Barzahlung – Vorteile und Pflichten der Zahlung in bar
Barzahlung gehört für viele Selbstständige und Gewerbetreibende zum Alltag. Ob im Laden, beim Kunden vor Ort oder auf dem Wochenmarkt: Bargeld ist schnell zur Hand und bei vielen Kunden nach wie vor beliebt.
Nimmst du Münzen und Banknoten an, hast du als Zahlungsempfänger allerdings auch einige Verpflichtungen: Du musst Belege ausstellen und die Einnahmen korrekt dokumentieren. Je nach Geschäft und Umsatzhöhe kann eine elektronische Registrierkasse Pflicht sein. Und mal ehrlich: Ist Barzahlung in unserer digitalen Welt überhaupt noch zeitgemäß?
In diesem Ratgeber erfährst du, wann Barzahlung sinnvoll ist, wie du dich vor Betrug schützt und typische Fehler im Umgang mit Bargeld vermeidest.
Definition: Was ist eine Barzahlung?
Barzahlung heißt, dass der Schuldner Münzen oder Banknoten direkt an den Zahlungsempfänger übergibt. Die Zahlung in bar erfolgt normalerweise sofort bei Erhalt der Ware oder Dienstleistung, ohne den Einsatz technischer Systeme oder Verzögerungen. Allerdings gibt es Unterschiede darin, wie das Bargeld übergeben wird.
Unmittelbar vs. mittelbar: Wo liegt der Unterschied?
Barzahlung heißt nicht, dass du das Geld persönlich übergeben musst. Es wird unterschieden zwischen:
- Unmittelbarer Barzahlung: Schuldner und Gläubiger stehen sich gegenüber und der Schuldner übergibt das Bargeld direkt.
- Mittelbarer Barzahlung: Das Bargeld wird über Dritte wie Post, Kurier oder Boten an den Zahlungsempfänger übergeben. Rechtlich gilt diese Übergabe ebenfalls als Barzahlung, solange keine Bank oder ein anderer Zahlungsdienstleister beteiligt ist.
Wichtig zu wissen: Gutscheine, Prepaid-Karten oder Zahlungen über Wallet-Apps gelten rechtlich nicht als Barzahlung, auch wenn sie ähnlich abgewickelt werden. Ausschlaggebend ist, dass das Bargeld in Form von Münzen und Banknoten den Besitzer wechselt.
Gibt es ein Recht auf Barzahlung?
Gemäß § 14 des Gesetzes über die Deutsche Bundesbank (BBankG) ist Bargeld ein gesetzliches Zahlungsmittel. Als Händler oder Selbstständiger bist du dennoch nicht dazu verpflichtet, Bargeld anzunehmen. Du kannst frei entscheiden, welche Zahlungsmethoden du akzeptierst. Wichtig ist nur, dass du deine Kunden vorher darüber informierst.
Wenn du Bargeld akzeptierst, gilt: Nur Euro-Banknoten und Münzen müssen als Zahlungsmittel offiziell angenommen werden. Edelmetalle wie Gold oder Silber sind keine gesetzlichen Zahlungsmittel, auch wenn sie früher als solches genutzt wurden.
Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist zudem geregelt, wann eine Zahlung als erfüllt gilt und welche Rechte du daraus geltend machen kannst. Relevant ist hier § 362 BGB. Der besagt, dass die Leistung mit der tatsächlichen Zahlung als erfüllt gilt. Das ist wichtig, wenn ein Kunde dir Geld schuldet und du den Zahlungseingang richtig verbuchen musst.
Auch wenn öfter über eine Abschaffung des Bargelds diskutiert wird, soll Barzahlung vor allem bei staatlichen Stellen grundsätzlich bestehen bleiben. Ausnahmen gibt es dennoch. Zum Beispiel, wenn dies im Vertrag anders geregelt ist oder bestimmte Branchen wegen Geldwäschevorgaben keine Barzahlung mehr annehmen dürfen.
Vor- und Nachteile der Barzahlung für Käufer
Wusstest du, dass Schweden lange als Vorreiter einer bargeldlosen Gesellschaft galt? Eine Zeit lang waren Banknoten und Münzen dort größtenteils aus dem Alltag verschwunden. Inzwischen erlebt das Bargeld offenbar eine kleine Renaissance. Das zeigt, dass Bargeld trotz moderner Bezahlmethoden wie Karte, Smartphone oder Apple Pay nach wie vor eine wichtige Rolle spielt.
Wer Bargeld nutzt, verzichtet allerdings auf den Käuferschutz, den alternative Zahlungsmethoden bieten. Bei Verlust oder Diebstahl gibt es häufig keine Möglichkeit, Ansprüche geltend zu machen und das Geld zurückzubekommen.
Wir haben dir die wichtigsten Vor- und Nachteile der Bargeldzahlung für deine Käufer übersichtlich zusammengefasst:
Fazit: Hier lohnt sich ein genauer Blick auf die Vor- und Nachteile der Barzahlung aus Sicht deiner Kunden. So kannst du besser einschätzen, ob diese Zahlungsart zu deiner Zielgruppe passt.
Vor- und Nachteile der Barzahlung für Händler
Bargeld hat klare Vorteile: Keine Gebühren, sofortiges Geld auf der Hand und keine Technik, die streiken kann. Mit den steigenden Vorschriften kann Bargeld jedoch schnell zu einer kritischen Verpflichtung für den Gläubiger werden. Strenge Vorgaben zur Geldwäsche machen das Handling aufwändig. Da wird Bargeld schnell zur Last statt zur einfachen Lösung.
Damit du einen guten Überblick bekommst, findest du hier die wichtigsten Vor- und Nachteile von Barzahlungen.
Fazit: Barzahlung bringt für dich als Händler Aufwand und Risiken mit sich. Da aber bei der Transaktion keine zusätzlichen Gebühren anfallen, kann die Barzahlung trotzdem eine sinnvolle Zahlungsmethode für dein Geschäftsmodell sein.
Barzahlung als Händler anbieten – was du beachten solltest
Annehmen, einstecken, fertig? So einfach ist das im Geschäftsalltag nicht immer. Damit alles rechtlich einwandfrei abläuft, solltest du ein paar Aspekte im Blick haben. Wir geben dir einen schnellen Überblick, an welche Vorgaben du dich halten musst.
Registrierkassenpflicht ab 2025
Seit 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)ausgestattet sein. So wird sichergestellt, dass keine Manipulationen möglich sind und jede Zahlung nachvollzogen werden kann.
Eine Registrierkasse ist vor allem dann nötig, wenn du viele Barzahlungen entgegennimmst und zur Einzelaufzeichnung verpflichtet bist. Das betrifft zum Beispiel Gastronomie, Einzelhandel oder Friseursalons. Kleinbetriebe mit wenig Barumsatz oder mobile Verkaufsstände werden in der Regel anders behandelt und können von der Pflicht ausgenommen sein.
Wichtig zu wissen: Wenn du eine Kasse nutzt, muss sie jeden Bezahlvorgang vollständig und fälschungssicher aufzeichnen. Andernfalls riskierst du Ärger mit dem Finanzamt.
Grenzen für Barzahlungen
Bei Bargeldzahlungen ist es wichtig, die Höhe deiner Einnahmen im Blick zu behalten. Kritisch wird es ab einem Betrag von 10.000 Euro, denn dann greift die Meldepflicht. Der Käufer muss sich ausweisen und die Herkunft des Geldes belegen. Du als Händler bist dazu verpflichtet, diese Angaben zu erfassen und aufzubewahren. Grundlage ist das Geldwäschegesetz (§ 10 GwG), mit dem illegale Geldflüsse verhindert werden sollen.
Gut zu wissen: Auch du als Händler kannst deine Rechnungen bar begleichen, solange alles ordentlich dokumentiert ist.
Quittungen bei Barzahlungen
Bei Barzahlungen solltest du als Händler immer eine Quittung ausstellen. Denk daran: Ohne Quittung fehlt dir der Nachweis über die Zahlung. Im Gegensatz zu Kartenzahlungen oder Überweisungen wird bei Bargeld nichts automatisch dokumentiert. Während bei digitalen Zahlungen die Bank die Nachweispflicht übernimmt, liegt diese Verpflichtung bei Barzahlungen vollständig bei dir. Du musst also sicherstellen, dass der Kauf ordnungsgemäß festgehalten wird. Worauf du beim Schreiben von Quittungen achten musst, erfährst du in unserem Ratgeber.
Unser Tipp: Noch mehr Input bekommst du in unserem ausführlichen Ratgeber zum Zahlungsnachweis.
Umgang mit Wechselgeld
Möchtest du deinen Kunden Barzahlung anbieten, brauchst du Wechselgeld in deiner Kasse.
Damit deine Kasse am Ende des Tages stimmt, helfen diese Tipps:
- Kassenanfangsbestand festhalten: Notiere dir, wie viel Geld zu Beginn des Tages in der Kasse ist. So kannst du später genau sehen, wie viel Bargeld du eingenommen hast.
- Genug Wechselgeld einplanen: Vorteilhaft sind vor allem verschiedene Münzen und kleinere Scheine.
- Fehlbeträge regelmäßig prüfen: Wenn etwas nicht stimmig ist, dokumentiere es direkt. So bleibst du transparent.
Übrigens: Auch das Finanzamt liebt Ordnung. Eine sauber geführte Kasse zahlt sich am Ende immer aus!
Bargeldeinzahlung bei der Bank – Kosten und Ablauf
Bargeld solltest du aus Sicherheitsgründen nicht ewig in der Kasse lassen, sondern regelmäßig aufs Konto überweisen. Allerdings ist eine Einzahlung mit Gebühren verbunden.
Mit diesen Tipps läuft die Einzahlung reibungslos ab:
- Einzahlungen sind oft nur bei der eigenen Hausbank möglich. Fremde Banken nehmen das Bargeld teilweise gar nicht erst an.
- Je nach Kontomodell und Höhe der Einzahlung können Gebühren anfallen. Erkundige dich vorab, welche Kosten erhoben werden.
- Für deine Buchhaltung benötigst du einen Einzahlungsbeleg oder eine Quittung. Tipp: In der sevdesk-App kannst du Belege erfassen und einfach hochladen.
- Manche Banken haben bestimmte Einzahlungsvordrucke oder Selbstbedienungsterminals, die den Vorgang einfacher machen.
Halten wir fest: Informiere dich vorab, wo und wie du dein Bargeld einzahlen kannst.
Buchhaltung für Barzahlungen
Egal ob als Kleinunternehmer oder für ein Geschäft mit größerem Umsatz: Ohne eine saubere Kassenführung und ein ordentliches Kassenbuch enden Verkäufe schnell im Chaos. Erfasst du stets alles ordentlich im Kassenbuch, behältst du den Überblick über dein Bargeld und kannst der künftigen Steuerprüfung entspannt entgegensehen.
Seit 2025 gilt eine erweiterte Kassenpflicht. Das heißt, alle Bargeldbewegungen müssen vollständig, korrekt und fälschungssicher dokumentiert werden. Das sorgt für mehr Transparenz und verhindert Manipulationen. In der Praxis bedeutet das: Du bekommst eine Barzahlung von einem Kunden. Diese zahlst du nicht nur in die Kasse, sondern trägst sie ebenfalls ins Kassenbuch ein. Dort hältst du neben dem Datum und dem Betrag Details zum verkauften Artikel fest. So ist alles lückenlos dokumentiert.
Unser Tipp: Die konsequente Durchsetzung der Nachweispflicht schützt dich vor Ärger und erleichtert dir den Überblick. Im passenden Ratgeber zur Kassenführung findest du hilfreiche Tipps für die Praxis.
Bar bezahlen – für wen ist es sinnvoll?
Laut Statista haben 72 Prozent der Befragten in den letzten 12 Monaten mindestens einmal bar bezahlt. Damit bleibt die Bargeldzahlung auf Platz 1. Gleichzeitig sind alternative Zahlungsmittel auf dem Vormarsch: 55 Prozent der Befragten haben mit Debitkarte, 31 Prozent mit Kreditkarte und 20 Prozent mit dem Smartphone gezahlt. Der Trend geht offenbar in Richtung bargeldlose Zahlung.
Fakt ist: Ein großer Anteil an Menschen greift im Alltag gerne noch zu Banknoten oder Kleingeld, vor allem in der Gastronomie oder beim Bäcker. Auch Handwerker und kleine Dienstleister bevorzugen Bargeld, da es ohne Umwege direkt in der Tasche landet.
Bei kleinen Beträgen ist die Zahlung in bar beliebter, weil es unkompliziert ist und keine zusätzlichen Kosten verursacht. Für Menschen, die keine oder nur eingeschränkt Karten nutzen wollen oder können, ist die Übergabe von Bargeld somit die beste Lösung. Wenn ein Anteil deiner Kundschaft Wert auf Anonymität und direkte Kontrolle legt, solltest du Barzahlung weiterhin anbieten. Das kann auch für die zukünftige Entwicklung deines Geschäfts wichtig sein.
Unser Tipp: Schau dir genau an, wer deine Zielgruppe ist und welche Zahlungsmethoden zu deinen Kunden passen. Eine gute Zielgruppenanalyse hilft dir dabei. In vielen Fällen lohnt es sich, auf digitale Zahlungsmethoden zu setzen, da sie die Transaktion vereinfachen.
Bargeldlose Zahlungen als Alternative zur Barzahlung
Mal ehrlich: Jeder von uns kennt diese Momente, in denen die Barzahlung einfach nur nervt. Zum Beispiel, wenn man sich spontan ein Eis holen will und die Eisdiele um die Ecke nur Bargeld akzeptiert. Im Portemonnaie herrscht Ebbe, die nächste Bankfiliale ist zu weit weg und es ist kein Geldautomat in Sicht. Eine Bargeldabhebung ist nicht möglich und am Ende gibt es kein Eis. Nervig, oder?
Bargeldlose Alternativen sind für alle Beteiligten deutlich flexibler und bequemer. Kein Wunder also, dass bargeldlose Zahlungsmittel immer beliebter werden. Sie sind schnell, praktisch und lassen sich einfach nachvollziehen. Für viele gehören sie längst zum Alltag.
Hier ein Überblick, welche Zahlungsarten neben der Bargeldzahlung noch zulässig sind:
- Kredit- und Debitkarten (kontaktlos oder mit PIN)
- Mobile Payment wie Apple Pay, Google Pay oder Samsung Pay
- Online-Überweisungen direkt vom Geschäftskonto
- Zahlungsdienstleister wie PayPal, Klarna oder Stripe
- SEPA-Lastschriftverfahren für wiederkehrende Zahlungen
- Gutscheine oder Guthabenkarten mit festgelegtem Betrag
Zusammenfassung
„Nur Bares ist Wahres“ – den Spruch kennst du. Obwohl die Abschaffung von Bargeld als Zahlungsmittel zunehmend diskutiert wird, bietet die Bezahlung mit Cash erhebliche Vorteile: Sie ist schnell, unkompliziert und praktisch. Allerdings gibt es auch Nachteile, wie zum Beispiel ein höheres Diebstahlrisiko, fehlende automatische Dokumentation und Kunden, die digitale Zahlungsmittel bevorzugen. Bargeld bietet zwar die volle Kostenkontrolle und Anonymität, dafür fehlt der Käuferschutz und bei Verlust ist das Geld grundsätzlich nicht versichert. Außerdem ist die Bargeldabhebung am Geldautomaten nicht immer einfach, vor allem wenn Bankfilialen oder Geldautomaten weit entfernt sind.
Barzahlung eignet sich vor allem bei kleinen, spontanen Käufen, wenn digitale Alternativen fehlen oder wenn du und deine Kunden Kontrolle über das Geld behalten wollen. Für größere Beträge oder Geschäftskunden werden digitale Zahlungen zunehmend beliebter. Zudem solltest du die gesetzliche Höchstgrenze von 10.000 Euro für Barzahlungen beachten. Alles darüber wird komplizierter und ist in manchen Fällen sogar nicht erlaubt.
Für dich als Händler ist es wichtig, Barzahlungen richtig zu dokumentieren. Quittungen und Nachweise sind notwendig, damit beim Finanzamt alles sauber erfasst wird und du keine Probleme riskierst. Eine gute Buchhaltungssoftware hilft dir dabei, den Überblick zu behalten und Abläufe zu automatisieren. So bleibst du entspannt und vermeidest Fehler.
Ob Barzahlung für dein Geschäft passt, hängt vor allem davon ab, was dir und deinen Kunden wichtig ist.
