind Name, Geburtsdatum, Privatadresse und Staatsangehörigkeit. Wenn alles eingetragen ist, kannst du den Schritt mit einem Klick auf Absenden abschließen.
Schritt 4: Geschäftliches Bankkonto und relevante Daten verknüpfen
Als Nächstes verknüpfst du dein Firmenbankkonto mit PayPal. PayPal überweist dir eine kleine Summe mit einem Verifizierungscode. Diesen gibst du ein, um dein Konto zu bestätigen. Erst dann kannst du Zahlungen empfangen.
Ein separates Geschäftskonto ergibt für deine PayPal-Transaktionen absolut Sinn. Du behältst den Überblick über deine geschäftlichen Finanzen und profitierst von einer transparenten Buchhaltung.
Schritt 5: Identitäts- und Unternehmensprüfung abschließen
Jetzt musst du noch deine Identität und dein Unternehmen bestätigen. Lade dafür Nachweise hoch, zum Beispiel deinen Gewerbeschein, deinen Ausweis oder den Handelsregisterauszug. So schaltet PayPal alle Funktionen für dich frei.
Schritt 6: PayPal-Geschäftskonto aktiv nutzen
Hast du alles erledigt, kannst du dein Konto aktiv nutzen und PayPal deinen Kunden als Zahlungsmethode anbieten.
PayPal im Online- und stationären Handel einsetzen
Wusstest du, dass PayPal längst nicht mehr nur für Onlineshops genutzt wird, sondern zunehmend den stationären Handel erobert? Immer beliebter werden auch Zahlungen per QR-Code oder die neue Mobile-Payment-Funktion. So können deine Kunden einfach und kontaktlos per Smartphone bezahlen.
Um PayPal im Laden zu akzeptieren, musst du als Händler deine Kontodaten hinterlegen und kannst nahtlos zwischen Online- und Offline-Verkauf wechseln. Vielleicht ist das für dich eine flexible Lösung, mit der du deine Kunden begeistern kannst?
PayPal und Buchhaltung: Was solltest du beachten?
Was du wissen solltest: Dein PayPal-Konto ist nicht gleichzusetzen mit einem Geschäftskonto. Aus buchhalterischer Sicht gilt es als „durchlaufendes Konto“. Das bedeutet, das Geld parkt nur kurz bei PayPal, bevor es auf dein echtes Bankkonto wandert. Du darfst die Beträge auf PayPal also nicht direkt als Einnahmen verbuchen.
In deiner Buchhaltung solltest du PayPal als separates Konto führen. Somit behältst du immer den Überblick, wie viel Geld aktuell auf deinem PayPal-Konto liegt und was bereits auf deinem Geschäftskonto angekommen ist.
PayPal-Umsätze und Gebühren korrekt verbuchen
Lässt du deine Kunden mit PayPal bezahlen, zieht der Zahlungsdienstleister direkt bei der Zahlung eine Gebühr ab. Wenn du Kleinunternehmer bist, musst du dabei keine Umsatzsteuer ausweisen. Dennoch musst du die PayPal-Gebühren korrekt buchen. Diese Gebühren kannst du übrigens als Betriebsausgaben erfassen, da sie deinen Gewinn mindern.
Und wie sieht es mit Gutschriften oder Rückzahlungen aus? Wenn du eine Zahlung zurückerstattest oder eine Gutschrift erstellst, geht der Betrag wieder von deinem Konto ab. Die bereits gezahlte Transaktionsgebühr wird dir von PayPal in der Regel nicht erstattet. Diese Kosten bleiben also bei dir und müssen entsprechend in der Buchhaltung erfasst werden.
Tipp: Wenn du PayPal mit einer Buchhaltungssoftware wie sevdesk verbindest, erkennt das System automatisch die Zahlungen und Gebühren. Die Differenz zwischen dem Rechnungsbetrag und dem eingegangenen Geld wird automatisch als Gebühr verbucht.
PayPal-Business und Rechnungsstellung
So praktisch und innovativ PayPal auch ist, eine ordentliche Rechnung im Sinne des Finanzamtes kann PayPal standardmäßig nicht automatisch erstellen. Für die Buchhaltung oder das Finanzamt reicht der PayPal-Beleg (Zahlungsbestätigung) nicht aus.
Mit dem PayPal-Tool „PayPal-Rechnungen“ kannst du zwar detaillierte Rechnungen erstellen und per E-Mail an deine Kunden senden. Deine Kunden erhalten dann einen Zahlungslink, mit dem sie die Rechnung bequem per PayPal begleichen können. Das ist besonders praktisch für Selbstständige und kleine Unternehmen, die schnell und unkompliziert Rechnungen verschicken wollen.
Trotzdem ersetzt dieses Tool nicht die Pflicht, eine vollständige und rechtskonforme Rechnung zu erstellen. Darum solltest du deine Rechnungen idealerweise mit einer professionellen E-Rechnung-Software schreiben, die dich dabei unterstützt, alle wichtigen Angaben korrekt aufzuführen.
Für wen eignet sich PayPal besonders gut – und für wen weniger?
PayPal ist für viele Online-Shopper die bevorzugte Zahlungsmethode. Aber passt sie auch zu deinem Business? Damit du überprüfen kannst, ob PayPal als Zahlungsdienstleister auch zu deinem Geschäftsmodell passt, haben wir dir hier einen übersichtlichen Vergleich zusammengestellt.
Halten wir fest: PayPal punktet besonders bei Privatkunden und mobilen Zahlungen. Bist du eher im B2B-Bereich unterwegs oder hast komplexe Zahlungsprozesse, hinterfrage, ob PayPal die ideale Zahlungsmethode für dich ist.
Alternativen zur PayPal-Zahlungsmethode für dein Business
Wenn PayPal nicht zu deinem Vorhaben passt, heißt das noch lange nicht, dass du auf einfache Zahlungen verzichten musst. Es gibt viele andere Zahlungsmethoden, die je nach Geschäftsmodell besser oder ergänzend funktionieren können. Wir haben dir die wichtigsten PayPal-Alternativen übersichtlich zusammengestellt.
Zusammenfassung
PayPal ist eine sehr beliebte Zahlungsmethode, die du leicht in dein Zahlungsangebot integrieren kannst. Deine Kunden zahlen mit diesem Bezahldienst schnell und sicher. Der Käuferschutz ist für dich als Händler wichtig, weil er Vertrauen schafft. Wenn Kunden wissen, dass sie ihr Geld zurückbekommen, falls es Probleme gibt, bestellen sie eher bei dir, als woanders. Dieses Vertrauen sorgt für mehr Bestellungen und entspanntes Einkaufen. Die Gebühren sind für dich als Händler zwar etwas höher, aber dafür läuft alles zuverlässig.
Wenn es doch mal Schwierigkeiten gibt, kümmert sich PayPal um die Rückerstattung an den Kunden. PayPal klärt Streitfälle fair und du hast weniger Aufwand. So kannst du dich besser auf dein Business konzentrieren.
